Yksi Trail usealle organisaatiolle - vai sittenkin Trail Sharing?

Tiiviissä yhteistyössä toimiville organisaatioille on luonnollista jakaa kalustoa keskenään. Näissä tapauksissa luotettavat tiedot laitteista ovat oleelliset, sekä tietenkin pääsy tähän laitetietoon. Eihän mitään sellaista voi jakaa, mistä ei jakokumppaneilla tietoa ole.

Silloin tällöin meiltä kysytään, olisiko usean organisaation mahdollista käyttää yhtä jaettua Trail-ympäristöä Trail Sharing -mahdollisuuden sijaan. Lyhyesti voin todeta, että järkevämpää on luoda erilliset Trail-ympäristöt kaikille osapuolille ja huolehtia jaettavasta kalustosta Trail Sharing -alustan avulla. Jos kuitenkin yhteinen ympäristö on tapa, jolla halutaan edetä, niin organisaatioiden on ensiarvoisen tärkeää sopia yhteisen ympäristön pelisäännöt. Näin järjestelmän käyttö on selkeää, ja sen sisältämä tieto pysyy hyvälaatuisena.

Tässä blogissa avaan tarkemmin huomioon otettavia seikkoja usean organisaation kesken pohdiattaessa, pitäisikö usean organisaation jakaa yksi Trail vai turvautua Trail Sharing -alustaan kaluston jakamisessa.

Trail on suunniteltu yhden organisaation kalustonhallintaan

Lähtökohtaisesti Trail Kalustonhallintajärjestelmä on suunniteltu tehostamaan yksittäisten organisaatioiden laitteiden elinkaarenhallintaa. Useat asiakkaamme etenkin esittävien taiteiden alalla ovat kuitenkin jo perinteisesti jakaneet kalustoa keskenään. Siksi olemme kehittäneet Trailiin erillisen Trail Sharing -alustan, joka mahdollistaa jakoverkostojen luomisen erillisten Trail-ympäristöjen välille turvallisesti. Tällöin erilliset organisaatiot, joilla on kullakin oma Trail-ympäristö käytössä, voivat valita, minkä muiden Trailia käyttävien organisaatioiden kanssa he kalustoaan jakavat, mitä kalustoa nämä muut organisaatiot voivat varata heiltä käyttöönsä, ja voivat varata kumppaniensa kalustoa omaan käyttöönsä suoraan omasta Trailistaan.

Mikäli erilliset organisaatiot niin sopivat (sekä keskenään että Trailin kanssa), voivat ne myös käyttää yhteistä Trail-ympäristöä kalustonhallintaan. Tällöin kuitenkin täytyy huomioida, että lähtökohtaisesti tiedot kalustosta ovat nähtävissä kaikille eri organisaatioden Trail-käyttäjille tässä ympäristössä. Oleellista onkin silloin sopia yhteiset periaatteet yhteisen Trail-ympäristön käytölle.

Trailin 'Osasto' -tiedolla voidaan toki rajata näkyvyyttä laitetietoon. Vain ne käyttäjät, jotka on lisätty tiettyyn 'Osastoon' voivat nähdä kyseisen osaston laitteet. Tämä ei kuitenkaan piilota kaikkea tietoa. Lähtökohtaisesti osastojaottelusta huolimatta käyttäjät, jotka käyttävät varaustoiminnallisuuksia, tulevat näkemään kaikki tässä Trail-ympäristössä olevat varaustiedot. Käyttäjät eivät kuitenkaan voi varata käyttöönsä tai lukea ulos varaukselle laitteita, jotka kuuluvat osastolle, johon käyttäjää ei ole lisätty.

Sopikaa yhdessä pelisäännöt

Jos erilliset organisaatiot käyttävät yhtä Trail-ympäristöä, tulee heidän myös yhteistyössä määritellä kaikille sopiva datarakenne sekä nimeämiskäytännöt. Kategoriat, osastot, sijainnit ja laitetyypit ovat peruskäsitteitä, jotka ovat yhdessä ympäristössä kaikille samat, jolloin näille määritellyt nimet tulee olla yhdessä sovittu. Lisäksi tapa, jolla laitemallit nimetään, täytyy olla yhdessä sovittu. Mikäli näin ei toimita, tulee järjestelmän sisältämä tieto olemaan sekavaa ja järjestelmän käyttö hankaloituu.

Usean toimijan käyttäessä yhtä ympäristöä on myös huomattava, että toistuvat huoltosuunnitelmat (esim. vuosihuollot tai -tarkastukset) ovat myös kaikille kyseistä Trail-ympäristöä käyttäville samat. Organisaatioiden täytyy siis yhdessä tehdä myös pelisäännöt huoltosuunnitelmien luomiseksi, sillä tehdyt huoltosuunnitelmat kohdennetaan laitemalleille, jolloin ne koskevat kaikkia kyseisen mallisia laitteita Trail-ympäristössä.

Mikä kaikki tieto on yhteistä yhdessä Trail-ympäristössä?

Yhteisessä Trail-ympäristössä kaikki kalustotieto on lähtökohtaisesti yhteistä. Kun erilliset organisaatiot käyttävät yhtä yhteistä Trail-ympäristöä, heillä tulee olemaan yhteiset:

• Laitetiedot kaikille jaetuissa osastoissa

• Datamalli: Kategoriat, osastot, sijainnit, laitemallit

• Huoltosuunnitelmat

• Varaukset

• Raportit

• Yleisasetukset

• Pääkäyttäjät

• Käyttäjälistaus, käyttäjäryhmät ja käyttöoikeuksien hallinta

Laitteet ja niiden elinkaaritieto on lähtökohtaisesti eriytettävissä 'Osasto'-tietoa hyödyntämällä. Mikäli yksi organisaatio tällaisessa jaetussa ympäristössä haluaa merkitä jotain kalustoaan muille organisaatioille jaettavaksi, he voivat tehdä sen esimerkiksi luomalla erillisen osaston "Teatteri 1 - jaettu kalusto", johon muiden organisaatioiden käyttäjillä on pääsy. Pääkäyttäjillä on luonnollisesti pääsy kaikkeen laitetietoon.

Käytännössä he siis käyttäisivät Trailia kuin yksi organisaatio, jossa on eri osastoja. Esimerkkinä tällaisesta käy vaikkapa yliopisto, jonka eri tiedekunnat käyttävät yhtä ja samaa Trail-ympäristöä.

Trail Sharing turvaa tiedot

Selvää on, että yhtä Trail-ympäristöä käyttävien organisaatioiden tulee olla varsin tiiviissä yhteistyössä muutenkin. Siksi yleisempi tapa on perustaa erilliset Trail-ympäristöt ja luoda Trail Sharing -alustan avulla jakoverkostoja luotettujen kumppaneiden kanssa.

Eriytetyissä ympäristöissä, joilla on käytössään Trail Sharing, eri organisaatioilla on täysi kontrolli omaan Trail-ympäristöönsä ja sen sisältämään tietoon. Sitä ei kukaan muu pääse tarkastaelemaan. Trail Sharing -toiminnallisuudella organisaatio voi avata rajatun pääsyn valitsemilleen muille Trail Sharing -organisaatioille, ja määrittää laitekohtaisesti, mitä laitteita nämä jakokumppanit voivat organisaation Trailista saada nähtävilleen ja varata käyttöönsä.

Yhteenveto

Trail on lähtökohtaisesti suunniteltu yhden organisaation kalustonhallintaan, mutta tiiviissä yhteistyössä toimivat organisaatiot voivat jakaa kalustoa keskenään kahdella tavalla: käyttämällä yhteistä Trail-ympäristöä tai erillisiä ympäristöjä Trail Sharing -alustan avulla. Yhteinen ympäristö edellyttää tarkkaan sovittuja pelisääntöjä, kuten yhteistä datarakennetta ja nimeämiskäytäntöjä, jotta järjestelmän käyttö pysyy selkeänä ja tieto luotettavana.

Trail Sharing -vaihtoehto tarjoaa joustavamman ja tietoturvallisemman tavan jakaa kalustoa, sillä silloin jokaisella organisaatiolla säilyy täysi hallinta omiin tietoihinsa ja jaettavat laitteet voidaan valita tarkasti. Siksi suositeltavin tapa on useimmiten erilliset ympäristöt yhdistettynä Trail Sharing -alustaan.