Kalustonhallintakestäväntoiminnankulmakivenä

AssetOps avuksi investointisuunnitteluun ja kaluston käytön tehostamiseen

""Halusimme analysoida hankintojemme tehokkuutta elinkaarihinnan ja huoltohistorian perusteella ja käyttää näitä tietoja hyväksemme investointisuunnitelmissa" Marko Myöhänen, Esitystekniikkapäällikkö, Sibelius-Akatemia

Sibelius-Akatemia tarjoaa Suomen akateemisesti korkeatasoisinta musiikkiopetusta. Sibelius-Akatemia toimii kuudessa kohteessa, ja oppilaitoksessa on 1 400 opiskelijaa, 230 opettajaa ja 140 muuta työntekijää. Akatemia järjestää vuosittain satoja konsertteja.

Sibelius-Akatemian musiikkiteknologian osaston kalusto käsittää yli neljä tuhatta yksikköä, joita opiskelijat, opettajat ja henkilökunta käyttävät tuotannoissaan. Oppilaitos tarvitsi järjestelmän ja toimintamallin, jolla seurata kaluston käyttöä ja varmistaa kaluston riittävyys kaikkiin tuotantoihin.

Trail-kalustonhallinta ja sen myötä Sibelius-Akatemialla laajentunut AssetOps-kulttuuri toivat kaivattua järjestelmällisyyttä ja vastuullisuutta omaisuudenhallintaan.

Viivakoodit ja RFID-tunnisteet apuna seurannassa

Sibelius-Akatemian kalusto on merkitty sekä viivakoodeilla että RFID-tunnisteilla. Näin kaluston lainaus ja palautus onnistuvat hyvin nopeasti. Viivakoodien tulostus ja RFID-tunnisteiden kiinnitys on helppoa, ja sen voi tehdä suoraan Trail-palvelusta. Oppilaitos valitsi kulutusta kestävän tunnisteen, joka pysyy paikoillaan ja luettavana kovassakin käytössä.

Tärkeimmät syyt Trail-palvelun valintaan:

• Intuitiivinen ja helppo käyttöliittymä

• Turvallinen verkkopohjainen ratkaisu, jossa myös SSO-kirjautumismahdollisuus

• Trail Systemsin tarjoama tuki ja neuvonta

Saavutetut hyödyt:

• Kaluston käyttöasteen seuranta – käyttöaste on parantunut selvästi

• Kaikki kalustotiedot ovat keskitetysti samassa paikassa ja saatavilla missä tahansa - vähemmän aikaa kuluu tiedon etsimiseen

• Luotettava data tehostaa päätöksentekoa

Kaluston jakaminen osana kestävää kalustonhallintaa

"Kaluston jakamisen edut ovat ilmeiset ympäristölle ja taloudelle. Nyt käyttäjillä on vihdoin mahdollisuus lainata, vuokrata ja jakaa kalustoa, jota heillä ei ole varaa hankkia tai omistaa." Håkan Jönsson, kiinteistöpäällikkö ja hallituksen jäsen, Göteborgin ooppera

Kiinteistöpäällikkö Håkan Jönsson valvoo Göteborgin oopperan kunnossapitoa ja palveluita, logistiikkaa ja varastointia sekä monimutkaista lavatekniikkaa. Hänen johtamassaan tiimissä on noin 30 eri alan ammattilaista aina siivoojista sähköinsinööreihin.

Suurin haaste oli hallinnan puute

Ennen Trailin käyttöönottoa Göteborgin oopperalla oli lukuisia kalustoon ja sen elinkaarenhallintaan liittyviä haasteita. Kaluston sijainnin, määrien ja käyttökunnon selvittäminen oli ongelmallista ja aikaavievää. Tehottomuus haittasi sekä operatiivista toimintaa että vaikeutti palveluiden tarjoamista oopperayleisölle.

Göteborgin ooppera tutustui Trail-kalustonhallintaratkaisuun alunperin Suomen Kansallisoopperalla. Järjestelmä vaikutti houkuttelevata ratkaisulta, ja päätös oli helppo tehdä Suomen Kansallisoopperan kiittävän palautteen perusteella.

Göteborgin oopperassa Trail-kalustonhallintaratkaisu on nyt keskeinen osa kalustonhallinnan strategiaa. Se mahdollistaa laajan kalustovalikoiman hallinnoinnin, tarjoaa intuitiivisen mallin kaluston varaamiseen ja käytön suunnitteluun sekä auttaa määrittämään kaluston sijainnin oikein oopperatalolla ja varastossa.

Lisäksi Trailin Trail Sharing -lisätoiminnallisuus helpottaa kaluston tehokasta jakamista useiden esittävän taiteen laitosten kesken. Göteborgin oopperan jakoverkostossa ovatkin mukana jo Göteborgin kaupunginteatteri sekä Göteborgin kansanteatteri. Tämä yhteistyö virtaviivaistaa logistiikkaa, mutta tuo myös ympäristöhyötyjä ja kustannustehokkuutta.

Kaluston jakaminen säästää ympäristöä ja parantaa taloutta

Kyky jakaa kalustoa on erittäin tärkeää Håkanille ja hänen tiimilleen. He kokevat, että kaluston jakaminen ei hyödytä ainoastaan heidän organisaatiotaan, vaan myös ympäristöä sekä paikallista taloutta ja laajempaa yhteisöä.

Resursseja jakamalla teatterit voivat pienentää hiilijalanjälkeään ja vähentää tarpeita investoida kalliiseen kalustoon. Se demokratisoi myös pääsyn laadukkaaseen kalustoon, kun myös pienemmillä teattereilla ja ryhmillä on mahdollisuus varata tarvittavat välineet erinomaisten esitysten tuottamiseksi.

Trail Kalustonhallinnan teknisten toiminnallisuuksien tuomien etujen lisäksi Håkan arvostaa Göteborgin oopperan ja Trailin tiimin välille syntynyttä erinomaista suhdetta. Håkan kiittää Trail-tiimin avoimuutta heidän ideoilleen, ja intoa reagoida heidän tarpeisiinsa. Tämä on tehnyt kalustonhallintajärjestelmän käyttöönotosta ja jatkuvasta kehittämisestä mukavaa.

Yhteenvetona Håkan toteaa, että Trail on vienyt kalustonhallinnan Göteborgin oopperassa aivan uudelle tasolle. Se tarjoaa toimivan ratkaisun, joka parantaa tehokkuutta, edistää kaluston yhteiskäyttöä ja tukee kestävää kehitystä. Trailin avulla Håkan ja hänen tiiminsä voivat keskittyä tarjoamaan erinomaisia oopperaesityksiä ja varmistaa, että kalusto on siellä, missä sitä tarvitaan eniten.

Saavutetut hyödyt:

• Laajan kalustomäärän aiempaa parempi hallinta

• Kaluston varaamisen ja sijainnin seurannan prosessin yksinkertaistaminen tehostaen toimintaa ja säästäen aikaa

• Kalustologistiikka toimii aiempaa paremmin eri sijaintien välillä

• Kaluston tehokas jakaminen kumppaneiden kesken

Koko kaupungin irtaimisto hallintaan

Suurin haaste oli keskitetyn irtaimistotiedon puute

Ennen Trail-kalustonhallintajärjestelmän käyttöönottoa Porin kaupungin irtaimistotieto oli hajautettuna useaan järjestelmään sekä yksikkökohtaisiin taulukoihin. Osaa tiedoista ei oltu koottu mihinkään. Keskitetty näkymä kaikkeen irtaimistoon ja elinkaaritietoon puuttui.

Tavoitteeksi Porin kaupungille muodostui kokonaiskuvan saamisen lisäksi irtaimiston hallintakäytäntöjen yhtenäistäminen sekä irtaimen omaisuuden käytön tehostaminen. Irtaimen omaisuuden tehokkaalla hyödyntämisellä, huoltojen hallinnan parantamisella, korjaustoimenpiteiden suunnitelmallisuudella sekä uusimistarpeiden ennakoinnilla pyritään edistämään kestävän kehityksen mukaista toimintaa.

“Tavoitteena on, että uusien käytäntöjen myötä pystytään aiempaa paremmin hyödyntämään myös kunnossa olevaa kierrätettyä irtaimistoa.” - Erja Haavisto, Talouspäällikkö, Porin kaupunki

Riskienhallinnan näkökulmasta paremmalla irtaimen rekisteröinnillä tunnistettiin myös mahdollisuus ehkäistä irtaimiston katoamista ja luvatonta käyttöä ja siten vahvistaa sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan käytäntöjä.

Trail tarjosi kaupungin tarpeisiin mukautuvan modernin ratkaisun

Trail-kalustonhallintapalvelu valikoitui järjestelmien vertailun jälkeen Porin kaupungin irtaimistonhallinnan ratkaisuksi. Valintaan vaikuttivat erityisesti järjestelmän tuki saldotuotteille sekä laiteperusteinen hinnoittelumalli, joka sopi kaupungin tarpeisiin. Lisäksi järjestelmä vaikutti käytettävyydeltään sujuvalta, teknologioiltaan modernilta ja mukautuvalta tunnistettuihin tarpeisiin.

Käyttöönoton onnistuminen oli monen tekijän summa

Porin kaupunki onnistui erinomaisesti kalustonhallintaratkaisun jalkauttamisessa.

Onnistuneeseen käyttöönottoon vaikutti useita tekijöitä:

• Ohjeistukseen ja tiedottamiseen panostettiin kaupunkitasolla.

• Järjestelmäkäyttöönoton läpivientiin varattiin riittävästi henkilöstöresursseja ja henkilöstö koulutettiin laajamittaisesti tiedon kokoamiseen.

• Käyttöönotto suunniteltiin hyvin ja pohjatyö tehtiin perusteellisesti.

• Toimialat sitoutettiin järjestelmän käyttöön ja vastuuhenkilöt nimettiin.

• Toimittajan avainasiakasvastaava sekä tekninen tuki olivat käyttöönoton tukena

Yksi keskeinen onnistumisen kulmakivi oli se, että Porin kaupunki onnistui sitouttamaan henkilöstönsä kalustotiedon kokoamiseen ja järjestelmän käyttöön. Tässä toimialojen sitouttaminen sekä vastuuhenkilöiden nimeäminen olivat tärkeä osa kokonaisuutta.

Vastuuhenkilöille tarjottiin myös koulutusta sekä yhteinen tukiryhmä työn tueksi. Järjestelmän käyttöönotossa korostettiin, että kukin yksikkö voi hyödyntää sitä omien tarpeidensa mukaisesti määriteltyjä minimivaatimuksia laajemmin, ja vastuuhenkilöille annettiin vapaus päättää itse järjestelmän arjen käytöstä. Aluksi varmistettiin myös, ettei vastuu kohdistu liiallisesti yhdelle henkilölle.

“Saimme vahvan yhteisen tahtotilan rakennettua pääkäyttäjien keskuudessa.” - Bettina Nirhamo, Pääsuunnittelija, Porin kaupunki

Saavutettavat hyödyt

Irtaimistonhallinnan keskittäminen ja yhtenäistäminen on lisännyt näkyvyyttä ja tietoisuutta koko kaupungin laitekannasta. Samalla edellytykset yhtenäisten toimintatapojen vakiinnuttamiselle ovat parantuneet, ja myös laitteiden kierrätys sekä elinkaaren hallinta ovat kehittyneet. Tavoitteena on, että lopulta Trail-kalustonhallintajärjestelmä on käytössä koko kaupungin organisaatiossa.

Trail-kalustonhallintapalvelun avulla odotetaan saavutettavan hyötyjä myös taloudellisesta näkökulmasta, erityisesti yksiköiden välisen kierrätyksen lisääntymisen sekä entistä suunnitelmallisemman elinkaarenhallinnan kautta.

Saavutettuja hyötyjä:

• Kokonaiskäsitys kaupungin omistamasta irtaimistosta

• Kyky nopeasti tarkistaa löytyykö kaupungilta jokin irtaimisto jo valmiiksi tarpeeseen

• Kyky arkistoida riskikartoitukset ja huoltotoimenpiteet osaksi laitetietoa

Traililla tehoa ammattikorkeakoulun kalustoraportointiin

Oulun ammattikorkeakoulu luo elinvoimaa ja hyvinvointia pohjoiseen Suomeen. Se tarjoaa opetusta yli 9000 opiskelijalle ja tuottaa vuosittain yli 1420 uutta tutkintoa kuudelta eri koulutusalalta.

Opetuksessa ja tutkimuksessa käytetään paljon modernia kalustoa, johon myös investoidaan satoja tuhansia euroja vuodessa. Kaluston tehokkaalla hallinnalla varmistetaan, että kalusto vastaa opetuksen tarpeisiin ja pysyy suorituskykyisenä koko käyttöikänsä ajan. Oamk onkin luottanut kalustonhallinnassaan Trailiin jo vuodesta 2015.

Tilanne ennen Trailin käyttöönottoa

Usealle kampukselle levittäytyneen ammattikorkeakoulun kalustonhallinta oli muodostunut haasteelliseksi. Kalustonhallintaan oli olemassa ohjelmisto, joka kehitystyön loppumisen vuoksi ei enää vastannut tarpeisiin. Vanha järjestelmä ei esimerkiksi tarjonnut kattavia raportteja Oamk:n toivomalla tavalla.

Sibelius-Akatemialta kantautuneet hyvät kokemukset saivat myös Oamk:n tutustumaan Trail-kalustonhallintaan tarkemmin.

Tilanne Trail-käyttöönoton jälkeen

Oamk otti Trail-ratkaisun käyttöön vuonna 2015. Kalustonhallintajärjestelmän helppokäyttöisyys ja Trailin tarjoama tuki varmistivat, että käyttäjät pääsivät alkuun nopeasti. Nyt Oamk:ssa kalustotiedot ovat tallessa nykyaikaisessa järjestelmässä, ja raportointi on tehostunut merkittävästi. Lisäksi Oamk:ssa varmistetaan Trailin kokoaman tiedon avulla, että kaikki tarvittava kalusto todella on vakuutettu.

Myös inventoinnit ovat nopeutuneet aiempaan verrattuna Trailin viivakooditunnisteiden ja mobiilisovelluksen ansiosta. Nykyisellään inventointeihin käytetään vain noin 1-2 tuntia osastoa kohti vuodessa.

Trail-varausominaisuuden ansiosta opetuskäytössä olevan kaluston varaaminen on myös opiskelijoille helppoa. Opiskelijat näkevät aiempaa paremmin, mitä kalustoa heillä on käytettävissään ja pystyvät varaamaan projekteihinsa tarvitsemansa kaluston suoraan käyttöliittymästä.

Oamk:ssa käytetään Trail-järjestelmää myös tehokkaaseen investointien suunnitteluun. Järjestelmä antaa tiedot kaluston hankintahinnasta, käyttöiästä ja käyttöasteesta, jolloin investoinnit myös perustuvat faktaan mielikuvien sijaan.

“Olen ollut erittäin tyytyväinen Trailin käyttöön. Saamme sieltä excel-raportteja erilaisia käyttötarkoituksia varten, inventoinnit ovat nopeutuneet ja lainausjärjestelmän avulla lainaukset pysyvät paremmin seurannassa. Trailin henkilökunta on ollut myös suuri tuki ja apu!” Heli Malmström, Trail-pääkäyttäjä, Oulun ammattikorkeakoulu

Saavutetut hyödyt:

• Raportoinnin tehostuminen

• Aiempaa tarkemmat ja nopeammat inventoinnit

• Kaluston lainaamisen ja varaamisen helpottuminen

• Tarkemmat kalustotiedot vakuutuksia varten

Kahden suomalaisen vastuullisen toimijan kumppanuus

Martela on vuonna 1945 perustettu suomalainen perheyritys. Martela suunnittelee ja toteuttaa käyttäjäkeskeisiä työ- ja oppimisympäristöjä. Martelan tuote- ja palveluvalikoima kattaa tilojen koko elinkaaren.

Trail Systems auttaa hankitun kaluston hallinnassa pilvipohjaisen kalustonhallintajärjestelmän avulla. Järjestelmän kalustotieto pohjautuu kaluston tunnistemerkintään, jonka avulla digitalisoidaan fyysinen irtain ja keskitetään siihen liittyvä tieto läpi koko elinkaaren.

Martela ja Trail Systems sopivat kumppanuudesta ja yhteistyöstä vuonna 2018 vastatakseen kysyntään liittyen kalusteiden kokonaisvaltaisemmalle hallinnalle. Siinä missä työ muuttuu myös työympäristöt moninaistuvat, ja kalustonhallinnan palvelut ovat entistä merkityksellisempiä. Sekä Martela että Trail Systems ovat hyvin käyttäjäorientoituneita ja asiakaskeskeisiä palveluntuottajia. Vastuullisuus yhdistää myös tämän kumppanuuden osapuolia vahvasti.

Vastuullisempaa ja kustannustehokasta kalustonhallintaa

Yhdessä kumppaneina asiakkaalle tarjotaan entistä kokonaisvaltaisempi työympäristön hallintapalvelu. Asiakas pääsee hyödyntämään kalustotietoja suunnittelussa ja päätöksenteossa. Ennen kaikkea asiakkaalle tarjotaan kyky tehdä vastuullisia kalusteinvestointeja ainoastaan todennettuun tarpeeseen, ja sitä kautta hallita myös kustannuksia. Vastuullisempaa kalustonhallinnan kulttuuria on mahdollista rakentaa, kun päätöksiä voidaan perustellusti tehdä esimerkiksi käytettyjen ja uusien kalusteiden yhdistämisestä.

Toimiva yhteistyö

Martelan ja Trail Systemsin kumppanuus perustuu molemminpuoliseen arvostukseen, avoimeen kommunikointiin sekä loppuasiakkaan todelliseen lisäarvoon. Näille asioille kumppanuutta on hyvä rakentaa jatkossakin.