Asiakkaidemmetyytyväisyysonmeilletärkeää

Senaatti-kiinteistöt

Senaatti-kiinteistöt on Suomen valtion kiinteistöasiantuntija ja toimitilakumppani. Se vastaa valtionhallinnon organisaatioiden toimitilojen ylläpidosta ja kehityksestä ja luo asiakkaiden toimintaa tukevia työympäristöjä.

Trail otettiin Senaatti-kiinteistöillä käyttöön vuonna 2018 julkisen kilpailutuksen kautta. Käyttöönoton yhteydessä toteutettiin järjestelmän tietoturva- ja hallinnollinen auditointi, jossa varmistettiin Trailin soveltuvuus valtionhallinnon käyttöön.

”Toiveena oli saada kaikki eri sijainneissa olevien toimistokalusteiden ja AV-laitteiden elinkaaritiedot haltuun” kertoo Jenna Mustonen, joka toimii asiantuntijana Senaatti-kiinteistöjen toimitila- ja ylläpitopalveluissa.

Tehokas inventointi

Trailin avulla hallitaan tällä hetkellä kymmeniä tuhansia Senaatti-kiinteistöjen kalusteita sekä AV-laitteita kaikkialla Suomessa. Seurattavaan kalustoon on liitetty fyysiset RFID-tunnisteet yksilöllistä seurantaa varten. Tunnisteissa on laitteiden perustiedot ja QR-koodi mahdollistaen nopeat ja vaivattomat mobiilisti tehtävät vikailmoitukset.

"Päätimme merkitä laitteet Trailin RFID-älysiruilla, jotta toistuvat inventaariot pystytään tekemään etälukijoiden avulla. Tällä tavoin inventaariot voidaan tehdä murto-osan ajassa aiempaan verrattuna" sanoo Mustonen.

Etäluettavien RFID-tunnisteiden lukemisessa käytetään Trailin mobiilisovellusta ja RFID-lukijaa. Käytännössä lukijaan kytketään mobiililaite, jossa Trailin sovellus rekisteröi kaikki lukijalla skannatut RFID-tunnisteet ja joka päivittää järjestelmään ajantasaiset tiedot.

Tehokas RFID-lukija mahdollistaa tunnisteiden lukemisen jopa 10 metrin päästä ja tämän seurauksena inventaarioiden toteuttaminen on erittäin nopeaa. Esimerkkinä tehokkuudesta yhdessä Helsingin toimipisteessä inventoitiin kokonaisen kerroksen noin 800 artikkelia alle 10 minuutissa.

Kalustotiedon kokoaminen

Kalustotiedon kokoaminen palveluun toimii jouhevasti, kun kaluston toimittajat lähettävät kalustotiedot valmiiksi järjestelmälle luettavassa muodossa.

"Trailin avulla saamme vihdoin kattavan kuvan hallinnoimistamme sijainneista sekä eri asiakkailla käytössä olevista kalusteista ja laitteista, vieläpä helposti. Aiemmin tällaisten tietojen kokoaminen ja ajan tasalla pitäminen oli käytännössä mahdotonta" toteaa Mustonen.

Käyttäjäoikeuksien hallinta

Toimintansa puolesta kaikkien Senaatti-kiinteistöjen käytössä olevien järjestelmien tulee toimia aukottomasti ja luotettavasti käyttäjäoikeuksien hallinnan osalta. Trailin monipuolisen käyttöoikeuksien hallinnan avulla tiedot eri puolilla Suomea olevasta kalustosta ovat ainoastaan asiaankuuluvien henkilöiden saatavilla.

Saavutetut hyödyt:

• Ajantasainen kokonaiskuva kaikesta irtaimistosta

• Tehokas ja luotettava inventaario

• Tehokas laitetiedon koonti

• Toimiva käyttäjäoikeuksien hallinta

Trail Norjan TV2:n mediatuotannon tukena

Norjan TV2 päätti ottaa Trailin käyttöön tuotantoteknologian ja kameravarusteiden hallintaan. Tavoitteena oli ennen kaikkea hallita tehokkaasti kaluston elinkaarta aina ostosta sen hävittämiseen asti.

“Meillä oli tarve sellaiselle työkalulle, joka auttaa meitä hallitsemaan tuotantoteknologian laitteistoa tehokkaasti." Kertoo Jon Eirik Olsen, Tuotantopäällikkö, TV2 Oslo.

Tehokas kalustonhallinta

Yksi Trailin käyttöönoton syistä oli tehokkuuden tuominen kalustonhallintaan. Trail nähtiin ratkaisuna manuaalisen hallintatyön vähentämiseen, kaluston käyttökunnon varmistamiseen, sekä kaluston käytön hallinnan parantamiseen. Kalustoon liittyvän väärinkäytön riskin pienentäminen oli myös toivottu lopputulos.

“Vaikka hävinneet tai varastetut laitteet eivät ole olleet merkittävä ongelma, niin Trailin käyttöönotto madaltaa myös väärinkäytön riskiä eteenpäin katsoen." kommentoi Olsen.

Raportoinnin ja suunnittelun tuki

TV2:n näkökulmasta tunnistettiin, että on tärkeää tallentaa kalustoon liittyvä dokumentaatio ja käyttöohjeet Trailiin myöhempää tarkastelua varten. Trail myös tarjosi TV2:lle joustavan työkalun huoltojen järjestelmälliseen suunnitteluun ja toteutukseen. Kaluston käyttöraportit nähtiin myös oleellisena osana palvelua liittyen TV2:n investointitarpeiden arviointiin.

Kyvykkyys itsepalveluvarastoon

Yksi tärkeimmistä Trailin tarjoamista kyvykkyyksistä oli itsepalveluvaraston operointi. TV2:n tavoitteena oli, että esimerkiksi valokuvaajat pystyvät ottamaan itse vastuun kaluston varaamisesta, keräämisestä ja palauttamisesta. Itsepalveluvaraston toimimiseksi oli tärkeää, että palvelulla on selkeä käyttöliittymä sekä mobiili-, että selainkäyttäjille.

“Halusimme henkilökuntamme pystyvän operoimaan kalustoa itsenäisesti ja siinä Trail tarjosi meille kattavat työkalut. Kuvajournalistimme ovat päivittäin jatkuvassa liikkeessä ja halusimme tarjota Trailin mobiilikäyttöliittymän heille pääasialliseksi työvälineeksi itsepalveluun. Nyt he voivat suunnitella varaukset seuraavan työkeikan kameravarusteille mistä tahansa. Heillä on myös sujuva työjärjestys QR-kooditunnisteiden avulla vikaantumisten raportointiin ja huoltopyyntöihin." sanoo Olsen.

Käyttöönotto

Trail ja TV2 suunnittelivat ja toteuttivat yhdessä kuuden kuukauden käyttöönottoprojektin varmistaakseen, että järjestelmän käyttöönoton yhteydessä TV2 pystyi kehittämään kalustonhallinnan prosesseja myös sisäisesti. Käyttöönoton aikana Traililla kehitettiin palvelua tukemaan vielä paremmin TV2:n tarpeita.

"Käyttöönotto oli yhteinen projekti ja siihen sisältyi useita koulutuksia sekä paljon oppimista, ei ainoastaan järjestelmästä, mutta myös meidän omista prosesseista." kertoo Olsen.

Saavutetut hyödyt:

• Parempi näkyvyys kaikkeen kalustotietoon

• Itsepalvelu kaikkiin kalustovarauksiin

• Kaluston käytön parempi hallinta

• Kyky kerätä ja palauttaa kalustoa mobiilikäyttöliittymän avulla

• Vähemmän kadonneita laitteita

• Ajansäästö tehokkaamman kalustonhallinnan kautta

• Parempi hallinta kaluston huoltoihin

• Parempi näkyvyys kalustoon, joka on henkilöstön henkilökohtaisessa käytössä

Tarkempi kokonaiskuva koulutuskuntayhtymän kaluston käytöstä

“Trail on erittäin helppokäyttöinen ja selkeä. Olemme olleet siihen erittäin tyytyväisiä” Juha Hirvonen, Riverian äänituotannon yksikkö

Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymä Riveria on yksi Suomen suurimmista koulutuksen järjestäjistä. Vuosittain Riveriassa opiskelee 17000 opiskelijaa, ja kuntayhtymä tarjoaa suoritettavaksi yli 130 erilaista tutkintoa. Media- ja viestintäalan yksikössä opiskelijat käyttävät päivittäin oppilaitoksen omistamaa AV-kalustoa erilaisissa projekteissa.

Ensimmäisenä Riveriassa Trailin otti käyttöön äänituotannon yksikkö. Aikaisemmin kaluston varaukseen käytettiin paperilomakkeeseen perustuvaa varausjärjestelmää, joka ei ollut toimintavarma, eikä pysynyt ajan tasalla.

AssetOps parantaa seurantaa ja säästää työaikaa

Trailin mahdollistaman AssetOps-kulttuurin myötä äänituotannon yksikössä kaluston elinkaarta alettiin seurata tarkemmin. Trail-varausominaisuuden ansiosta opiskelijat voivat varata laitteita käyttöönsä ajasta ja paikasta riippumatta verkkopohjaisen käyttöliittymän kautta. Varaustilanne päivittyy näin jatkuvasti ja kokonaiskuva kaluston käytöstä on helppo muodostaa.

Riveria pystyy Trail-järjestelmän avulla varmistamaan, että kalusto palautuu paikoilleen opiskelijan varauksen päätyttyä. Kun tiedot varaushistoriasta on helposti saatavilla, on kaluston löytäminen myös varmempaa. Kalustoa ei ole hävinnyt lainkaan Trail-käyttöönoton jälkeen, ja laitteiden etsimiseen käytetty aika on huomattavasti lyhentynyt.

Äänituotannon yksikön hyvien kokemusten pohjalta Trail-palvelun käyttö Riverialla on laajentunut. Nykyään myös radio- ja TV-koulutusyksiköt, sekä valokuvaus- ja graafinen suunnittelu -koulutusyksiköt hallitsevat kalustoaan Trail-ratkaisun avulla.

Saavutetut hyödyt:

• Kaluston etsimiseen käytetyn ajan väheneminen

• Kalustohävikin väheneminen merkittävästi

• Laitteiden helppo löydettävyys

• Laitteiden varausten ja palautusten seuranta

Trail Yleisradion mediatuotannon tukena

Ylen mediatuotannon kalustoa hallitaan Traililla. Trail tarjoaa näkyvyyden kaluston sijaintiin, varauksiin, tuleviiin tuotantoihin ja huoltotietoihin niille henkilöille, jotka vastaavat tuotantotoiminnassa laitteiden käyttökunnosta ja saatavuudesta.

"Kun otimme käyttöön Trailin, varausprosessin tiedonkulku rupesi toimimaan. Trail toi sujuvan varauskäytännön ja tiedon yhteen paikkaan", kertoo Ville Venell, Yle Tuotanto ja Design -osaston päällikkö.

Trail tukee mediatuotantoon ja lähetyksiin liittyvän kaluston hallintaa Ylellä. Jokaisen tuotannon taustalla on mittava koneisto ammattilaisia, joista jokainen on vastuussa omasta osuudestaan kokonaisuudesta. Tekninen näkökulma tuotantoihin on erittäin tärkeä ja Trailin avulla Ylen kalustosta vastaavat ammattilaiset pystyvät varmistamaan, että kaikki tuotantoihin lähtevä kalusto on saatavilla ja huollettuna.

Trail mahdollistaa sujuvan tiedonkulun Ylen tuotannoissa kalustonhallinnan tiedon osalta. Kaluston sijaintitieto on avainasemassa varmistamaan tuotantoihin liittyvän logistiikan. Kalusto, jota käytetään Ylen tuotannoissa, täytyy olla hyvässä käyttökunnossa ja siihen vaaditaan jatkuvia huoltotoimenpiteitä ja huoltojen suunnittelua. Trail tukee huoltoihin liittyvää toimintaa sekä mahdollistaa huoltolokien tallentamisen.

"Kun tutustuimme Trailiin saimme suunnittelujärjestelmälle kirittäjän, joka asetti suunnittelujärjestelmästä saatavalle kalustonhallinnalle kovan vaatimustason. Kun suunnittelujärjestelmä ei kyennyt samaan kuin Trail, päätimme rakentaa talon sisäisen järjestelmän modulaarisesti niin että Trail toimii kaluston hallinnassa ja tuotannon suunnittelu tulee suunnittelujärjestelmästä.", Venell jatkaa.

Yle Tuotannon kalustopoolin päällikön Juha Rinteen mukaan Trailin käyttöönottoa on helpottanut kalustonhallintajärjestelmän helppokäyttöisyys. "Kokemukseni Trailista on ollut erittäin positiivinen. Palvelua on erittäin helppo käyttää ja käytön omaksuu nopeasti. Koulutuksissa, joita olen pitänyt noin 450 Ylen työntekijälle, olen verrannut Trailin käyttöä verkkopankin käyttöön. Eli jos pärjää verkkopankin käytössä pärjää Trailin käytössä",

Kalustotiedon läpinäkyvyys on ollut myös suuri etu, joka on säästänyt varastotyöntekijöiltä kaluston etsimiseen käytettyä työaikaa. "Suuri helpotus on ollut se, että nyt käyttäjät itse näkevät kenellä laitteita on lainassa tai varauksessa ja voivat nyt keskenään sopia, jos kalustoa pitää vaihtaa tuotannosta toiseen. 'Kadoksissa' olevan kaluston jäljitys on helppoa", Rinne toteaa.

Saavutetut hyödyt:

• Kaikki tuotantoihin tarvittava kalusto on oikeassa paikassa oikeaan aikaan ja hyvässä käyttökunnossa.

• Läpinäkyvä ja luotettava kalustotieto helppokäyttöisessä järjestelmässä

• Integraatiot talous- ja tuotannonhallintajärjestelmiin

• Kertakirjautuminen (single sign-on) käytössä kaikille työntekijöille

Traililla tehoa ammattikorkeakoulun kalustoraportointiin

Oulun ammattikorkeakoulu luo elinvoimaa ja hyvinvointia pohjoiseen Suomeen. Se tarjoaa opetusta yli 9000 opiskelijalle ja tuottaa vuosittain yli 1420 uutta tutkintoa kuudelta eri koulutusalalta.

Opetuksessa ja tutkimuksessa käytetään paljon modernia kalustoa, johon myös investoidaan satoja tuhansia euroja vuodessa. Kaluston tehokkaalla hallinnalla varmistetaan, että kalusto vastaa opetuksen tarpeisiin ja pysyy suorituskykyisenä koko käyttöikänsä ajan. Oamk onkin luottanut kalustonhallinnassaan Trailiin jo vuodesta 2015.

Tilanne ennen Trailin käyttöönottoa

Usealle kampukselle levittäytyneen ammattikorkeakoulun kalustonhallinta oli muodostunut haasteelliseksi. Kalustonhallintaan oli olemassa ohjelmisto, joka kehitystyön loppumisen vuoksi ei enää vastannut tarpeisiin. Vanha järjestelmä ei esimerkiksi tarjonnut kattavia raportteja Oamk:n toivomalla tavalla.

Sibelius-Akatemialta kantautuneet hyvät kokemukset saivat myös Oamk:n tutustumaan Trail-kalustonhallintaan tarkemmin.

Tilanne Trail-käyttöönoton jälkeen

Oamk otti Trail-ratkaisun käyttöön vuonna 2015. Kalustonhallintajärjestelmän helppokäyttöisyys ja Trailin tarjoama tuki varmistivat, että käyttäjät pääsivät alkuun nopeasti. Nyt Oamk:ssa kalustotiedot ovat tallessa nykyaikaisessa järjestelmässä, ja raportointi on tehostunut merkittävästi. Lisäksi Oamk:ssa varmistetaan Trailin kokoaman tiedon avulla, että kaikki tarvittava kalusto todella on vakuutettu.

Myös inventoinnit ovat nopeutuneet aiempaan verrattuna Trailin viivakooditunnisteiden ja mobiilisovelluksen ansiosta. Nykyisellään inventointeihin käytetään vain noin 1-2 tuntia osastoa kohti vuodessa.

Trail-varausominaisuuden ansiosta opetuskäytössä olevan kaluston varaaminen on myös opiskelijoille helppoa. Opiskelijat näkevät aiempaa paremmin, mitä kalustoa heillä on käytettävissään ja pystyvät varaamaan projekteihinsa tarvitsemansa kaluston suoraan käyttöliittymästä.

Oamk:ssa käytetään Trail-järjestelmää myös tehokkaaseen investointien suunnitteluun. Järjestelmä antaa tiedot kaluston hankintahinnasta, käyttöiästä ja käyttöasteesta, jolloin investoinnit myös perustuvat faktaan mielikuvien sijaan.

“Olen ollut erittäin tyytyväinen Trailin käyttöön. Saamme sieltä excel-raportteja erilaisia käyttötarkoituksia varten, inventoinnit ovat nopeutuneet ja lainausjärjestelmän avulla lainaukset pysyvät paremmin seurannassa. Trailin henkilökunta on ollut myös suuri tuki ja apu!” Heli Malmström, Trail-pääkäyttäjä, Oulun ammattikorkeakoulu

Saavutetut hyödyt:

• Raportoinnin tehostuminen

• Aiempaa tarkemmat ja nopeammat inventoinnit

• Kaluston lainaamisen ja varaamisen helpottuminen

• Tarkemmat kalustotiedot vakuutuksia varten