Tuettukäyttöönotto

Traililla tehoa ammattikorkeakoulun kalustoraportointiin

Oulun ammattikorkeakoulu luo elinvoimaa ja hyvinvointia pohjoiseen Suomeen. Se tarjoaa opetusta yli 9000 opiskelijalle ja tuottaa vuosittain yli 1420 uutta tutkintoa kuudelta eri koulutusalalta.

Opetuksessa ja tutkimuksessa käytetään paljon modernia kalustoa, johon myös investoidaan satoja tuhansia euroja vuodessa. Kaluston tehokkaalla hallinnalla varmistetaan, että kalusto vastaa opetuksen tarpeisiin ja pysyy suorituskykyisenä koko käyttöikänsä ajan. Oamk onkin luottanut kalustonhallinnassaan Trailiin jo vuodesta 2015.

Tilanne ennen Trailin käyttöönottoa

Usealle kampukselle levittäytyneen ammattikorkeakoulun kalustonhallinta oli muodostunut haasteelliseksi. Kalustonhallintaan oli olemassa ohjelmisto, joka kehitystyön loppumisen vuoksi ei enää vastannut tarpeisiin. Vanha järjestelmä ei esimerkiksi tarjonnut kattavia raportteja Oamk:n toivomalla tavalla.

Sibelius-Akatemialta kantautuneet hyvät kokemukset saivat myös Oamk:n tutustumaan Trail-kalustonhallintaan tarkemmin.

Tilanne Trail-käyttöönoton jälkeen

Oamk otti Trail-ratkaisun käyttöön vuonna 2015. Kalustonhallintajärjestelmän helppokäyttöisyys ja Trailin tarjoama tuki varmistivat, että käyttäjät pääsivät alkuun nopeasti. Nyt Oamk:ssa kalustotiedot ovat tallessa nykyaikaisessa järjestelmässä, ja raportointi on tehostunut merkittävästi. Lisäksi Oamk:ssa varmistetaan Trailin kokoaman tiedon avulla, että kaikki tarvittava kalusto todella on vakuutettu.

Myös inventoinnit ovat nopeutuneet aiempaan verrattuna Trailin viivakooditunnisteiden ja mobiilisovelluksen ansiosta. Nykyisellään inventointeihin käytetään vain noin 1-2 tuntia osastoa kohti vuodessa.

Trail-varausominaisuuden ansiosta opetuskäytössä olevan kaluston varaaminen on myös opiskelijoille helppoa. Opiskelijat näkevät aiempaa paremmin, mitä kalustoa heillä on käytettävissään ja pystyvät varaamaan projekteihinsa tarvitsemansa kaluston suoraan käyttöliittymästä.

Oamk:ssa käytetään Trail-järjestelmää myös tehokkaaseen investointien suunnitteluun. Järjestelmä antaa tiedot kaluston hankintahinnasta, käyttöiästä ja käyttöasteesta, jolloin investoinnit myös perustuvat faktaan mielikuvien sijaan.

“Olen ollut erittäin tyytyväinen Trailin käyttöön. Saamme sieltä excel-raportteja erilaisia käyttötarkoituksia varten, inventoinnit ovat nopeutuneet ja lainausjärjestelmän avulla lainaukset pysyvät paremmin seurannassa. Trailin henkilökunta on ollut myös suuri tuki ja apu!” Heli Malmström, Trail-pääkäyttäjä, Oulun ammattikorkeakoulu

Saavutetut hyödyt:

• Raportoinnin tehostuminen

• Aiempaa tarkemmat ja nopeammat inventoinnit

• Kaluston lainaamisen ja varaamisen helpottuminen

• Tarkemmat kalustotiedot vakuutuksia varten

Parempaa hallintaa kriisinhallinnan varusteille

Kriisinhallintakeskus (CMC Finland) on vuonna 2007 perustettu siviilikriisinhallinnan osaamiskeskus, joka toimii sisäministeriön alaisuudessa omana itsenäisenä keskuksenaan. Se vastaa suomalaisten siviilikriisinhallinnan ja kansainvälisen pelastustoimen asiantuntijoiden koulutuksesta, rekrytoinnista, ja varustamisesta kansainvälisiin tehtäviin.

Kriisinhallintakeskus toimii kansainvälisesti ja sillä on jatkuvasti maailmalla noin 120 siviilikriisinhallinnan asiantuntijaa. Tästä syntyikin tarve hallinnoida paremmin erilaisia varusteita, joita maailmalla liikkuville asiantuntijoille jaetaan. Ville Mertamo, joka vastaa Kriisinhallintakeskuksen logistiikan suunnittelusta, kaipasi myös toimivaa ratkaisua varastosaldojen hallintaan. Hän huolehtii varastoinnista, hankinnoista sekä asiantuntijoiden varusteiden toimituksista ja palautuksista.

Miksi Trail?

Haasteina oli saada varasto järjestykseen ja selkeä kokonaiskuva siitä, kenelle oli luovutettu mitäkin varusteita ja välineitä, sekä niiden toimintakunnnon varmistaminen. Mertamon mukaan osa ulkomailla olevista varusteista oli merkitty ”parasta ennen”-merkinnällä, eikä riittävää dataa myöskään hankintojen suunnittelua varten ollut. Erilaisia kalustonhallintajärjestelmiä vertailtiin paljon, mutta moni oli erikoistunut kaupalliseen vuokraustoimintaan, eikä niinkään varusteiden hallintaan. Trail valikoitui Kriisinhallintakeskuksen tarpeisiin sopivimmaksi. Erityisesti helppo lainausominaisuus vakuutti.

”Mahdollisuus käyttää viiva- ja QR-koodeja sekä mobiilisovellusta olivat tärkeitä meille. Hinnoittelu oli tehty helpoksi.”

Sujuva käyttöönotto

Trail-järjestelmän käyttöönotto vuonna 2021 sujui hyvin, pääkäyttäjä Villen lisäksi muutama kollega koulutettiin hallinnoimaan kalustoa Trailin avulla. He huolehtivat varusteiden jakamisesta henkilökunnalle, reagoivat saldomuutoksiin Trailista saatavien muistutuksien avulla, sekä osaavat hankkia uutta kalustoa tarpeen vaatiessa. Varastossa olevien tavaroiden kategorisointiin kannattaa käyttää aikaa. Se helpottaa nopeaa käyttöönottoa.

Merkittävimmät edut

Suurimpina etuina arjessa Mertamo nimeää muun muassa mahdollisuuden tarkastella varastosaldojen tilannetta etänä, jolloin työaikaa säästyy muuhun. Tieto esimerkiksi satelliittipuhelimien huoltohistoriasta tai eri varusteiden menekistä, on saatavilla helposti mistä tahansa. Tämä puolestaan auttaa budjetoimaan tulevia hankintoja ja vähentämään turhia investointeja. Hävikki on selkeästi pienentynyt, kun Trailin avulla tiedetään tarkkaan, mitä materiaalia kullakin henkilöllä on lainassa. Erityisen arvokasta Mertamolle on, että kaikki tieto on nyt yhdessä järjestelmässä, ei irrallisina Word- tai Excel -tiedostoina.

Koska Trail toimii kaikenlaisen kaluston hallinnointiin hyvin, saattaa laajennus muuhunkin toimintaan olla edessä tulevaisuudessa. ”Trailissa on hyvä pohja ottaa käyttöön se laajemminkin toimiston kalusteiden ja laitteiden hallintaa varten, toistaiseksi Trailia hyödynnetään varusteiden kanssa”, kertoo Mertamo.

Tässä vielä Mertamon vinkki muille Trailia käyttäänottaville: ”Trailissa on mahdollisuus lisätä toisia laitteita laitteiden sisälle, tämän avulla loin erikseen satelliittipuhelimet ja -liittymät. Liittymä laitettiin puhelimen nimikkeen alle, se pystytään vaihtamaan tarvittaessa toiseen puhelimeen esim. laitteen rikkoonnuttua.”

Kaluston jakaminen osana kestävää kalustonhallintaa

"Kaluston jakamisen edut ovat ilmeiset ympäristölle ja taloudelle. Nyt käyttäjillä on vihdoin mahdollisuus lainata, vuokrata ja jakaa kalustoa, jota heillä ei ole varaa hankkia tai omistaa." Håkan Jönsson, kiinteistöpäällikkö ja hallituksen jäsen, Göteborgin ooppera

Kiinteistöpäällikkö Håkan Jönsson valvoo Göteborgin oopperan kunnossapitoa ja palveluita, logistiikkaa ja varastointia sekä monimutkaista lavatekniikkaa. Hänen johtamassaan tiimissä on noin 30 eri alan ammattilaista aina siivoojista sähköinsinööreihin.

Suurin haaste oli hallinnan puute

Ennen Trailin käyttöönottoa Göteborgin oopperalla oli lukuisia kalustoon ja sen elinkaarenhallintaan liittyviä haasteita. Kaluston sijainnin, määrien ja käyttökunnon selvittäminen oli ongelmallista ja aikaavievää. Tehottomuus haittasi sekä operatiivista toimintaa että vaikeutti palveluiden tarjoamista oopperayleisölle.

Göteborgin ooppera tutustui Trail-kalustonhallintaratkaisuun alunperin Suomen Kansallisoopperalla. Järjestelmä vaikutti houkuttelevata ratkaisulta, ja päätös oli helppo tehdä Suomen Kansallisoopperan kiittävän palautteen perusteella.

Göteborgin oopperassa Trail-kalustonhallintaratkaisu on nyt keskeinen osa kalustonhallinnan strategiaa. Se mahdollistaa laajan kalustovalikoiman hallinnoinnin, tarjoaa intuitiivisen mallin kaluston varaamiseen ja käytön suunnitteluun sekä auttaa määrittämään kaluston sijainnin oikein oopperatalolla ja varastossa.

Lisäksi Trailin Trail Sharing -lisätoiminnallisuus helpottaa kaluston tehokasta jakamista useiden esittävän taiteen laitosten kesken. Göteborgin oopperan jakoverkostossa ovatkin mukana jo Göteborgin kaupunginteatteri sekä Göteborgin kansanteatteri. Tämä yhteistyö virtaviivaistaa logistiikkaa, mutta tuo myös ympäristöhyötyjä ja kustannustehokkuutta.

Kaluston jakaminen säästää ympäristöä ja parantaa taloutta

Kyky jakaa kalustoa on erittäin tärkeää Håkanille ja hänen tiimilleen. He kokevat, että kaluston jakaminen ei hyödytä ainoastaan heidän organisaatiotaan, vaan myös ympäristöä sekä paikallista taloutta ja laajempaa yhteisöä.

Resursseja jakamalla teatterit voivat pienentää hiilijalanjälkeään ja vähentää tarpeita investoida kalliiseen kalustoon. Se demokratisoi myös pääsyn laadukkaaseen kalustoon, kun myös pienemmillä teattereilla ja ryhmillä on mahdollisuus varata tarvittavat välineet erinomaisten esitysten tuottamiseksi.

Trail Kalustonhallinnan teknisten toiminnallisuuksien tuomien etujen lisäksi Håkan arvostaa Göteborgin oopperan ja Trailin tiimin välille syntynyttä erinomaista suhdetta. Håkan kiittää Trail-tiimin avoimuutta heidän ideoilleen, ja intoa reagoida heidän tarpeisiinsa. Tämä on tehnyt kalustonhallintajärjestelmän käyttöönotosta ja jatkuvasta kehittämisestä mukavaa.

Yhteenvetona Håkan toteaa, että Trail on vienyt kalustonhallinnan Göteborgin oopperassa aivan uudelle tasolle. Se tarjoaa toimivan ratkaisun, joka parantaa tehokkuutta, edistää kaluston yhteiskäyttöä ja tukee kestävää kehitystä. Trailin avulla Håkan ja hänen tiiminsä voivat keskittyä tarjoamaan erinomaisia oopperaesityksiä ja varmistaa, että kalusto on siellä, missä sitä tarvitaan eniten.

Saavutetut hyödyt:

• Laajan kalustomäärän aiempaa parempi hallinta

• Kaluston varaamisen ja sijainnin seurannan prosessin yksinkertaistaminen tehostaen toimintaa ja säästäen aikaa

• Kalustologistiikka toimii aiempaa paremmin eri sijaintien välillä

• Kaluston tehokas jakaminen kumppaneiden kesken

Tarkempi kokonaiskuva koulutuskuntayhtymän kaluston käytöstä

“Trail on erittäin helppokäyttöinen ja selkeä. Olemme olleet siihen erittäin tyytyväisiä” Juha Hirvonen, Riverian äänituotannon yksikkö

Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymä Riveria on yksi Suomen suurimmista koulutuksen järjestäjistä. Vuosittain Riveriassa opiskelee 17000 opiskelijaa, ja kuntayhtymä tarjoaa suoritettavaksi yli 130 erilaista tutkintoa. Media- ja viestintäalan yksikössä opiskelijat käyttävät päivittäin oppilaitoksen omistamaa AV-kalustoa erilaisissa projekteissa.

Ensimmäisenä Riveriassa Trailin otti käyttöön äänituotannon yksikkö. Aikaisemmin kaluston varaukseen käytettiin paperilomakkeeseen perustuvaa varausjärjestelmää, joka ei ollut toimintavarma, eikä pysynyt ajan tasalla.

AssetOps parantaa seurantaa ja säästää työaikaa

Trailin mahdollistaman AssetOps-kulttuurin myötä äänituotannon yksikössä kaluston elinkaarta alettiin seurata tarkemmin. Trail-varausominaisuuden ansiosta opiskelijat voivat varata laitteita käyttöönsä ajasta ja paikasta riippumatta verkkopohjaisen käyttöliittymän kautta. Varaustilanne päivittyy näin jatkuvasti ja kokonaiskuva kaluston käytöstä on helppo muodostaa.

Riveria pystyy Trail-järjestelmän avulla varmistamaan, että kalusto palautuu paikoilleen opiskelijan varauksen päätyttyä. Kun tiedot varaushistoriasta on helposti saatavilla, on kaluston löytäminen myös varmempaa. Kalustoa ei ole hävinnyt lainkaan Trail-käyttöönoton jälkeen, ja laitteiden etsimiseen käytetty aika on huomattavasti lyhentynyt.

Äänituotannon yksikön hyvien kokemusten pohjalta Trail-palvelun käyttö Riverialla on laajentunut. Nykyään myös radio- ja TV-koulutusyksiköt, sekä valokuvaus- ja graafinen suunnittelu -koulutusyksiköt hallitsevat kalustoaan Trail-ratkaisun avulla.

Saavutetut hyödyt:

• Kaluston etsimiseen käytetyn ajan väheneminen

• Kalustohävikin väheneminen merkittävästi

• Laitteiden helppo löydettävyys

• Laitteiden varausten ja palautusten seuranta

Trail Norjan TV2:n mediatuotannon tukena

Norjan TV2 päätti ottaa Trailin käyttöön tuotantoteknologian ja kameravarusteiden hallintaan. Tavoitteena oli ennen kaikkea hallita tehokkaasti kaluston elinkaarta aina ostosta sen hävittämiseen asti.

“Meillä oli tarve sellaiselle työkalulle, joka auttaa meitä hallitsemaan tuotantoteknologian laitteistoa tehokkaasti." Kertoo Jon Eirik Olsen, Tuotantopäällikkö, TV2 Oslo.

Tehokas kalustonhallinta

Yksi Trailin käyttöönoton syistä oli tehokkuuden tuominen kalustonhallintaan. Trail nähtiin ratkaisuna manuaalisen hallintatyön vähentämiseen, kaluston käyttökunnon varmistamiseen, sekä kaluston käytön hallinnan parantamiseen. Kalustoon liittyvän väärinkäytön riskin pienentäminen oli myös toivottu lopputulos.

“Vaikka hävinneet tai varastetut laitteet eivät ole olleet merkittävä ongelma, niin Trailin käyttöönotto madaltaa myös väärinkäytön riskiä eteenpäin katsoen." kommentoi Olsen.

Raportoinnin ja suunnittelun tuki

TV2:n näkökulmasta tunnistettiin, että on tärkeää tallentaa kalustoon liittyvä dokumentaatio ja käyttöohjeet Trailiin myöhempää tarkastelua varten. Trail myös tarjosi TV2:lle joustavan työkalun huoltojen järjestelmälliseen suunnitteluun ja toteutukseen. Kaluston käyttöraportit nähtiin myös oleellisena osana palvelua liittyen TV2:n investointitarpeiden arviointiin.

Kyvykkyys itsepalveluvarastoon

Yksi tärkeimmistä Trailin tarjoamista kyvykkyyksistä oli itsepalveluvaraston operointi. TV2:n tavoitteena oli, että esimerkiksi valokuvaajat pystyvät ottamaan itse vastuun kaluston varaamisesta, keräämisestä ja palauttamisesta. Itsepalveluvaraston toimimiseksi oli tärkeää, että palvelulla on selkeä käyttöliittymä sekä mobiili-, että selainkäyttäjille.

“Halusimme henkilökuntamme pystyvän operoimaan kalustoa itsenäisesti ja siinä Trail tarjosi meille kattavat työkalut. Kuvajournalistimme ovat päivittäin jatkuvassa liikkeessä ja halusimme tarjota Trailin mobiilikäyttöliittymän heille pääasialliseksi työvälineeksi itsepalveluun. Nyt he voivat suunnitella varaukset seuraavan työkeikan kameravarusteille mistä tahansa. Heillä on myös sujuva työjärjestys QR-kooditunnisteiden avulla vikaantumisten raportointiin ja huoltopyyntöihin." sanoo Olsen.

Käyttöönotto

Trail ja TV2 suunnittelivat ja toteuttivat yhdessä kuuden kuukauden käyttöönottoprojektin varmistaakseen, että järjestelmän käyttöönoton yhteydessä TV2 pystyi kehittämään kalustonhallinnan prosesseja myös sisäisesti. Käyttöönoton aikana Traililla kehitettiin palvelua tukemaan vielä paremmin TV2:n tarpeita.

"Käyttöönotto oli yhteinen projekti ja siihen sisältyi useita koulutuksia sekä paljon oppimista, ei ainoastaan järjestelmästä, mutta myös meidän omista prosesseista." kertoo Olsen.

Saavutetut hyödyt:

• Parempi näkyvyys kaikkeen kalustotietoon

• Itsepalvelu kaikkiin kalustovarauksiin

• Kaluston käytön parempi hallinta

• Kyky kerätä ja palauttaa kalustoa mobiilikäyttöliittymän avulla

• Vähemmän kadonneita laitteita

• Ajansäästö tehokkaamman kalustonhallinnan kautta

• Parempi hallinta kaluston huoltoihin

• Parempi näkyvyys kalustoon, joka on henkilöstön henkilökohtaisessa käytössä