Kalustonhallintajärjestelmän jouheva käyttöönotto
”Trailin käyttöönotto on selkeyttänyt omia prosesseja ja toimintamalleja.” Pia Jänkälä, IT-tukihenkilö, Lappia
Kemi-Torniolaakson koulutuskuntayhtymä Lappia toimii viidessä toimipisteessä Pohjois-Suomessa. Sen koulutuksiin osallistuu noin 4500 opiskelijaa, henkilöstöä on 340, ja toiminta kattaa maantieteellisesti 30% Suomen pinta-alasta.
Perus- ja ammattitutkintojen lisäksi Lappia tarjoaa monipuolisesti koulutuksia ja palveluita niin nuorille, aikuisille, kuin työelämällekin.
Lappian IT-osasto hallinnoi tuhansittain erilaista oppilaitoksen toiminnan kannalta oleellista IT-laitteistoa. Kokonaiskuvan ylläpitämisen ja laitelainojen helpottamiseen Lappia otti käyttöönsä Trail kalustonhallintajärjestelmän.
Miten Trail muutti toimintaa?
Ennen Trail-järjestelmän käyttöönottoa tieto oli erittäin hajallaan, eikä tieto laitteistosta ollut hallinnassa. ”Käytössä oli useita erilaisia taulukoita, tilauskantoja ja järjestelmiä, joista tietoa yritettiin koota” kertoo IT-tukihenkilö Pia Jänkälä.
Trailin myötä IT-laitteet saatiin koottua yhteen rekisteriin. Nyt tieto on aiempaa selkeämpää sekä paremmin ja helpommin saavutettavissa.
”Trailin käyttöönotto on selkeyttänyt omia prosesseja ja toimintamalleja. Nykyään hallinnoimme Trailin avulla myös helposti laitteiden lainauksia, budjetoimme tulevia hankintoja ja ylläpidämme inventaarioita” Jänkälä jatkaa.
Helposti omaksuttava järjestelmä ja hyvä valmistautuminen sujuvoittivat käyttöönottoa
Lappian IT-osasto valmistautui huolellisesti Trail-kalustonhallintajärjestelmän käyttöönottoon. Onnistunutta käyttöönottoa edelsi pohdinta järjestelmään lisättävistä laitteista ja laitekategorioista sekä käyttäjistä.
”Rajasimme Trailiin laitettavat kategoriat, jotta sisältö pysyy hallittavampana. Päätimme myös, että käyttöoikeudet annetaan vain IT:n henkilöstölle ja lainauksia hallinnoiville henkilöille. Näin pyrimme varmistamaan, että laitehallintajärjestelmän sisältämä tieto pysyy hallittavana.”
Käyttöönotossa olennaiseksi Jänkälä koki tiedon vaivattoman syöttämisen järjestelmään. Trailiin tiedot voidaan viedä Excel-pohjan avulla, jolloin aikaa vievää manuaalista työtä voidaan välttää.
Käyttöönottoa myös auttoi Trailin helppokäyttöisyys. ”Tuotteena Trail on selkeä ja helposti omaksuttava. Myös mobiilisovelluksen koimme suhteellisen selkeäksi.”
Saavutetut hyödyt:
Tieto löytyy yhdestä keskitetystä paikasta
Laitelainojen seuranta on helppoa
Kokonaiskuva järjestelmään syötetyistä laitteista on helposti muodostettavissa
