Palvelunhinta

Trail antaa selkeän kuvan kalustosta Musiikkitalolle

Helsingin Musiikkitalo valitsi Trail-ratkaisun kalustonhallintaan vuonna 2011. Musiikkitalo on 38 700 neliömetrin ja kuuden konserttisalin rakennus, jossa päätoimisesti toimivat Helsingin kaupunginorkesteri, Radion sinfoniaorkesteri ja Sibelius-Akatemia.

Musiikkitalossa on kalustoa joka on kaikkien toimijoiden käytössä sekä jokaisen päätoimijan omaa kalustoa. Lisäksi lukuisat vierailevat esiintyjät tuovat taloon oman kalustonsa esiintymisensä ajaksi. Tällöin on tärkeää, että Musiikkitalon oma kalusto on helposti tunnistettavissa.

Vastuullisen AssetOps-kulttuurin ja toimivan kalustonhallintajärjestelmän myötä hävikki on pienentynyt ja kadonneen kaluston selvitystyöhön käytettyä aikaa säästyy.

Tärkeimmät syyt ratkaisun valintaan:

• Helppokäyttöinen käyttöliittymä

• Pilvipalvelu

Saavutetut hyödyt:

• Kaikki kalustotiedot käytettävissä helposti ja nopeasti

• Selkeä ja täsmällinen kuva kalustosta

• Oman kaluston erottaminen vierailevien toimijoiden kalustosta aiempaa helpommin

AssetOps avuksi investointisuunnitteluun ja kaluston käytön tehostamiseen

""Halusimme analysoida hankintojemme tehokkuutta elinkaarihinnan ja huoltohistorian perusteella ja käyttää näitä tietoja hyväksemme investointisuunnitelmissa" Marko Myöhänen, Esitystekniikkapäällikkö, Sibelius-Akatemia

Sibelius-Akatemia tarjoaa Suomen akateemisesti korkeatasoisinta musiikkiopetusta. Sibelius-Akatemia toimii kuudessa kohteessa, ja oppilaitoksessa on 1 400 opiskelijaa, 230 opettajaa ja 140 muuta työntekijää. Akatemia järjestää vuosittain satoja konsertteja.

Sibelius-Akatemian musiikkiteknologian osaston kalusto käsittää yli neljä tuhatta yksikköä, joita opiskelijat, opettajat ja henkilökunta käyttävät tuotannoissaan. Oppilaitos tarvitsi järjestelmän ja toimintamallin, jolla seurata kaluston käyttöä ja varmistaa kaluston riittävyys kaikkiin tuotantoihin.

Trail-kalustonhallinta ja sen myötä Sibelius-Akatemialla laajentunut AssetOps-kulttuuri toivat kaivattua järjestelmällisyyttä ja vastuullisuutta omaisuudenhallintaan.

Viivakoodit ja RFID-tunnisteet apuna seurannassa

Sibelius-Akatemian kalusto on merkitty sekä viivakoodeilla että RFID-tunnisteilla. Näin kaluston lainaus ja palautus onnistuvat hyvin nopeasti. Viivakoodien tulostus ja RFID-tunnisteiden kiinnitys on helppoa, ja sen voi tehdä suoraan Trail-palvelusta. Oppilaitos valitsi kulutusta kestävän tunnisteen, joka pysyy paikoillaan ja luettavana kovassakin käytössä.

Tärkeimmät syyt Trail-palvelun valintaan:

• Intuitiivinen ja helppo käyttöliittymä

• Turvallinen verkkopohjainen ratkaisu, jossa myös SSO-kirjautumismahdollisuus

• Trail Systemsin tarjoama tuki ja neuvonta

Saavutetut hyödyt:

• Kaluston käyttöasteen seuranta – käyttöaste on parantunut selvästi

• Kaikki kalustotiedot ovat keskitetysti samassa paikassa ja saatavilla missä tahansa - vähemmän aikaa kuluu tiedon etsimiseen

• Luotettava data tehostaa päätöksentekoa

Ajantasainen kalustotieto tehostaa Helsingin kaupunginteatterin teknistä toimintaa

”Trail oli toiminnoiltaan ylivertainen kilpailijoihin verrattuna” Henri Sneck, Tekninen päällikkö, Helsingin kaupunginteatteri

Suomen suurin ammattiteatteri Helsingin kaupunginteatteri luo unohtumattomia teatteriproduktioita viidellä eri näyttämöllä eri puolilla Helsinkiä. Noin 240 teatterialan ammattilaista on toteuttamassa noin 1000 esitystä vuosittain.

Laajan mittakaavan teatteritoiminnan tekninen toteutus vaatii tarkkaa suunnittelua ja prosessiosaamista. Ajantasainen ja luotettava kalustotieto onkin oleellinen tekijä teatterituotannon teknisessä toteutuksessa.

Mihin Helsingin kaupunginteatteri käyttää Trailia?

Tekninen päällikkö Henri Sneck kertoo, että ennen Trailin käyttöönottoa tieto olemassa olevasta kalustosta oli puutteellista.

Nyt saatavilla on helposti kaluston hankintatiedot, kuten tiedot hankintapaikasta,-ajasta ja -hinnoista sekä takuuajoista. Trailin tarjoamaa investointisuunnitteluominaisuutta käytetään myös kalustohankintojen suunnitteluun.

Tiedot kaluston tilasta ovat nyt myös ajan tasalla. Teatterituotantojen toteutusta helpottavatkin luotettavat tiedot kaluston sijainnista, kunnosta ja huoltotilanteesta sekä käytettävyydestä.

Näppäränä toiminnallisuutena Henri Sneck suosittelee myös ”laite inventointu” -toiminnallisuutta. ”Näin saat kätevästi vahvistettua laitteen sijaintitiedon”, kertoo Sneck.

Trailia käytetään myös määräaikaistarkastettavien työvälineiden hallintaan ja seurantaan. Nostoapuvälineiden ja nostolaitteiden käyttöohjeet, tarkastuspöytäkirjat ja muu laite- tai välinekohtainen tieto on helposti saatavilla. Saatavuus määriteltynä ajankohtana voidaan varmistaa varaustyökalua hyödyntämällä.

Saavutetut hyödyt:

• Ajantasainen tieto kaluston määrästä, kunnosta, käytettävyydestä ja sijainnista helposti saatavilla

• Aiempaa paremmat tiedot kaluston hankinnoista – tiedot hankintahinnoista, -paikasta ja -ajasta

• Mahdollisuus suunnitella investointeja aiempaa tarkempaan kalustotietoon perustuen

• Määräaikaistarkastettavien laitteiden huoltotiedot aiempaa paremmin hallinnassa

Koko kaupungin irtaimisto hallintaan

Suurin haaste oli keskitetyn irtaimistotiedon puute

Ennen Trail-kalustonhallintajärjestelmän käyttöönottoa Porin kaupungin irtaimistotieto oli hajautettuna useaan järjestelmään sekä yksikkökohtaisiin taulukoihin. Osaa tiedoista ei oltu koottu mihinkään. Keskitetty näkymä kaikkeen irtaimistoon ja elinkaaritietoon puuttui.

Tavoitteeksi Porin kaupungille muodostui kokonaiskuvan saamisen lisäksi irtaimiston hallintakäytäntöjen yhtenäistäminen sekä irtaimen omaisuuden käytön tehostaminen. Irtaimen omaisuuden tehokkaalla hyödyntämisellä, huoltojen hallinnan parantamisella, korjaustoimenpiteiden suunnitelmallisuudella sekä uusimistarpeiden ennakoinnilla pyritään edistämään kestävän kehityksen mukaista toimintaa.

“Tavoitteena on, että uusien käytäntöjen myötä pystytään aiempaa paremmin hyödyntämään myös kunnossa olevaa kierrätettyä irtaimistoa.” - Erja Haavisto, Talouspäällikkö, Porin kaupunki

Riskienhallinnan näkökulmasta paremmalla irtaimen rekisteröinnillä tunnistettiin myös mahdollisuus ehkäistä irtaimiston katoamista ja luvatonta käyttöä ja siten vahvistaa sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan käytäntöjä.

Trail tarjosi kaupungin tarpeisiin mukautuvan modernin ratkaisun

Trail-kalustonhallintapalvelu valikoitui järjestelmien vertailun jälkeen Porin kaupungin irtaimistonhallinnan ratkaisuksi. Valintaan vaikuttivat erityisesti järjestelmän tuki saldotuotteille sekä laiteperusteinen hinnoittelumalli, joka sopi kaupungin tarpeisiin. Lisäksi järjestelmä vaikutti käytettävyydeltään sujuvalta, teknologioiltaan modernilta ja mukautuvalta tunnistettuihin tarpeisiin.

Käyttöönoton onnistuminen oli monen tekijän summa

Porin kaupunki onnistui erinomaisesti kalustonhallintaratkaisun jalkauttamisessa.

Onnistuneeseen käyttöönottoon vaikutti useita tekijöitä:

• Ohjeistukseen ja tiedottamiseen panostettiin kaupunkitasolla.

• Järjestelmäkäyttöönoton läpivientiin varattiin riittävästi henkilöstöresursseja ja henkilöstö koulutettiin laajamittaisesti tiedon kokoamiseen.

• Käyttöönotto suunniteltiin hyvin ja pohjatyö tehtiin perusteellisesti.

• Toimialat sitoutettiin järjestelmän käyttöön ja vastuuhenkilöt nimettiin.

• Toimittajan avainasiakasvastaava sekä tekninen tuki olivat käyttöönoton tukena

Yksi keskeinen onnistumisen kulmakivi oli se, että Porin kaupunki onnistui sitouttamaan henkilöstönsä kalustotiedon kokoamiseen ja järjestelmän käyttöön. Tässä toimialojen sitouttaminen sekä vastuuhenkilöiden nimeäminen olivat tärkeä osa kokonaisuutta.

Vastuuhenkilöille tarjottiin myös koulutusta sekä yhteinen tukiryhmä työn tueksi. Järjestelmän käyttöönotossa korostettiin, että kukin yksikkö voi hyödyntää sitä omien tarpeidensa mukaisesti määriteltyjä minimivaatimuksia laajemmin, ja vastuuhenkilöille annettiin vapaus päättää itse järjestelmän arjen käytöstä. Aluksi varmistettiin myös, ettei vastuu kohdistu liiallisesti yhdelle henkilölle.

“Saimme vahvan yhteisen tahtotilan rakennettua pääkäyttäjien keskuudessa.” - Bettina Nirhamo, Pääsuunnittelija, Porin kaupunki

Saavutettavat hyödyt

Irtaimistonhallinnan keskittäminen ja yhtenäistäminen on lisännyt näkyvyyttä ja tietoisuutta koko kaupungin laitekannasta. Samalla edellytykset yhtenäisten toimintatapojen vakiinnuttamiselle ovat parantuneet, ja myös laitteiden kierrätys sekä elinkaaren hallinta ovat kehittyneet. Tavoitteena on, että lopulta Trail-kalustonhallintajärjestelmä on käytössä koko kaupungin organisaatiossa.

Trail-kalustonhallintapalvelun avulla odotetaan saavutettavan hyötyjä myös taloudellisesta näkökulmasta, erityisesti yksiköiden välisen kierrätyksen lisääntymisen sekä entistä suunnitelmallisemman elinkaarenhallinnan kautta.

Saavutettuja hyötyjä:

• Kokonaiskäsitys kaupungin omistamasta irtaimistosta

• Kyky nopeasti tarkistaa löytyykö kaupungilta jokin irtaimisto jo valmiiksi tarpeeseen

• Kyky arkistoida riskikartoitukset ja huoltotoimenpiteet osaksi laitetietoa

The British Museum luottaa Trailiin AV-laitteiden hallinnassa

The British Museum Lontoossa on todennäköisesti maailman tunnetuin museo. Sen vakituinen kokoelma on yksi maailman suurimpia, ja se on historian ensimmäinen julkinen kansallismuseo.

The British Museum on myös yksi maailman suurimmista museoista. Se on pinta-alaltaan yli 92,000 neliömetriä, minkä lisäksi sillä on 21 600 neliömetriä varastotilaa museon yhteydessä sekä 9400 neliömetriä museorakennukseen ulkopuolista varastotilaa.

Museo on sivistänyt ja inspiroinut lukemattomia ihmisiä jo vuodesta 1753 alkaen. Viime aikoina yhä näyttävämpien näyttelyiden ja tapahtumien luomisessa AV- ja esitystekniikan rooli on korostunut. Suuri museorakennus loputtomine tiloineen asettaa kovia vaatimuksia AV-kaluston ja esitystekniikan hallinnalle.

The British Museum otti kalustonhallintajärjestelmä Trailin käyttöön vuonna 2021. Ensimmäisenä käyttökohteena oli AV-kaluston ja esitystekniikan hallinta sekä niihin liittyvien prosessien tehostaminen.

Haastattelimme museon AV Team Lead, Clark Henry-Brownia heidän kalustonhallinnan haasteistaan ja ratkaisuistaan.

Clark, kertoisitko alkuun, mitä teet the British Museumilla?

"AV-tiimi hallinnoi useita näyttelyitä, konferensseja ja järjestelmiä ympäri the British Museumia. Minä johdan tätä tiimiä ja sen resursseja, jotta pystymme vastaamaan nykyaikaisen museotoiminnan AV- ja esitystekniikalle asettamiin haasteisiin korkeimpien standardien mukaisesti."

Mitkä olivat keskeisiä kalustonhallinnan haasteita ennen kuin otitte Trailin käyttöön?

"Museon AV-osasto on vastuussa erittäin suuresta määrästä AV-resursseja, aina projektoreista näyttöihin ja liikuteltaviin äänentoistolaitteisiin. Tätä kalustoa varastoidaan useissa eri varastoissa eri puolilla valtavaa museorakennusta.

Vastuullamme on useiden näyttelyiden, tapahtumien ja järjestelmien hallinnointi yhtä aikaa, eikä meillä ollut tarkkaa käsitystä siitä, mitä kalustoa meillä missäkin on. Usein meillä oli kalustoa hukassa, emmekä tienneet, mitä kalustoa on käytettävissä tulevissa tapahtumissa.

Lisäksi useisiin eri gallerioihin ja näyttelytiloihin sijoitetun AV-laitteiston huoltotiedot eivät olleet ajan tasalla. Määräajoin toistuvista huolloista tai vikailmoituksista ei saatu tietoa, ja toimenpiteet unohtuivat helposti."

Mihin pääasiallisesti käytätte Trailia the British Museumilla?

"Trail on fantastisen monipuolinen kalustonhallintajärjestelmä the British Museumin AV-osastolle! Kaluston elinkaarenhallinnan näkökulmasta se antaa meille mahdollisuuden budjetoida hankintoja tarkemmin laitteiden tekniseen elinkaareen perustuen – näin valtavalla kalustomassalla se oli aiemmin täysin mahdotonta.

Lisäksi teknikkomme käyttävät Trailia varatakseen kalustoa tuleviin näyttelyihin ja tapahtumiin."

Mikä sai teidät valitsemaan Trailin kalustonhallintajärjestelmäksenne?

"Olen aiemmin käyttänyt useita kalustonhallintajärjestelmiä, ja Trail teki vaikutuksen helppokäyttöisyydellään. Ja mikä tärkeintä, Trailin tiimi on ollut alusta alkaen erittäin avulias ja valmis muokkaamaan Trail-ympäristöämme vastaamaan varsin monipuolisiin tarpeisiimme."

Mitkä ovat tärkeimmät edut, joita Trail teille tuo?

"Projektienhallinnan näkökulmasta Trail tekee minun työstäni paljon helpompaa. Näyttelykalenteri suunnittellaan vuosiksi eteenpäin, ja samalla näyttelyiden tarvitsemaa kalustoa varataan käyttöön jopa vuosi ennen varsinaisen näyttelyn alkua. Ilman Trailia, tämän varaustilanteen ylläpitäminen on ollut erittäin työlästä, ja Trailin säästämän työajan ansiosta siitä on tullut meille korvaamaton apu."

Mitä kalustonhallinnan parhaita käytäntöjä voisit jakaa muille?

"Koska Trail on pilvipalvelu, sitä voi käyttää periaatteessa millä tahansa verkkoon liitettävällä laitteella. Olemme suunnitelleet käyttävämme Raspberry Pi:tä halpana tapana luoda skannausasemia useisiin eri varastotiloihimme."

Haluaisitko lisätä vielä jotain?

"Trailin tiimi on yksi iloisimmista tukitiimistä, jonka kanssa minulla on koskaan ollut ilo työskennellä!"

Saavutetut hyödyt:

• Ajantasainen näkyvyys AV-kaluston ja esitystekniikan elinkaareen ja sijainteihin

• Aiempaa parempi mahdollisuus budjetoida hankintoja Trailin sisältämään elinkaaridataan perustuen

• Aiempaa parempi mahdollisuus suunnitella kaluston käyttö tulevissa näyttelyissä ja tapahtumissa sekä seurata kaluston käyttöä Trailin varaustoiminnallisuuden avulla

• Käyttäjäystävällinen ja intuitiivinen käyttöliittymä päivittäisen työn helpottamiseksi