Tuettukäyttöönotto

AssetOps avuksi investointisuunnitteluun ja kaluston käytön tehostamiseen

""Halusimme analysoida hankintojemme tehokkuutta elinkaarihinnan ja huoltohistorian perusteella ja käyttää näitä tietoja hyväksemme investointisuunnitelmissa" Marko Myöhänen, Esitystekniikkapäällikkö, Sibelius-Akatemia

Sibelius-Akatemia tarjoaa Suomen akateemisesti korkeatasoisinta musiikkiopetusta. Sibelius-Akatemia toimii kuudessa kohteessa, ja oppilaitoksessa on 1 400 opiskelijaa, 230 opettajaa ja 140 muuta työntekijää. Akatemia järjestää vuosittain satoja konsertteja.

Sibelius-Akatemian musiikkiteknologian osaston kalusto käsittää yli neljä tuhatta yksikköä, joita opiskelijat, opettajat ja henkilökunta käyttävät tuotannoissaan. Oppilaitos tarvitsi järjestelmän ja toimintamallin, jolla seurata kaluston käyttöä ja varmistaa kaluston riittävyys kaikkiin tuotantoihin.

Trail-kalustonhallinta ja sen myötä Sibelius-Akatemialla laajentunut AssetOps-kulttuuri toivat kaivattua järjestelmällisyyttä ja vastuullisuutta omaisuudenhallintaan.

Viivakoodit ja RFID-tunnisteet apuna seurannassa

Sibelius-Akatemian kalusto on merkitty sekä viivakoodeilla että RFID-tunnisteilla. Näin kaluston lainaus ja palautus onnistuvat hyvin nopeasti. Viivakoodien tulostus ja RFID-tunnisteiden kiinnitys on helppoa, ja sen voi tehdä suoraan Trail-palvelusta. Oppilaitos valitsi kulutusta kestävän tunnisteen, joka pysyy paikoillaan ja luettavana kovassakin käytössä.

Tärkeimmät syyt Trail-palvelun valintaan:

• Intuitiivinen ja helppo käyttöliittymä

• Turvallinen verkkopohjainen ratkaisu, jossa myös SSO-kirjautumismahdollisuus

• Trail Systemsin tarjoama tuki ja neuvonta

Saavutetut hyödyt:

• Kaluston käyttöasteen seuranta – käyttöaste on parantunut selvästi

• Kaikki kalustotiedot ovat keskitetysti samassa paikassa ja saatavilla missä tahansa - vähemmän aikaa kuluu tiedon etsimiseen

• Luotettava data tehostaa päätöksentekoa

Trail pelastustoiminnan tukena

Keski-Suomen pelastuslaitos käyttää Trail-järjestelmää pelastuskaluston hallintaan. Trail tarjoaa luotettavan järjestelmän, jonne kirjata huoltotoimenpiteet ja varmistaa kaluston sekä ajoneuvojen käyttökunto pelastustehtäviä varten.

Trail tukee pelastustoiminnan kalustonhallintaa. Luotettava ja ajantasainen tieto on avainasemassa pelastuslaitoksen toimintojen tukemisessa. Pelastustoiminnassa tärkeintä on varmistaa, että kaikki pelastustehtävissä käytettävä kalusto on suunnitellusti huollettu ja käyttövalmiudessa.

Vikailmoituksia hyödynnetään pelastustehtävien kenttätöissä silloin, kun kalusto rikkoutuu tehtävän aikana. Vikailmoitusten yhteydessä pystytään hyödyntämään laajasti kalustotietoa, kuten sijaintia, hankintahintaa, huoltohistoriaa, käyttö- ja huolto-ohjeita sekä käyttöikää.

Trail mahdollistaa järjestelmällisen huoltosuunnittelun sekä ennakoivat huoltotoimenpiteet pelastuslaitoksen toiminnassa. Kalusto, jota käytetään pelastustehtävissä, tätyy huoltaa säännöllisesti ja kalustoon täytyy pystyä luottamaan käytön yhteydessä. Trail mahdollistaa sujuvan tiedonjaon kalustotiedon osalta sekä näkyvyyden tietoon kaikille, jotka sitä tarvitsevat.

Saavutetut hyödyt:

• Kalusto on jatkuvasti hyvässä käyttökunnossa

• Varmistettu käyttäjäturvallisuus

• Läpinäkyvyys kalustotietoihin

• Tehokkuus kaluston toiminnoissa

• Kalustotiedon saavutettavuus mobiililaitteella kenttätyön yhteydessä

• Kalustonhallinnan helppokäyttöisyys

Trail antaa selkeän kuvan kalustosta Musiikkitalolle

Helsingin Musiikkitalo valitsi Trail-ratkaisun kalustonhallintaan vuonna 2011. Musiikkitalo on 38 700 neliömetrin ja kuuden konserttisalin rakennus, jossa päätoimisesti toimivat Helsingin kaupunginorkesteri, Radion sinfoniaorkesteri ja Sibelius-Akatemia.

Musiikkitalossa on kalustoa joka on kaikkien toimijoiden käytössä sekä jokaisen päätoimijan omaa kalustoa. Lisäksi lukuisat vierailevat esiintyjät tuovat taloon oman kalustonsa esiintymisensä ajaksi. Tällöin on tärkeää, että Musiikkitalon oma kalusto on helposti tunnistettavissa.

Vastuullisen AssetOps-kulttuurin ja toimivan kalustonhallintajärjestelmän myötä hävikki on pienentynyt ja kadonneen kaluston selvitystyöhön käytettyä aikaa säästyy.

Tärkeimmät syyt ratkaisun valintaan:

• Helppokäyttöinen käyttöliittymä

• Pilvipalvelu

Saavutetut hyödyt:

• Kaikki kalustotiedot käytettävissä helposti ja nopeasti

• Selkeä ja täsmällinen kuva kalustosta

• Oman kaluston erottaminen vierailevien toimijoiden kalustosta aiempaa helpommin

Kaluston jakaminen osana kestävää kalustonhallintaa

"Kaluston jakamisen edut ovat ilmeiset ympäristölle ja taloudelle. Nyt käyttäjillä on vihdoin mahdollisuus lainata, vuokrata ja jakaa kalustoa, jota heillä ei ole varaa hankkia tai omistaa." Håkan Jönsson, kiinteistöpäällikkö ja hallituksen jäsen, Göteborgin ooppera

Kiinteistöpäällikkö Håkan Jönsson valvoo Göteborgin oopperan kunnossapitoa ja palveluita, logistiikkaa ja varastointia sekä monimutkaista lavatekniikkaa. Hänen johtamassaan tiimissä on noin 30 eri alan ammattilaista aina siivoojista sähköinsinööreihin.

Suurin haaste oli hallinnan puute

Ennen Trailin käyttöönottoa Göteborgin oopperalla oli lukuisia kalustoon ja sen elinkaarenhallintaan liittyviä haasteita. Kaluston sijainnin, määrien ja käyttökunnon selvittäminen oli ongelmallista ja aikaavievää. Tehottomuus haittasi sekä operatiivista toimintaa että vaikeutti palveluiden tarjoamista oopperayleisölle.

Göteborgin ooppera tutustui Trail-kalustonhallintaratkaisuun alunperin Suomen Kansallisoopperalla. Järjestelmä vaikutti houkuttelevata ratkaisulta, ja päätös oli helppo tehdä Suomen Kansallisoopperan kiittävän palautteen perusteella.

Göteborgin oopperassa Trail-kalustonhallintaratkaisu on nyt keskeinen osa kalustonhallinnan strategiaa. Se mahdollistaa laajan kalustovalikoiman hallinnoinnin, tarjoaa intuitiivisen mallin kaluston varaamiseen ja käytön suunnitteluun sekä auttaa määrittämään kaluston sijainnin oikein oopperatalolla ja varastossa.

Lisäksi Trailin Trail Sharing -lisätoiminnallisuus helpottaa kaluston tehokasta jakamista useiden esittävän taiteen laitosten kesken. Göteborgin oopperan jakoverkostossa ovatkin mukana jo Göteborgin kaupunginteatteri sekä Göteborgin kansanteatteri. Tämä yhteistyö virtaviivaistaa logistiikkaa, mutta tuo myös ympäristöhyötyjä ja kustannustehokkuutta.

Kaluston jakaminen säästää ympäristöä ja parantaa taloutta

Kyky jakaa kalustoa on erittäin tärkeää Håkanille ja hänen tiimilleen. He kokevat, että kaluston jakaminen ei hyödytä ainoastaan heidän organisaatiotaan, vaan myös ympäristöä sekä paikallista taloutta ja laajempaa yhteisöä.

Resursseja jakamalla teatterit voivat pienentää hiilijalanjälkeään ja vähentää tarpeita investoida kalliiseen kalustoon. Se demokratisoi myös pääsyn laadukkaaseen kalustoon, kun myös pienemmillä teattereilla ja ryhmillä on mahdollisuus varata tarvittavat välineet erinomaisten esitysten tuottamiseksi.

Trail Kalustonhallinnan teknisten toiminnallisuuksien tuomien etujen lisäksi Håkan arvostaa Göteborgin oopperan ja Trailin tiimin välille syntynyttä erinomaista suhdetta. Håkan kiittää Trail-tiimin avoimuutta heidän ideoilleen, ja intoa reagoida heidän tarpeisiinsa. Tämä on tehnyt kalustonhallintajärjestelmän käyttöönotosta ja jatkuvasta kehittämisestä mukavaa.

Yhteenvetona Håkan toteaa, että Trail on vienyt kalustonhallinnan Göteborgin oopperassa aivan uudelle tasolle. Se tarjoaa toimivan ratkaisun, joka parantaa tehokkuutta, edistää kaluston yhteiskäyttöä ja tukee kestävää kehitystä. Trailin avulla Håkan ja hänen tiiminsä voivat keskittyä tarjoamaan erinomaisia oopperaesityksiä ja varmistaa, että kalusto on siellä, missä sitä tarvitaan eniten.

Saavutetut hyödyt:

• Laajan kalustomäärän aiempaa parempi hallinta

• Kaluston varaamisen ja sijainnin seurannan prosessin yksinkertaistaminen tehostaen toimintaa ja säästäen aikaa

• Kalustologistiikka toimii aiempaa paremmin eri sijaintien välillä

• Kaluston tehokas jakaminen kumppaneiden kesken

Kalustonhallintajärjestelmän jouheva käyttöönotto

”Trailin käyttöönotto on selkeyttänyt omia prosesseja ja toimintamalleja.” Pia Jänkälä, IT-tukihenkilö, Lappia

Kemi-Torniolaakson koulutuskuntayhtymä Lappia toimii viidessä toimipisteessä Pohjois-Suomessa. Sen koulutuksiin osallistuu noin 4500 opiskelijaa, henkilöstöä on 340, ja toiminta kattaa maantieteellisesti 30% Suomen pinta-alasta.

Perus- ja ammattitutkintojen lisäksi Lappia tarjoaa monipuolisesti koulutuksia ja palveluita niin nuorille, aikuisille, kuin työelämällekin.

Lappian IT-osasto hallinnoi tuhansittain erilaista oppilaitoksen toiminnan kannalta oleellista IT-laitteistoa. Kokonaiskuvan ylläpitämisen ja laitelainojen helpottamiseen Lappia otti käyttöönsä Trail kalustonhallintajärjestelmän.

Miten Trail muutti toimintaa?

Ennen Trail-järjestelmän käyttöönottoa tieto oli erittäin hajallaan, eikä tieto laitteistosta ollut hallinnassa. ”Käytössä oli useita erilaisia taulukoita, tilauskantoja ja järjestelmiä, joista tietoa yritettiin koota” kertoo IT-tukihenkilö Pia Jänkälä.

Trailin myötä IT-laitteet saatiin koottua yhteen rekisteriin. Nyt tieto on aiempaa selkeämpää sekä paremmin ja helpommin saavutettavissa.

”Trailin käyttöönotto on selkeyttänyt omia prosesseja ja toimintamalleja. Nykyään hallinnoimme Trailin avulla myös helposti laitteiden lainauksia, budjetoimme tulevia hankintoja ja ylläpidämme inventaarioita” Jänkälä jatkaa.

Helposti omaksuttava järjestelmä ja hyvä valmistautuminen sujuvoittivat käyttöönottoa

Lappian IT-osasto valmistautui huolellisesti Trail-kalustonhallintajärjestelmän käyttöönottoon. Onnistunutta käyttöönottoa edelsi pohdinta järjestelmään lisättävistä laitteista ja laitekategorioista sekä käyttäjistä.

”Rajasimme Trailiin laitettavat kategoriat, jotta sisältö pysyy hallittavampana. Päätimme myös, että käyttöoikeudet annetaan vain IT:n henkilöstölle ja lainauksia hallinnoiville henkilöille. Näin pyrimme varmistamaan, että laitehallintajärjestelmän sisältämä tieto pysyy hallittavana.”

Käyttöönotossa olennaiseksi Jänkälä koki tiedon vaivattoman syöttämisen järjestelmään. Trailiin tiedot voidaan viedä Excel-pohjan avulla, jolloin aikaa vievää manuaalista työtä voidaan välttää.

Käyttöönottoa myös auttoi Trailin helppokäyttöisyys. ”Tuotteena Trail on selkeä ja helposti omaksuttava. Myös mobiilisovelluksen koimme suhteellisen selkeäksi.”

Saavutetut hyödyt:

• Tieto löytyy yhdestä keskitetystä paikasta

• Laitelainojen seuranta on helppoa

• Kokonaiskuva järjestelmään syötetyistä laitteista on helposti muodostettavissa