Kalustonhallintakestäväntoiminnankulmakivenä

Ratkaisu kalustovarausten seurantaan

Helsinkiläinen Pop & Jazz Konservatorio on yksi euroopan arvostetuimmista rytmimusiikin oppilaitoksista.

Useissa musiikkialan oppilaitoksissa opiskelijat ja henkilöstö lainaavat ja varaavat oppilaitoksen kalustoa. Tilanne on sama Pop & Jazz Konservatoriossa, yhdessä Euroopan arvostetuimmista rytmimusiikkiin erikoistuneista oppilaitoksista. Konservatorio tarjoaa korkealaatuista musiikkialan koulutusta kaikenikäisille opiskelijoille, ja he lainaavat paljon oppilaitoksen kalustoa.

Pop & Jazz Konservatorion Ossi Pelttarille kalustovarauksista oli tullut taakka. ”Oli vaikeaa pitää kirjaa siitä, mitä kalustoa kenelläkin on käytössä, ja palautuiko kaikki lainattu kalusto varmasti takaisin” kertoo Pelttari. Paperilistat ja excel-taulukot eivät tarjonneet tarvittavaa hallintaa, ja hävikki oli ongelma.

”Tiesimme, että kumppanioppilaitoksemme Metropolia käyttää Trail Kalustonhallintaa varausten ja kaluston elinkaaren hallintaan. He ovat myös olleet järjestelmään tyytyväisiä. Siispä mekin päätimme tutustua Trailiin tarkemmin” jatkaa Pelttari.

”Trailin käyttöönoton myötä olemme saaneet merkittyä kalustomme Trail-tunnisteilla. Pystymme luomaan varauksia helposti ja skannaamaan ulos varauksille kerätyn kaluston. Näin meillä on aiempaa parempi kontrolli kaikkeen kalustoomme” Pelttari toteaa.

”Trail tarjoaa meille näkyvyyden siihen, mitä kalustoa kenelläkin on käytössä ja mitä ei. Kalustohävikki on pienentynyt ja työaikaa menee vähemmän kaluston ja siihen liittyvän tiedon etsimiseen. Luonnollisesti järjestelmän hyödyt riippuvat siitä, kuinka aktiivisesti ihmiset sitä käyttävät.”

Kaluston käytön seurannan lisäksi kaluston huollot ovat Trailin myötä aiempaa paremmin hallinnassa. ”Ihmiset voivat ilmoittaa vioista hyvin yksinkertaisesti” kertoo Pelttari. ”Ja meillä on vihdoinkin näkymä siihen, mitä kaikkea kalustoa meillä on ja missä se kaikki oikein onkaan.”

Saavutetut hyödyt:

• Laitevarausten tehokkaampi hallinta

• Vähemmän hävikkiä

• Helppokäyttöinen järjestelmä vähentäen kaluston ja kalustotiedon etsimiseen käytettyä työaikaa

• Läpinäkyvyys kalustotietoon

• Kalustotiedon parempi hyödyntäminen

• Helppo tapa vikailmoituksille nopeuttaen korjaustoimenpiteiden aloittamista

Tarkempi kokonaiskuva koulutuskuntayhtymän kaluston käytöstä

“Trail on erittäin helppokäyttöinen ja selkeä. Olemme olleet siihen erittäin tyytyväisiä” Juha Hirvonen, Riverian äänituotannon yksikkö

Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymä Riveria on yksi Suomen suurimmista koulutuksen järjestäjistä. Vuosittain Riveriassa opiskelee 17000 opiskelijaa, ja kuntayhtymä tarjoaa suoritettavaksi yli 130 erilaista tutkintoa. Media- ja viestintäalan yksikössä opiskelijat käyttävät päivittäin oppilaitoksen omistamaa AV-kalustoa erilaisissa projekteissa.

Ensimmäisenä Riveriassa Trailin otti käyttöön äänituotannon yksikkö. Aikaisemmin kaluston varaukseen käytettiin paperilomakkeeseen perustuvaa varausjärjestelmää, joka ei ollut toimintavarma, eikä pysynyt ajan tasalla.

AssetOps parantaa seurantaa ja säästää työaikaa

Trailin mahdollistaman AssetOps-kulttuurin myötä äänituotannon yksikössä kaluston elinkaarta alettiin seurata tarkemmin. Trail-varausominaisuuden ansiosta opiskelijat voivat varata laitteita käyttöönsä ajasta ja paikasta riippumatta verkkopohjaisen käyttöliittymän kautta. Varaustilanne päivittyy näin jatkuvasti ja kokonaiskuva kaluston käytöstä on helppo muodostaa.

Riveria pystyy Trail-järjestelmän avulla varmistamaan, että kalusto palautuu paikoilleen opiskelijan varauksen päätyttyä. Kun tiedot varaushistoriasta on helposti saatavilla, on kaluston löytäminen myös varmempaa. Kalustoa ei ole hävinnyt lainkaan Trail-käyttöönoton jälkeen, ja laitteiden etsimiseen käytetty aika on huomattavasti lyhentynyt.

Äänituotannon yksikön hyvien kokemusten pohjalta Trail-palvelun käyttö Riverialla on laajentunut. Nykyään myös radio- ja TV-koulutusyksiköt, sekä valokuvaus- ja graafinen suunnittelu -koulutusyksiköt hallitsevat kalustoaan Trail-ratkaisun avulla.

Saavutetut hyödyt:

• Kaluston etsimiseen käytetyn ajan väheneminen

• Kalustohävikin väheneminen merkittävästi

• Laitteiden helppo löydettävyys

• Laitteiden varausten ja palautusten seuranta

Senaatti-kiinteistöt

Senaatti-kiinteistöt on Suomen valtion kiinteistöasiantuntija ja toimitilakumppani. Se vastaa valtionhallinnon organisaatioiden toimitilojen ylläpidosta ja kehityksestä ja luo asiakkaiden toimintaa tukevia työympäristöjä.

Trail otettiin Senaatti-kiinteistöillä käyttöön vuonna 2018 julkisen kilpailutuksen kautta. Käyttöönoton yhteydessä toteutettiin järjestelmän tietoturva- ja hallinnollinen auditointi, jossa varmistettiin Trailin soveltuvuus valtionhallinnon käyttöön.

”Toiveena oli saada kaikki eri sijainneissa olevien toimistokalusteiden ja AV-laitteiden elinkaaritiedot haltuun” kertoo Jenna Mustonen, joka toimii asiantuntijana Senaatti-kiinteistöjen toimitila- ja ylläpitopalveluissa.

Tehokas inventointi

Trailin avulla hallitaan tällä hetkellä kymmeniä tuhansia Senaatti-kiinteistöjen kalusteita sekä AV-laitteita kaikkialla Suomessa. Seurattavaan kalustoon on liitetty fyysiset RFID-tunnisteet yksilöllistä seurantaa varten. Tunnisteissa on laitteiden perustiedot ja QR-koodi mahdollistaen nopeat ja vaivattomat mobiilisti tehtävät vikailmoitukset.

"Päätimme merkitä laitteet Trailin RFID-älysiruilla, jotta toistuvat inventaariot pystytään tekemään etälukijoiden avulla. Tällä tavoin inventaariot voidaan tehdä murto-osan ajassa aiempaan verrattuna" sanoo Mustonen.

Etäluettavien RFID-tunnisteiden lukemisessa käytetään Trailin mobiilisovellusta ja RFID-lukijaa. Käytännössä lukijaan kytketään mobiililaite, jossa Trailin sovellus rekisteröi kaikki lukijalla skannatut RFID-tunnisteet ja joka päivittää järjestelmään ajantasaiset tiedot.

Tehokas RFID-lukija mahdollistaa tunnisteiden lukemisen jopa 10 metrin päästä ja tämän seurauksena inventaarioiden toteuttaminen on erittäin nopeaa. Esimerkkinä tehokkuudesta yhdessä Helsingin toimipisteessä inventoitiin kokonaisen kerroksen noin 800 artikkelia alle 10 minuutissa.

Kalustotiedon kokoaminen

Kalustotiedon kokoaminen palveluun toimii jouhevasti, kun kaluston toimittajat lähettävät kalustotiedot valmiiksi järjestelmälle luettavassa muodossa.

"Trailin avulla saamme vihdoin kattavan kuvan hallinnoimistamme sijainneista sekä eri asiakkailla käytössä olevista kalusteista ja laitteista, vieläpä helposti. Aiemmin tällaisten tietojen kokoaminen ja ajan tasalla pitäminen oli käytännössä mahdotonta" toteaa Mustonen.

Käyttäjäoikeuksien hallinta

Toimintansa puolesta kaikkien Senaatti-kiinteistöjen käytössä olevien järjestelmien tulee toimia aukottomasti ja luotettavasti käyttäjäoikeuksien hallinnan osalta. Trailin monipuolisen käyttöoikeuksien hallinnan avulla tiedot eri puolilla Suomea olevasta kalustosta ovat ainoastaan asiaankuuluvien henkilöiden saatavilla.

Saavutetut hyödyt:

• Ajantasainen kokonaiskuva kaikesta irtaimistosta

• Tehokas ja luotettava inventaario

• Tehokas laitetiedon koonti

• Toimiva käyttäjäoikeuksien hallinta

Trail Norjan TV2:n mediatuotannon tukena

Norjan TV2 päätti ottaa Trailin käyttöön tuotantoteknologian ja kameravarusteiden hallintaan. Tavoitteena oli ennen kaikkea hallita tehokkaasti kaluston elinkaarta aina ostosta sen hävittämiseen asti.

“Meillä oli tarve sellaiselle työkalulle, joka auttaa meitä hallitsemaan tuotantoteknologian laitteistoa tehokkaasti." Kertoo Jon Eirik Olsen, Tuotantopäällikkö, TV2 Oslo.

Tehokas kalustonhallinta

Yksi Trailin käyttöönoton syistä oli tehokkuuden tuominen kalustonhallintaan. Trail nähtiin ratkaisuna manuaalisen hallintatyön vähentämiseen, kaluston käyttökunnon varmistamiseen, sekä kaluston käytön hallinnan parantamiseen. Kalustoon liittyvän väärinkäytön riskin pienentäminen oli myös toivottu lopputulos.

“Vaikka hävinneet tai varastetut laitteet eivät ole olleet merkittävä ongelma, niin Trailin käyttöönotto madaltaa myös väärinkäytön riskiä eteenpäin katsoen." kommentoi Olsen.

Raportoinnin ja suunnittelun tuki

TV2:n näkökulmasta tunnistettiin, että on tärkeää tallentaa kalustoon liittyvä dokumentaatio ja käyttöohjeet Trailiin myöhempää tarkastelua varten. Trail myös tarjosi TV2:lle joustavan työkalun huoltojen järjestelmälliseen suunnitteluun ja toteutukseen. Kaluston käyttöraportit nähtiin myös oleellisena osana palvelua liittyen TV2:n investointitarpeiden arviointiin.

Kyvykkyys itsepalveluvarastoon

Yksi tärkeimmistä Trailin tarjoamista kyvykkyyksistä oli itsepalveluvaraston operointi. TV2:n tavoitteena oli, että esimerkiksi valokuvaajat pystyvät ottamaan itse vastuun kaluston varaamisesta, keräämisestä ja palauttamisesta. Itsepalveluvaraston toimimiseksi oli tärkeää, että palvelulla on selkeä käyttöliittymä sekä mobiili-, että selainkäyttäjille.

“Halusimme henkilökuntamme pystyvän operoimaan kalustoa itsenäisesti ja siinä Trail tarjosi meille kattavat työkalut. Kuvajournalistimme ovat päivittäin jatkuvassa liikkeessä ja halusimme tarjota Trailin mobiilikäyttöliittymän heille pääasialliseksi työvälineeksi itsepalveluun. Nyt he voivat suunnitella varaukset seuraavan työkeikan kameravarusteille mistä tahansa. Heillä on myös sujuva työjärjestys QR-kooditunnisteiden avulla vikaantumisten raportointiin ja huoltopyyntöihin." sanoo Olsen.

Käyttöönotto

Trail ja TV2 suunnittelivat ja toteuttivat yhdessä kuuden kuukauden käyttöönottoprojektin varmistaakseen, että järjestelmän käyttöönoton yhteydessä TV2 pystyi kehittämään kalustonhallinnan prosesseja myös sisäisesti. Käyttöönoton aikana Traililla kehitettiin palvelua tukemaan vielä paremmin TV2:n tarpeita.

"Käyttöönotto oli yhteinen projekti ja siihen sisältyi useita koulutuksia sekä paljon oppimista, ei ainoastaan järjestelmästä, mutta myös meidän omista prosesseista." kertoo Olsen.

Saavutetut hyödyt:

• Parempi näkyvyys kaikkeen kalustotietoon

• Itsepalvelu kaikkiin kalustovarauksiin

• Kaluston käytön parempi hallinta

• Kyky kerätä ja palauttaa kalustoa mobiilikäyttöliittymän avulla

• Vähemmän kadonneita laitteita

• Ajansäästö tehokkaamman kalustonhallinnan kautta

• Parempi hallinta kaluston huoltoihin

• Parempi näkyvyys kalustoon, joka on henkilöstön henkilökohtaisessa käytössä

Parempaa hallintaa kriisinhallinnan varusteille

Kriisinhallintakeskus (CMC Finland) on vuonna 2007 perustettu siviilikriisinhallinnan osaamiskeskus, joka toimii sisäministeriön alaisuudessa omana itsenäisenä keskuksenaan. Se vastaa suomalaisten siviilikriisinhallinnan ja kansainvälisen pelastustoimen asiantuntijoiden koulutuksesta, rekrytoinnista, ja varustamisesta kansainvälisiin tehtäviin.

Kriisinhallintakeskus toimii kansainvälisesti ja sillä on jatkuvasti maailmalla noin 120 siviilikriisinhallinnan asiantuntijaa. Tästä syntyikin tarve hallinnoida paremmin erilaisia varusteita, joita maailmalla liikkuville asiantuntijoille jaetaan. Ville Mertamo, joka vastaa Kriisinhallintakeskuksen logistiikan suunnittelusta, kaipasi myös toimivaa ratkaisua varastosaldojen hallintaan. Hän huolehtii varastoinnista, hankinnoista sekä asiantuntijoiden varusteiden toimituksista ja palautuksista.

Miksi Trail?

Haasteina oli saada varasto järjestykseen ja selkeä kokonaiskuva siitä, kenelle oli luovutettu mitäkin varusteita ja välineitä, sekä niiden toimintakunnnon varmistaminen. Mertamon mukaan osa ulkomailla olevista varusteista oli merkitty ”parasta ennen”-merkinnällä, eikä riittävää dataa myöskään hankintojen suunnittelua varten ollut. Erilaisia kalustonhallintajärjestelmiä vertailtiin paljon, mutta moni oli erikoistunut kaupalliseen vuokraustoimintaan, eikä niinkään varusteiden hallintaan. Trail valikoitui Kriisinhallintakeskuksen tarpeisiin sopivimmaksi. Erityisesti helppo lainausominaisuus vakuutti.

”Mahdollisuus käyttää viiva- ja QR-koodeja sekä mobiilisovellusta olivat tärkeitä meille. Hinnoittelu oli tehty helpoksi.”

Sujuva käyttöönotto

Trail-järjestelmän käyttöönotto vuonna 2021 sujui hyvin, pääkäyttäjä Villen lisäksi muutama kollega koulutettiin hallinnoimaan kalustoa Trailin avulla. He huolehtivat varusteiden jakamisesta henkilökunnalle, reagoivat saldomuutoksiin Trailista saatavien muistutuksien avulla, sekä osaavat hankkia uutta kalustoa tarpeen vaatiessa. Varastossa olevien tavaroiden kategorisointiin kannattaa käyttää aikaa. Se helpottaa nopeaa käyttöönottoa.

Merkittävimmät edut

Suurimpina etuina arjessa Mertamo nimeää muun muassa mahdollisuuden tarkastella varastosaldojen tilannetta etänä, jolloin työaikaa säästyy muuhun. Tieto esimerkiksi satelliittipuhelimien huoltohistoriasta tai eri varusteiden menekistä, on saatavilla helposti mistä tahansa. Tämä puolestaan auttaa budjetoimaan tulevia hankintoja ja vähentämään turhia investointeja. Hävikki on selkeästi pienentynyt, kun Trailin avulla tiedetään tarkkaan, mitä materiaalia kullakin henkilöllä on lainassa. Erityisen arvokasta Mertamolle on, että kaikki tieto on nyt yhdessä järjestelmässä, ei irrallisina Word- tai Excel -tiedostoina.

Koska Trail toimii kaikenlaisen kaluston hallinnointiin hyvin, saattaa laajennus muuhunkin toimintaan olla edessä tulevaisuudessa. ”Trailissa on hyvä pohja ottaa käyttöön se laajemminkin toimiston kalusteiden ja laitteiden hallintaa varten, toistaiseksi Trailia hyödynnetään varusteiden kanssa”, kertoo Mertamo.

Tässä vielä Mertamon vinkki muille Trailia käyttäänottaville: ”Trailissa on mahdollisuus lisätä toisia laitteita laitteiden sisälle, tämän avulla loin erikseen satelliittipuhelimet ja -liittymät. Liittymä laitettiin puhelimen nimikkeen alle, se pystytään vaihtamaan tarvittaessa toiseen puhelimeen esim. laitteen rikkoonnuttua.”