Tuettukäyttöönotto

Koko kaupungin irtaimisto hallintaan

Suurin haaste oli keskitetyn irtaimistotiedon puute

Ennen Trail-kalustonhallintajärjestelmän käyttöönottoa Porin kaupungin irtaimistotieto oli hajautettuna useaan järjestelmään sekä yksikkökohtaisiin taulukoihin. Osaa tiedoista ei oltu koottu mihinkään. Keskitetty näkymä kaikkeen irtaimistoon ja elinkaaritietoon puuttui.

Tavoitteeksi Porin kaupungille muodostui kokonaiskuvan saamisen lisäksi irtaimiston hallintakäytäntöjen yhtenäistäminen sekä irtaimen omaisuuden käytön tehostaminen. Irtaimen omaisuuden tehokkaalla hyödyntämisellä, huoltojen hallinnan parantamisella, korjaustoimenpiteiden suunnitelmallisuudella sekä uusimistarpeiden ennakoinnilla pyritään edistämään kestävän kehityksen mukaista toimintaa.

“Tavoitteena on, että uusien käytäntöjen myötä pystytään aiempaa paremmin hyödyntämään myös kunnossa olevaa kierrätettyä irtaimistoa.” - Erja Haavisto, Talouspäällikkö, Porin kaupunki

Riskienhallinnan näkökulmasta paremmalla irtaimen rekisteröinnillä tunnistettiin myös mahdollisuus ehkäistä irtaimiston katoamista ja luvatonta käyttöä ja siten vahvistaa sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan käytäntöjä.

Trail tarjosi kaupungin tarpeisiin mukautuvan modernin ratkaisun

Trail-kalustonhallintapalvelu valikoitui järjestelmien vertailun jälkeen Porin kaupungin irtaimistonhallinnan ratkaisuksi. Valintaan vaikuttivat erityisesti järjestelmän tuki saldotuotteille sekä laiteperusteinen hinnoittelumalli, joka sopi kaupungin tarpeisiin. Lisäksi järjestelmä vaikutti käytettävyydeltään sujuvalta, teknologioiltaan modernilta ja mukautuvalta tunnistettuihin tarpeisiin.

Käyttöönoton onnistuminen oli monen tekijän summa

Porin kaupunki onnistui erinomaisesti kalustonhallintaratkaisun jalkauttamisessa.

Onnistuneeseen käyttöönottoon vaikutti useita tekijöitä:

• Ohjeistukseen ja tiedottamiseen panostettiin kaupunkitasolla.

• Järjestelmäkäyttöönoton läpivientiin varattiin riittävästi henkilöstöresursseja ja henkilöstö koulutettiin laajamittaisesti tiedon kokoamiseen.

• Käyttöönotto suunniteltiin hyvin ja pohjatyö tehtiin perusteellisesti.

• Toimialat sitoutettiin järjestelmän käyttöön ja vastuuhenkilöt nimettiin.

• Toimittajan avainasiakasvastaava sekä tekninen tuki olivat käyttöönoton tukena

Yksi keskeinen onnistumisen kulmakivi oli se, että Porin kaupunki onnistui sitouttamaan henkilöstönsä kalustotiedon kokoamiseen ja järjestelmän käyttöön. Tässä toimialojen sitouttaminen sekä vastuuhenkilöiden nimeäminen olivat tärkeä osa kokonaisuutta.

Vastuuhenkilöille tarjottiin myös koulutusta sekä yhteinen tukiryhmä työn tueksi. Järjestelmän käyttöönotossa korostettiin, että kukin yksikkö voi hyödyntää sitä omien tarpeidensa mukaisesti määriteltyjä minimivaatimuksia laajemmin, ja vastuuhenkilöille annettiin vapaus päättää itse järjestelmän arjen käytöstä. Aluksi varmistettiin myös, ettei vastuu kohdistu liiallisesti yhdelle henkilölle.

“Saimme vahvan yhteisen tahtotilan rakennettua pääkäyttäjien keskuudessa.” - Bettina Nirhamo, Pääsuunnittelija, Porin kaupunki

Saavutettavat hyödyt

Irtaimistonhallinnan keskittäminen ja yhtenäistäminen on lisännyt näkyvyyttä ja tietoisuutta koko kaupungin laitekannasta. Samalla edellytykset yhtenäisten toimintatapojen vakiinnuttamiselle ovat parantuneet, ja myös laitteiden kierrätys sekä elinkaaren hallinta ovat kehittyneet. Tavoitteena on, että lopulta Trail-kalustonhallintajärjestelmä on käytössä koko kaupungin organisaatiossa.

Trail-kalustonhallintapalvelun avulla odotetaan saavutettavan hyötyjä myös taloudellisesta näkökulmasta, erityisesti yksiköiden välisen kierrätyksen lisääntymisen sekä entistä suunnitelmallisemman elinkaarenhallinnan kautta.

Saavutettuja hyötyjä:

• Kokonaiskäsitys kaupungin omistamasta irtaimistosta

• Kyky nopeasti tarkistaa löytyykö kaupungilta jokin irtaimisto jo valmiiksi tarpeeseen

• Kyky arkistoida riskikartoitukset ja huoltotoimenpiteet osaksi laitetietoa

The British Museum luottaa Trailiin AV-laitteiden hallinnassa

The British Museum Lontoossa on todennäköisesti maailman tunnetuin museo. Sen vakituinen kokoelma on yksi maailman suurimpia, ja se on historian ensimmäinen julkinen kansallismuseo.

The British Museum on myös yksi maailman suurimmista museoista. Se on pinta-alaltaan yli 92,000 neliömetriä, minkä lisäksi sillä on 21 600 neliömetriä varastotilaa museon yhteydessä sekä 9400 neliömetriä museorakennukseen ulkopuolista varastotilaa.

Museo on sivistänyt ja inspiroinut lukemattomia ihmisiä jo vuodesta 1753 alkaen. Viime aikoina yhä näyttävämpien näyttelyiden ja tapahtumien luomisessa AV- ja esitystekniikan rooli on korostunut. Suuri museorakennus loputtomine tiloineen asettaa kovia vaatimuksia AV-kaluston ja esitystekniikan hallinnalle.

The British Museum otti kalustonhallintajärjestelmä Trailin käyttöön vuonna 2021. Ensimmäisenä käyttökohteena oli AV-kaluston ja esitystekniikan hallinta sekä niihin liittyvien prosessien tehostaminen.

Haastattelimme museon AV Team Lead, Clark Henry-Brownia heidän kalustonhallinnan haasteistaan ja ratkaisuistaan.

Clark, kertoisitko alkuun, mitä teet the British Museumilla?

"AV-tiimi hallinnoi useita näyttelyitä, konferensseja ja järjestelmiä ympäri the British Museumia. Minä johdan tätä tiimiä ja sen resursseja, jotta pystymme vastaamaan nykyaikaisen museotoiminnan AV- ja esitystekniikalle asettamiin haasteisiin korkeimpien standardien mukaisesti."

Mitkä olivat keskeisiä kalustonhallinnan haasteita ennen kuin otitte Trailin käyttöön?

"Museon AV-osasto on vastuussa erittäin suuresta määrästä AV-resursseja, aina projektoreista näyttöihin ja liikuteltaviin äänentoistolaitteisiin. Tätä kalustoa varastoidaan useissa eri varastoissa eri puolilla valtavaa museorakennusta.

Vastuullamme on useiden näyttelyiden, tapahtumien ja järjestelmien hallinnointi yhtä aikaa, eikä meillä ollut tarkkaa käsitystä siitä, mitä kalustoa meillä missäkin on. Usein meillä oli kalustoa hukassa, emmekä tienneet, mitä kalustoa on käytettävissä tulevissa tapahtumissa.

Lisäksi useisiin eri gallerioihin ja näyttelytiloihin sijoitetun AV-laitteiston huoltotiedot eivät olleet ajan tasalla. Määräajoin toistuvista huolloista tai vikailmoituksista ei saatu tietoa, ja toimenpiteet unohtuivat helposti."

Mihin pääasiallisesti käytätte Trailia the British Museumilla?

"Trail on fantastisen monipuolinen kalustonhallintajärjestelmä the British Museumin AV-osastolle! Kaluston elinkaarenhallinnan näkökulmasta se antaa meille mahdollisuuden budjetoida hankintoja tarkemmin laitteiden tekniseen elinkaareen perustuen – näin valtavalla kalustomassalla se oli aiemmin täysin mahdotonta.

Lisäksi teknikkomme käyttävät Trailia varatakseen kalustoa tuleviin näyttelyihin ja tapahtumiin."

Mikä sai teidät valitsemaan Trailin kalustonhallintajärjestelmäksenne?

"Olen aiemmin käyttänyt useita kalustonhallintajärjestelmiä, ja Trail teki vaikutuksen helppokäyttöisyydellään. Ja mikä tärkeintä, Trailin tiimi on ollut alusta alkaen erittäin avulias ja valmis muokkaamaan Trail-ympäristöämme vastaamaan varsin monipuolisiin tarpeisiimme."

Mitkä ovat tärkeimmät edut, joita Trail teille tuo?

"Projektienhallinnan näkökulmasta Trail tekee minun työstäni paljon helpompaa. Näyttelykalenteri suunnittellaan vuosiksi eteenpäin, ja samalla näyttelyiden tarvitsemaa kalustoa varataan käyttöön jopa vuosi ennen varsinaisen näyttelyn alkua. Ilman Trailia, tämän varaustilanteen ylläpitäminen on ollut erittäin työlästä, ja Trailin säästämän työajan ansiosta siitä on tullut meille korvaamaton apu."

Mitä kalustonhallinnan parhaita käytäntöjä voisit jakaa muille?

"Koska Trail on pilvipalvelu, sitä voi käyttää periaatteessa millä tahansa verkkoon liitettävällä laitteella. Olemme suunnitelleet käyttävämme Raspberry Pi:tä halpana tapana luoda skannausasemia useisiin eri varastotiloihimme."

Haluaisitko lisätä vielä jotain?

"Trailin tiimi on yksi iloisimmista tukitiimistä, jonka kanssa minulla on koskaan ollut ilo työskennellä!"

Saavutetut hyödyt:

• Ajantasainen näkyvyys AV-kaluston ja esitystekniikan elinkaareen ja sijainteihin

• Aiempaa parempi mahdollisuus budjetoida hankintoja Trailin sisältämään elinkaaridataan perustuen

• Aiempaa parempi mahdollisuus suunnitella kaluston käyttö tulevissa näyttelyissä ja tapahtumissa sekä seurata kaluston käyttöä Trailin varaustoiminnallisuuden avulla

• Käyttäjäystävällinen ja intuitiivinen käyttöliittymä päivittäisen työn helpottamiseksi

Kahden suomalaisen vastuullisen toimijan kumppanuus

Martela on vuonna 1945 perustettu suomalainen perheyritys. Martela suunnittelee ja toteuttaa käyttäjäkeskeisiä työ- ja oppimisympäristöjä. Martelan tuote- ja palveluvalikoima kattaa tilojen koko elinkaaren.

Trail Systems auttaa hankitun kaluston hallinnassa pilvipohjaisen kalustonhallintajärjestelmän avulla. Järjestelmän kalustotieto pohjautuu kaluston tunnistemerkintään, jonka avulla digitalisoidaan fyysinen irtain ja keskitetään siihen liittyvä tieto läpi koko elinkaaren.

Martela ja Trail Systems sopivat kumppanuudesta ja yhteistyöstä vuonna 2018 vastatakseen kysyntään liittyen kalusteiden kokonaisvaltaisemmalle hallinnalle. Siinä missä työ muuttuu myös työympäristöt moninaistuvat, ja kalustonhallinnan palvelut ovat entistä merkityksellisempiä. Sekä Martela että Trail Systems ovat hyvin käyttäjäorientoituneita ja asiakaskeskeisiä palveluntuottajia. Vastuullisuus yhdistää myös tämän kumppanuuden osapuolia vahvasti.

Vastuullisempaa ja kustannustehokasta kalustonhallintaa

Yhdessä kumppaneina asiakkaalle tarjotaan entistä kokonaisvaltaisempi työympäristön hallintapalvelu. Asiakas pääsee hyödyntämään kalustotietoja suunnittelussa ja päätöksenteossa. Ennen kaikkea asiakkaalle tarjotaan kyky tehdä vastuullisia kalusteinvestointeja ainoastaan todennettuun tarpeeseen, ja sitä kautta hallita myös kustannuksia. Vastuullisempaa kalustonhallinnan kulttuuria on mahdollista rakentaa, kun päätöksiä voidaan perustellusti tehdä esimerkiksi käytettyjen ja uusien kalusteiden yhdistämisestä.

Toimiva yhteistyö

Martelan ja Trail Systemsin kumppanuus perustuu molemminpuoliseen arvostukseen, avoimeen kommunikointiin sekä loppuasiakkaan todelliseen lisäarvoon. Näille asioille kumppanuutta on hyvä rakentaa jatkossakin.

Senaatti-kiinteistöt

Senaatti-kiinteistöt on Suomen valtion kiinteistöasiantuntija ja toimitilakumppani. Se vastaa valtionhallinnon organisaatioiden toimitilojen ylläpidosta ja kehityksestä ja luo asiakkaiden toimintaa tukevia työympäristöjä.

Trail otettiin Senaatti-kiinteistöillä käyttöön vuonna 2018 julkisen kilpailutuksen kautta. Käyttöönoton yhteydessä toteutettiin järjestelmän tietoturva- ja hallinnollinen auditointi, jossa varmistettiin Trailin soveltuvuus valtionhallinnon käyttöön.

”Toiveena oli saada kaikki eri sijainneissa olevien toimistokalusteiden ja AV-laitteiden elinkaaritiedot haltuun” kertoo Jenna Mustonen, joka toimii asiantuntijana Senaatti-kiinteistöjen toimitila- ja ylläpitopalveluissa.

Tehokas inventointi

Trailin avulla hallitaan tällä hetkellä kymmeniä tuhansia Senaatti-kiinteistöjen kalusteita sekä AV-laitteita kaikkialla Suomessa. Seurattavaan kalustoon on liitetty fyysiset RFID-tunnisteet yksilöllistä seurantaa varten. Tunnisteissa on laitteiden perustiedot ja QR-koodi mahdollistaen nopeat ja vaivattomat mobiilisti tehtävät vikailmoitukset.

"Päätimme merkitä laitteet Trailin RFID-älysiruilla, jotta toistuvat inventaariot pystytään tekemään etälukijoiden avulla. Tällä tavoin inventaariot voidaan tehdä murto-osan ajassa aiempaan verrattuna" sanoo Mustonen.

Etäluettavien RFID-tunnisteiden lukemisessa käytetään Trailin mobiilisovellusta ja RFID-lukijaa. Käytännössä lukijaan kytketään mobiililaite, jossa Trailin sovellus rekisteröi kaikki lukijalla skannatut RFID-tunnisteet ja joka päivittää järjestelmään ajantasaiset tiedot.

Tehokas RFID-lukija mahdollistaa tunnisteiden lukemisen jopa 10 metrin päästä ja tämän seurauksena inventaarioiden toteuttaminen on erittäin nopeaa. Esimerkkinä tehokkuudesta yhdessä Helsingin toimipisteessä inventoitiin kokonaisen kerroksen noin 800 artikkelia alle 10 minuutissa.

Kalustotiedon kokoaminen

Kalustotiedon kokoaminen palveluun toimii jouhevasti, kun kaluston toimittajat lähettävät kalustotiedot valmiiksi järjestelmälle luettavassa muodossa.

"Trailin avulla saamme vihdoin kattavan kuvan hallinnoimistamme sijainneista sekä eri asiakkailla käytössä olevista kalusteista ja laitteista, vieläpä helposti. Aiemmin tällaisten tietojen kokoaminen ja ajan tasalla pitäminen oli käytännössä mahdotonta" toteaa Mustonen.

Käyttäjäoikeuksien hallinta

Toimintansa puolesta kaikkien Senaatti-kiinteistöjen käytössä olevien järjestelmien tulee toimia aukottomasti ja luotettavasti käyttäjäoikeuksien hallinnan osalta. Trailin monipuolisen käyttöoikeuksien hallinnan avulla tiedot eri puolilla Suomea olevasta kalustosta ovat ainoastaan asiaankuuluvien henkilöiden saatavilla.

Saavutetut hyödyt:

• Ajantasainen kokonaiskuva kaikesta irtaimistosta

• Tehokas ja luotettava inventaario

• Tehokas laitetiedon koonti

• Toimiva käyttäjäoikeuksien hallinta

Trail Norjan TV2:n mediatuotannon tukena

Norjan TV2 päätti ottaa Trailin käyttöön tuotantoteknologian ja kameravarusteiden hallintaan. Tavoitteena oli ennen kaikkea hallita tehokkaasti kaluston elinkaarta aina ostosta sen hävittämiseen asti.

“Meillä oli tarve sellaiselle työkalulle, joka auttaa meitä hallitsemaan tuotantoteknologian laitteistoa tehokkaasti." Kertoo Jon Eirik Olsen, Tuotantopäällikkö, TV2 Oslo.

Tehokas kalustonhallinta

Yksi Trailin käyttöönoton syistä oli tehokkuuden tuominen kalustonhallintaan. Trail nähtiin ratkaisuna manuaalisen hallintatyön vähentämiseen, kaluston käyttökunnon varmistamiseen, sekä kaluston käytön hallinnan parantamiseen. Kalustoon liittyvän väärinkäytön riskin pienentäminen oli myös toivottu lopputulos.

“Vaikka hävinneet tai varastetut laitteet eivät ole olleet merkittävä ongelma, niin Trailin käyttöönotto madaltaa myös väärinkäytön riskiä eteenpäin katsoen." kommentoi Olsen.

Raportoinnin ja suunnittelun tuki

TV2:n näkökulmasta tunnistettiin, että on tärkeää tallentaa kalustoon liittyvä dokumentaatio ja käyttöohjeet Trailiin myöhempää tarkastelua varten. Trail myös tarjosi TV2:lle joustavan työkalun huoltojen järjestelmälliseen suunnitteluun ja toteutukseen. Kaluston käyttöraportit nähtiin myös oleellisena osana palvelua liittyen TV2:n investointitarpeiden arviointiin.

Kyvykkyys itsepalveluvarastoon

Yksi tärkeimmistä Trailin tarjoamista kyvykkyyksistä oli itsepalveluvaraston operointi. TV2:n tavoitteena oli, että esimerkiksi valokuvaajat pystyvät ottamaan itse vastuun kaluston varaamisesta, keräämisestä ja palauttamisesta. Itsepalveluvaraston toimimiseksi oli tärkeää, että palvelulla on selkeä käyttöliittymä sekä mobiili-, että selainkäyttäjille.

“Halusimme henkilökuntamme pystyvän operoimaan kalustoa itsenäisesti ja siinä Trail tarjosi meille kattavat työkalut. Kuvajournalistimme ovat päivittäin jatkuvassa liikkeessä ja halusimme tarjota Trailin mobiilikäyttöliittymän heille pääasialliseksi työvälineeksi itsepalveluun. Nyt he voivat suunnitella varaukset seuraavan työkeikan kameravarusteille mistä tahansa. Heillä on myös sujuva työjärjestys QR-kooditunnisteiden avulla vikaantumisten raportointiin ja huoltopyyntöihin." sanoo Olsen.

Käyttöönotto

Trail ja TV2 suunnittelivat ja toteuttivat yhdessä kuuden kuukauden käyttöönottoprojektin varmistaakseen, että järjestelmän käyttöönoton yhteydessä TV2 pystyi kehittämään kalustonhallinnan prosesseja myös sisäisesti. Käyttöönoton aikana Traililla kehitettiin palvelua tukemaan vielä paremmin TV2:n tarpeita.

"Käyttöönotto oli yhteinen projekti ja siihen sisältyi useita koulutuksia sekä paljon oppimista, ei ainoastaan järjestelmästä, mutta myös meidän omista prosesseista." kertoo Olsen.

Saavutetut hyödyt:

• Parempi näkyvyys kaikkeen kalustotietoon

• Itsepalvelu kaikkiin kalustovarauksiin

• Kaluston käytön parempi hallinta

• Kyky kerätä ja palauttaa kalustoa mobiilikäyttöliittymän avulla

• Vähemmän kadonneita laitteita

• Ajansäästö tehokkaamman kalustonhallinnan kautta

• Parempi hallinta kaluston huoltoihin

• Parempi näkyvyys kalustoon, joka on henkilöstön henkilökohtaisessa käytössä