Maksuton inventaariopohja (Excel sekä Google Sheets)

Excel tai Google Sheets on hyvä lähtökohta kalustonhallinnalle erityisesti pienissä organisaatioissa. Kun työntekijöitä on vain rajallinen määrä ja laitteiden määrä ei ole vielä suuri, voit helposti luoda kalustoluettelon Excelissä tai Google Sheetsissä. Alkuun pääset lataamalla alla olevasta linkistä ilmaisen kalustoinventaariomallin Exceliin ja Google Sheetsiin:

Excel-inventaariopohjan hyödyt

Excel on monipuolinen ohjelmisto, jota voidaan helposti käyttää kaluston inventaarioiden hallinnan välineenä. Sen suurimmat edut ovat:

• Helppo käyttöönotto

• Käytettävyys

• Muokattavuus

• Edullisuus

• Yhteen paikkaan koottu laitetieto

Excel on luultavasti yleisin laitteiden hallintamenetelmä. Se on helppokäyttöinen, ja sen avulla on mahdollista jakaa laitetietoa koko organisaation kesken. Jos laiterekisterisi on tällä hetkellä tallennettu työntekijöiden muistiin tai paperille, hyötyisit suuresti tietojen keräämisestä Excel-tiedostoon tai Google Sheetsiin.

Koska yrityksesi todennäköisesti jo käyttää Exceliä tai Google Sheetsiä muihin tarkoituksiin, on luontevaa laajentaa sitä kattamaan myös laitekannan inventointi. Lisäetuna on se, että se ei vaadi mitään ylimääräisiä investointeja.

Voit myös mukauttaa Excel-taulukoita tarpeiden mukaisiksi. Räätälöintimahdollisuudet ovat luonnollisesti rajalliset (esimerkiksi ilmoitustoiminnon luominen Exceliin saattaa olla helpommin sanottu kuin tehty). Voit kuitenkin muokata taulukoita ilman syvempää ymmärrystä ohjelmistokehityksestä. Esimerkiksi uusien sarakkeiden lisääminen tärkeitä päivämääriä varten on helppoa.

Excel-taulukon rajoitteet

Excelissä ja Google Sheetsissä on kuitenkin omat rajoituksensa. Ne toimivat staattisina laiterekistereinä. Kun olet käyttänyt Exceliä jonkin aikaa laitteiden inventointityökaluna, saatat huomata haluavasi lisää laitteiden hallintaominaisuuksia.

Kun pohditaan omaisuudenhallinnan parhaita käytäntöjä, käy tuskallisen selväksi, että Excel ei pysty ratkaisemaan kaikkia tehokkaan laitehallinnan vaatimuksia.

Excel-taulukon suurimmat rajoitukset laiteinventointijärjestelmänä ovat seuraavat:

• Päivittäminen vaatii manuaalista työtä

• Haasteita, kun samalla taulukolla on useita käyttäjiä

• Ei mahdollisuutta tukea käyttäjiä automaatti-ilmoituksilla

• Laitetunnisteiden hyödyntäminen rajallista

• Tärkeitä laitteiden elinkaarenhallinnan ominaisuuksia puuttuu kokonaan

Kun luot Exceliin laiteinventaariotaulukon, huomaat luultavasti, että se on melko jäykkä. Kaikki on kirjoitettava käsin. Jos siirrät esineen paikasta toiseen, sinun on kirjattava uusi sijainti.

Sama pätee myös muihin laitteiden hallinnan perusominaisuuksiin. Jos olet esimerkiksi suorittanut jonkin kohteen huollon, sinun on lisättävä päivämäärä käsin Excel-taulukkoon. Tai jos yrityksesi seuraa laitevarauksia, jokainen varaus on kirjoitettava manuaalisesti Excel-taulukkoon. Näistä toimista ei voi luoda ilmoituksia. Huoltopäivämäärät ja varaustilanteet on edelleen tarkistettava jatkuvasti.

On yleinen käytäntö merkitä laitteet laitetarroilla (QR-koodit, viivakoodit, RFID- tai NFC-tunnisteet). Voit lisätä tunnistemerkkijonon vastaavan laitenimikkeen riville Excelissä, mutta tunnisteen käyttäminen Excelissä ei ole lainkaan yksinkertaista. Tunnisteen idea on yhdistää fyysinen laite sen digitaalisiin laitetietoihin. Excel ei tarjoa tällaista ominaisuutta.

Vaikka tyytyisit pelkkään laiterekisteriin, saatat huomata, että jos useat käyttäjät käyttävät yhtä Excel-tiedostoa, seurauksena voi olla kaaos. Jos joku poistaa vahingossa tärkeitä tietoja, ne saattavat kadota lopullisesti. Myös ristiriitaiset versiot dokumentista ovat aivan liian yleisiä, kun useat käyttäjät käyttävät yhteistä Excel-taulukkoa.

Kun olet siis aloittanut Excel-laiterekisterin käytön ja etsit parannusta laitehallintaan, kannattaa tutustua kalustonhallintajärjestelmään.

Kenelle Excel on oikea työväline inventaarioon?

Laiterekisterin luominen Excelillä on hyvä vaihtoehto pienille ja uusille yrityksille. Kun sinulla on vain pieni määrä esineitä ja työntekijöitä, Excel riittää hyvin ajantasaisen rekisterin pitämiseen omaisuudestasi. Varsinkin, jos sinulla ei ole paljon erilaisia toimenpiteitä, joita haluat tehdä laitteille. Tällaisia toimia ovat esimerkiksi laitevaraukset ja laitteiden huolto.

Rajoitustensa vuoksi Excel ei sovi kaikkiin kalustonhallinnan tarpeisiin. Erityisesti suuremmat organisaatiot ja yritykset, joilla on tarve pitää yksityiskohtaista kirjaa huollosta tai laitevarauksista, hyötyisivät enemmän laitehallintajärjestelmästä, jossa on kaikki keskeiset laitteen elinkaareen liityvät hallintaominaisuudet.

Yhteenvetona voidaan todeta, että Excel on erinomainen väline kalustoinventointityökaluksi, jos etsit perusluokan kalustorekisteriä ilman lisäominaisuuksia ja jos olet valmis päivittämään sitä manuaalisesti.

Alkuun pääset lataamalla alla olevan ilmaisen kalustoinventaariomallin Exceliin tai Google Sheetsiin. Koska arkki on vain malli, voit muokata sitä lisäämällä siihen lisää sarakkeita kirjaamista varten, esimerkiksi viimeisimmät huoltopäivät tai nykyisen käyttäjän tai mitä tahansa tarpeelliseksi katsomasi tietoja.