Asiakkaidemmetyytyväisyysonmeilletärkeää

Koko kaupungin irtaimisto hallintaan

Suurin haaste oli keskitetyn irtaimistotiedon puute

Ennen Trail-kalustonhallintajärjestelmän käyttöönottoa Porin kaupungin irtaimistotieto oli hajautettuna useaan järjestelmään sekä yksikkökohtaisiin taulukoihin. Osaa tiedoista ei oltu koottu mihinkään. Keskitetty näkymä kaikkeen irtaimistoon ja elinkaaritietoon puuttui.

Tavoitteeksi Porin kaupungille muodostui kokonaiskuvan saamisen lisäksi irtaimiston hallintakäytäntöjen yhtenäistäminen sekä irtaimen omaisuuden käytön tehostaminen. Irtaimen omaisuuden tehokkaalla hyödyntämisellä, huoltojen hallinnan parantamisella, korjaustoimenpiteiden suunnitelmallisuudella sekä uusimistarpeiden ennakoinnilla pyritään edistämään kestävän kehityksen mukaista toimintaa.

“Tavoitteena on, että uusien käytäntöjen myötä pystytään aiempaa paremmin hyödyntämään myös kunnossa olevaa kierrätettyä irtaimistoa.” - Erja Haavisto, Talouspäällikkö, Porin kaupunki

Riskienhallinnan näkökulmasta paremmalla irtaimen rekisteröinnillä tunnistettiin myös mahdollisuus ehkäistä irtaimiston katoamista ja luvatonta käyttöä ja siten vahvistaa sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan käytäntöjä.

Trail tarjosi kaupungin tarpeisiin mukautuvan modernin ratkaisun

Trail-kalustonhallintapalvelu valikoitui järjestelmien vertailun jälkeen Porin kaupungin irtaimistonhallinnan ratkaisuksi. Valintaan vaikuttivat erityisesti järjestelmän tuki saldotuotteille sekä laiteperusteinen hinnoittelumalli, joka sopi kaupungin tarpeisiin. Lisäksi järjestelmä vaikutti käytettävyydeltään sujuvalta, teknologioiltaan modernilta ja mukautuvalta tunnistettuihin tarpeisiin.

Käyttöönoton onnistuminen oli monen tekijän summa

Porin kaupunki onnistui erinomaisesti kalustonhallintaratkaisun jalkauttamisessa.

Onnistuneeseen käyttöönottoon vaikutti useita tekijöitä:

• Ohjeistukseen ja tiedottamiseen panostettiin kaupunkitasolla.

• Järjestelmäkäyttöönoton läpivientiin varattiin riittävästi henkilöstöresursseja ja henkilöstö koulutettiin laajamittaisesti tiedon kokoamiseen.

• Käyttöönotto suunniteltiin hyvin ja pohjatyö tehtiin perusteellisesti.

• Toimialat sitoutettiin järjestelmän käyttöön ja vastuuhenkilöt nimettiin.

• Toimittajan avainasiakasvastaava sekä tekninen tuki olivat käyttöönoton tukena

Yksi keskeinen onnistumisen kulmakivi oli se, että Porin kaupunki onnistui sitouttamaan henkilöstönsä kalustotiedon kokoamiseen ja järjestelmän käyttöön. Tässä toimialojen sitouttaminen sekä vastuuhenkilöiden nimeäminen olivat tärkeä osa kokonaisuutta.

Vastuuhenkilöille tarjottiin myös koulutusta sekä yhteinen tukiryhmä työn tueksi. Järjestelmän käyttöönotossa korostettiin, että kukin yksikkö voi hyödyntää sitä omien tarpeidensa mukaisesti määriteltyjä minimivaatimuksia laajemmin, ja vastuuhenkilöille annettiin vapaus päättää itse järjestelmän arjen käytöstä. Aluksi varmistettiin myös, ettei vastuu kohdistu liiallisesti yhdelle henkilölle.

“Saimme vahvan yhteisen tahtotilan rakennettua pääkäyttäjien keskuudessa.” - Bettina Nirhamo, Pääsuunnittelija, Porin kaupunki

Saavutettavat hyödyt

Irtaimistonhallinnan keskittäminen ja yhtenäistäminen on lisännyt näkyvyyttä ja tietoisuutta koko kaupungin laitekannasta. Samalla edellytykset yhtenäisten toimintatapojen vakiinnuttamiselle ovat parantuneet, ja myös laitteiden kierrätys sekä elinkaaren hallinta ovat kehittyneet. Tavoitteena on, että lopulta Trail-kalustonhallintajärjestelmä on käytössä koko kaupungin organisaatiossa.

Trail-kalustonhallintapalvelun avulla odotetaan saavutettavan hyötyjä myös taloudellisesta näkökulmasta, erityisesti yksiköiden välisen kierrätyksen lisääntymisen sekä entistä suunnitelmallisemman elinkaarenhallinnan kautta.

Saavutettuja hyötyjä:

• Kokonaiskäsitys kaupungin omistamasta irtaimistosta

• Kyky nopeasti tarkistaa löytyykö kaupungilta jokin irtaimisto jo valmiiksi tarpeeseen

• Kyky arkistoida riskikartoitukset ja huoltotoimenpiteet osaksi laitetietoa

Senaatti-kiinteistöt

Senaatti-kiinteistöt on Suomen valtion kiinteistöasiantuntija ja toimitilakumppani. Se vastaa valtionhallinnon organisaatioiden toimitilojen ylläpidosta ja kehityksestä ja luo asiakkaiden toimintaa tukevia työympäristöjä.

Trail otettiin Senaatti-kiinteistöillä käyttöön vuonna 2018 julkisen kilpailutuksen kautta. Käyttöönoton yhteydessä toteutettiin järjestelmän tietoturva- ja hallinnollinen auditointi, jossa varmistettiin Trailin soveltuvuus valtionhallinnon käyttöön.

”Toiveena oli saada kaikki eri sijainneissa olevien toimistokalusteiden ja AV-laitteiden elinkaaritiedot haltuun” kertoo Jenna Mustonen, joka toimii asiantuntijana Senaatti-kiinteistöjen toimitila- ja ylläpitopalveluissa.

Tehokas inventointi

Trailin avulla hallitaan tällä hetkellä kymmeniä tuhansia Senaatti-kiinteistöjen kalusteita sekä AV-laitteita kaikkialla Suomessa. Seurattavaan kalustoon on liitetty fyysiset RFID-tunnisteet yksilöllistä seurantaa varten. Tunnisteissa on laitteiden perustiedot ja QR-koodi mahdollistaen nopeat ja vaivattomat mobiilisti tehtävät vikailmoitukset.

"Päätimme merkitä laitteet Trailin RFID-älysiruilla, jotta toistuvat inventaariot pystytään tekemään etälukijoiden avulla. Tällä tavoin inventaariot voidaan tehdä murto-osan ajassa aiempaan verrattuna" sanoo Mustonen.

Etäluettavien RFID-tunnisteiden lukemisessa käytetään Trailin mobiilisovellusta ja RFID-lukijaa. Käytännössä lukijaan kytketään mobiililaite, jossa Trailin sovellus rekisteröi kaikki lukijalla skannatut RFID-tunnisteet ja joka päivittää järjestelmään ajantasaiset tiedot.

Tehokas RFID-lukija mahdollistaa tunnisteiden lukemisen jopa 10 metrin päästä ja tämän seurauksena inventaarioiden toteuttaminen on erittäin nopeaa. Esimerkkinä tehokkuudesta yhdessä Helsingin toimipisteessä inventoitiin kokonaisen kerroksen noin 800 artikkelia alle 10 minuutissa.

Kalustotiedon kokoaminen

Kalustotiedon kokoaminen palveluun toimii jouhevasti, kun kaluston toimittajat lähettävät kalustotiedot valmiiksi järjestelmälle luettavassa muodossa.

"Trailin avulla saamme vihdoin kattavan kuvan hallinnoimistamme sijainneista sekä eri asiakkailla käytössä olevista kalusteista ja laitteista, vieläpä helposti. Aiemmin tällaisten tietojen kokoaminen ja ajan tasalla pitäminen oli käytännössä mahdotonta" toteaa Mustonen.

Käyttäjäoikeuksien hallinta

Toimintansa puolesta kaikkien Senaatti-kiinteistöjen käytössä olevien järjestelmien tulee toimia aukottomasti ja luotettavasti käyttäjäoikeuksien hallinnan osalta. Trailin monipuolisen käyttöoikeuksien hallinnan avulla tiedot eri puolilla Suomea olevasta kalustosta ovat ainoastaan asiaankuuluvien henkilöiden saatavilla.

Saavutetut hyödyt:

• Ajantasainen kokonaiskuva kaikesta irtaimistosta

• Tehokas ja luotettava inventaario

• Tehokas laitetiedon koonti

• Toimiva käyttäjäoikeuksien hallinta

AssetOps avuksi investointisuunnitteluun ja kaluston käytön tehostamiseen

""Halusimme analysoida hankintojemme tehokkuutta elinkaarihinnan ja huoltohistorian perusteella ja käyttää näitä tietoja hyväksemme investointisuunnitelmissa" Marko Myöhänen, Esitystekniikkapäällikkö, Sibelius-Akatemia

Sibelius-Akatemia tarjoaa Suomen akateemisesti korkeatasoisinta musiikkiopetusta. Sibelius-Akatemia toimii kuudessa kohteessa, ja oppilaitoksessa on 1 400 opiskelijaa, 230 opettajaa ja 140 muuta työntekijää. Akatemia järjestää vuosittain satoja konsertteja.

Sibelius-Akatemian musiikkiteknologian osaston kalusto käsittää yli neljä tuhatta yksikköä, joita opiskelijat, opettajat ja henkilökunta käyttävät tuotannoissaan. Oppilaitos tarvitsi järjestelmän ja toimintamallin, jolla seurata kaluston käyttöä ja varmistaa kaluston riittävyys kaikkiin tuotantoihin.

Trail-kalustonhallinta ja sen myötä Sibelius-Akatemialla laajentunut AssetOps-kulttuuri toivat kaivattua järjestelmällisyyttä ja vastuullisuutta omaisuudenhallintaan.

Viivakoodit ja RFID-tunnisteet apuna seurannassa

Sibelius-Akatemian kalusto on merkitty sekä viivakoodeilla että RFID-tunnisteilla. Näin kaluston lainaus ja palautus onnistuvat hyvin nopeasti. Viivakoodien tulostus ja RFID-tunnisteiden kiinnitys on helppoa, ja sen voi tehdä suoraan Trail-palvelusta. Oppilaitos valitsi kulutusta kestävän tunnisteen, joka pysyy paikoillaan ja luettavana kovassakin käytössä.

Tärkeimmät syyt Trail-palvelun valintaan:

• Intuitiivinen ja helppo käyttöliittymä

• Turvallinen verkkopohjainen ratkaisu, jossa myös SSO-kirjautumismahdollisuus

• Trail Systemsin tarjoama tuki ja neuvonta

Saavutetut hyödyt:

• Kaluston käyttöasteen seuranta – käyttöaste on parantunut selvästi

• Kaikki kalustotiedot ovat keskitetysti samassa paikassa ja saatavilla missä tahansa - vähemmän aikaa kuluu tiedon etsimiseen

• Luotettava data tehostaa päätöksentekoa

Kahden suomalaisen vastuullisen toimijan kumppanuus

Martela on vuonna 1945 perustettu suomalainen perheyritys. Martela suunnittelee ja toteuttaa käyttäjäkeskeisiä työ- ja oppimisympäristöjä. Martelan tuote- ja palveluvalikoima kattaa tilojen koko elinkaaren.

Trail Systems auttaa hankitun kaluston hallinnassa pilvipohjaisen kalustonhallintajärjestelmän avulla. Järjestelmän kalustotieto pohjautuu kaluston tunnistemerkintään, jonka avulla digitalisoidaan fyysinen irtain ja keskitetään siihen liittyvä tieto läpi koko elinkaaren.

Martela ja Trail Systems sopivat kumppanuudesta ja yhteistyöstä vuonna 2018 vastatakseen kysyntään liittyen kalusteiden kokonaisvaltaisemmalle hallinnalle. Siinä missä työ muuttuu myös työympäristöt moninaistuvat, ja kalustonhallinnan palvelut ovat entistä merkityksellisempiä. Sekä Martela että Trail Systems ovat hyvin käyttäjäorientoituneita ja asiakaskeskeisiä palveluntuottajia. Vastuullisuus yhdistää myös tämän kumppanuuden osapuolia vahvasti.

Vastuullisempaa ja kustannustehokasta kalustonhallintaa

Yhdessä kumppaneina asiakkaalle tarjotaan entistä kokonaisvaltaisempi työympäristön hallintapalvelu. Asiakas pääsee hyödyntämään kalustotietoja suunnittelussa ja päätöksenteossa. Ennen kaikkea asiakkaalle tarjotaan kyky tehdä vastuullisia kalusteinvestointeja ainoastaan todennettuun tarpeeseen, ja sitä kautta hallita myös kustannuksia. Vastuullisempaa kalustonhallinnan kulttuuria on mahdollista rakentaa, kun päätöksiä voidaan perustellusti tehdä esimerkiksi käytettyjen ja uusien kalusteiden yhdistämisestä.

Toimiva yhteistyö

Martelan ja Trail Systemsin kumppanuus perustuu molemminpuoliseen arvostukseen, avoimeen kommunikointiin sekä loppuasiakkaan todelliseen lisäarvoon. Näille asioille kumppanuutta on hyvä rakentaa jatkossakin.

Tarkempi kokonaiskuva koulutuskuntayhtymän kaluston käytöstä

“Trail on erittäin helppokäyttöinen ja selkeä. Olemme olleet siihen erittäin tyytyväisiä” Juha Hirvonen, Riverian äänituotannon yksikkö

Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymä Riveria on yksi Suomen suurimmista koulutuksen järjestäjistä. Vuosittain Riveriassa opiskelee 17000 opiskelijaa, ja kuntayhtymä tarjoaa suoritettavaksi yli 130 erilaista tutkintoa. Media- ja viestintäalan yksikössä opiskelijat käyttävät päivittäin oppilaitoksen omistamaa AV-kalustoa erilaisissa projekteissa.

Ensimmäisenä Riveriassa Trailin otti käyttöön äänituotannon yksikkö. Aikaisemmin kaluston varaukseen käytettiin paperilomakkeeseen perustuvaa varausjärjestelmää, joka ei ollut toimintavarma, eikä pysynyt ajan tasalla.

AssetOps parantaa seurantaa ja säästää työaikaa

Trailin mahdollistaman AssetOps-kulttuurin myötä äänituotannon yksikössä kaluston elinkaarta alettiin seurata tarkemmin. Trail-varausominaisuuden ansiosta opiskelijat voivat varata laitteita käyttöönsä ajasta ja paikasta riippumatta verkkopohjaisen käyttöliittymän kautta. Varaustilanne päivittyy näin jatkuvasti ja kokonaiskuva kaluston käytöstä on helppo muodostaa.

Riveria pystyy Trail-järjestelmän avulla varmistamaan, että kalusto palautuu paikoilleen opiskelijan varauksen päätyttyä. Kun tiedot varaushistoriasta on helposti saatavilla, on kaluston löytäminen myös varmempaa. Kalustoa ei ole hävinnyt lainkaan Trail-käyttöönoton jälkeen, ja laitteiden etsimiseen käytetty aika on huomattavasti lyhentynyt.

Äänituotannon yksikön hyvien kokemusten pohjalta Trail-palvelun käyttö Riverialla on laajentunut. Nykyään myös radio- ja TV-koulutusyksiköt, sekä valokuvaus- ja graafinen suunnittelu -koulutusyksiköt hallitsevat kalustoaan Trail-ratkaisun avulla.

Saavutetut hyödyt:

• Kaluston etsimiseen käytetyn ajan väheneminen

• Kalustohävikin väheneminen merkittävästi

• Laitteiden helppo löydettävyys

• Laitteiden varausten ja palautusten seuranta