Kuinka välttää yllätysinvestoinnit?
Taloudesta vastaavalle on usein painajaismaista, kun tulee ilmoitus, että laitteistoa täytyy uusia. Kyse saattaa olla rikkoutuneista työvälineistä tai suuremmista tuotantokoneistokorjauksista. Joka tapauksessa nämä yllätykset harvoin ovat kaivattuja ja seurauksena ennusteet menevät aina uusiksi. Ja mikä pahinta, monesti joku suunniteltu investointi peruuntuu, kun resurssit täytyy allokoida johonkin yllättävään.
Kiinteän käyttöomaisuuden maailmassa toimitaan vielä usein vajaan tiedon pohjalta, kun mietitään mihin laitteisiin investoidaan ja milloin. Usein luotetaan kirjanpidolliseen poistoaikaan, joka ei kerro laitteen todellisesta käyttökunnosta usein paljoakaan. Tietysti laitteen kuin laitteen käyttöpotentiaali vähenee iän myötä, mutta kirjanpito itsessään ei kerro kuinka paljon ja kuinka nopeasti. Kustannukset nähdään usein uponneina, jolloin niihin ei kiinnitetä erityistä huomiota tulevaisuuden suunnittelussa.
Mitä keinoja sitten on olemassa yllätysinvestointien välttämiseksi?
1. Tavoitteena parempi kyky ennakoida tulevaa
Ensisijaisen tärkeää on parantaa kykyä ennakoida tulevaa. Lasipallon sijaan on paljon järkevämpää luottaa dataan. Jos luotettavaa dataa ei vielä ole, on hyvä miettiä miten sitä voitaisiin tuottaa tai kerryttää.
Yleensä toimiva työväline tulevaisuuden ennustamisessa on historiatieto. Olisikin tärkeää, että jokaisen laitteen osalta olisi tiedossa, että kuinka kauan edellinen vastaava laite on palvellut. Vielä parempi olisi, jos tiedossa olisi kaikki saman merkin ja saman mallin laitteet ja niiden elinkaaren keskimääräinen pituus. Uusimisinvestoinnin suunnittelu budjettiin olisi aivan eri tavalla luotettavaa, kun se pohjautuisi täsmälliseen historiatietoon.
Jotta päätöksentekoon tarvittava luotettava tieto on saatavilla, investointeja ja niiden elinkaarta täytyy seurata hyvin systemaattisesti. Ainoastaan sitä kautta on mahdollista luoda dataa, jota päätöksentekijä tarvitsee.
2. Tavoitteena dataperusteinen päätöksenteko ja varautuminen
Lisäksi, jotta myös varautuminen osataan asettaa oikealle tasolle, olisi tärkeää, että olisi kyky arvioida kuinka paljon yllätyksellisiä investointeja keskimäärin aiemmin on tullut. Mikäli tieto laitteiston elinkaaresta on saatavilla järjestelmällisesti, ja sitä on koottu esimerkiksi viimeiset 5 vuotta, on kaikki elementit koossa siihen, että budjetoinnin lisäksi tarvittava varautumisen tarve voidaan päätellä aiempien vuosien yllätysinvestointien keskiarvosta.
Tämä kuulostaa työläältä, mutta on itseasiassa vähemmän työlästä, kuin monesti tämänhetkinen tapa seurata omistettua omaisuutta. Työläin osuus on miettiä mitä seurannalla tavoitellaan ja etsiä omaan organisaatioon sopiva ratkaisu seurannan toteuttamiseksi.
Irtaimiston osalta suositeltavaa on laitteen seurantaa sen synnystä aina poistoon asti – ei kirjanpidolliseen vaan reaalimaailman poistoon. Irtaimiston osalta oleellista on tiedostaa laitteen uusimisinvestoinnin hinnan lisäksi laitteeseen kuluvat muut kustannukset, kuten huoltotoimenpiteet ja korjaukset. Näistä saattaa joissain tapauksissa muodostua huomattavasti hankintahintaa suurempi kustannus ja siksi budjetoinnissa kannattaa harkita tarkkaan uusimisen vaikutus kokonaisuuteen.
Systemaattinen tiedon tuottaminen päätöksentekijälle
Käytännönläheinen keino tuottaa budjetointiin tarvittava tieto, on seurata jatkuvasti käytössä olevaa laitteistoa. Kuinka paljon laitteet maksoivat, kuinka pitkä elinkaari niillä on jäljellä, ovatko ne rikkoutuneet, paljonko niitä käytetään?
Digitaalinen kalustonhallinta tarjoaa helppokäyttöisen keinon seurata jatkuvasti laitteistoa ja kerryttää päätöksentekijälle arvokasta tietoa.
Miten digitaalinen kalustonhallinta varmistaa systemaattisen tiedon tuottamisen?
Digitaalisen laiterekisterin ja laitehallinnan syvin tavoite on saavuttaa kokonaiskuva kaikesta omistetusta ja tarjota se loppukäyttäjälle oman toiminnan tueksi – olipa se sitten hankinnat, huoltotoimenpiteet, suunnittelu tai vaikkapa sisäinen tarkastus.
Jotta keskitetty tieto on riittävää, sen tulee sisältää vähintään:
- Kaikki tiedot omistetusta omaisuudesta
- Kaikki kustannustiedot tehdyistä ja suunnitelluista hankinnoista
- Tieto laitteiston realistisesta jäljellä olevasta elinkaaresta
- Näkyvyys kaiken omistetun kaluston uusimistarpeesta tuleville vuosille
- Tieto kaikesta operatiivisesta toiminnasta ja siihen liittyvistä kustannuksista (esim. huolto- ja korjauskustannukset)
Nämä tiedot ovat monesti hajautettuna useaan lähteeseen tai järjestelmään ja sieltä ainakin jollain tapaa saatavilla. Tämä kaikki olisi mahdollista saada myös digitaalisen kalustonhallinnan avulla. Mikäli laitehallinta ei ole vielä tuttu käsite, suosittelemme tutustumaan aiheeseen täällä ja varmistamaan, että käytössä on järkevimmät mahdolliset työvälineet suunnittelun tueksi.