Asiakkaidemmetyytyväisyysonmeilletärkeää

Kahden suomalaisen vastuullisen toimijan kumppanuus

Martela on vuonna 1945 perustettu suomalainen perheyritys. Martela suunnittelee ja toteuttaa käyttäjäkeskeisiä työ- ja oppimisympäristöjä. Martelan tuote- ja palveluvalikoima kattaa tilojen koko elinkaaren.

Trail Systems auttaa hankitun kaluston hallinnassa pilvipohjaisen kalustonhallintajärjestelmän avulla. Järjestelmän kalustotieto pohjautuu kaluston tunnistemerkintään, jonka avulla digitalisoidaan fyysinen irtain ja keskitetään siihen liittyvä tieto läpi koko elinkaaren.

Martela ja Trail Systems sopivat kumppanuudesta ja yhteistyöstä vuonna 2018 vastatakseen kysyntään liittyen kalusteiden kokonaisvaltaisemmalle hallinnalle. Siinä missä työ muuttuu myös työympäristöt moninaistuvat, ja kalustonhallinnan palvelut ovat entistä merkityksellisempiä. Sekä Martela että Trail Systems ovat hyvin käyttäjäorientoituneita ja asiakaskeskeisiä palveluntuottajia. Vastuullisuus yhdistää myös tämän kumppanuuden osapuolia vahvasti.

Vastuullisempaa ja kustannustehokasta kalustonhallintaa

Yhdessä kumppaneina asiakkaalle tarjotaan entistä kokonaisvaltaisempi työympäristön hallintapalvelu. Asiakas pääsee hyödyntämään kalustotietoja suunnittelussa ja päätöksenteossa. Ennen kaikkea asiakkaalle tarjotaan kyky tehdä vastuullisia kalusteinvestointeja ainoastaan todennettuun tarpeeseen, ja sitä kautta hallita myös kustannuksia. Vastuullisempaa kalustonhallinnan kulttuuria on mahdollista rakentaa, kun päätöksiä voidaan perustellusti tehdä esimerkiksi käytettyjen ja uusien kalusteiden yhdistämisestä.

Toimiva yhteistyö

Martelan ja Trail Systemsin kumppanuus perustuu molemminpuoliseen arvostukseen, avoimeen kommunikointiin sekä loppuasiakkaan todelliseen lisäarvoon. Näille asioille kumppanuutta on hyvä rakentaa jatkossakin.

The British Museum luottaa Trailiin AV-laitteiden hallinnassa

The British Museum Lontoossa on todennäköisesti maailman tunnetuin museo. Sen vakituinen kokoelma on yksi maailman suurimpia, ja se on historian ensimmäinen julkinen kansallismuseo.

The British Museum on myös yksi maailman suurimmista museoista. Se on pinta-alaltaan yli 92,000 neliömetriä, minkä lisäksi sillä on 21 600 neliömetriä varastotilaa museon yhteydessä sekä 9400 neliömetriä museorakennukseen ulkopuolista varastotilaa.

Museo on sivistänyt ja inspiroinut lukemattomia ihmisiä jo vuodesta 1753 alkaen. Viime aikoina yhä näyttävämpien näyttelyiden ja tapahtumien luomisessa AV- ja esitystekniikan rooli on korostunut. Suuri museorakennus loputtomine tiloineen asettaa kovia vaatimuksia AV-kaluston ja esitystekniikan hallinnalle.

The British Museum otti kalustonhallintajärjestelmä Trailin käyttöön vuonna 2021. Ensimmäisenä käyttökohteena oli AV-kaluston ja esitystekniikan hallinta sekä niihin liittyvien prosessien tehostaminen.

Haastattelimme museon AV Team Lead, Clark Henry-Brownia heidän kalustonhallinnan haasteistaan ja ratkaisuistaan.

Clark, kertoisitko alkuun, mitä teet the British Museumilla?

"AV-tiimi hallinnoi useita näyttelyitä, konferensseja ja järjestelmiä ympäri the British Museumia. Minä johdan tätä tiimiä ja sen resursseja, jotta pystymme vastaamaan nykyaikaisen museotoiminnan AV- ja esitystekniikalle asettamiin haasteisiin korkeimpien standardien mukaisesti."

Mitkä olivat keskeisiä kalustonhallinnan haasteita ennen kuin otitte Trailin käyttöön?

"Museon AV-osasto on vastuussa erittäin suuresta määrästä AV-resursseja, aina projektoreista näyttöihin ja liikuteltaviin äänentoistolaitteisiin. Tätä kalustoa varastoidaan useissa eri varastoissa eri puolilla valtavaa museorakennusta.

Vastuullamme on useiden näyttelyiden, tapahtumien ja järjestelmien hallinnointi yhtä aikaa, eikä meillä ollut tarkkaa käsitystä siitä, mitä kalustoa meillä missäkin on. Usein meillä oli kalustoa hukassa, emmekä tienneet, mitä kalustoa on käytettävissä tulevissa tapahtumissa.

Lisäksi useisiin eri gallerioihin ja näyttelytiloihin sijoitetun AV-laitteiston huoltotiedot eivät olleet ajan tasalla. Määräajoin toistuvista huolloista tai vikailmoituksista ei saatu tietoa, ja toimenpiteet unohtuivat helposti."

Mihin pääasiallisesti käytätte Trailia the British Museumilla?

"Trail on fantastisen monipuolinen kalustonhallintajärjestelmä the British Museumin AV-osastolle! Kaluston elinkaarenhallinnan näkökulmasta se antaa meille mahdollisuuden budjetoida hankintoja tarkemmin laitteiden tekniseen elinkaareen perustuen – näin valtavalla kalustomassalla se oli aiemmin täysin mahdotonta.

Lisäksi teknikkomme käyttävät Trailia varatakseen kalustoa tuleviin näyttelyihin ja tapahtumiin."

Mikä sai teidät valitsemaan Trailin kalustonhallintajärjestelmäksenne?

"Olen aiemmin käyttänyt useita kalustonhallintajärjestelmiä, ja Trail teki vaikutuksen helppokäyttöisyydellään. Ja mikä tärkeintä, Trailin tiimi on ollut alusta alkaen erittäin avulias ja valmis muokkaamaan Trail-ympäristöämme vastaamaan varsin monipuolisiin tarpeisiimme."

Mitkä ovat tärkeimmät edut, joita Trail teille tuo?

"Projektienhallinnan näkökulmasta Trail tekee minun työstäni paljon helpompaa. Näyttelykalenteri suunnittellaan vuosiksi eteenpäin, ja samalla näyttelyiden tarvitsemaa kalustoa varataan käyttöön jopa vuosi ennen varsinaisen näyttelyn alkua. Ilman Trailia, tämän varaustilanteen ylläpitäminen on ollut erittäin työlästä, ja Trailin säästämän työajan ansiosta siitä on tullut meille korvaamaton apu."

Mitä kalustonhallinnan parhaita käytäntöjä voisit jakaa muille?

"Koska Trail on pilvipalvelu, sitä voi käyttää periaatteessa millä tahansa verkkoon liitettävällä laitteella. Olemme suunnitelleet käyttävämme Raspberry Pi:tä halpana tapana luoda skannausasemia useisiin eri varastotiloihimme."

Haluaisitko lisätä vielä jotain?

"Trailin tiimi on yksi iloisimmista tukitiimistä, jonka kanssa minulla on koskaan ollut ilo työskennellä!"

Saavutetut hyödyt:

• Ajantasainen näkyvyys AV-kaluston ja esitystekniikan elinkaareen ja sijainteihin

• Aiempaa parempi mahdollisuus budjetoida hankintoja Trailin sisältämään elinkaaridataan perustuen

• Aiempaa parempi mahdollisuus suunnitella kaluston käyttö tulevissa näyttelyissä ja tapahtumissa sekä seurata kaluston käyttöä Trailin varaustoiminnallisuuden avulla

• Käyttäjäystävällinen ja intuitiivinen käyttöliittymä päivittäisen työn helpottamiseksi

Parempaa hallintaa kriisinhallinnan varusteille

Kriisinhallintakeskus (CMC Finland) on vuonna 2007 perustettu siviilikriisinhallinnan osaamiskeskus, joka toimii sisäministeriön alaisuudessa omana itsenäisenä keskuksenaan. Se vastaa suomalaisten siviilikriisinhallinnan ja kansainvälisen pelastustoimen asiantuntijoiden koulutuksesta, rekrytoinnista, ja varustamisesta kansainvälisiin tehtäviin.

Kriisinhallintakeskus toimii kansainvälisesti ja sillä on jatkuvasti maailmalla noin 120 siviilikriisinhallinnan asiantuntijaa. Tästä syntyikin tarve hallinnoida paremmin erilaisia varusteita, joita maailmalla liikkuville asiantuntijoille jaetaan. Ville Mertamo, joka vastaa Kriisinhallintakeskuksen logistiikan suunnittelusta, kaipasi myös toimivaa ratkaisua varastosaldojen hallintaan. Hän huolehtii varastoinnista, hankinnoista sekä asiantuntijoiden varusteiden toimituksista ja palautuksista.

Miksi Trail?

Haasteina oli saada varasto järjestykseen ja selkeä kokonaiskuva siitä, kenelle oli luovutettu mitäkin varusteita ja välineitä, sekä niiden toimintakunnnon varmistaminen. Mertamon mukaan osa ulkomailla olevista varusteista oli merkitty ”parasta ennen”-merkinnällä, eikä riittävää dataa myöskään hankintojen suunnittelua varten ollut. Erilaisia kalustonhallintajärjestelmiä vertailtiin paljon, mutta moni oli erikoistunut kaupalliseen vuokraustoimintaan, eikä niinkään varusteiden hallintaan. Trail valikoitui Kriisinhallintakeskuksen tarpeisiin sopivimmaksi. Erityisesti helppo lainausominaisuus vakuutti.

”Mahdollisuus käyttää viiva- ja QR-koodeja sekä mobiilisovellusta olivat tärkeitä meille. Hinnoittelu oli tehty helpoksi.”

Sujuva käyttöönotto

Trail-järjestelmän käyttöönotto vuonna 2021 sujui hyvin, pääkäyttäjä Villen lisäksi muutama kollega koulutettiin hallinnoimaan kalustoa Trailin avulla. He huolehtivat varusteiden jakamisesta henkilökunnalle, reagoivat saldomuutoksiin Trailista saatavien muistutuksien avulla, sekä osaavat hankkia uutta kalustoa tarpeen vaatiessa. Varastossa olevien tavaroiden kategorisointiin kannattaa käyttää aikaa. Se helpottaa nopeaa käyttöönottoa.

Merkittävimmät edut

Suurimpina etuina arjessa Mertamo nimeää muun muassa mahdollisuuden tarkastella varastosaldojen tilannetta etänä, jolloin työaikaa säästyy muuhun. Tieto esimerkiksi satelliittipuhelimien huoltohistoriasta tai eri varusteiden menekistä, on saatavilla helposti mistä tahansa. Tämä puolestaan auttaa budjetoimaan tulevia hankintoja ja vähentämään turhia investointeja. Hävikki on selkeästi pienentynyt, kun Trailin avulla tiedetään tarkkaan, mitä materiaalia kullakin henkilöllä on lainassa. Erityisen arvokasta Mertamolle on, että kaikki tieto on nyt yhdessä järjestelmässä, ei irrallisina Word- tai Excel -tiedostoina.

Koska Trail toimii kaikenlaisen kaluston hallinnointiin hyvin, saattaa laajennus muuhunkin toimintaan olla edessä tulevaisuudessa. ”Trailissa on hyvä pohja ottaa käyttöön se laajemminkin toimiston kalusteiden ja laitteiden hallintaa varten, toistaiseksi Trailia hyödynnetään varusteiden kanssa”, kertoo Mertamo.

Tässä vielä Mertamon vinkki muille Trailia käyttäänottaville: ”Trailissa on mahdollisuus lisätä toisia laitteita laitteiden sisälle, tämän avulla loin erikseen satelliittipuhelimet ja -liittymät. Liittymä laitettiin puhelimen nimikkeen alle, se pystytään vaihtamaan tarvittaessa toiseen puhelimeen esim. laitteen rikkoonnuttua.”

Parempi hallinnan tunne kaikesta seurattavasta kalustosta

Malmö Live on monipuolinen konsertti- ja tapahtumatalo Ruotsin kolmanneksi suurimmassa kaupungissa, Malmössa. Konserttitalon pääsaliin mahtuu 1700 katsojaa, minkä lisäksi rakennuksessa on 650 katsojan Kuben, 200 hengen lämpiönäyttämö sekä mahdollisuus luoda pop-up-näyttämöitä yleisiin tiloihin.

Moderni tapahtumakeskus avautui vuonna 2015. Erinomaisen akustiikan ja viimeisimmän teknologian ansiosta konserttitalo on myös Malmön Sinfoniaorkesterin kotipaikka.

Tekninen päällikkö Martin Berglund ja hänen johtamansa tekninen tiimi tuottaa ääni-, valo- ja näyttämötekniikan vuosittain noin 400 konserttiin ja tapahtumaan.

Lisäksi Malmön Sinfoniaorkesterilla on noin 60-70 konserttia vuodessa Malmö Live:ssa ja muissa Malmön alueen konserttisaleissa. Orkesteri tekee myös joitakin kiertueita vuosittain.

Tapahtumien ja kiertueiden saumaton eteneminen vaatii, että Martinilla ja teknisellä tiimillä on tekninen kalusto täydellisesti hallussaan. He ovatkin turvautuneet vuoden 2022 alusta asti Trail-kalustonhallintaratkaisuun kaluston elinkaarenhallinnassa sekä tapahtumien tekniikan suunnittelussa ja seurannassa.

Keskeiset haasteet ennen Trail-käyttöönottoa

Martin kuvailee tilannetta ennen Trail-järjestelmän käyttöönottoa: “Olemme lähes täysin omavaraisia, mutta meillä ei ole ollut luotettavaa inventaariota teknisestä kalustostamme. Aiemmin emme siis tienneet, mitä omistamme, mikä kaluston tilanne oli, mikä oli toiminnassa, mitä oli hukassa, milloin kalusto oli hankittu ja milloin oli aika uusia sitä. Eikä meillä ollut mahdollisuutta varata kalustoa tapahtumiin.”

”Olin etsinyt Trailin kaltaista järjestelmää jo pitkään. Tilanne meni jopa niin pitkälle, että aloin rakentamaan omaa järjestelmää yksinkertaisen tietokantajärjestelmän, OBDC:n, päälle. Luovuin kuitenkin hankkeesta sen vaativuuden vuoksi."

Malmö Live kasvattaa laiteinventaariotaan jatkuvasti ja lisää kalustotietoa Trail-palveluun. Jo käyttöönottovaiheessa he alkoivat hyödyntää Trailin varaustoiminnallisuutta, jotta heillä säilyy tarkka näkyvyys siihen, mitä kalustoa on saatavilla ja mitä ei.

Aiempaa parempi hallinnan tunne ja muut edut

Suurin Trail-ratkaisun tuoma hyöty Malmö Livelle on ollut aiempaa parempi teknisen kaluston kontrolli. Helposti saatavilla oleva näkymä kalustoon kertoo, mitä on saatavilla ja mitä puuttuu. Tämän ansiosta heillä on vihdoin tietoa kalustosta oletusten sijaan. “Tieto kaluston elinkaaresta auttaa meitä ennustamaan tulevia kustannuksia ja hankintoja. Lisäksi vastuu kalustosta on parantunut, kun työntekijät näkevät, mitä kukakin käyttää ja missä.” Martin jatkaa.

Vaikutuksen on tehnyt myös Trail-asiakaspalvelu. ”Yhteydenpito Trailin tiimin kanssa on ollut todella miellyttävää!”

Kalustonhallinnan parhaat käytännöt konserttitalossa

”Emme ole vielä käyttäneet Trailia kovin pitkään. Olemme kuitenkin huomanneet, että kannattaa rohkaista ja ohjata henkilöstöä varaamaan kalusto kaikkiin projekteihin jo alusta lähtien. Varauksia tulee käyttää jopa pienimmissä tapahtumissa. Näin kalusto pysyy hallinnassa, toisin kuin silloin, kun kalusto vain kerätään ilman varausta tai rekisteröintiä.” Martin tuumii parhaista käytännöistä.

Saavutetut hyödyt:

• Aiempaa parempi hallinnan tunne kalustoon

• Kattava näkyvyys kalustotietoon, kaluston tilanteeseen, huoltotapeeseen, ostohistoriaan ja uusimistarpeeseen

• Mahdollisuus hyödyntää kalustodataa budjetoinnissa ja investointisuunnittelussa

• Työntekijät kantavat vastuuta kalustosta aiempaa paremmin

• Kyky suunnitella ja varata kalustoa tuleviin tapahtumiin

Trail Norjan TV2:n mediatuotannon tukena

Norjan TV2 päätti ottaa Trailin käyttöön tuotantoteknologian ja kameravarusteiden hallintaan. Tavoitteena oli ennen kaikkea hallita tehokkaasti kaluston elinkaarta aina ostosta sen hävittämiseen asti.

“Meillä oli tarve sellaiselle työkalulle, joka auttaa meitä hallitsemaan tuotantoteknologian laitteistoa tehokkaasti." Kertoo Jon Eirik Olsen, Tuotantopäällikkö, TV2 Oslo.

Tehokas kalustonhallinta

Yksi Trailin käyttöönoton syistä oli tehokkuuden tuominen kalustonhallintaan. Trail nähtiin ratkaisuna manuaalisen hallintatyön vähentämiseen, kaluston käyttökunnon varmistamiseen, sekä kaluston käytön hallinnan parantamiseen. Kalustoon liittyvän väärinkäytön riskin pienentäminen oli myös toivottu lopputulos.

“Vaikka hävinneet tai varastetut laitteet eivät ole olleet merkittävä ongelma, niin Trailin käyttöönotto madaltaa myös väärinkäytön riskiä eteenpäin katsoen." kommentoi Olsen.

Raportoinnin ja suunnittelun tuki

TV2:n näkökulmasta tunnistettiin, että on tärkeää tallentaa kalustoon liittyvä dokumentaatio ja käyttöohjeet Trailiin myöhempää tarkastelua varten. Trail myös tarjosi TV2:lle joustavan työkalun huoltojen järjestelmälliseen suunnitteluun ja toteutukseen. Kaluston käyttöraportit nähtiin myös oleellisena osana palvelua liittyen TV2:n investointitarpeiden arviointiin.

Kyvykkyys itsepalveluvarastoon

Yksi tärkeimmistä Trailin tarjoamista kyvykkyyksistä oli itsepalveluvaraston operointi. TV2:n tavoitteena oli, että esimerkiksi valokuvaajat pystyvät ottamaan itse vastuun kaluston varaamisesta, keräämisestä ja palauttamisesta. Itsepalveluvaraston toimimiseksi oli tärkeää, että palvelulla on selkeä käyttöliittymä sekä mobiili-, että selainkäyttäjille.

“Halusimme henkilökuntamme pystyvän operoimaan kalustoa itsenäisesti ja siinä Trail tarjosi meille kattavat työkalut. Kuvajournalistimme ovat päivittäin jatkuvassa liikkeessä ja halusimme tarjota Trailin mobiilikäyttöliittymän heille pääasialliseksi työvälineeksi itsepalveluun. Nyt he voivat suunnitella varaukset seuraavan työkeikan kameravarusteille mistä tahansa. Heillä on myös sujuva työjärjestys QR-kooditunnisteiden avulla vikaantumisten raportointiin ja huoltopyyntöihin." sanoo Olsen.

Käyttöönotto

Trail ja TV2 suunnittelivat ja toteuttivat yhdessä kuuden kuukauden käyttöönottoprojektin varmistaakseen, että järjestelmän käyttöönoton yhteydessä TV2 pystyi kehittämään kalustonhallinnan prosesseja myös sisäisesti. Käyttöönoton aikana Traililla kehitettiin palvelua tukemaan vielä paremmin TV2:n tarpeita.

"Käyttöönotto oli yhteinen projekti ja siihen sisältyi useita koulutuksia sekä paljon oppimista, ei ainoastaan järjestelmästä, mutta myös meidän omista prosesseista." kertoo Olsen.

Saavutetut hyödyt:

• Parempi näkyvyys kaikkeen kalustotietoon

• Itsepalvelu kaikkiin kalustovarauksiin

• Kaluston käytön parempi hallinta

• Kyky kerätä ja palauttaa kalustoa mobiilikäyttöliittymän avulla

• Vähemmän kadonneita laitteita

• Ajansäästö tehokkaamman kalustonhallinnan kautta

• Parempi hallinta kaluston huoltoihin

• Parempi näkyvyys kalustoon, joka on henkilöstön henkilökohtaisessa käytössä