Kalustonhallintakestäväntoiminnankulmakivenä

Parempi hallinnan tunne kaikesta seurattavasta kalustosta

Malmö Live on monipuolinen konsertti- ja tapahtumatalo Ruotsin kolmanneksi suurimmassa kaupungissa, Malmössa. Konserttitalon pääsaliin mahtuu 1700 katsojaa, minkä lisäksi rakennuksessa on 650 katsojan Kuben, 200 hengen lämpiönäyttämö sekä mahdollisuus luoda pop-up-näyttämöitä yleisiin tiloihin.

Moderni tapahtumakeskus avautui vuonna 2015. Erinomaisen akustiikan ja viimeisimmän teknologian ansiosta konserttitalo on myös Malmön Sinfoniaorkesterin kotipaikka.

Tekninen päällikkö Martin Berglund ja hänen johtamansa tekninen tiimi tuottaa ääni-, valo- ja näyttämötekniikan vuosittain noin 400 konserttiin ja tapahtumaan.

Lisäksi Malmön Sinfoniaorkesterilla on noin 60-70 konserttia vuodessa Malmö Live:ssa ja muissa Malmön alueen konserttisaleissa. Orkesteri tekee myös joitakin kiertueita vuosittain.

Tapahtumien ja kiertueiden saumaton eteneminen vaatii, että Martinilla ja teknisellä tiimillä on tekninen kalusto täydellisesti hallussaan. He ovatkin turvautuneet vuoden 2022 alusta asti Trail-kalustonhallintaratkaisuun kaluston elinkaarenhallinnassa sekä tapahtumien tekniikan suunnittelussa ja seurannassa.

Keskeiset haasteet ennen Trail-käyttöönottoa

Martin kuvailee tilannetta ennen Trail-järjestelmän käyttöönottoa: “Olemme lähes täysin omavaraisia, mutta meillä ei ole ollut luotettavaa inventaariota teknisestä kalustostamme. Aiemmin emme siis tienneet, mitä omistamme, mikä kaluston tilanne oli, mikä oli toiminnassa, mitä oli hukassa, milloin kalusto oli hankittu ja milloin oli aika uusia sitä. Eikä meillä ollut mahdollisuutta varata kalustoa tapahtumiin.”

”Olin etsinyt Trailin kaltaista järjestelmää jo pitkään. Tilanne meni jopa niin pitkälle, että aloin rakentamaan omaa järjestelmää yksinkertaisen tietokantajärjestelmän, OBDC:n, päälle. Luovuin kuitenkin hankkeesta sen vaativuuden vuoksi."

Malmö Live kasvattaa laiteinventaariotaan jatkuvasti ja lisää kalustotietoa Trail-palveluun. Jo käyttöönottovaiheessa he alkoivat hyödyntää Trailin varaustoiminnallisuutta, jotta heillä säilyy tarkka näkyvyys siihen, mitä kalustoa on saatavilla ja mitä ei.

Aiempaa parempi hallinnan tunne ja muut edut

Suurin Trail-ratkaisun tuoma hyöty Malmö Livelle on ollut aiempaa parempi teknisen kaluston kontrolli. Helposti saatavilla oleva näkymä kalustoon kertoo, mitä on saatavilla ja mitä puuttuu. Tämän ansiosta heillä on vihdoin tietoa kalustosta oletusten sijaan. “Tieto kaluston elinkaaresta auttaa meitä ennustamaan tulevia kustannuksia ja hankintoja. Lisäksi vastuu kalustosta on parantunut, kun työntekijät näkevät, mitä kukakin käyttää ja missä.” Martin jatkaa.

Vaikutuksen on tehnyt myös Trail-asiakaspalvelu. ”Yhteydenpito Trailin tiimin kanssa on ollut todella miellyttävää!”

Kalustonhallinnan parhaat käytännöt konserttitalossa

”Emme ole vielä käyttäneet Trailia kovin pitkään. Olemme kuitenkin huomanneet, että kannattaa rohkaista ja ohjata henkilöstöä varaamaan kalusto kaikkiin projekteihin jo alusta lähtien. Varauksia tulee käyttää jopa pienimmissä tapahtumissa. Näin kalusto pysyy hallinnassa, toisin kuin silloin, kun kalusto vain kerätään ilman varausta tai rekisteröintiä.” Martin tuumii parhaista käytännöistä.

Saavutetut hyödyt:

• Aiempaa parempi hallinnan tunne kalustoon

• Kattava näkyvyys kalustotietoon, kaluston tilanteeseen, huoltotapeeseen, ostohistoriaan ja uusimistarpeeseen

• Mahdollisuus hyödyntää kalustodataa budjetoinnissa ja investointisuunnittelussa

• Työntekijät kantavat vastuuta kalustosta aiempaa paremmin

• Kyky suunnitella ja varata kalustoa tuleviin tapahtumiin

Kaluston jakaminen osana kestävää kalustonhallintaa

"Kaluston jakamisen edut ovat ilmeiset ympäristölle ja taloudelle. Nyt käyttäjillä on vihdoin mahdollisuus lainata, vuokrata ja jakaa kalustoa, jota heillä ei ole varaa hankkia tai omistaa." Håkan Jönsson, kiinteistöpäällikkö ja hallituksen jäsen, Göteborgin ooppera

Kiinteistöpäällikkö Håkan Jönsson valvoo Göteborgin oopperan kunnossapitoa ja palveluita, logistiikkaa ja varastointia sekä monimutkaista lavatekniikkaa. Hänen johtamassaan tiimissä on noin 30 eri alan ammattilaista aina siivoojista sähköinsinööreihin.

Suurin haaste oli hallinnan puute

Ennen Trailin käyttöönottoa Göteborgin oopperalla oli lukuisia kalustoon ja sen elinkaarenhallintaan liittyviä haasteita. Kaluston sijainnin, määrien ja käyttökunnon selvittäminen oli ongelmallista ja aikaavievää. Tehottomuus haittasi sekä operatiivista toimintaa että vaikeutti palveluiden tarjoamista oopperayleisölle.

Göteborgin ooppera tutustui Trail-kalustonhallintaratkaisuun alunperin Suomen Kansallisoopperalla. Järjestelmä vaikutti houkuttelevata ratkaisulta, ja päätös oli helppo tehdä Suomen Kansallisoopperan kiittävän palautteen perusteella.

Göteborgin oopperassa Trail-kalustonhallintaratkaisu on nyt keskeinen osa kalustonhallinnan strategiaa. Se mahdollistaa laajan kalustovalikoiman hallinnoinnin, tarjoaa intuitiivisen mallin kaluston varaamiseen ja käytön suunnitteluun sekä auttaa määrittämään kaluston sijainnin oikein oopperatalolla ja varastossa.

Lisäksi Trailin Trail Sharing -lisätoiminnallisuus helpottaa kaluston tehokasta jakamista useiden esittävän taiteen laitosten kesken. Göteborgin oopperan jakoverkostossa ovatkin mukana jo Göteborgin kaupunginteatteri sekä Göteborgin kansanteatteri. Tämä yhteistyö virtaviivaistaa logistiikkaa, mutta tuo myös ympäristöhyötyjä ja kustannustehokkuutta.

Kaluston jakaminen säästää ympäristöä ja parantaa taloutta

Kyky jakaa kalustoa on erittäin tärkeää Håkanille ja hänen tiimilleen. He kokevat, että kaluston jakaminen ei hyödytä ainoastaan heidän organisaatiotaan, vaan myös ympäristöä sekä paikallista taloutta ja laajempaa yhteisöä.

Resursseja jakamalla teatterit voivat pienentää hiilijalanjälkeään ja vähentää tarpeita investoida kalliiseen kalustoon. Se demokratisoi myös pääsyn laadukkaaseen kalustoon, kun myös pienemmillä teattereilla ja ryhmillä on mahdollisuus varata tarvittavat välineet erinomaisten esitysten tuottamiseksi.

Trail Kalustonhallinnan teknisten toiminnallisuuksien tuomien etujen lisäksi Håkan arvostaa Göteborgin oopperan ja Trailin tiimin välille syntynyttä erinomaista suhdetta. Håkan kiittää Trail-tiimin avoimuutta heidän ideoilleen, ja intoa reagoida heidän tarpeisiinsa. Tämä on tehnyt kalustonhallintajärjestelmän käyttöönotosta ja jatkuvasta kehittämisestä mukavaa.

Yhteenvetona Håkan toteaa, että Trail on vienyt kalustonhallinnan Göteborgin oopperassa aivan uudelle tasolle. Se tarjoaa toimivan ratkaisun, joka parantaa tehokkuutta, edistää kaluston yhteiskäyttöä ja tukee kestävää kehitystä. Trailin avulla Håkan ja hänen tiiminsä voivat keskittyä tarjoamaan erinomaisia oopperaesityksiä ja varmistaa, että kalusto on siellä, missä sitä tarvitaan eniten.

Saavutetut hyödyt:

• Laajan kalustomäärän aiempaa parempi hallinta

• Kaluston varaamisen ja sijainnin seurannan prosessin yksinkertaistaminen tehostaen toimintaa ja säästäen aikaa

• Kalustologistiikka toimii aiempaa paremmin eri sijaintien välillä

• Kaluston tehokas jakaminen kumppaneiden kesken

Trail antaa selkeän kuvan kalustosta Musiikkitalolle

Helsingin Musiikkitalo valitsi Trail-ratkaisun kalustonhallintaan vuonna 2011. Musiikkitalo on 38 700 neliömetrin ja kuuden konserttisalin rakennus, jossa päätoimisesti toimivat Helsingin kaupunginorkesteri, Radion sinfoniaorkesteri ja Sibelius-Akatemia.

Musiikkitalossa on kalustoa joka on kaikkien toimijoiden käytössä sekä jokaisen päätoimijan omaa kalustoa. Lisäksi lukuisat vierailevat esiintyjät tuovat taloon oman kalustonsa esiintymisensä ajaksi. Tällöin on tärkeää, että Musiikkitalon oma kalusto on helposti tunnistettavissa.

Vastuullisen AssetOps-kulttuurin ja toimivan kalustonhallintajärjestelmän myötä hävikki on pienentynyt ja kadonneen kaluston selvitystyöhön käytettyä aikaa säästyy.

Tärkeimmät syyt ratkaisun valintaan:

• Helppokäyttöinen käyttöliittymä

• Pilvipalvelu

Saavutetut hyödyt:

• Kaikki kalustotiedot käytettävissä helposti ja nopeasti

• Selkeä ja täsmällinen kuva kalustosta

• Oman kaluston erottaminen vierailevien toimijoiden kalustosta aiempaa helpommin

Ratkaisu kalustovarausten seurantaan

Helsinkiläinen Pop & Jazz Konservatorio on yksi euroopan arvostetuimmista rytmimusiikin oppilaitoksista.

Useissa musiikkialan oppilaitoksissa opiskelijat ja henkilöstö lainaavat ja varaavat oppilaitoksen kalustoa. Tilanne on sama Pop & Jazz Konservatoriossa, yhdessä Euroopan arvostetuimmista rytmimusiikkiin erikoistuneista oppilaitoksista. Konservatorio tarjoaa korkealaatuista musiikkialan koulutusta kaikenikäisille opiskelijoille, ja he lainaavat paljon oppilaitoksen kalustoa.

Pop & Jazz Konservatorion Ossi Pelttarille kalustovarauksista oli tullut taakka. ”Oli vaikeaa pitää kirjaa siitä, mitä kalustoa kenelläkin on käytössä, ja palautuiko kaikki lainattu kalusto varmasti takaisin” kertoo Pelttari. Paperilistat ja excel-taulukot eivät tarjonneet tarvittavaa hallintaa, ja hävikki oli ongelma.

”Tiesimme, että kumppanioppilaitoksemme Metropolia käyttää Trail Kalustonhallintaa varausten ja kaluston elinkaaren hallintaan. He ovat myös olleet järjestelmään tyytyväisiä. Siispä mekin päätimme tutustua Trailiin tarkemmin” jatkaa Pelttari.

”Trailin käyttöönoton myötä olemme saaneet merkittyä kalustomme Trail-tunnisteilla. Pystymme luomaan varauksia helposti ja skannaamaan ulos varauksille kerätyn kaluston. Näin meillä on aiempaa parempi kontrolli kaikkeen kalustoomme” Pelttari toteaa.

”Trail tarjoaa meille näkyvyyden siihen, mitä kalustoa kenelläkin on käytössä ja mitä ei. Kalustohävikki on pienentynyt ja työaikaa menee vähemmän kaluston ja siihen liittyvän tiedon etsimiseen. Luonnollisesti järjestelmän hyödyt riippuvat siitä, kuinka aktiivisesti ihmiset sitä käyttävät.”

Kaluston käytön seurannan lisäksi kaluston huollot ovat Trailin myötä aiempaa paremmin hallinnassa. ”Ihmiset voivat ilmoittaa vioista hyvin yksinkertaisesti” kertoo Pelttari. ”Ja meillä on vihdoinkin näkymä siihen, mitä kaikkea kalustoa meillä on ja missä se kaikki oikein onkaan.”

Saavutetut hyödyt:

• Laitevarausten tehokkaampi hallinta

• Vähemmän hävikkiä

• Helppokäyttöinen järjestelmä vähentäen kaluston ja kalustotiedon etsimiseen käytettyä työaikaa

• Läpinäkyvyys kalustotietoon

• Kalustotiedon parempi hyödyntäminen

• Helppo tapa vikailmoituksille nopeuttaen korjaustoimenpiteiden aloittamista

Koko kaupungin irtaimisto hallintaan

Suurin haaste oli keskitetyn irtaimistotiedon puute

Ennen Trail-kalustonhallintajärjestelmän käyttöönottoa Porin kaupungin irtaimistotieto oli hajautettuna useaan järjestelmään sekä yksikkökohtaisiin taulukoihin. Osaa tiedoista ei oltu koottu mihinkään. Keskitetty näkymä kaikkeen irtaimistoon ja elinkaaritietoon puuttui.

Tavoitteeksi Porin kaupungille muodostui kokonaiskuvan saamisen lisäksi irtaimiston hallintakäytäntöjen yhtenäistäminen sekä irtaimen omaisuuden käytön tehostaminen. Irtaimen omaisuuden tehokkaalla hyödyntämisellä, huoltojen hallinnan parantamisella, korjaustoimenpiteiden suunnitelmallisuudella sekä uusimistarpeiden ennakoinnilla pyritään edistämään kestävän kehityksen mukaista toimintaa.

“Tavoitteena on, että uusien käytäntöjen myötä pystytään aiempaa paremmin hyödyntämään myös kunnossa olevaa kierrätettyä irtaimistoa.” - Erja Haavisto, Talouspäällikkö, Porin kaupunki

Riskienhallinnan näkökulmasta paremmalla irtaimen rekisteröinnillä tunnistettiin myös mahdollisuus ehkäistä irtaimiston katoamista ja luvatonta käyttöä ja siten vahvistaa sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan käytäntöjä.

Trail tarjosi kaupungin tarpeisiin mukautuvan modernin ratkaisun

Trail-kalustonhallintapalvelu valikoitui järjestelmien vertailun jälkeen Porin kaupungin irtaimistonhallinnan ratkaisuksi. Valintaan vaikuttivat erityisesti järjestelmän tuki saldotuotteille sekä laiteperusteinen hinnoittelumalli, joka sopi kaupungin tarpeisiin. Lisäksi järjestelmä vaikutti käytettävyydeltään sujuvalta, teknologioiltaan modernilta ja mukautuvalta tunnistettuihin tarpeisiin.

Käyttöönoton onnistuminen oli monen tekijän summa

Porin kaupunki onnistui erinomaisesti kalustonhallintaratkaisun jalkauttamisessa.

Onnistuneeseen käyttöönottoon vaikutti useita tekijöitä:

• Ohjeistukseen ja tiedottamiseen panostettiin kaupunkitasolla.

• Järjestelmäkäyttöönoton läpivientiin varattiin riittävästi henkilöstöresursseja ja henkilöstö koulutettiin laajamittaisesti tiedon kokoamiseen.

• Käyttöönotto suunniteltiin hyvin ja pohjatyö tehtiin perusteellisesti.

• Toimialat sitoutettiin järjestelmän käyttöön ja vastuuhenkilöt nimettiin.

• Toimittajan avainasiakasvastaava sekä tekninen tuki olivat käyttöönoton tukena

Yksi keskeinen onnistumisen kulmakivi oli se, että Porin kaupunki onnistui sitouttamaan henkilöstönsä kalustotiedon kokoamiseen ja järjestelmän käyttöön. Tässä toimialojen sitouttaminen sekä vastuuhenkilöiden nimeäminen olivat tärkeä osa kokonaisuutta.

Vastuuhenkilöille tarjottiin myös koulutusta sekä yhteinen tukiryhmä työn tueksi. Järjestelmän käyttöönotossa korostettiin, että kukin yksikkö voi hyödyntää sitä omien tarpeidensa mukaisesti määriteltyjä minimivaatimuksia laajemmin, ja vastuuhenkilöille annettiin vapaus päättää itse järjestelmän arjen käytöstä. Aluksi varmistettiin myös, ettei vastuu kohdistu liiallisesti yhdelle henkilölle.

“Saimme vahvan yhteisen tahtotilan rakennettua pääkäyttäjien keskuudessa.” - Bettina Nirhamo, Pääsuunnittelija, Porin kaupunki

Saavutettavat hyödyt

Irtaimistonhallinnan keskittäminen ja yhtenäistäminen on lisännyt näkyvyyttä ja tietoisuutta koko kaupungin laitekannasta. Samalla edellytykset yhtenäisten toimintatapojen vakiinnuttamiselle ovat parantuneet, ja myös laitteiden kierrätys sekä elinkaaren hallinta ovat kehittyneet. Tavoitteena on, että lopulta Trail-kalustonhallintajärjestelmä on käytössä koko kaupungin organisaatiossa.

Trail-kalustonhallintapalvelun avulla odotetaan saavutettavan hyötyjä myös taloudellisesta näkökulmasta, erityisesti yksiköiden välisen kierrätyksen lisääntymisen sekä entistä suunnitelmallisemman elinkaarenhallinnan kautta.

Saavutettuja hyötyjä:

• Kokonaiskäsitys kaupungin omistamasta irtaimistosta

• Kyky nopeasti tarkistaa löytyykö kaupungilta jokin irtaimisto jo valmiiksi tarpeeseen

• Kyky arkistoida riskikartoitukset ja huoltotoimenpiteet osaksi laitetietoa