Tehokkuuttaterveydenhuollonkalustonhyödyntämiseen

Kalustonhallintajärjestelmän jouheva käyttöönotto

”Trailin käyttöönotto on selkeyttänyt omia prosesseja ja toimintamalleja.” Pia Jänkälä, IT-tukihenkilö, Lappia

Kemi-Torniolaakson koulutuskuntayhtymä Lappia toimii viidessä toimipisteessä Pohjois-Suomessa. Sen koulutuksiin osallistuu noin 4500 opiskelijaa, henkilöstöä on 340, ja toiminta kattaa maantieteellisesti 30% Suomen pinta-alasta.

Perus- ja ammattitutkintojen lisäksi Lappia tarjoaa monipuolisesti koulutuksia ja palveluita niin nuorille, aikuisille, kuin työelämällekin.

Lappian IT-osasto hallinnoi tuhansittain erilaista oppilaitoksen toiminnan kannalta oleellista IT-laitteistoa. Kokonaiskuvan ylläpitämisen ja laitelainojen helpottamiseen Lappia otti käyttöönsä Trail kalustonhallintajärjestelmän.

Miten Trail muutti toimintaa?

Ennen Trail-järjestelmän käyttöönottoa tieto oli erittäin hajallaan, eikä tieto laitteistosta ollut hallinnassa. ”Käytössä oli useita erilaisia taulukoita, tilauskantoja ja järjestelmiä, joista tietoa yritettiin koota” kertoo IT-tukihenkilö Pia Jänkälä.

Trailin myötä IT-laitteet saatiin koottua yhteen rekisteriin. Nyt tieto on aiempaa selkeämpää sekä paremmin ja helpommin saavutettavissa.

”Trailin käyttöönotto on selkeyttänyt omia prosesseja ja toimintamalleja. Nykyään hallinnoimme Trailin avulla myös helposti laitteiden lainauksia, budjetoimme tulevia hankintoja ja ylläpidämme inventaarioita” Jänkälä jatkaa.

Helposti omaksuttava järjestelmä ja hyvä valmistautuminen sujuvoittivat käyttöönottoa

Lappian IT-osasto valmistautui huolellisesti Trail-kalustonhallintajärjestelmän käyttöönottoon. Onnistunutta käyttöönottoa edelsi pohdinta järjestelmään lisättävistä laitteista ja laitekategorioista sekä käyttäjistä.

”Rajasimme Trailiin laitettavat kategoriat, jotta sisältö pysyy hallittavampana. Päätimme myös, että käyttöoikeudet annetaan vain IT:n henkilöstölle ja lainauksia hallinnoiville henkilöille. Näin pyrimme varmistamaan, että laitehallintajärjestelmän sisältämä tieto pysyy hallittavana.”

Käyttöönotossa olennaiseksi Jänkälä koki tiedon vaivattoman syöttämisen järjestelmään. Trailiin tiedot voidaan viedä Excel-pohjan avulla, jolloin aikaa vievää manuaalista työtä voidaan välttää.

Käyttöönottoa myös auttoi Trailin helppokäyttöisyys. ”Tuotteena Trail on selkeä ja helposti omaksuttava. Myös mobiilisovelluksen koimme suhteellisen selkeäksi.”

Saavutetut hyödyt:

• Tieto löytyy yhdestä keskitetystä paikasta

• Laitelainojen seuranta on helppoa

• Kokonaiskuva järjestelmään syötetyistä laitteista on helposti muodostettavissa

Trail antaa selkeän kuvan kalustosta Musiikkitalolle

Helsingin Musiikkitalo valitsi Trail-ratkaisun kalustonhallintaan vuonna 2011. Musiikkitalo on 38 700 neliömetrin ja kuuden konserttisalin rakennus, jossa päätoimisesti toimivat Helsingin kaupunginorkesteri, Radion sinfoniaorkesteri ja Sibelius-Akatemia.

Musiikkitalossa on kalustoa joka on kaikkien toimijoiden käytössä sekä jokaisen päätoimijan omaa kalustoa. Lisäksi lukuisat vierailevat esiintyjät tuovat taloon oman kalustonsa esiintymisensä ajaksi. Tällöin on tärkeää, että Musiikkitalon oma kalusto on helposti tunnistettavissa.

Vastuullisen AssetOps-kulttuurin ja toimivan kalustonhallintajärjestelmän myötä hävikki on pienentynyt ja kadonneen kaluston selvitystyöhön käytettyä aikaa säästyy.

Tärkeimmät syyt ratkaisun valintaan:

• Helppokäyttöinen käyttöliittymä

• Pilvipalvelu

Saavutetut hyödyt:

• Kaikki kalustotiedot käytettävissä helposti ja nopeasti

• Selkeä ja täsmällinen kuva kalustosta

• Oman kaluston erottaminen vierailevien toimijoiden kalustosta aiempaa helpommin

Parempaa hallintaa kriisinhallinnan varusteille

Kriisinhallintakeskus (CMC Finland) on vuonna 2007 perustettu siviilikriisinhallinnan osaamiskeskus, joka toimii sisäministeriön alaisuudessa omana itsenäisenä keskuksenaan. Se vastaa suomalaisten siviilikriisinhallinnan ja kansainvälisen pelastustoimen asiantuntijoiden koulutuksesta, rekrytoinnista, ja varustamisesta kansainvälisiin tehtäviin.

Kriisinhallintakeskus toimii kansainvälisesti ja sillä on jatkuvasti maailmalla noin 120 siviilikriisinhallinnan asiantuntijaa. Tästä syntyikin tarve hallinnoida paremmin erilaisia varusteita, joita maailmalla liikkuville asiantuntijoille jaetaan. Ville Mertamo, joka vastaa Kriisinhallintakeskuksen logistiikan suunnittelusta, kaipasi myös toimivaa ratkaisua varastosaldojen hallintaan. Hän huolehtii varastoinnista, hankinnoista sekä asiantuntijoiden varusteiden toimituksista ja palautuksista.

Miksi Trail?

Haasteina oli saada varasto järjestykseen ja selkeä kokonaiskuva siitä, kenelle oli luovutettu mitäkin varusteita ja välineitä, sekä niiden toimintakunnnon varmistaminen. Mertamon mukaan osa ulkomailla olevista varusteista oli merkitty ”parasta ennen”-merkinnällä, eikä riittävää dataa myöskään hankintojen suunnittelua varten ollut. Erilaisia kalustonhallintajärjestelmiä vertailtiin paljon, mutta moni oli erikoistunut kaupalliseen vuokraustoimintaan, eikä niinkään varusteiden hallintaan. Trail valikoitui Kriisinhallintakeskuksen tarpeisiin sopivimmaksi. Erityisesti helppo lainausominaisuus vakuutti.

”Mahdollisuus käyttää viiva- ja QR-koodeja sekä mobiilisovellusta olivat tärkeitä meille. Hinnoittelu oli tehty helpoksi.”

Sujuva käyttöönotto

Trail-järjestelmän käyttöönotto vuonna 2021 sujui hyvin, pääkäyttäjä Villen lisäksi muutama kollega koulutettiin hallinnoimaan kalustoa Trailin avulla. He huolehtivat varusteiden jakamisesta henkilökunnalle, reagoivat saldomuutoksiin Trailista saatavien muistutuksien avulla, sekä osaavat hankkia uutta kalustoa tarpeen vaatiessa. Varastossa olevien tavaroiden kategorisointiin kannattaa käyttää aikaa. Se helpottaa nopeaa käyttöönottoa.

Merkittävimmät edut

Suurimpina etuina arjessa Mertamo nimeää muun muassa mahdollisuuden tarkastella varastosaldojen tilannetta etänä, jolloin työaikaa säästyy muuhun. Tieto esimerkiksi satelliittipuhelimien huoltohistoriasta tai eri varusteiden menekistä, on saatavilla helposti mistä tahansa. Tämä puolestaan auttaa budjetoimaan tulevia hankintoja ja vähentämään turhia investointeja. Hävikki on selkeästi pienentynyt, kun Trailin avulla tiedetään tarkkaan, mitä materiaalia kullakin henkilöllä on lainassa. Erityisen arvokasta Mertamolle on, että kaikki tieto on nyt yhdessä järjestelmässä, ei irrallisina Word- tai Excel -tiedostoina.

Koska Trail toimii kaikenlaisen kaluston hallinnointiin hyvin, saattaa laajennus muuhunkin toimintaan olla edessä tulevaisuudessa. ”Trailissa on hyvä pohja ottaa käyttöön se laajemminkin toimiston kalusteiden ja laitteiden hallintaa varten, toistaiseksi Trailia hyödynnetään varusteiden kanssa”, kertoo Mertamo.

Tässä vielä Mertamon vinkki muille Trailia käyttäänottaville: ”Trailissa on mahdollisuus lisätä toisia laitteita laitteiden sisälle, tämän avulla loin erikseen satelliittipuhelimet ja -liittymät. Liittymä laitettiin puhelimen nimikkeen alle, se pystytään vaihtamaan tarvittaessa toiseen puhelimeen esim. laitteen rikkoonnuttua.”

The British Museum luottaa Trailiin AV-laitteiden hallinnassa

The British Museum Lontoossa on todennäköisesti maailman tunnetuin museo. Sen vakituinen kokoelma on yksi maailman suurimpia, ja se on historian ensimmäinen julkinen kansallismuseo.

The British Museum on myös yksi maailman suurimmista museoista. Se on pinta-alaltaan yli 92,000 neliömetriä, minkä lisäksi sillä on 21 600 neliömetriä varastotilaa museon yhteydessä sekä 9400 neliömetriä museorakennukseen ulkopuolista varastotilaa.

Museo on sivistänyt ja inspiroinut lukemattomia ihmisiä jo vuodesta 1753 alkaen. Viime aikoina yhä näyttävämpien näyttelyiden ja tapahtumien luomisessa AV- ja esitystekniikan rooli on korostunut. Suuri museorakennus loputtomine tiloineen asettaa kovia vaatimuksia AV-kaluston ja esitystekniikan hallinnalle.

The British Museum otti kalustonhallintajärjestelmä Trailin käyttöön vuonna 2021. Ensimmäisenä käyttökohteena oli AV-kaluston ja esitystekniikan hallinta sekä niihin liittyvien prosessien tehostaminen.

Haastattelimme museon AV Team Lead, Clark Henry-Brownia heidän kalustonhallinnan haasteistaan ja ratkaisuistaan.

Clark, kertoisitko alkuun, mitä teet the British Museumilla?

"AV-tiimi hallinnoi useita näyttelyitä, konferensseja ja järjestelmiä ympäri the British Museumia. Minä johdan tätä tiimiä ja sen resursseja, jotta pystymme vastaamaan nykyaikaisen museotoiminnan AV- ja esitystekniikalle asettamiin haasteisiin korkeimpien standardien mukaisesti."

Mitkä olivat keskeisiä kalustonhallinnan haasteita ennen kuin otitte Trailin käyttöön?

"Museon AV-osasto on vastuussa erittäin suuresta määrästä AV-resursseja, aina projektoreista näyttöihin ja liikuteltaviin äänentoistolaitteisiin. Tätä kalustoa varastoidaan useissa eri varastoissa eri puolilla valtavaa museorakennusta.

Vastuullamme on useiden näyttelyiden, tapahtumien ja järjestelmien hallinnointi yhtä aikaa, eikä meillä ollut tarkkaa käsitystä siitä, mitä kalustoa meillä missäkin on. Usein meillä oli kalustoa hukassa, emmekä tienneet, mitä kalustoa on käytettävissä tulevissa tapahtumissa.

Lisäksi useisiin eri gallerioihin ja näyttelytiloihin sijoitetun AV-laitteiston huoltotiedot eivät olleet ajan tasalla. Määräajoin toistuvista huolloista tai vikailmoituksista ei saatu tietoa, ja toimenpiteet unohtuivat helposti."

Mihin pääasiallisesti käytätte Trailia the British Museumilla?

"Trail on fantastisen monipuolinen kalustonhallintajärjestelmä the British Museumin AV-osastolle! Kaluston elinkaarenhallinnan näkökulmasta se antaa meille mahdollisuuden budjetoida hankintoja tarkemmin laitteiden tekniseen elinkaareen perustuen – näin valtavalla kalustomassalla se oli aiemmin täysin mahdotonta.

Lisäksi teknikkomme käyttävät Trailia varatakseen kalustoa tuleviin näyttelyihin ja tapahtumiin."

Mikä sai teidät valitsemaan Trailin kalustonhallintajärjestelmäksenne?

"Olen aiemmin käyttänyt useita kalustonhallintajärjestelmiä, ja Trail teki vaikutuksen helppokäyttöisyydellään. Ja mikä tärkeintä, Trailin tiimi on ollut alusta alkaen erittäin avulias ja valmis muokkaamaan Trail-ympäristöämme vastaamaan varsin monipuolisiin tarpeisiimme."

Mitkä ovat tärkeimmät edut, joita Trail teille tuo?

"Projektienhallinnan näkökulmasta Trail tekee minun työstäni paljon helpompaa. Näyttelykalenteri suunnittellaan vuosiksi eteenpäin, ja samalla näyttelyiden tarvitsemaa kalustoa varataan käyttöön jopa vuosi ennen varsinaisen näyttelyn alkua. Ilman Trailia, tämän varaustilanteen ylläpitäminen on ollut erittäin työlästä, ja Trailin säästämän työajan ansiosta siitä on tullut meille korvaamaton apu."

Mitä kalustonhallinnan parhaita käytäntöjä voisit jakaa muille?

"Koska Trail on pilvipalvelu, sitä voi käyttää periaatteessa millä tahansa verkkoon liitettävällä laitteella. Olemme suunnitelleet käyttävämme Raspberry Pi:tä halpana tapana luoda skannausasemia useisiin eri varastotiloihimme."

Haluaisitko lisätä vielä jotain?

"Trailin tiimi on yksi iloisimmista tukitiimistä, jonka kanssa minulla on koskaan ollut ilo työskennellä!"

Saavutetut hyödyt:

• Ajantasainen näkyvyys AV-kaluston ja esitystekniikan elinkaareen ja sijainteihin

• Aiempaa parempi mahdollisuus budjetoida hankintoja Trailin sisältämään elinkaaridataan perustuen

• Aiempaa parempi mahdollisuus suunnitella kaluston käyttö tulevissa näyttelyissä ja tapahtumissa sekä seurata kaluston käyttöä Trailin varaustoiminnallisuuden avulla

• Käyttäjäystävällinen ja intuitiivinen käyttöliittymä päivittäisen työn helpottamiseksi

Trail pelastustoiminnan tukena

Keski-Suomen pelastuslaitos käyttää Trail-järjestelmää pelastuskaluston hallintaan. Trail tarjoaa luotettavan järjestelmän, jonne kirjata huoltotoimenpiteet ja varmistaa kaluston sekä ajoneuvojen käyttökunto pelastustehtäviä varten.

Trail tukee pelastustoiminnan kalustonhallintaa. Luotettava ja ajantasainen tieto on avainasemassa pelastuslaitoksen toimintojen tukemisessa. Pelastustoiminnassa tärkeintä on varmistaa, että kaikki pelastustehtävissä käytettävä kalusto on suunnitellusti huollettu ja käyttövalmiudessa.

Vikailmoituksia hyödynnetään pelastustehtävien kenttätöissä silloin, kun kalusto rikkoutuu tehtävän aikana. Vikailmoitusten yhteydessä pystytään hyödyntämään laajasti kalustotietoa, kuten sijaintia, hankintahintaa, huoltohistoriaa, käyttö- ja huolto-ohjeita sekä käyttöikää.

Trail mahdollistaa järjestelmällisen huoltosuunnittelun sekä ennakoivat huoltotoimenpiteet pelastuslaitoksen toiminnassa. Kalusto, jota käytetään pelastustehtävissä, tätyy huoltaa säännöllisesti ja kalustoon täytyy pystyä luottamaan käytön yhteydessä. Trail mahdollistaa sujuvan tiedonjaon kalustotiedon osalta sekä näkyvyyden tietoon kaikille, jotka sitä tarvitsevat.

Saavutetut hyödyt:

• Kalusto on jatkuvasti hyvässä käyttökunnossa

• Varmistettu käyttäjäturvallisuus

• Läpinäkyvyys kalustotietoihin

• Tehokkuus kaluston toiminnoissa

• Kalustotiedon saavutettavuus mobiililaitteella kenttätyön yhteydessä

• Kalustonhallinnan helppokäyttöisyys