Palvelunhinta

Tarkempi kokonaiskuva koulutuskuntayhtymän kaluston käytöstä

“Trail on erittäin helppokäyttöinen ja selkeä. Olemme olleet siihen erittäin tyytyväisiä” Juha Hirvonen, Riverian äänituotannon yksikkö

Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymä Riveria on yksi Suomen suurimmista koulutuksen järjestäjistä. Vuosittain Riveriassa opiskelee 17000 opiskelijaa, ja kuntayhtymä tarjoaa suoritettavaksi yli 130 erilaista tutkintoa. Media- ja viestintäalan yksikössä opiskelijat käyttävät päivittäin oppilaitoksen omistamaa AV-kalustoa erilaisissa projekteissa.

Ensimmäisenä Riveriassa Trailin otti käyttöön äänituotannon yksikkö. Aikaisemmin kaluston varaukseen käytettiin paperilomakkeeseen perustuvaa varausjärjestelmää, joka ei ollut toimintavarma, eikä pysynyt ajan tasalla.

AssetOps parantaa seurantaa ja säästää työaikaa

Trailin mahdollistaman AssetOps-kulttuurin myötä äänituotannon yksikössä kaluston elinkaarta alettiin seurata tarkemmin. Trail-varausominaisuuden ansiosta opiskelijat voivat varata laitteita käyttöönsä ajasta ja paikasta riippumatta verkkopohjaisen käyttöliittymän kautta. Varaustilanne päivittyy näin jatkuvasti ja kokonaiskuva kaluston käytöstä on helppo muodostaa.

Riveria pystyy Trail-järjestelmän avulla varmistamaan, että kalusto palautuu paikoilleen opiskelijan varauksen päätyttyä. Kun tiedot varaushistoriasta on helposti saatavilla, on kaluston löytäminen myös varmempaa. Kalustoa ei ole hävinnyt lainkaan Trail-käyttöönoton jälkeen, ja laitteiden etsimiseen käytetty aika on huomattavasti lyhentynyt.

Äänituotannon yksikön hyvien kokemusten pohjalta Trail-palvelun käyttö Riverialla on laajentunut. Nykyään myös radio- ja TV-koulutusyksiköt, sekä valokuvaus- ja graafinen suunnittelu -koulutusyksiköt hallitsevat kalustoaan Trail-ratkaisun avulla.

Saavutetut hyödyt:

• Kaluston etsimiseen käytetyn ajan väheneminen

• Kalustohävikin väheneminen merkittävästi

• Laitteiden helppo löydettävyys

• Laitteiden varausten ja palautusten seuranta

Kalustonhallintajärjestelmän jouheva käyttöönotto

”Trailin käyttöönotto on selkeyttänyt omia prosesseja ja toimintamalleja.” Pia Jänkälä, IT-tukihenkilö, Lappia

Kemi-Torniolaakson koulutuskuntayhtymä Lappia toimii viidessä toimipisteessä Pohjois-Suomessa. Sen koulutuksiin osallistuu noin 4500 opiskelijaa, henkilöstöä on 340, ja toiminta kattaa maantieteellisesti 30% Suomen pinta-alasta.

Perus- ja ammattitutkintojen lisäksi Lappia tarjoaa monipuolisesti koulutuksia ja palveluita niin nuorille, aikuisille, kuin työelämällekin.

Lappian IT-osasto hallinnoi tuhansittain erilaista oppilaitoksen toiminnan kannalta oleellista IT-laitteistoa. Kokonaiskuvan ylläpitämisen ja laitelainojen helpottamiseen Lappia otti käyttöönsä Trail kalustonhallintajärjestelmän.

Miten Trail muutti toimintaa?

Ennen Trail-järjestelmän käyttöönottoa tieto oli erittäin hajallaan, eikä tieto laitteistosta ollut hallinnassa. ”Käytössä oli useita erilaisia taulukoita, tilauskantoja ja järjestelmiä, joista tietoa yritettiin koota” kertoo IT-tukihenkilö Pia Jänkälä.

Trailin myötä IT-laitteet saatiin koottua yhteen rekisteriin. Nyt tieto on aiempaa selkeämpää sekä paremmin ja helpommin saavutettavissa.

”Trailin käyttöönotto on selkeyttänyt omia prosesseja ja toimintamalleja. Nykyään hallinnoimme Trailin avulla myös helposti laitteiden lainauksia, budjetoimme tulevia hankintoja ja ylläpidämme inventaarioita” Jänkälä jatkaa.

Helposti omaksuttava järjestelmä ja hyvä valmistautuminen sujuvoittivat käyttöönottoa

Lappian IT-osasto valmistautui huolellisesti Trail-kalustonhallintajärjestelmän käyttöönottoon. Onnistunutta käyttöönottoa edelsi pohdinta järjestelmään lisättävistä laitteista ja laitekategorioista sekä käyttäjistä.

”Rajasimme Trailiin laitettavat kategoriat, jotta sisältö pysyy hallittavampana. Päätimme myös, että käyttöoikeudet annetaan vain IT:n henkilöstölle ja lainauksia hallinnoiville henkilöille. Näin pyrimme varmistamaan, että laitehallintajärjestelmän sisältämä tieto pysyy hallittavana.”

Käyttöönotossa olennaiseksi Jänkälä koki tiedon vaivattoman syöttämisen järjestelmään. Trailiin tiedot voidaan viedä Excel-pohjan avulla, jolloin aikaa vievää manuaalista työtä voidaan välttää.

Käyttöönottoa myös auttoi Trailin helppokäyttöisyys. ”Tuotteena Trail on selkeä ja helposti omaksuttava. Myös mobiilisovelluksen koimme suhteellisen selkeäksi.”

Saavutetut hyödyt:

• Tieto löytyy yhdestä keskitetystä paikasta

• Laitelainojen seuranta on helppoa

• Kokonaiskuva järjestelmään syötetyistä laitteista on helposti muodostettavissa

Parempaa hallintaa kriisinhallinnan varusteille

Kriisinhallintakeskus (CMC Finland) on vuonna 2007 perustettu siviilikriisinhallinnan osaamiskeskus, joka toimii sisäministeriön alaisuudessa omana itsenäisenä keskuksenaan. Se vastaa suomalaisten siviilikriisinhallinnan ja kansainvälisen pelastustoimen asiantuntijoiden koulutuksesta, rekrytoinnista, ja varustamisesta kansainvälisiin tehtäviin.

Kriisinhallintakeskus toimii kansainvälisesti ja sillä on jatkuvasti maailmalla noin 120 siviilikriisinhallinnan asiantuntijaa. Tästä syntyikin tarve hallinnoida paremmin erilaisia varusteita, joita maailmalla liikkuville asiantuntijoille jaetaan. Ville Mertamo, joka vastaa Kriisinhallintakeskuksen logistiikan suunnittelusta, kaipasi myös toimivaa ratkaisua varastosaldojen hallintaan. Hän huolehtii varastoinnista, hankinnoista sekä asiantuntijoiden varusteiden toimituksista ja palautuksista.

Miksi Trail?

Haasteina oli saada varasto järjestykseen ja selkeä kokonaiskuva siitä, kenelle oli luovutettu mitäkin varusteita ja välineitä, sekä niiden toimintakunnnon varmistaminen. Mertamon mukaan osa ulkomailla olevista varusteista oli merkitty ”parasta ennen”-merkinnällä, eikä riittävää dataa myöskään hankintojen suunnittelua varten ollut. Erilaisia kalustonhallintajärjestelmiä vertailtiin paljon, mutta moni oli erikoistunut kaupalliseen vuokraustoimintaan, eikä niinkään varusteiden hallintaan. Trail valikoitui Kriisinhallintakeskuksen tarpeisiin sopivimmaksi. Erityisesti helppo lainausominaisuus vakuutti.

”Mahdollisuus käyttää viiva- ja QR-koodeja sekä mobiilisovellusta olivat tärkeitä meille. Hinnoittelu oli tehty helpoksi.”

Sujuva käyttöönotto

Trail-järjestelmän käyttöönotto vuonna 2021 sujui hyvin, pääkäyttäjä Villen lisäksi muutama kollega koulutettiin hallinnoimaan kalustoa Trailin avulla. He huolehtivat varusteiden jakamisesta henkilökunnalle, reagoivat saldomuutoksiin Trailista saatavien muistutuksien avulla, sekä osaavat hankkia uutta kalustoa tarpeen vaatiessa. Varastossa olevien tavaroiden kategorisointiin kannattaa käyttää aikaa. Se helpottaa nopeaa käyttöönottoa.

Merkittävimmät edut

Suurimpina etuina arjessa Mertamo nimeää muun muassa mahdollisuuden tarkastella varastosaldojen tilannetta etänä, jolloin työaikaa säästyy muuhun. Tieto esimerkiksi satelliittipuhelimien huoltohistoriasta tai eri varusteiden menekistä, on saatavilla helposti mistä tahansa. Tämä puolestaan auttaa budjetoimaan tulevia hankintoja ja vähentämään turhia investointeja. Hävikki on selkeästi pienentynyt, kun Trailin avulla tiedetään tarkkaan, mitä materiaalia kullakin henkilöllä on lainassa. Erityisen arvokasta Mertamolle on, että kaikki tieto on nyt yhdessä järjestelmässä, ei irrallisina Word- tai Excel -tiedostoina.

Koska Trail toimii kaikenlaisen kaluston hallinnointiin hyvin, saattaa laajennus muuhunkin toimintaan olla edessä tulevaisuudessa. ”Trailissa on hyvä pohja ottaa käyttöön se laajemminkin toimiston kalusteiden ja laitteiden hallintaa varten, toistaiseksi Trailia hyödynnetään varusteiden kanssa”, kertoo Mertamo.

Tässä vielä Mertamon vinkki muille Trailia käyttäänottaville: ”Trailissa on mahdollisuus lisätä toisia laitteita laitteiden sisälle, tämän avulla loin erikseen satelliittipuhelimet ja -liittymät. Liittymä laitettiin puhelimen nimikkeen alle, se pystytään vaihtamaan tarvittaessa toiseen puhelimeen esim. laitteen rikkoonnuttua.”

Ratkaisu kalustovarausten seurantaan

Helsinkiläinen Pop & Jazz Konservatorio on yksi euroopan arvostetuimmista rytmimusiikin oppilaitoksista.

Useissa musiikkialan oppilaitoksissa opiskelijat ja henkilöstö lainaavat ja varaavat oppilaitoksen kalustoa. Tilanne on sama Pop & Jazz Konservatoriossa, yhdessä Euroopan arvostetuimmista rytmimusiikkiin erikoistuneista oppilaitoksista. Konservatorio tarjoaa korkealaatuista musiikkialan koulutusta kaikenikäisille opiskelijoille, ja he lainaavat paljon oppilaitoksen kalustoa.

Pop & Jazz Konservatorion Ossi Pelttarille kalustovarauksista oli tullut taakka. ”Oli vaikeaa pitää kirjaa siitä, mitä kalustoa kenelläkin on käytössä, ja palautuiko kaikki lainattu kalusto varmasti takaisin” kertoo Pelttari. Paperilistat ja excel-taulukot eivät tarjonneet tarvittavaa hallintaa, ja hävikki oli ongelma.

”Tiesimme, että kumppanioppilaitoksemme Metropolia käyttää Trail Kalustonhallintaa varausten ja kaluston elinkaaren hallintaan. He ovat myös olleet järjestelmään tyytyväisiä. Siispä mekin päätimme tutustua Trailiin tarkemmin” jatkaa Pelttari.

”Trailin käyttöönoton myötä olemme saaneet merkittyä kalustomme Trail-tunnisteilla. Pystymme luomaan varauksia helposti ja skannaamaan ulos varauksille kerätyn kaluston. Näin meillä on aiempaa parempi kontrolli kaikkeen kalustoomme” Pelttari toteaa.

”Trail tarjoaa meille näkyvyyden siihen, mitä kalustoa kenelläkin on käytössä ja mitä ei. Kalustohävikki on pienentynyt ja työaikaa menee vähemmän kaluston ja siihen liittyvän tiedon etsimiseen. Luonnollisesti järjestelmän hyödyt riippuvat siitä, kuinka aktiivisesti ihmiset sitä käyttävät.”

Kaluston käytön seurannan lisäksi kaluston huollot ovat Trailin myötä aiempaa paremmin hallinnassa. ”Ihmiset voivat ilmoittaa vioista hyvin yksinkertaisesti” kertoo Pelttari. ”Ja meillä on vihdoinkin näkymä siihen, mitä kaikkea kalustoa meillä on ja missä se kaikki oikein onkaan.”

Saavutetut hyödyt:

• Laitevarausten tehokkaampi hallinta

• Vähemmän hävikkiä

• Helppokäyttöinen järjestelmä vähentäen kaluston ja kalustotiedon etsimiseen käytettyä työaikaa

• Läpinäkyvyys kalustotietoon

• Kalustotiedon parempi hyödyntäminen

• Helppo tapa vikailmoituksille nopeuttaen korjaustoimenpiteiden aloittamista

Kaluston jakaminen osana kestävää kalustonhallintaa

"Kaluston jakamisen edut ovat ilmeiset ympäristölle ja taloudelle. Nyt käyttäjillä on vihdoin mahdollisuus lainata, vuokrata ja jakaa kalustoa, jota heillä ei ole varaa hankkia tai omistaa." Håkan Jönsson, kiinteistöpäällikkö ja hallituksen jäsen, Göteborgin ooppera

Kiinteistöpäällikkö Håkan Jönsson valvoo Göteborgin oopperan kunnossapitoa ja palveluita, logistiikkaa ja varastointia sekä monimutkaista lavatekniikkaa. Hänen johtamassaan tiimissä on noin 30 eri alan ammattilaista aina siivoojista sähköinsinööreihin.

Suurin haaste oli hallinnan puute

Ennen Trailin käyttöönottoa Göteborgin oopperalla oli lukuisia kalustoon ja sen elinkaarenhallintaan liittyviä haasteita. Kaluston sijainnin, määrien ja käyttökunnon selvittäminen oli ongelmallista ja aikaavievää. Tehottomuus haittasi sekä operatiivista toimintaa että vaikeutti palveluiden tarjoamista oopperayleisölle.

Göteborgin ooppera tutustui Trail-kalustonhallintaratkaisuun alunperin Suomen Kansallisoopperalla. Järjestelmä vaikutti houkuttelevata ratkaisulta, ja päätös oli helppo tehdä Suomen Kansallisoopperan kiittävän palautteen perusteella.

Göteborgin oopperassa Trail-kalustonhallintaratkaisu on nyt keskeinen osa kalustonhallinnan strategiaa. Se mahdollistaa laajan kalustovalikoiman hallinnoinnin, tarjoaa intuitiivisen mallin kaluston varaamiseen ja käytön suunnitteluun sekä auttaa määrittämään kaluston sijainnin oikein oopperatalolla ja varastossa.

Lisäksi Trailin Trail Sharing -lisätoiminnallisuus helpottaa kaluston tehokasta jakamista useiden esittävän taiteen laitosten kesken. Göteborgin oopperan jakoverkostossa ovatkin mukana jo Göteborgin kaupunginteatteri sekä Göteborgin kansanteatteri. Tämä yhteistyö virtaviivaistaa logistiikkaa, mutta tuo myös ympäristöhyötyjä ja kustannustehokkuutta.

Kaluston jakaminen säästää ympäristöä ja parantaa taloutta

Kyky jakaa kalustoa on erittäin tärkeää Håkanille ja hänen tiimilleen. He kokevat, että kaluston jakaminen ei hyödytä ainoastaan heidän organisaatiotaan, vaan myös ympäristöä sekä paikallista taloutta ja laajempaa yhteisöä.

Resursseja jakamalla teatterit voivat pienentää hiilijalanjälkeään ja vähentää tarpeita investoida kalliiseen kalustoon. Se demokratisoi myös pääsyn laadukkaaseen kalustoon, kun myös pienemmillä teattereilla ja ryhmillä on mahdollisuus varata tarvittavat välineet erinomaisten esitysten tuottamiseksi.

Trail Kalustonhallinnan teknisten toiminnallisuuksien tuomien etujen lisäksi Håkan arvostaa Göteborgin oopperan ja Trailin tiimin välille syntynyttä erinomaista suhdetta. Håkan kiittää Trail-tiimin avoimuutta heidän ideoilleen, ja intoa reagoida heidän tarpeisiinsa. Tämä on tehnyt kalustonhallintajärjestelmän käyttöönotosta ja jatkuvasta kehittämisestä mukavaa.

Yhteenvetona Håkan toteaa, että Trail on vienyt kalustonhallinnan Göteborgin oopperassa aivan uudelle tasolle. Se tarjoaa toimivan ratkaisun, joka parantaa tehokkuutta, edistää kaluston yhteiskäyttöä ja tukee kestävää kehitystä. Trailin avulla Håkan ja hänen tiiminsä voivat keskittyä tarjoamaan erinomaisia oopperaesityksiä ja varmistaa, että kalusto on siellä, missä sitä tarvitaan eniten.

Saavutetut hyödyt:

• Laajan kalustomäärän aiempaa parempi hallinta

• Kaluston varaamisen ja sijainnin seurannan prosessin yksinkertaistaminen tehostaen toimintaa ja säästäen aikaa

• Kalustologistiikka toimii aiempaa paremmin eri sijaintien välillä

• Kaluston tehokas jakaminen kumppaneiden kesken