Malmö Live – kalusto aiempaa vahvemmin hallussa
Malmö Live on monipuolinen konsertti- ja tapahtumatalo Ruotsin kolmanneksi suurimmassa kaupungissa. Konserttitalon pääsaliin mahtuu 1700 katsojaa, minkä lisäksi rakennuksessa on 650 katsojan Kuben, 200 hengen lämpiönäyttämö sekä mahdollisuus luoda pop-up-näyttämöitä yleisiin tiloihin.
Moderni tapahtumakeskus avautui 2015. Erinomaisen akustiikan ja viimeisimmän teknologian ansiosta konserttitalo on myös Malmön Sinfoniaorkesterin kotipaikka.
Tekninen päällikkö Martin Berglund ja hänen johtamansa tekninen tiimi tuottaa ääni-, valo- ja näyttämötekniikan vuosittain noin 400 konserttiin ja tapahtumaan
Lisäksi Malmön Sinfoniaorkesterilla on noin 60-70 konserttia vuodessa Malmö Livessa ja muissa Malmön alueen konserttisaleissa. Orkesteri tekee myös pari kiertuetta vuodessa.
Tapahtumien ja kiertueiden saumaton eteneminen vaatii, että Martinilla ja teknisellä tiimillä on tekninen kalusto täydellisesti hallussaan. He ovatkin turvautuneet vuoden 2022 alusta asti Trail Kalustonhallintaan kaluston elinkaarenhallinnassa sekä tapahtumien tekniikan suunnittelussa ja seurannassa.
Keskeiset haasteet ennen Trailin käyttöönottoa
Martin kuvailee tilannetta ennen Trailia: “Olemme lähes täysin omavaraisia, mutta meillä ei ole ollut luotettavaa inventaariota teknisestä kalustostamme. Aiemmin emme siis tienneet, mitä me omistimme, mikä kaluston tilanne oli, mikä oli toiminnassa, mitä oli hukassa, milloin kalusto oli hankittu ja milloin oli aika uusia sitä. Eikä meillä ollut mahdollisuutta varata kalustoa tapahtumiin.”
”Olin etsinyt Trailin kaltaista järjestelmää jo pitkään. Tilanne meni jopa niin pitkälle, että aloin rakentamaan omaa järjestelmää yksinkertaisen tietokantajärjestelmän, OBDC:n, päälle. Luovuin kuitenkin hankkeesta sen vaativuuden vuoksi.
Lue lisää: Miksi oman kalustonhallintajärjestelmän kehittäminen on huono idea
Malmö Live kasvattaa laiteinventaariotaan jatkuvasti ja lisää kalustodataa Trailiin. Jo käyttöönottovaiheessa he alkoivat hyödyntää Trailin varaustoiminnallisuutta, jotta heillä säilyy tarkka näkyvyys siihen, mitä kalustoa on saatavilla ja mitä ei.
Aiempaa parempi hallinnan tunne ja muut edut
Suurin Trailin tuoma hyöty Malmö Livelle on ollut aiempaa parempi teknisen kaluston kontrolli. Helposti saatavilla oleva näkymä kalustoon kertoo, mitä on saatavilla ja mitä puuttuu. Tämän ansiosta heillä on vihdoin tietoa kalustosta oletusten sijaan. “Tieto kaluston elinkaaresta auttaa meitä ennustamaan tulevia kustannuksia ja hankintoja. Lisäksi vastuu kalustosta on parantunut, kun työntekijät näkevät, mitä kukakin käyttää ja missä.” Martin jatkaa.
Vaikutuksen on tehnyt myös Trailin asiakaspalvelu. ”Yhteydenpito Trailin tiimin kanssa on ollut todella miellyttävää!”
Kalustonhallinnan parhaat käytännöt konserttitalossa
”Emme ole vielä käyttäneet Trailia kovin pitkään. Olemme kuitenkin huomanneet, että kannattaa rohkaista ja ohjata henkilöstöä varaamaan kalusto kaikkiin projekteihin jo alusta lähtien. Varauksia tulee käyttää jopa pienimmissä tapahtumissa. Näin kalusto pysyy hallinnassa, toisin kuin silloin, kun kalusto vain kerätään ilman varausta tai rekisteröintiä.” Martin tuumii parhaista käytännöistä.
Tulokset
- Aiempaa parempi kontrolli kalustoon
- Kattava näkyvyys kalustotietoon, kaluston tilanteeseen, huoltotapeeseen, ostohistoriaan ja uusimistarpeeseen
- Mahdollisuus hyödyntää kalustodataa budjetoinnissa ja investointisuunnittelussa
- Työntekijät kantavat vastuuta kalustosta aiempaa paremmin
- Kyky suunnitella ja varata kalustoa tuleviin tapahtumiin