Toistuvien huoltosuunnitelmien luonti on ollut Trail Kalustonhallinnan perustoiminnallisuuksia jo pitkään. Viimeisimmässä päivityksessämme julkaisimme sille varsin toivotun parannuksen: Nyt käyttäjillä on mahdollisuus määritellä yksi tai useampia ennakkoilmoituksia suunnitelluille huolloille.
Huoltosuunnitelman ennakkoilmoituksen käyttötarkoitus
Traililla hallinnoidaan yli miljoonaa kalusto- ja laiteyksilöä. Niistä suuri osa on kalustoa, johon liittyy toistuvia huoltoja.
Vuosien ajan Trailin käyttäjät ovat voineet luoda huoltosuunnitelmia, jotka toistuvat käyttäjän määrittelemin väliajoin. Lisäksi on ollut mahdollista luoda huoltosuunnitelmia ilman aikaväliä, jolloin huolto tai tarkastus on suoritettu esimerkiksi laitteen käyttöön liittyen, joko ennen käyttöä tai sen jälkeen.
Trail on lähettänyt määritellyille vastuuhenkilöille sähköposti-ilmoituksen ajankohtaisesta suunnitelman mukaisesta huollosta. Tällöin vastuuhenkilöt ovat pystyneet reagoimaan nopeasti ja suorittamaan huollon tai tarkistuksen huoltosuunnitelman mukaisesti.
Nyt paransimme tätä muistutustoiminnallisuutta luomalla mahdollisuuden lisätä ennakkoilmoituksia tulevista huolloista. Tällöin määritellyt vastuuhenkilöt saavat sähköpostitse ilmoituksen tulevasta huollosta jo ennakkoon, ja voivat varautua suorittamaan huollon.
Ennakkoilmoituksia voi asettaa useita kullekin huoltosuunnitelmalle. Näin ilmoituksen voi saada esimerkiksi kuukautta ennen huollon ajankohtaa ja uudelleen viikkoa ennen kuin huolto on määrä suorittaa.
Ennakkoilmoitusten lisääminen huoltosuunnitelmalle
Ennakkoilmoitusten lisääminen edellyttää käyttäjältä Kirjoitus-oikeuksia Huollot-toiminnallisuuteen.
Ennakkoilmoituksia pääset muokkaamaan Huollot-välilehden Huoltojen suunnittelu -osiossa.
Voit lisätä ennakkoilmoitukset olemassa oleviin huoltosuunnitelmiin avaamalla huoltosuunnitelman muokattavaksi. Huoltosuunnitelman voit avata muokattavaksi huoltosuunnitelman rivillä olevan muokkaus-ikonin kautta:
Avautuvassa näkymässä voit tehdä muitakin muokkauksia huoltosuunnitelmaan. Voit esimerkiksi muokata huollon tarkistuslistoja (tämä toiminnallisuus pitää erikseen kytkeä päälle Hallinta-valikon yleisasetuksista).
Ennakkoilmoituksen määrittely löytyy sivun alalaidasta kohdasta ”Muistuta tulevista huolloista”.
Kun olet tallentanut ennakkoilmoitukset Päivitä-painikkeella, ilmestyvät tiedot ennakkoilmoituksista huoltosuunnitelman tietoihin.
Kenelle ilmoitukset huolloista lähtevät?
Huoltosuunnitelman muokkaus -näkymässä voit myös määritellä käyttäjäryhmät, jotka saavat ilmoitukset tähän huoltosuunnitelmaan liittyen.
Jos et halua lähettää ilmoitusta millekään käyttäjäryhmälle, voit jättää käyttäjäryhmän valitsematta. Tällöin Trail lähettää ilmoitukset aiemman ilmoituskäytäntönsä mukaisesti eli:
- Laitteen tiedoissa määritellylle vastuuhenkilölle kyseisen laitteen suunnitelman mukaisista huolloista
- Osaston tiedoissa määriteltyihin sähköpostiosoitteisiin kyseisen osaston laitteiden suunnitelman mukaisista huolloista
- Sijainnin tiedoissa määriteltyihin sähköpostiosoitteisiin kyseisen sijainnin laitteiden suunnitelman mukaisista huolloista
Voit lukea lisää Trailin ilmoituksista käyttööoppaamme luvusta Ilmoitukset
Mitä tietoja huoltoilmoitus sisältää?
Trail lähettää vain yhden huoltojen sähköposti-ilmoituksen päivässä määritellyille vastuuhenkilöille. Tämä ilmoitus kokoaa kaikki ajankohtaiset huoltoilmoitukset käyttäjän vastuulle kuuluvista laitteista ja huolloista:
- Ajankohtaisiksi tulleet ennakkoilmoitukset
- Myöhässä olevat suunnitelman mukaiset huollot
Yhteenveto
Huoltosuunnitelmien ennakkoilmoitus tehostaa huomattavasti huoltojen hallintaa. Sen avulla vastuuhenkilöt voivat varautua hyvissä ajoin tuleviin huoltoihin ja esimerkiksi varata laitteet huollon ajaksi käyttöön, jotta ne ovat varmasti huollettavissa oikeaan aikaan.
Toiminnallisuus on automaattisesti kaikissa Trail-ympäristöissä käytössä. Mikäli sinulla heräsi kysymyksiä tähän tai Trailin käyttöön yleisesti liittyen, ota toki yhteyttä tukeemme: support@trail.fi
Mikäli et vielä käytä Trailia, mutta olet kiinnostunut kokeilemaan, niin ota toki yhteyttä myyntiimme.