Tehokkuuttaterveydenhuollonkalustonhyödyntämiseen

The British Museum luottaa Trailiin AV-laitteiden hallinnassa

The British Museum Lontoossa on todennäköisesti maailman tunnetuin museo. Sen vakituinen kokoelma on yksi maailman suurimpia, ja se on historian ensimmäinen julkinen kansallismuseo.

The British Museum on myös yksi maailman suurimmista museoista. Se on pinta-alaltaan yli 92,000 neliömetriä, minkä lisäksi sillä on 21 600 neliömetriä varastotilaa museon yhteydessä sekä 9400 neliömetriä museorakennukseen ulkopuolista varastotilaa.

Museo on sivistänyt ja inspiroinut lukemattomia ihmisiä jo vuodesta 1753 alkaen. Viime aikoina yhä näyttävämpien näyttelyiden ja tapahtumien luomisessa AV- ja esitystekniikan rooli on korostunut. Suuri museorakennus loputtomine tiloineen asettaa kovia vaatimuksia AV-kaluston ja esitystekniikan hallinnalle.

The British Museum otti kalustonhallintajärjestelmä Trailin käyttöön vuonna 2021. Ensimmäisenä käyttökohteena oli AV-kaluston ja esitystekniikan hallinta sekä niihin liittyvien prosessien tehostaminen.

Haastattelimme museon AV Team Lead, Clark Henry-Brownia heidän kalustonhallinnan haasteistaan ja ratkaisuistaan.

Clark, kertoisitko alkuun, mitä teet the British Museumilla?

"AV-tiimi hallinnoi useita näyttelyitä, konferensseja ja järjestelmiä ympäri the British Museumia. Minä johdan tätä tiimiä ja sen resursseja, jotta pystymme vastaamaan nykyaikaisen museotoiminnan AV- ja esitystekniikalle asettamiin haasteisiin korkeimpien standardien mukaisesti."

Mitkä olivat keskeisiä kalustonhallinnan haasteita ennen kuin otitte Trailin käyttöön?

"Museon AV-osasto on vastuussa erittäin suuresta määrästä AV-resursseja, aina projektoreista näyttöihin ja liikuteltaviin äänentoistolaitteisiin. Tätä kalustoa varastoidaan useissa eri varastoissa eri puolilla valtavaa museorakennusta.

Vastuullamme on useiden näyttelyiden, tapahtumien ja järjestelmien hallinnointi yhtä aikaa, eikä meillä ollut tarkkaa käsitystä siitä, mitä kalustoa meillä missäkin on. Usein meillä oli kalustoa hukassa, emmekä tienneet, mitä kalustoa on käytettävissä tulevissa tapahtumissa.

Lisäksi useisiin eri gallerioihin ja näyttelytiloihin sijoitetun AV-laitteiston huoltotiedot eivät olleet ajan tasalla. Määräajoin toistuvista huolloista tai vikailmoituksista ei saatu tietoa, ja toimenpiteet unohtuivat helposti."

Mihin pääasiallisesti käytätte Trailia the British Museumilla?

"Trail on fantastisen monipuolinen kalustonhallintajärjestelmä the British Museumin AV-osastolle! Kaluston elinkaarenhallinnan näkökulmasta se antaa meille mahdollisuuden budjetoida hankintoja tarkemmin laitteiden tekniseen elinkaareen perustuen – näin valtavalla kalustomassalla se oli aiemmin täysin mahdotonta.

Lisäksi teknikkomme käyttävät Trailia varatakseen kalustoa tuleviin näyttelyihin ja tapahtumiin."

Mikä sai teidät valitsemaan Trailin kalustonhallintajärjestelmäksenne?

"Olen aiemmin käyttänyt useita kalustonhallintajärjestelmiä, ja Trail teki vaikutuksen helppokäyttöisyydellään. Ja mikä tärkeintä, Trailin tiimi on ollut alusta alkaen erittäin avulias ja valmis muokkaamaan Trail-ympäristöämme vastaamaan varsin monipuolisiin tarpeisiimme."

Mitkä ovat tärkeimmät edut, joita Trail teille tuo?

"Projektienhallinnan näkökulmasta Trail tekee minun työstäni paljon helpompaa. Näyttelykalenteri suunnittellaan vuosiksi eteenpäin, ja samalla näyttelyiden tarvitsemaa kalustoa varataan käyttöön jopa vuosi ennen varsinaisen näyttelyn alkua. Ilman Trailia, tämän varaustilanteen ylläpitäminen on ollut erittäin työlästä, ja Trailin säästämän työajan ansiosta siitä on tullut meille korvaamaton apu."

Mitä kalustonhallinnan parhaita käytäntöjä voisit jakaa muille?

"Koska Trail on pilvipalvelu, sitä voi käyttää periaatteessa millä tahansa verkkoon liitettävällä laitteella. Olemme suunnitelleet käyttävämme Raspberry Pi:tä halpana tapana luoda skannausasemia useisiin eri varastotiloihimme."

Haluaisitko lisätä vielä jotain?

"Trailin tiimi on yksi iloisimmista tukitiimistä, jonka kanssa minulla on koskaan ollut ilo työskennellä!"

Saavutetut hyödyt:

• Ajantasainen näkyvyys AV-kaluston ja esitystekniikan elinkaareen ja sijainteihin

• Aiempaa parempi mahdollisuus budjetoida hankintoja Trailin sisältämään elinkaaridataan perustuen

• Aiempaa parempi mahdollisuus suunnitella kaluston käyttö tulevissa näyttelyissä ja tapahtumissa sekä seurata kaluston käyttöä Trailin varaustoiminnallisuuden avulla

• Käyttäjäystävällinen ja intuitiivinen käyttöliittymä päivittäisen työn helpottamiseksi

Kalustonhallintajärjestelmän jouheva käyttöönotto

”Trailin käyttöönotto on selkeyttänyt omia prosesseja ja toimintamalleja.” Pia Jänkälä, IT-tukihenkilö, Lappia

Kemi-Torniolaakson koulutuskuntayhtymä Lappia toimii viidessä toimipisteessä Pohjois-Suomessa. Sen koulutuksiin osallistuu noin 4500 opiskelijaa, henkilöstöä on 340, ja toiminta kattaa maantieteellisesti 30% Suomen pinta-alasta.

Perus- ja ammattitutkintojen lisäksi Lappia tarjoaa monipuolisesti koulutuksia ja palveluita niin nuorille, aikuisille, kuin työelämällekin.

Lappian IT-osasto hallinnoi tuhansittain erilaista oppilaitoksen toiminnan kannalta oleellista IT-laitteistoa. Kokonaiskuvan ylläpitämisen ja laitelainojen helpottamiseen Lappia otti käyttöönsä Trail kalustonhallintajärjestelmän.

Miten Trail muutti toimintaa?

Ennen Trail-järjestelmän käyttöönottoa tieto oli erittäin hajallaan, eikä tieto laitteistosta ollut hallinnassa. ”Käytössä oli useita erilaisia taulukoita, tilauskantoja ja järjestelmiä, joista tietoa yritettiin koota” kertoo IT-tukihenkilö Pia Jänkälä.

Trailin myötä IT-laitteet saatiin koottua yhteen rekisteriin. Nyt tieto on aiempaa selkeämpää sekä paremmin ja helpommin saavutettavissa.

”Trailin käyttöönotto on selkeyttänyt omia prosesseja ja toimintamalleja. Nykyään hallinnoimme Trailin avulla myös helposti laitteiden lainauksia, budjetoimme tulevia hankintoja ja ylläpidämme inventaarioita” Jänkälä jatkaa.

Helposti omaksuttava järjestelmä ja hyvä valmistautuminen sujuvoittivat käyttöönottoa

Lappian IT-osasto valmistautui huolellisesti Trail-kalustonhallintajärjestelmän käyttöönottoon. Onnistunutta käyttöönottoa edelsi pohdinta järjestelmään lisättävistä laitteista ja laitekategorioista sekä käyttäjistä.

”Rajasimme Trailiin laitettavat kategoriat, jotta sisältö pysyy hallittavampana. Päätimme myös, että käyttöoikeudet annetaan vain IT:n henkilöstölle ja lainauksia hallinnoiville henkilöille. Näin pyrimme varmistamaan, että laitehallintajärjestelmän sisältämä tieto pysyy hallittavana.”

Käyttöönotossa olennaiseksi Jänkälä koki tiedon vaivattoman syöttämisen järjestelmään. Trailiin tiedot voidaan viedä Excel-pohjan avulla, jolloin aikaa vievää manuaalista työtä voidaan välttää.

Käyttöönottoa myös auttoi Trailin helppokäyttöisyys. ”Tuotteena Trail on selkeä ja helposti omaksuttava. Myös mobiilisovelluksen koimme suhteellisen selkeäksi.”

Saavutetut hyödyt:

• Tieto löytyy yhdestä keskitetystä paikasta

• Laitelainojen seuranta on helppoa

• Kokonaiskuva järjestelmään syötetyistä laitteista on helposti muodostettavissa

Ratkaisu kalustovarausten seurantaan

Helsinkiläinen Pop & Jazz Konservatorio on yksi euroopan arvostetuimmista rytmimusiikin oppilaitoksista.

Useissa musiikkialan oppilaitoksissa opiskelijat ja henkilöstö lainaavat ja varaavat oppilaitoksen kalustoa. Tilanne on sama Pop & Jazz Konservatoriossa, yhdessä Euroopan arvostetuimmista rytmimusiikkiin erikoistuneista oppilaitoksista. Konservatorio tarjoaa korkealaatuista musiikkialan koulutusta kaikenikäisille opiskelijoille, ja he lainaavat paljon oppilaitoksen kalustoa.

Pop & Jazz Konservatorion Ossi Pelttarille kalustovarauksista oli tullut taakka. ”Oli vaikeaa pitää kirjaa siitä, mitä kalustoa kenelläkin on käytössä, ja palautuiko kaikki lainattu kalusto varmasti takaisin” kertoo Pelttari. Paperilistat ja excel-taulukot eivät tarjonneet tarvittavaa hallintaa, ja hävikki oli ongelma.

”Tiesimme, että kumppanioppilaitoksemme Metropolia käyttää Trail Kalustonhallintaa varausten ja kaluston elinkaaren hallintaan. He ovat myös olleet järjestelmään tyytyväisiä. Siispä mekin päätimme tutustua Trailiin tarkemmin” jatkaa Pelttari.

”Trailin käyttöönoton myötä olemme saaneet merkittyä kalustomme Trail-tunnisteilla. Pystymme luomaan varauksia helposti ja skannaamaan ulos varauksille kerätyn kaluston. Näin meillä on aiempaa parempi kontrolli kaikkeen kalustoomme” Pelttari toteaa.

”Trail tarjoaa meille näkyvyyden siihen, mitä kalustoa kenelläkin on käytössä ja mitä ei. Kalustohävikki on pienentynyt ja työaikaa menee vähemmän kaluston ja siihen liittyvän tiedon etsimiseen. Luonnollisesti järjestelmän hyödyt riippuvat siitä, kuinka aktiivisesti ihmiset sitä käyttävät.”

Kaluston käytön seurannan lisäksi kaluston huollot ovat Trailin myötä aiempaa paremmin hallinnassa. ”Ihmiset voivat ilmoittaa vioista hyvin yksinkertaisesti” kertoo Pelttari. ”Ja meillä on vihdoinkin näkymä siihen, mitä kaikkea kalustoa meillä on ja missä se kaikki oikein onkaan.”

Saavutetut hyödyt:

• Laitevarausten tehokkaampi hallinta

• Vähemmän hävikkiä

• Helppokäyttöinen järjestelmä vähentäen kaluston ja kalustotiedon etsimiseen käytettyä työaikaa

• Läpinäkyvyys kalustotietoon

• Kalustotiedon parempi hyödyntäminen

• Helppo tapa vikailmoituksille nopeuttaen korjaustoimenpiteiden aloittamista

Senaatti-kiinteistöt

Senaatti-kiinteistöt on Suomen valtion kiinteistöasiantuntija ja toimitilakumppani. Se vastaa valtionhallinnon organisaatioiden toimitilojen ylläpidosta ja kehityksestä ja luo asiakkaiden toimintaa tukevia työympäristöjä.

Trail otettiin Senaatti-kiinteistöillä käyttöön vuonna 2018 julkisen kilpailutuksen kautta. Käyttöönoton yhteydessä toteutettiin järjestelmän tietoturva- ja hallinnollinen auditointi, jossa varmistettiin Trailin soveltuvuus valtionhallinnon käyttöön.

”Toiveena oli saada kaikki eri sijainneissa olevien toimistokalusteiden ja AV-laitteiden elinkaaritiedot haltuun” kertoo Jenna Mustonen, joka toimii asiantuntijana Senaatti-kiinteistöjen toimitila- ja ylläpitopalveluissa.

Tehokas inventointi

Trailin avulla hallitaan tällä hetkellä kymmeniä tuhansia Senaatti-kiinteistöjen kalusteita sekä AV-laitteita kaikkialla Suomessa. Seurattavaan kalustoon on liitetty fyysiset RFID-tunnisteet yksilöllistä seurantaa varten. Tunnisteissa on laitteiden perustiedot ja QR-koodi mahdollistaen nopeat ja vaivattomat mobiilisti tehtävät vikailmoitukset.

"Päätimme merkitä laitteet Trailin RFID-älysiruilla, jotta toistuvat inventaariot pystytään tekemään etälukijoiden avulla. Tällä tavoin inventaariot voidaan tehdä murto-osan ajassa aiempaan verrattuna" sanoo Mustonen.

Etäluettavien RFID-tunnisteiden lukemisessa käytetään Trailin mobiilisovellusta ja RFID-lukijaa. Käytännössä lukijaan kytketään mobiililaite, jossa Trailin sovellus rekisteröi kaikki lukijalla skannatut RFID-tunnisteet ja joka päivittää järjestelmään ajantasaiset tiedot.

Tehokas RFID-lukija mahdollistaa tunnisteiden lukemisen jopa 10 metrin päästä ja tämän seurauksena inventaarioiden toteuttaminen on erittäin nopeaa. Esimerkkinä tehokkuudesta yhdessä Helsingin toimipisteessä inventoitiin kokonaisen kerroksen noin 800 artikkelia alle 10 minuutissa.

Kalustotiedon kokoaminen

Kalustotiedon kokoaminen palveluun toimii jouhevasti, kun kaluston toimittajat lähettävät kalustotiedot valmiiksi järjestelmälle luettavassa muodossa.

"Trailin avulla saamme vihdoin kattavan kuvan hallinnoimistamme sijainneista sekä eri asiakkailla käytössä olevista kalusteista ja laitteista, vieläpä helposti. Aiemmin tällaisten tietojen kokoaminen ja ajan tasalla pitäminen oli käytännössä mahdotonta" toteaa Mustonen.

Käyttäjäoikeuksien hallinta

Toimintansa puolesta kaikkien Senaatti-kiinteistöjen käytössä olevien järjestelmien tulee toimia aukottomasti ja luotettavasti käyttäjäoikeuksien hallinnan osalta. Trailin monipuolisen käyttöoikeuksien hallinnan avulla tiedot eri puolilla Suomea olevasta kalustosta ovat ainoastaan asiaankuuluvien henkilöiden saatavilla.

Saavutetut hyödyt:

• Ajantasainen kokonaiskuva kaikesta irtaimistosta

• Tehokas ja luotettava inventaario

• Tehokas laitetiedon koonti

• Toimiva käyttäjäoikeuksien hallinta

Trail Yleisradion mediatuotannon tukena

Ylen mediatuotannon kalustoa hallitaan Traililla. Trail tarjoaa näkyvyyden kaluston sijaintiin, varauksiin, tuleviiin tuotantoihin ja huoltotietoihin niille henkilöille, jotka vastaavat tuotantotoiminnassa laitteiden käyttökunnosta ja saatavuudesta.

"Kun otimme käyttöön Trailin, varausprosessin tiedonkulku rupesi toimimaan. Trail toi sujuvan varauskäytännön ja tiedon yhteen paikkaan", kertoo Ville Venell, Yle Tuotanto ja Design -osaston päällikkö.

Trail tukee mediatuotantoon ja lähetyksiin liittyvän kaluston hallintaa Ylellä. Jokaisen tuotannon taustalla on mittava koneisto ammattilaisia, joista jokainen on vastuussa omasta osuudestaan kokonaisuudesta. Tekninen näkökulma tuotantoihin on erittäin tärkeä ja Trailin avulla Ylen kalustosta vastaavat ammattilaiset pystyvät varmistamaan, että kaikki tuotantoihin lähtevä kalusto on saatavilla ja huollettuna.

Trail mahdollistaa sujuvan tiedonkulun Ylen tuotannoissa kalustonhallinnan tiedon osalta. Kaluston sijaintitieto on avainasemassa varmistamaan tuotantoihin liittyvän logistiikan. Kalusto, jota käytetään Ylen tuotannoissa, täytyy olla hyvässä käyttökunnossa ja siihen vaaditaan jatkuvia huoltotoimenpiteitä ja huoltojen suunnittelua. Trail tukee huoltoihin liittyvää toimintaa sekä mahdollistaa huoltolokien tallentamisen.

"Kun tutustuimme Trailiin saimme suunnittelujärjestelmälle kirittäjän, joka asetti suunnittelujärjestelmästä saatavalle kalustonhallinnalle kovan vaatimustason. Kun suunnittelujärjestelmä ei kyennyt samaan kuin Trail, päätimme rakentaa talon sisäisen järjestelmän modulaarisesti niin että Trail toimii kaluston hallinnassa ja tuotannon suunnittelu tulee suunnittelujärjestelmästä.", Venell jatkaa.

Yle Tuotannon kalustopoolin päällikön Juha Rinteen mukaan Trailin käyttöönottoa on helpottanut kalustonhallintajärjestelmän helppokäyttöisyys. "Kokemukseni Trailista on ollut erittäin positiivinen. Palvelua on erittäin helppo käyttää ja käytön omaksuu nopeasti. Koulutuksissa, joita olen pitänyt noin 450 Ylen työntekijälle, olen verrannut Trailin käyttöä verkkopankin käyttöön. Eli jos pärjää verkkopankin käytössä pärjää Trailin käytössä",

Kalustotiedon läpinäkyvyys on ollut myös suuri etu, joka on säästänyt varastotyöntekijöiltä kaluston etsimiseen käytettyä työaikaa. "Suuri helpotus on ollut se, että nyt käyttäjät itse näkevät kenellä laitteita on lainassa tai varauksessa ja voivat nyt keskenään sopia, jos kalustoa pitää vaihtaa tuotannosta toiseen. 'Kadoksissa' olevan kaluston jäljitys on helppoa", Rinne toteaa.

Saavutetut hyödyt:

• Kaikki tuotantoihin tarvittava kalusto on oikeassa paikassa oikeaan aikaan ja hyvässä käyttökunnossa.

• Läpinäkyvä ja luotettava kalustotieto helppokäyttöisessä järjestelmässä

• Integraatiot talous- ja tuotannonhallintajärjestelmiin

• Kertakirjautuminen (single sign-on) käytössä kaikille työntekijöille