Koko kaupungin irtaimisto hallintaan
Suurin haaste oli keskitetyn irtaimistotiedon puute
Ennen Trail-kalustonhallintajärjestelmän käyttöönottoa Porin kaupungin irtaimistotieto oli hajautettuna useaan järjestelmään sekä yksikkökohtaisiin taulukoihin. Osaa tiedoista ei oltu koottu mihinkään. Keskitetty näkymä kaikkeen irtaimistoon ja elinkaaritietoon puuttui.
Tavoitteeksi Porin kaupungille muodostui kokonaiskuvan saamisen lisäksi irtaimiston hallintakäytäntöjen yhtenäistäminen sekä irtaimen omaisuuden käytön tehostaminen. Irtaimen omaisuuden tehokkaalla hyödyntämisellä, huoltojen hallinnan parantamisella, korjaustoimenpiteiden suunnitelmallisuudella sekä uusimistarpeiden ennakoinnilla pyritään edistämään kestävän kehityksen mukaista toimintaa.
“Tavoitteena on, että uusien käytäntöjen myötä pystytään aiempaa paremmin hyödyntämään myös kunnossa olevaa kierrätettyä irtaimistoa.” - Erja Haavisto, Talouspäällikkö, Porin kaupunki
Riskienhallinnan näkökulmasta paremmalla irtaimen rekisteröinnillä tunnistettiin myös mahdollisuus ehkäistä irtaimiston katoamista ja luvatonta käyttöä ja siten vahvistaa sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan käytäntöjä.
Trail tarjosi kaupungin tarpeisiin mukautuvan modernin ratkaisun
Trail-kalustonhallintapalvelu valikoitui järjestelmien vertailun jälkeen Porin kaupungin irtaimistonhallinnan ratkaisuksi. Valintaan vaikuttivat erityisesti järjestelmän tuki saldotuotteille sekä laiteperusteinen hinnoittelumalli, joka sopi kaupungin tarpeisiin. Lisäksi järjestelmä vaikutti käytettävyydeltään sujuvalta, teknologioiltaan modernilta ja mukautuvalta tunnistettuihin tarpeisiin.
Käyttöönoton onnistuminen oli monen tekijän summa
Porin kaupunki onnistui erinomaisesti kalustonhallintaratkaisun jalkauttamisessa.
Onnistuneeseen käyttöönottoon vaikutti useita tekijöitä:
Ohjeistukseen ja tiedottamiseen panostettiin kaupunkitasolla.
Järjestelmäkäyttöönoton läpivientiin varattiin riittävästi henkilöstöresursseja ja henkilöstö koulutettiin laajamittaisesti tiedon kokoamiseen.
Käyttöönotto suunniteltiin hyvin ja pohjatyö tehtiin perusteellisesti.
Toimialat sitoutettiin järjestelmän käyttöön ja vastuuhenkilöt nimettiin.
Toimittajan avainasiakasvastaava sekä tekninen tuki olivat käyttöönoton tukena
Yksi keskeinen onnistumisen kulmakivi oli se, että Porin kaupunki onnistui sitouttamaan henkilöstönsä kalustotiedon kokoamiseen ja järjestelmän käyttöön. Tässä toimialojen sitouttaminen sekä vastuuhenkilöiden nimeäminen olivat tärkeä osa kokonaisuutta.
Vastuuhenkilöille tarjottiin myös koulutusta sekä yhteinen tukiryhmä työn tueksi. Järjestelmän käyttöönotossa korostettiin, että kukin yksikkö voi hyödyntää sitä omien tarpeidensa mukaisesti määriteltyjä minimivaatimuksia laajemmin, ja vastuuhenkilöille annettiin vapaus päättää itse järjestelmän arjen käytöstä. Aluksi varmistettiin myös, ettei vastuu kohdistu liiallisesti yhdelle henkilölle.
“Saimme vahvan yhteisen tahtotilan rakennettua pääkäyttäjien keskuudessa.” - Bettina Nirhamo, Pääsuunnittelija, Porin kaupunki
Saavutettavat hyödyt
Irtaimistonhallinnan keskittäminen ja yhtenäistäminen on lisännyt näkyvyyttä ja tietoisuutta koko kaupungin laitekannasta. Samalla edellytykset yhtenäisten toimintatapojen vakiinnuttamiselle ovat parantuneet, ja myös laitteiden kierrätys sekä elinkaaren hallinta ovat kehittyneet. Tavoitteena on, että lopulta Trail-kalustonhallintajärjestelmä on käytössä koko kaupungin organisaatiossa.
Trail-kalustonhallintapalvelun avulla odotetaan saavutettavan hyötyjä myös taloudellisesta näkökulmasta, erityisesti yksiköiden välisen kierrätyksen lisääntymisen sekä entistä suunnitelmallisemman elinkaarenhallinnan kautta.
Saavutettuja hyötyjä:
Kokonaiskäsitys kaupungin omistamasta irtaimistosta
Kyky nopeasti tarkistaa löytyykö kaupungilta jokin irtaimisto jo valmiiksi tarpeeseen
Kyky arkistoida riskikartoitukset ja huoltotoimenpiteet osaksi laitetietoa
