Kuinka koota kokoon koko kalusto?
Kun lähdetään modernisoimaan käyttöomaisuuden hallintaa, ensimmäinen haaste on usein kerätä kaikki ajantasainen tieto hallittavasta kalustosta. Joskus listauksia on jo kerätty ja ylläpidetty, mutta ei ehkä riittävän ajantasaisesti. Toisissa tapauksissa kalustosta ei varsinaisesti ole koottuna vielä mitään tietoa. Oli tilanne mikä tahansa, on hyvä varmistaa kalustotiedon kattavuus, ajantasaisuus ja oikeellisuus, jotta kalustonhallinta toimii myöhemmin tehokkaasti.
Käytännön ratkaisuna tähän on tehdä inventaario. Kalustonhallinnan käyttöönoton yhteydessä kannattaa vieläpä varautua perusteelliseen inventaarioon, koska on tärkeätä varmistaa, että ylläpidettävä tieto on riittävän kattavaa. Ennen inventaarion aloittamista onkin hyvä selvittää peruslähtötiedot: mikä kalusto inventoidaan, mitä tietoja sen yhteydessä kerätään ja millä tasolla sijaintitieto merkitään näkyviin?
Alkuinventaario tarkoittaa tyypillisesti jalkatyötä siten, että joku kulkee valituissa tiloissa ja selvittää yksi laite/kaluste kerrallaan mitä kalustoa mistäkin löytyy. Tämä vaihe kalustonhallinnan modernisoimisessa voi olla työläs ja siihen on hyvä varata myös aikaa, mutta kun työn tekee kerralla kunnolla, maksaa se itsensä takaisin monin kerroin myöhemmin.
Kalustonhallinnan modernisoimisen aloituksen yhteydessä suosittelemme seuraavaa:
Nimeä vastuuhenkilö kalustolistauksen kokoamiseen
On tärkeää, että kalustotiedon kokoamiseen on nimetty vastuuhenkilö. Tämä henkilö auttaa muita ymmärtämään asian tärkeyden ja organisoi vaadittavat toimenpiteet tiedon kokoamiseksi. Nimetty henkilö voi olla hyvin vaikkapa kesätyöntekijä tai harjoittelija.
Määrittele mitkä tilat ja mikä kalusto inventoidaan
Inventoitavat tilat on hyvä määritellä jo etukäteen ennen inventaarion aloittamista. Mikäli kalustonhallintaohjelmiston käyttö aloitetaan tietystä osasta irtaimistoa, on tärkeätä määritellä mitkä laitteet ja mikä kalusto ovat inventoinnin piirissä. Muun muassa pohjapiirustukset, kalustolistat ja muut mahdolliset etukäteistiedot helpottavat inventaarioiden toteuttamista.
Varmista, että vastuuhenkilöllä on pääsy tiloihin
Joskus inventoitavat tilat vaativat kulkulupia tai saattajia. Kannattaa hyvissä ajoin varmistaa nämä tiedot ja pyytää tarvittavat luvat.
Määrittele mitä tietoja kalustosta kerätään
Usein kalustonhallintajärjestelmässä on tiettyjä pakollisia tietokenttiä, jotka tulee vähintään määritellä kaikille kalustoyksiköille. Kuitenkin mikäli mahdollista, kannattaa näiden tietojen lisäksi kerätä myös muut löydettävissä olevat tiedot. Mitä enemmän tietoa kerätään, sitä paremmin järjestelmä palvelee myöhemmin. Määriteltävää esimerkiksi on, halutaanko aloitusinventaarion yhteydessä kuvata koko kalusto. Etsitäänkö kalustolle käyttö- ja asennusohjeet liitetiedostoiksi ja tuodaanko samalla tietoja esimerkiksi hankintahinnasta ja hankinta-ajasta. Viimeiset tiedot saattavat löytyä esimerkiksi kirjanpitäjältä. Mikäli inventoinnin piiriin kuuluu kalusteiden läpikäynti, ei mittanauhan löytyminen taskusta ole huono idea.
Merkitse kalusto aloitusinventaarion yhteydessä
Kun vaivaa nähdään kalustotiedon keräämiseen, on suositeltavaa tehdä kerralla kaikki tarvittavat toimenpiteet, jotta tulevat inventoinnit olisivat mahdollisimman vaivattomia ja nopeita toteuttaa. Tämän mahdollistaa kaluston merkitseminen yksilöivillä tunnisteilla. Kun kalusto on inventoitu ja tiedot viety järjestelmään, on mahdollista tulostaa jokaiselle kalustoyksilölle oma tunniste. Näiden tunnisteiden avulla voidaan merkinnän jälkeen tarkastella laitetta koskevia tietoja tai vaikkapa hyödyntää kaluston varaamisessa etäkäyttöön.
Autamme mielellämme löytämään ratkaisut aloitusinventaarion helpottamiseen ja tuemme myös tunnistemerkintöjen toteuttamisessa, jotta kalustonhallinta on tulevaisuudessa mahdollisimman helppoa ja tehokasta!