Kalustonhallintakestäväntoiminnankulmakivenä

Traililla tehoa ammattikorkeakoulun kalustoraportointiin

Oulun ammattikorkeakoulu luo elinvoimaa ja hyvinvointia pohjoiseen Suomeen. Se tarjoaa opetusta yli 9000 opiskelijalle ja tuottaa vuosittain yli 1420 uutta tutkintoa kuudelta eri koulutusalalta.

Opetuksessa ja tutkimuksessa käytetään paljon modernia kalustoa, johon myös investoidaan satoja tuhansia euroja vuodessa. Kaluston tehokkaalla hallinnalla varmistetaan, että kalusto vastaa opetuksen tarpeisiin ja pysyy suorituskykyisenä koko käyttöikänsä ajan. Oamk onkin luottanut kalustonhallinnassaan Trailiin jo vuodesta 2015.

Tilanne ennen Trailin käyttöönottoa

Usealle kampukselle levittäytyneen ammattikorkeakoulun kalustonhallinta oli muodostunut haasteelliseksi. Kalustonhallintaan oli olemassa ohjelmisto, joka kehitystyön loppumisen vuoksi ei enää vastannut tarpeisiin. Vanha järjestelmä ei esimerkiksi tarjonnut kattavia raportteja Oamk:n toivomalla tavalla.

Sibelius-Akatemialta kantautuneet hyvät kokemukset saivat myös Oamk:n tutustumaan Trail-kalustonhallintaan tarkemmin.

Tilanne Trail-käyttöönoton jälkeen

Oamk otti Trail-ratkaisun käyttöön vuonna 2015. Kalustonhallintajärjestelmän helppokäyttöisyys ja Trailin tarjoama tuki varmistivat, että käyttäjät pääsivät alkuun nopeasti. Nyt Oamk:ssa kalustotiedot ovat tallessa nykyaikaisessa järjestelmässä, ja raportointi on tehostunut merkittävästi. Lisäksi Oamk:ssa varmistetaan Trailin kokoaman tiedon avulla, että kaikki tarvittava kalusto todella on vakuutettu.

Myös inventoinnit ovat nopeutuneet aiempaan verrattuna Trailin viivakooditunnisteiden ja mobiilisovelluksen ansiosta. Nykyisellään inventointeihin käytetään vain noin 1-2 tuntia osastoa kohti vuodessa.

Trail-varausominaisuuden ansiosta opetuskäytössä olevan kaluston varaaminen on myös opiskelijoille helppoa. Opiskelijat näkevät aiempaa paremmin, mitä kalustoa heillä on käytettävissään ja pystyvät varaamaan projekteihinsa tarvitsemansa kaluston suoraan käyttöliittymästä.

Oamk:ssa käytetään Trail-järjestelmää myös tehokkaaseen investointien suunnitteluun. Järjestelmä antaa tiedot kaluston hankintahinnasta, käyttöiästä ja käyttöasteesta, jolloin investoinnit myös perustuvat faktaan mielikuvien sijaan.

“Olen ollut erittäin tyytyväinen Trailin käyttöön. Saamme sieltä excel-raportteja erilaisia käyttötarkoituksia varten, inventoinnit ovat nopeutuneet ja lainausjärjestelmän avulla lainaukset pysyvät paremmin seurannassa. Trailin henkilökunta on ollut myös suuri tuki ja apu!” Heli Malmström, Trail-pääkäyttäjä, Oulun ammattikorkeakoulu

Saavutetut hyödyt:

• Raportoinnin tehostuminen

• Aiempaa tarkemmat ja nopeammat inventoinnit

• Kaluston lainaamisen ja varaamisen helpottuminen

• Tarkemmat kalustotiedot vakuutuksia varten

Kalustonhallintajärjestelmän jouheva käyttöönotto

”Trailin käyttöönotto on selkeyttänyt omia prosesseja ja toimintamalleja.” Pia Jänkälä, IT-tukihenkilö, Lappia

Kemi-Torniolaakson koulutuskuntayhtymä Lappia toimii viidessä toimipisteessä Pohjois-Suomessa. Sen koulutuksiin osallistuu noin 4500 opiskelijaa, henkilöstöä on 340, ja toiminta kattaa maantieteellisesti 30% Suomen pinta-alasta.

Perus- ja ammattitutkintojen lisäksi Lappia tarjoaa monipuolisesti koulutuksia ja palveluita niin nuorille, aikuisille, kuin työelämällekin.

Lappian IT-osasto hallinnoi tuhansittain erilaista oppilaitoksen toiminnan kannalta oleellista IT-laitteistoa. Kokonaiskuvan ylläpitämisen ja laitelainojen helpottamiseen Lappia otti käyttöönsä Trail kalustonhallintajärjestelmän.

Miten Trail muutti toimintaa?

Ennen Trail-järjestelmän käyttöönottoa tieto oli erittäin hajallaan, eikä tieto laitteistosta ollut hallinnassa. ”Käytössä oli useita erilaisia taulukoita, tilauskantoja ja järjestelmiä, joista tietoa yritettiin koota” kertoo IT-tukihenkilö Pia Jänkälä.

Trailin myötä IT-laitteet saatiin koottua yhteen rekisteriin. Nyt tieto on aiempaa selkeämpää sekä paremmin ja helpommin saavutettavissa.

”Trailin käyttöönotto on selkeyttänyt omia prosesseja ja toimintamalleja. Nykyään hallinnoimme Trailin avulla myös helposti laitteiden lainauksia, budjetoimme tulevia hankintoja ja ylläpidämme inventaarioita” Jänkälä jatkaa.

Helposti omaksuttava järjestelmä ja hyvä valmistautuminen sujuvoittivat käyttöönottoa

Lappian IT-osasto valmistautui huolellisesti Trail-kalustonhallintajärjestelmän käyttöönottoon. Onnistunutta käyttöönottoa edelsi pohdinta järjestelmään lisättävistä laitteista ja laitekategorioista sekä käyttäjistä.

”Rajasimme Trailiin laitettavat kategoriat, jotta sisältö pysyy hallittavampana. Päätimme myös, että käyttöoikeudet annetaan vain IT:n henkilöstölle ja lainauksia hallinnoiville henkilöille. Näin pyrimme varmistamaan, että laitehallintajärjestelmän sisältämä tieto pysyy hallittavana.”

Käyttöönotossa olennaiseksi Jänkälä koki tiedon vaivattoman syöttämisen järjestelmään. Trailiin tiedot voidaan viedä Excel-pohjan avulla, jolloin aikaa vievää manuaalista työtä voidaan välttää.

Käyttöönottoa myös auttoi Trailin helppokäyttöisyys. ”Tuotteena Trail on selkeä ja helposti omaksuttava. Myös mobiilisovelluksen koimme suhteellisen selkeäksi.”

Saavutetut hyödyt:

• Tieto löytyy yhdestä keskitetystä paikasta

• Laitelainojen seuranta on helppoa

• Kokonaiskuva järjestelmään syötetyistä laitteista on helposti muodostettavissa

Ratkaisu kalustovarausten seurantaan

Helsinkiläinen Pop & Jazz Konservatorio on yksi euroopan arvostetuimmista rytmimusiikin oppilaitoksista.

Useissa musiikkialan oppilaitoksissa opiskelijat ja henkilöstö lainaavat ja varaavat oppilaitoksen kalustoa. Tilanne on sama Pop & Jazz Konservatoriossa, yhdessä Euroopan arvostetuimmista rytmimusiikkiin erikoistuneista oppilaitoksista. Konservatorio tarjoaa korkealaatuista musiikkialan koulutusta kaikenikäisille opiskelijoille, ja he lainaavat paljon oppilaitoksen kalustoa.

Pop & Jazz Konservatorion Ossi Pelttarille kalustovarauksista oli tullut taakka. ”Oli vaikeaa pitää kirjaa siitä, mitä kalustoa kenelläkin on käytössä, ja palautuiko kaikki lainattu kalusto varmasti takaisin” kertoo Pelttari. Paperilistat ja excel-taulukot eivät tarjonneet tarvittavaa hallintaa, ja hävikki oli ongelma.

”Tiesimme, että kumppanioppilaitoksemme Metropolia käyttää Trail Kalustonhallintaa varausten ja kaluston elinkaaren hallintaan. He ovat myös olleet järjestelmään tyytyväisiä. Siispä mekin päätimme tutustua Trailiin tarkemmin” jatkaa Pelttari.

”Trailin käyttöönoton myötä olemme saaneet merkittyä kalustomme Trail-tunnisteilla. Pystymme luomaan varauksia helposti ja skannaamaan ulos varauksille kerätyn kaluston. Näin meillä on aiempaa parempi kontrolli kaikkeen kalustoomme” Pelttari toteaa.

”Trail tarjoaa meille näkyvyyden siihen, mitä kalustoa kenelläkin on käytössä ja mitä ei. Kalustohävikki on pienentynyt ja työaikaa menee vähemmän kaluston ja siihen liittyvän tiedon etsimiseen. Luonnollisesti järjestelmän hyödyt riippuvat siitä, kuinka aktiivisesti ihmiset sitä käyttävät.”

Kaluston käytön seurannan lisäksi kaluston huollot ovat Trailin myötä aiempaa paremmin hallinnassa. ”Ihmiset voivat ilmoittaa vioista hyvin yksinkertaisesti” kertoo Pelttari. ”Ja meillä on vihdoinkin näkymä siihen, mitä kaikkea kalustoa meillä on ja missä se kaikki oikein onkaan.”

Saavutetut hyödyt:

• Laitevarausten tehokkaampi hallinta

• Vähemmän hävikkiä

• Helppokäyttöinen järjestelmä vähentäen kaluston ja kalustotiedon etsimiseen käytettyä työaikaa

• Läpinäkyvyys kalustotietoon

• Kalustotiedon parempi hyödyntäminen

• Helppo tapa vikailmoituksille nopeuttaen korjaustoimenpiteiden aloittamista

Parempi hallinnan tunne kaikesta seurattavasta kalustosta

Malmö Live on monipuolinen konsertti- ja tapahtumatalo Ruotsin kolmanneksi suurimmassa kaupungissa, Malmössa. Konserttitalon pääsaliin mahtuu 1700 katsojaa, minkä lisäksi rakennuksessa on 650 katsojan Kuben, 200 hengen lämpiönäyttämö sekä mahdollisuus luoda pop-up-näyttämöitä yleisiin tiloihin.

Moderni tapahtumakeskus avautui vuonna 2015. Erinomaisen akustiikan ja viimeisimmän teknologian ansiosta konserttitalo on myös Malmön Sinfoniaorkesterin kotipaikka.

Tekninen päällikkö Martin Berglund ja hänen johtamansa tekninen tiimi tuottaa ääni-, valo- ja näyttämötekniikan vuosittain noin 400 konserttiin ja tapahtumaan.

Lisäksi Malmön Sinfoniaorkesterilla on noin 60-70 konserttia vuodessa Malmö Live:ssa ja muissa Malmön alueen konserttisaleissa. Orkesteri tekee myös joitakin kiertueita vuosittain.

Tapahtumien ja kiertueiden saumaton eteneminen vaatii, että Martinilla ja teknisellä tiimillä on tekninen kalusto täydellisesti hallussaan. He ovatkin turvautuneet vuoden 2022 alusta asti Trail-kalustonhallintaratkaisuun kaluston elinkaarenhallinnassa sekä tapahtumien tekniikan suunnittelussa ja seurannassa.

Keskeiset haasteet ennen Trail-käyttöönottoa

Martin kuvailee tilannetta ennen Trail-järjestelmän käyttöönottoa: “Olemme lähes täysin omavaraisia, mutta meillä ei ole ollut luotettavaa inventaariota teknisestä kalustostamme. Aiemmin emme siis tienneet, mitä omistamme, mikä kaluston tilanne oli, mikä oli toiminnassa, mitä oli hukassa, milloin kalusto oli hankittu ja milloin oli aika uusia sitä. Eikä meillä ollut mahdollisuutta varata kalustoa tapahtumiin.”

”Olin etsinyt Trailin kaltaista järjestelmää jo pitkään. Tilanne meni jopa niin pitkälle, että aloin rakentamaan omaa järjestelmää yksinkertaisen tietokantajärjestelmän, OBDC:n, päälle. Luovuin kuitenkin hankkeesta sen vaativuuden vuoksi."

Malmö Live kasvattaa laiteinventaariotaan jatkuvasti ja lisää kalustotietoa Trail-palveluun. Jo käyttöönottovaiheessa he alkoivat hyödyntää Trailin varaustoiminnallisuutta, jotta heillä säilyy tarkka näkyvyys siihen, mitä kalustoa on saatavilla ja mitä ei.

Aiempaa parempi hallinnan tunne ja muut edut

Suurin Trail-ratkaisun tuoma hyöty Malmö Livelle on ollut aiempaa parempi teknisen kaluston kontrolli. Helposti saatavilla oleva näkymä kalustoon kertoo, mitä on saatavilla ja mitä puuttuu. Tämän ansiosta heillä on vihdoin tietoa kalustosta oletusten sijaan. “Tieto kaluston elinkaaresta auttaa meitä ennustamaan tulevia kustannuksia ja hankintoja. Lisäksi vastuu kalustosta on parantunut, kun työntekijät näkevät, mitä kukakin käyttää ja missä.” Martin jatkaa.

Vaikutuksen on tehnyt myös Trail-asiakaspalvelu. ”Yhteydenpito Trailin tiimin kanssa on ollut todella miellyttävää!”

Kalustonhallinnan parhaat käytännöt konserttitalossa

”Emme ole vielä käyttäneet Trailia kovin pitkään. Olemme kuitenkin huomanneet, että kannattaa rohkaista ja ohjata henkilöstöä varaamaan kalusto kaikkiin projekteihin jo alusta lähtien. Varauksia tulee käyttää jopa pienimmissä tapahtumissa. Näin kalusto pysyy hallinnassa, toisin kuin silloin, kun kalusto vain kerätään ilman varausta tai rekisteröintiä.” Martin tuumii parhaista käytännöistä.

Saavutetut hyödyt:

• Aiempaa parempi hallinnan tunne kalustoon

• Kattava näkyvyys kalustotietoon, kaluston tilanteeseen, huoltotapeeseen, ostohistoriaan ja uusimistarpeeseen

• Mahdollisuus hyödyntää kalustodataa budjetoinnissa ja investointisuunnittelussa

• Työntekijät kantavat vastuuta kalustosta aiempaa paremmin

• Kyky suunnitella ja varata kalustoa tuleviin tapahtumiin

Trail Yleisradion mediatuotannon tukena

Ylen mediatuotannon kalustoa hallitaan Traililla. Trail tarjoaa näkyvyyden kaluston sijaintiin, varauksiin, tuleviiin tuotantoihin ja huoltotietoihin niille henkilöille, jotka vastaavat tuotantotoiminnassa laitteiden käyttökunnosta ja saatavuudesta.

"Kun otimme käyttöön Trailin, varausprosessin tiedonkulku rupesi toimimaan. Trail toi sujuvan varauskäytännön ja tiedon yhteen paikkaan", kertoo Ville Venell, Yle Tuotanto ja Design -osaston päällikkö.

Trail tukee mediatuotantoon ja lähetyksiin liittyvän kaluston hallintaa Ylellä. Jokaisen tuotannon taustalla on mittava koneisto ammattilaisia, joista jokainen on vastuussa omasta osuudestaan kokonaisuudesta. Tekninen näkökulma tuotantoihin on erittäin tärkeä ja Trailin avulla Ylen kalustosta vastaavat ammattilaiset pystyvät varmistamaan, että kaikki tuotantoihin lähtevä kalusto on saatavilla ja huollettuna.

Trail mahdollistaa sujuvan tiedonkulun Ylen tuotannoissa kalustonhallinnan tiedon osalta. Kaluston sijaintitieto on avainasemassa varmistamaan tuotantoihin liittyvän logistiikan. Kalusto, jota käytetään Ylen tuotannoissa, täytyy olla hyvässä käyttökunnossa ja siihen vaaditaan jatkuvia huoltotoimenpiteitä ja huoltojen suunnittelua. Trail tukee huoltoihin liittyvää toimintaa sekä mahdollistaa huoltolokien tallentamisen.

"Kun tutustuimme Trailiin saimme suunnittelujärjestelmälle kirittäjän, joka asetti suunnittelujärjestelmästä saatavalle kalustonhallinnalle kovan vaatimustason. Kun suunnittelujärjestelmä ei kyennyt samaan kuin Trail, päätimme rakentaa talon sisäisen järjestelmän modulaarisesti niin että Trail toimii kaluston hallinnassa ja tuotannon suunnittelu tulee suunnittelujärjestelmästä.", Venell jatkaa.

Yle Tuotannon kalustopoolin päällikön Juha Rinteen mukaan Trailin käyttöönottoa on helpottanut kalustonhallintajärjestelmän helppokäyttöisyys. "Kokemukseni Trailista on ollut erittäin positiivinen. Palvelua on erittäin helppo käyttää ja käytön omaksuu nopeasti. Koulutuksissa, joita olen pitänyt noin 450 Ylen työntekijälle, olen verrannut Trailin käyttöä verkkopankin käyttöön. Eli jos pärjää verkkopankin käytössä pärjää Trailin käytössä",

Kalustotiedon läpinäkyvyys on ollut myös suuri etu, joka on säästänyt varastotyöntekijöiltä kaluston etsimiseen käytettyä työaikaa. "Suuri helpotus on ollut se, että nyt käyttäjät itse näkevät kenellä laitteita on lainassa tai varauksessa ja voivat nyt keskenään sopia, jos kalustoa pitää vaihtaa tuotannosta toiseen. 'Kadoksissa' olevan kaluston jäljitys on helppoa", Rinne toteaa.

Saavutetut hyödyt:

• Kaikki tuotantoihin tarvittava kalusto on oikeassa paikassa oikeaan aikaan ja hyvässä käyttökunnossa.

• Läpinäkyvä ja luotettava kalustotieto helppokäyttöisessä järjestelmässä

• Integraatiot talous- ja tuotannonhallintajärjestelmiin

• Kertakirjautuminen (single sign-on) käytössä kaikille työntekijöille