Traililla tehoa ammattikorkeakoulun kalustoraportointiin
Oulun Ammattikorkeakoulu Oy luo elinvoimaa ja hyvinvointia pohjoiseen Suomeen. Se tarjoaa opetusta yli 9000 opiskelijalle ja tuottaa vuosittain yli 1420 uutta tutkintoa kuudelta eri koulutusalalta.
Opetuksessa ja tutkimuksessa käytetään paljon modernia kalustoa, johon myös investoidaan satoja tuhansia euroja vuodessa. Kaluston tehokkaalla hallinnalla varmistetaan, että kalusto vastaa opetuksen tarpeisiin ja pysyy suorituskykyisenä koko käyttöikänsä ajan. Oamk onkin luottanut kalustonhallinnassaan Trailiin jo vuodesta 2015.
Tilanne ennen Trailin käyttöönottoa
Usealle kampukselle levittäytyneen ammattikorkeakoulun kalustonhallinta oli muodostunut haasteelliseksi. Kalustonhallintaan oli olemassa ohjelmisto, joka kehitystyön loppumisen vuoksi ei enää vastannut tarpeisiin. Vanha järjestelmä ei esimerkiksi tarjonnut kattavia raportteja Oamk:n toivomalla tavalla.
Sibelius-Akatemialta kuullut hyvät kokemukset saivat myös Oamk:n tutustumaan Trail -kalustonhallintaan tarkemmin.
Tilanne Trailin käyttöönoton jälkeen
Oamk otti Trailin käyttöön vuonna 2015. Kalustonhallintajärjestelmän helppokäyttöisyys ja Trailin tarjoama tuki varmistivat, että käyttäjät pääsivät alkuun nopeasti. Nyt Oamk:ssa kalustotiedot ovat tallessa nykyaikaisessa järjestelmässä, ja raportointi on tehostunut merkittävästi. Lisäksi Oamk:ssa varmistetaan Trailin kokoaman tiedon avulla, että kaikki tarvittava kalusto todella on vakuutettu.
Myös inventoinnit ovat nopeutuneet aiempaan verrattuna Trailin viivakooditarrojen ja mobiilisovelluksen ansiosta. Nykyisellään inventointeihin käytetään vain noin 1-2 tuntia osastoa kohti vuodessa.
Trailin varausominaisuuden ansiosta opetuskäytössä olevan kaluston varaaminen on myös opiskelijoille helppoa. Opiskelijat näkevät aiempaa paremmin, mitä kalustoa heillä on käytettävissään ja pystyvät varaamaan projekteissaan tarvitsemansa kaluston suoraan Trailin käyttöliittymästä.
Oamk:ssa käytetään Trailia myös tehokkaaseen investointien suunnitteluun. Järjestelmä antaa tiedot kaluston hankintahinnasta, käyttöiästä ja käyttöasteesta, jolloin investoinnit myös perustuvat faktaan mielikuvien sijaan.
“Olen ollut erittäin tyytyväinen Trailin käyttöön. Saamme sieltä excel-raportteja erilaisia käyttötarkoituksia varten, inventoinnit ovat nopeutuneet ja lainausjärjestelmän avulla lainaukset pysyvät paremmin seurannassa. Trailin henkilökunta on ollut myös suuri tuki ja apu!” Heli Malmström – Oamk:n Trail pääkäyttäjä
Tulokset
- Raportoinnin tehostuminen
- Aiempaa tarkemmat ja nopeammat inventoinnit
- Kaluston lainaamisen ja varaamisen helpottuminen
- Tarkemmat kalustotiedot vakuutuksia varten
