Tehokkuuttaterveydenhuollonkalustonhyödyntämiseen

Trail pelastustoiminnan tukena

Keski-Suomen pelastuslaitos käyttää Trail-järjestelmää pelastuskaluston hallintaan. Trail tarjoaa luotettavan järjestelmän, jonne kirjata huoltotoimenpiteet ja varmistaa kaluston sekä ajoneuvojen käyttökunto pelastustehtäviä varten.

Trail tukee pelastustoiminnan kalustonhallintaa. Luotettava ja ajantasainen tieto on avainasemassa pelastuslaitoksen toimintojen tukemisessa. Pelastustoiminnassa tärkeintä on varmistaa, että kaikki pelastustehtävissä käytettävä kalusto on suunnitellusti huollettu ja käyttövalmiudessa.

Vikailmoituksia hyödynnetään pelastustehtävien kenttätöissä silloin, kun kalusto rikkoutuu tehtävän aikana. Vikailmoitusten yhteydessä pystytään hyödyntämään laajasti kalustotietoa, kuten sijaintia, hankintahintaa, huoltohistoriaa, käyttö- ja huolto-ohjeita sekä käyttöikää.

Trail mahdollistaa järjestelmällisen huoltosuunnittelun sekä ennakoivat huoltotoimenpiteet pelastuslaitoksen toiminnassa. Kalusto, jota käytetään pelastustehtävissä, tätyy huoltaa säännöllisesti ja kalustoon täytyy pystyä luottamaan käytön yhteydessä. Trail mahdollistaa sujuvan tiedonjaon kalustotiedon osalta sekä näkyvyyden tietoon kaikille, jotka sitä tarvitsevat.

Saavutetut hyödyt:

• Kalusto on jatkuvasti hyvässä käyttökunnossa

• Varmistettu käyttäjäturvallisuus

• Läpinäkyvyys kalustotietoihin

• Tehokkuus kaluston toiminnoissa

• Kalustotiedon saavutettavuus mobiililaitteella kenttätyön yhteydessä

• Kalustonhallinnan helppokäyttöisyys

Ajantasainen kalustotieto tehostaa Helsingin kaupunginteatterin teknistä toimintaa

”Trail oli toiminnoiltaan ylivertainen kilpailijoihin verrattuna” Henri Sneck, Tekninen päällikkö, Helsingin kaupunginteatteri

Suomen suurin ammattiteatteri Helsingin kaupunginteatteri luo unohtumattomia teatteriproduktioita viidellä eri näyttämöllä eri puolilla Helsinkiä. Noin 240 teatterialan ammattilaista on toteuttamassa noin 1000 esitystä vuosittain.

Laajan mittakaavan teatteritoiminnan tekninen toteutus vaatii tarkkaa suunnittelua ja prosessiosaamista. Ajantasainen ja luotettava kalustotieto onkin oleellinen tekijä teatterituotannon teknisessä toteutuksessa.

Mihin Helsingin kaupunginteatteri käyttää Trailia?

Tekninen päällikkö Henri Sneck kertoo, että ennen Trailin käyttöönottoa tieto olemassa olevasta kalustosta oli puutteellista.

Nyt saatavilla on helposti kaluston hankintatiedot, kuten tiedot hankintapaikasta,-ajasta ja -hinnoista sekä takuuajoista. Trailin tarjoamaa investointisuunnitteluominaisuutta käytetään myös kalustohankintojen suunnitteluun.

Tiedot kaluston tilasta ovat nyt myös ajan tasalla. Teatterituotantojen toteutusta helpottavatkin luotettavat tiedot kaluston sijainnista, kunnosta ja huoltotilanteesta sekä käytettävyydestä.

Näppäränä toiminnallisuutena Henri Sneck suosittelee myös ”laite inventointu” -toiminnallisuutta. ”Näin saat kätevästi vahvistettua laitteen sijaintitiedon”, kertoo Sneck.

Trailia käytetään myös määräaikaistarkastettavien työvälineiden hallintaan ja seurantaan. Nostoapuvälineiden ja nostolaitteiden käyttöohjeet, tarkastuspöytäkirjat ja muu laite- tai välinekohtainen tieto on helposti saatavilla. Saatavuus määriteltynä ajankohtana voidaan varmistaa varaustyökalua hyödyntämällä.

Saavutetut hyödyt:

• Ajantasainen tieto kaluston määrästä, kunnosta, käytettävyydestä ja sijainnista helposti saatavilla

• Aiempaa paremmat tiedot kaluston hankinnoista – tiedot hankintahinnoista, -paikasta ja -ajasta

• Mahdollisuus suunnitella investointeja aiempaa tarkempaan kalustotietoon perustuen

• Määräaikaistarkastettavien laitteiden huoltotiedot aiempaa paremmin hallinnassa

Parempi hallinnan tunne kaikesta seurattavasta kalustosta

Malmö Live on monipuolinen konsertti- ja tapahtumatalo Ruotsin kolmanneksi suurimmassa kaupungissa, Malmössa. Konserttitalon pääsaliin mahtuu 1700 katsojaa, minkä lisäksi rakennuksessa on 650 katsojan Kuben, 200 hengen lämpiönäyttämö sekä mahdollisuus luoda pop-up-näyttämöitä yleisiin tiloihin.

Moderni tapahtumakeskus avautui vuonna 2015. Erinomaisen akustiikan ja viimeisimmän teknologian ansiosta konserttitalo on myös Malmön Sinfoniaorkesterin kotipaikka.

Tekninen päällikkö Martin Berglund ja hänen johtamansa tekninen tiimi tuottaa ääni-, valo- ja näyttämötekniikan vuosittain noin 400 konserttiin ja tapahtumaan.

Lisäksi Malmön Sinfoniaorkesterilla on noin 60-70 konserttia vuodessa Malmö Live:ssa ja muissa Malmön alueen konserttisaleissa. Orkesteri tekee myös joitakin kiertueita vuosittain.

Tapahtumien ja kiertueiden saumaton eteneminen vaatii, että Martinilla ja teknisellä tiimillä on tekninen kalusto täydellisesti hallussaan. He ovatkin turvautuneet vuoden 2022 alusta asti Trail-kalustonhallintaratkaisuun kaluston elinkaarenhallinnassa sekä tapahtumien tekniikan suunnittelussa ja seurannassa.

Keskeiset haasteet ennen Trail-käyttöönottoa

Martin kuvailee tilannetta ennen Trail-järjestelmän käyttöönottoa: “Olemme lähes täysin omavaraisia, mutta meillä ei ole ollut luotettavaa inventaariota teknisestä kalustostamme. Aiemmin emme siis tienneet, mitä omistamme, mikä kaluston tilanne oli, mikä oli toiminnassa, mitä oli hukassa, milloin kalusto oli hankittu ja milloin oli aika uusia sitä. Eikä meillä ollut mahdollisuutta varata kalustoa tapahtumiin.”

”Olin etsinyt Trailin kaltaista järjestelmää jo pitkään. Tilanne meni jopa niin pitkälle, että aloin rakentamaan omaa järjestelmää yksinkertaisen tietokantajärjestelmän, OBDC:n, päälle. Luovuin kuitenkin hankkeesta sen vaativuuden vuoksi."

Malmö Live kasvattaa laiteinventaariotaan jatkuvasti ja lisää kalustotietoa Trail-palveluun. Jo käyttöönottovaiheessa he alkoivat hyödyntää Trailin varaustoiminnallisuutta, jotta heillä säilyy tarkka näkyvyys siihen, mitä kalustoa on saatavilla ja mitä ei.

Aiempaa parempi hallinnan tunne ja muut edut

Suurin Trail-ratkaisun tuoma hyöty Malmö Livelle on ollut aiempaa parempi teknisen kaluston kontrolli. Helposti saatavilla oleva näkymä kalustoon kertoo, mitä on saatavilla ja mitä puuttuu. Tämän ansiosta heillä on vihdoin tietoa kalustosta oletusten sijaan. “Tieto kaluston elinkaaresta auttaa meitä ennustamaan tulevia kustannuksia ja hankintoja. Lisäksi vastuu kalustosta on parantunut, kun työntekijät näkevät, mitä kukakin käyttää ja missä.” Martin jatkaa.

Vaikutuksen on tehnyt myös Trail-asiakaspalvelu. ”Yhteydenpito Trailin tiimin kanssa on ollut todella miellyttävää!”

Kalustonhallinnan parhaat käytännöt konserttitalossa

”Emme ole vielä käyttäneet Trailia kovin pitkään. Olemme kuitenkin huomanneet, että kannattaa rohkaista ja ohjata henkilöstöä varaamaan kalusto kaikkiin projekteihin jo alusta lähtien. Varauksia tulee käyttää jopa pienimmissä tapahtumissa. Näin kalusto pysyy hallinnassa, toisin kuin silloin, kun kalusto vain kerätään ilman varausta tai rekisteröintiä.” Martin tuumii parhaista käytännöistä.

Saavutetut hyödyt:

• Aiempaa parempi hallinnan tunne kalustoon

• Kattava näkyvyys kalustotietoon, kaluston tilanteeseen, huoltotapeeseen, ostohistoriaan ja uusimistarpeeseen

• Mahdollisuus hyödyntää kalustodataa budjetoinnissa ja investointisuunnittelussa

• Työntekijät kantavat vastuuta kalustosta aiempaa paremmin

• Kyky suunnitella ja varata kalustoa tuleviin tapahtumiin

Ratkaisu kalustovarausten seurantaan

Helsinkiläinen Pop & Jazz Konservatorio on yksi euroopan arvostetuimmista rytmimusiikin oppilaitoksista.

Useissa musiikkialan oppilaitoksissa opiskelijat ja henkilöstö lainaavat ja varaavat oppilaitoksen kalustoa. Tilanne on sama Pop & Jazz Konservatoriossa, yhdessä Euroopan arvostetuimmista rytmimusiikkiin erikoistuneista oppilaitoksista. Konservatorio tarjoaa korkealaatuista musiikkialan koulutusta kaikenikäisille opiskelijoille, ja he lainaavat paljon oppilaitoksen kalustoa.

Pop & Jazz Konservatorion Ossi Pelttarille kalustovarauksista oli tullut taakka. ”Oli vaikeaa pitää kirjaa siitä, mitä kalustoa kenelläkin on käytössä, ja palautuiko kaikki lainattu kalusto varmasti takaisin” kertoo Pelttari. Paperilistat ja excel-taulukot eivät tarjonneet tarvittavaa hallintaa, ja hävikki oli ongelma.

”Tiesimme, että kumppanioppilaitoksemme Metropolia käyttää Trail Kalustonhallintaa varausten ja kaluston elinkaaren hallintaan. He ovat myös olleet järjestelmään tyytyväisiä. Siispä mekin päätimme tutustua Trailiin tarkemmin” jatkaa Pelttari.

”Trailin käyttöönoton myötä olemme saaneet merkittyä kalustomme Trail-tunnisteilla. Pystymme luomaan varauksia helposti ja skannaamaan ulos varauksille kerätyn kaluston. Näin meillä on aiempaa parempi kontrolli kaikkeen kalustoomme” Pelttari toteaa.

”Trail tarjoaa meille näkyvyyden siihen, mitä kalustoa kenelläkin on käytössä ja mitä ei. Kalustohävikki on pienentynyt ja työaikaa menee vähemmän kaluston ja siihen liittyvän tiedon etsimiseen. Luonnollisesti järjestelmän hyödyt riippuvat siitä, kuinka aktiivisesti ihmiset sitä käyttävät.”

Kaluston käytön seurannan lisäksi kaluston huollot ovat Trailin myötä aiempaa paremmin hallinnassa. ”Ihmiset voivat ilmoittaa vioista hyvin yksinkertaisesti” kertoo Pelttari. ”Ja meillä on vihdoinkin näkymä siihen, mitä kaikkea kalustoa meillä on ja missä se kaikki oikein onkaan.”

Saavutetut hyödyt:

• Laitevarausten tehokkaampi hallinta

• Vähemmän hävikkiä

• Helppokäyttöinen järjestelmä vähentäen kaluston ja kalustotiedon etsimiseen käytettyä työaikaa

• Läpinäkyvyys kalustotietoon

• Kalustotiedon parempi hyödyntäminen

• Helppo tapa vikailmoituksille nopeuttaen korjaustoimenpiteiden aloittamista

Tarkempi kokonaiskuva koulutuskuntayhtymän kaluston käytöstä

“Trail on erittäin helppokäyttöinen ja selkeä. Olemme olleet siihen erittäin tyytyväisiä” Juha Hirvonen, Riverian äänituotannon yksikkö

Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymä Riveria on yksi Suomen suurimmista koulutuksen järjestäjistä. Vuosittain Riveriassa opiskelee 17000 opiskelijaa, ja kuntayhtymä tarjoaa suoritettavaksi yli 130 erilaista tutkintoa. Media- ja viestintäalan yksikössä opiskelijat käyttävät päivittäin oppilaitoksen omistamaa AV-kalustoa erilaisissa projekteissa.

Ensimmäisenä Riveriassa Trailin otti käyttöön äänituotannon yksikkö. Aikaisemmin kaluston varaukseen käytettiin paperilomakkeeseen perustuvaa varausjärjestelmää, joka ei ollut toimintavarma, eikä pysynyt ajan tasalla.

AssetOps parantaa seurantaa ja säästää työaikaa

Trailin mahdollistaman AssetOps-kulttuurin myötä äänituotannon yksikössä kaluston elinkaarta alettiin seurata tarkemmin. Trail-varausominaisuuden ansiosta opiskelijat voivat varata laitteita käyttöönsä ajasta ja paikasta riippumatta verkkopohjaisen käyttöliittymän kautta. Varaustilanne päivittyy näin jatkuvasti ja kokonaiskuva kaluston käytöstä on helppo muodostaa.

Riveria pystyy Trail-järjestelmän avulla varmistamaan, että kalusto palautuu paikoilleen opiskelijan varauksen päätyttyä. Kun tiedot varaushistoriasta on helposti saatavilla, on kaluston löytäminen myös varmempaa. Kalustoa ei ole hävinnyt lainkaan Trail-käyttöönoton jälkeen, ja laitteiden etsimiseen käytetty aika on huomattavasti lyhentynyt.

Äänituotannon yksikön hyvien kokemusten pohjalta Trail-palvelun käyttö Riverialla on laajentunut. Nykyään myös radio- ja TV-koulutusyksiköt, sekä valokuvaus- ja graafinen suunnittelu -koulutusyksiköt hallitsevat kalustoaan Trail-ratkaisun avulla.

Saavutetut hyödyt:

• Kaluston etsimiseen käytetyn ajan väheneminen

• Kalustohävikin väheneminen merkittävästi

• Laitteiden helppo löydettävyys

• Laitteiden varausten ja palautusten seuranta