Helppojatehokaskalustonhallinta

Parempaa hallintaa kriisinhallinnan varusteille

Kriisinhallintakeskus (CMC Finland) on vuonna 2007 perustettu siviilikriisinhallinnan osaamiskeskus, joka toimii sisäministeriön alaisuudessa omana itsenäisenä keskuksenaan. Se vastaa suomalaisten siviilikriisinhallinnan ja kansainvälisen pelastustoimen asiantuntijoiden koulutuksesta, rekrytoinnista, ja varustamisesta kansainvälisiin tehtäviin.

Kriisinhallintakeskus toimii kansainvälisesti ja sillä on jatkuvasti maailmalla noin 120 siviilikriisinhallinnan asiantuntijaa. Tästä syntyikin tarve hallinnoida paremmin erilaisia varusteita, joita maailmalla liikkuville asiantuntijoille jaetaan. Ville Mertamo, joka vastaa Kriisinhallintakeskuksen logistiikan suunnittelusta, kaipasi myös toimivaa ratkaisua varastosaldojen hallintaan. Hän huolehtii varastoinnista, hankinnoista sekä asiantuntijoiden varusteiden toimituksista ja palautuksista.

Miksi Trail?

Haasteina oli saada varasto järjestykseen ja selkeä kokonaiskuva siitä, kenelle oli luovutettu mitäkin varusteita ja välineitä, sekä niiden toimintakunnnon varmistaminen. Mertamon mukaan osa ulkomailla olevista varusteista oli merkitty ”parasta ennen”-merkinnällä, eikä riittävää dataa myöskään hankintojen suunnittelua varten ollut. Erilaisia kalustonhallintajärjestelmiä vertailtiin paljon, mutta moni oli erikoistunut kaupalliseen vuokraustoimintaan, eikä niinkään varusteiden hallintaan. Trail valikoitui Kriisinhallintakeskuksen tarpeisiin sopivimmaksi. Erityisesti helppo lainausominaisuus vakuutti.

”Mahdollisuus käyttää viiva- ja QR-koodeja sekä mobiilisovellusta olivat tärkeitä meille. Hinnoittelu oli tehty helpoksi.”

Sujuva käyttöönotto

Trail-järjestelmän käyttöönotto vuonna 2021 sujui hyvin, pääkäyttäjä Villen lisäksi muutama kollega koulutettiin hallinnoimaan kalustoa Trailin avulla. He huolehtivat varusteiden jakamisesta henkilökunnalle, reagoivat saldomuutoksiin Trailista saatavien muistutuksien avulla, sekä osaavat hankkia uutta kalustoa tarpeen vaatiessa. Varastossa olevien tavaroiden kategorisointiin kannattaa käyttää aikaa. Se helpottaa nopeaa käyttöönottoa.

Merkittävimmät edut

Suurimpina etuina arjessa Mertamo nimeää muun muassa mahdollisuuden tarkastella varastosaldojen tilannetta etänä, jolloin työaikaa säästyy muuhun. Tieto esimerkiksi satelliittipuhelimien huoltohistoriasta tai eri varusteiden menekistä, on saatavilla helposti mistä tahansa. Tämä puolestaan auttaa budjetoimaan tulevia hankintoja ja vähentämään turhia investointeja. Hävikki on selkeästi pienentynyt, kun Trailin avulla tiedetään tarkkaan, mitä materiaalia kullakin henkilöllä on lainassa. Erityisen arvokasta Mertamolle on, että kaikki tieto on nyt yhdessä järjestelmässä, ei irrallisina Word- tai Excel -tiedostoina.

Koska Trail toimii kaikenlaisen kaluston hallinnointiin hyvin, saattaa laajennus muuhunkin toimintaan olla edessä tulevaisuudessa. ”Trailissa on hyvä pohja ottaa käyttöön se laajemminkin toimiston kalusteiden ja laitteiden hallintaa varten, toistaiseksi Trailia hyödynnetään varusteiden kanssa”, kertoo Mertamo.

Tässä vielä Mertamon vinkki muille Trailia käyttäänottaville: ”Trailissa on mahdollisuus lisätä toisia laitteita laitteiden sisälle, tämän avulla loin erikseen satelliittipuhelimet ja -liittymät. Liittymä laitettiin puhelimen nimikkeen alle, se pystytään vaihtamaan tarvittaessa toiseen puhelimeen esim. laitteen rikkoonnuttua.”

Senaatti-kiinteistöt

Senaatti-kiinteistöt on Suomen valtion kiinteistöasiantuntija ja toimitilakumppani. Se vastaa valtionhallinnon organisaatioiden toimitilojen ylläpidosta ja kehityksestä ja luo asiakkaiden toimintaa tukevia työympäristöjä.

Trail otettiin Senaatti-kiinteistöillä käyttöön vuonna 2018 julkisen kilpailutuksen kautta. Käyttöönoton yhteydessä toteutettiin järjestelmän tietoturva- ja hallinnollinen auditointi, jossa varmistettiin Trailin soveltuvuus valtionhallinnon käyttöön.

”Toiveena oli saada kaikki eri sijainneissa olevien toimistokalusteiden ja AV-laitteiden elinkaaritiedot haltuun” kertoo Jenna Mustonen, joka toimii asiantuntijana Senaatti-kiinteistöjen toimitila- ja ylläpitopalveluissa.

Tehokas inventointi

Trailin avulla hallitaan tällä hetkellä kymmeniä tuhansia Senaatti-kiinteistöjen kalusteita sekä AV-laitteita kaikkialla Suomessa. Seurattavaan kalustoon on liitetty fyysiset RFID-tunnisteet yksilöllistä seurantaa varten. Tunnisteissa on laitteiden perustiedot ja QR-koodi mahdollistaen nopeat ja vaivattomat mobiilisti tehtävät vikailmoitukset.

"Päätimme merkitä laitteet Trailin RFID-älysiruilla, jotta toistuvat inventaariot pystytään tekemään etälukijoiden avulla. Tällä tavoin inventaariot voidaan tehdä murto-osan ajassa aiempaan verrattuna" sanoo Mustonen.

Etäluettavien RFID-tunnisteiden lukemisessa käytetään Trailin mobiilisovellusta ja RFID-lukijaa. Käytännössä lukijaan kytketään mobiililaite, jossa Trailin sovellus rekisteröi kaikki lukijalla skannatut RFID-tunnisteet ja joka päivittää järjestelmään ajantasaiset tiedot.

Tehokas RFID-lukija mahdollistaa tunnisteiden lukemisen jopa 10 metrin päästä ja tämän seurauksena inventaarioiden toteuttaminen on erittäin nopeaa. Esimerkkinä tehokkuudesta yhdessä Helsingin toimipisteessä inventoitiin kokonaisen kerroksen noin 800 artikkelia alle 10 minuutissa.

Kalustotiedon kokoaminen

Kalustotiedon kokoaminen palveluun toimii jouhevasti, kun kaluston toimittajat lähettävät kalustotiedot valmiiksi järjestelmälle luettavassa muodossa.

"Trailin avulla saamme vihdoin kattavan kuvan hallinnoimistamme sijainneista sekä eri asiakkailla käytössä olevista kalusteista ja laitteista, vieläpä helposti. Aiemmin tällaisten tietojen kokoaminen ja ajan tasalla pitäminen oli käytännössä mahdotonta" toteaa Mustonen.

Käyttäjäoikeuksien hallinta

Toimintansa puolesta kaikkien Senaatti-kiinteistöjen käytössä olevien järjestelmien tulee toimia aukottomasti ja luotettavasti käyttäjäoikeuksien hallinnan osalta. Trailin monipuolisen käyttöoikeuksien hallinnan avulla tiedot eri puolilla Suomea olevasta kalustosta ovat ainoastaan asiaankuuluvien henkilöiden saatavilla.

Saavutetut hyödyt:

• Ajantasainen kokonaiskuva kaikesta irtaimistosta

• Tehokas ja luotettava inventaario

• Tehokas laitetiedon koonti

• Toimiva käyttäjäoikeuksien hallinta

Parempi hallinnan tunne kaikesta seurattavasta kalustosta

Malmö Live on monipuolinen konsertti- ja tapahtumatalo Ruotsin kolmanneksi suurimmassa kaupungissa, Malmössa. Konserttitalon pääsaliin mahtuu 1700 katsojaa, minkä lisäksi rakennuksessa on 650 katsojan Kuben, 200 hengen lämpiönäyttämö sekä mahdollisuus luoda pop-up-näyttämöitä yleisiin tiloihin.

Moderni tapahtumakeskus avautui vuonna 2015. Erinomaisen akustiikan ja viimeisimmän teknologian ansiosta konserttitalo on myös Malmön Sinfoniaorkesterin kotipaikka.

Tekninen päällikkö Martin Berglund ja hänen johtamansa tekninen tiimi tuottaa ääni-, valo- ja näyttämötekniikan vuosittain noin 400 konserttiin ja tapahtumaan.

Lisäksi Malmön Sinfoniaorkesterilla on noin 60-70 konserttia vuodessa Malmö Live:ssa ja muissa Malmön alueen konserttisaleissa. Orkesteri tekee myös joitakin kiertueita vuosittain.

Tapahtumien ja kiertueiden saumaton eteneminen vaatii, että Martinilla ja teknisellä tiimillä on tekninen kalusto täydellisesti hallussaan. He ovatkin turvautuneet vuoden 2022 alusta asti Trail-kalustonhallintaratkaisuun kaluston elinkaarenhallinnassa sekä tapahtumien tekniikan suunnittelussa ja seurannassa.

Keskeiset haasteet ennen Trail-käyttöönottoa

Martin kuvailee tilannetta ennen Trail-järjestelmän käyttöönottoa: “Olemme lähes täysin omavaraisia, mutta meillä ei ole ollut luotettavaa inventaariota teknisestä kalustostamme. Aiemmin emme siis tienneet, mitä omistamme, mikä kaluston tilanne oli, mikä oli toiminnassa, mitä oli hukassa, milloin kalusto oli hankittu ja milloin oli aika uusia sitä. Eikä meillä ollut mahdollisuutta varata kalustoa tapahtumiin.”

”Olin etsinyt Trailin kaltaista järjestelmää jo pitkään. Tilanne meni jopa niin pitkälle, että aloin rakentamaan omaa järjestelmää yksinkertaisen tietokantajärjestelmän, OBDC:n, päälle. Luovuin kuitenkin hankkeesta sen vaativuuden vuoksi."

Malmö Live kasvattaa laiteinventaariotaan jatkuvasti ja lisää kalustotietoa Trail-palveluun. Jo käyttöönottovaiheessa he alkoivat hyödyntää Trailin varaustoiminnallisuutta, jotta heillä säilyy tarkka näkyvyys siihen, mitä kalustoa on saatavilla ja mitä ei.

Aiempaa parempi hallinnan tunne ja muut edut

Suurin Trail-ratkaisun tuoma hyöty Malmö Livelle on ollut aiempaa parempi teknisen kaluston kontrolli. Helposti saatavilla oleva näkymä kalustoon kertoo, mitä on saatavilla ja mitä puuttuu. Tämän ansiosta heillä on vihdoin tietoa kalustosta oletusten sijaan. “Tieto kaluston elinkaaresta auttaa meitä ennustamaan tulevia kustannuksia ja hankintoja. Lisäksi vastuu kalustosta on parantunut, kun työntekijät näkevät, mitä kukakin käyttää ja missä.” Martin jatkaa.

Vaikutuksen on tehnyt myös Trail-asiakaspalvelu. ”Yhteydenpito Trailin tiimin kanssa on ollut todella miellyttävää!”

Kalustonhallinnan parhaat käytännöt konserttitalossa

”Emme ole vielä käyttäneet Trailia kovin pitkään. Olemme kuitenkin huomanneet, että kannattaa rohkaista ja ohjata henkilöstöä varaamaan kalusto kaikkiin projekteihin jo alusta lähtien. Varauksia tulee käyttää jopa pienimmissä tapahtumissa. Näin kalusto pysyy hallinnassa, toisin kuin silloin, kun kalusto vain kerätään ilman varausta tai rekisteröintiä.” Martin tuumii parhaista käytännöistä.

Saavutetut hyödyt:

• Aiempaa parempi hallinnan tunne kalustoon

• Kattava näkyvyys kalustotietoon, kaluston tilanteeseen, huoltotapeeseen, ostohistoriaan ja uusimistarpeeseen

• Mahdollisuus hyödyntää kalustodataa budjetoinnissa ja investointisuunnittelussa

• Työntekijät kantavat vastuuta kalustosta aiempaa paremmin

• Kyky suunnitella ja varata kalustoa tuleviin tapahtumiin

AssetOps avuksi investointisuunnitteluun ja kaluston käytön tehostamiseen

""Halusimme analysoida hankintojemme tehokkuutta elinkaarihinnan ja huoltohistorian perusteella ja käyttää näitä tietoja hyväksemme investointisuunnitelmissa" Marko Myöhänen, Esitystekniikkapäällikkö, Sibelius-Akatemia

Sibelius-Akatemia tarjoaa Suomen akateemisesti korkeatasoisinta musiikkiopetusta. Sibelius-Akatemia toimii kuudessa kohteessa, ja oppilaitoksessa on 1 400 opiskelijaa, 230 opettajaa ja 140 muuta työntekijää. Akatemia järjestää vuosittain satoja konsertteja.

Sibelius-Akatemian musiikkiteknologian osaston kalusto käsittää yli neljä tuhatta yksikköä, joita opiskelijat, opettajat ja henkilökunta käyttävät tuotannoissaan. Oppilaitos tarvitsi järjestelmän ja toimintamallin, jolla seurata kaluston käyttöä ja varmistaa kaluston riittävyys kaikkiin tuotantoihin.

Trail-kalustonhallinta ja sen myötä Sibelius-Akatemialla laajentunut AssetOps-kulttuuri toivat kaivattua järjestelmällisyyttä ja vastuullisuutta omaisuudenhallintaan.

Viivakoodit ja RFID-tunnisteet apuna seurannassa

Sibelius-Akatemian kalusto on merkitty sekä viivakoodeilla että RFID-tunnisteilla. Näin kaluston lainaus ja palautus onnistuvat hyvin nopeasti. Viivakoodien tulostus ja RFID-tunnisteiden kiinnitys on helppoa, ja sen voi tehdä suoraan Trail-palvelusta. Oppilaitos valitsi kulutusta kestävän tunnisteen, joka pysyy paikoillaan ja luettavana kovassakin käytössä.

Tärkeimmät syyt Trail-palvelun valintaan:

• Intuitiivinen ja helppo käyttöliittymä

• Turvallinen verkkopohjainen ratkaisu, jossa myös SSO-kirjautumismahdollisuus

• Trail Systemsin tarjoama tuki ja neuvonta

Saavutetut hyödyt:

• Kaluston käyttöasteen seuranta – käyttöaste on parantunut selvästi

• Kaikki kalustotiedot ovat keskitetysti samassa paikassa ja saatavilla missä tahansa - vähemmän aikaa kuluu tiedon etsimiseen

• Luotettava data tehostaa päätöksentekoa

Tarkempi kokonaiskuva koulutuskuntayhtymän kaluston käytöstä

“Trail on erittäin helppokäyttöinen ja selkeä. Olemme olleet siihen erittäin tyytyväisiä” Juha Hirvonen, Riverian äänituotannon yksikkö

Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymä Riveria on yksi Suomen suurimmista koulutuksen järjestäjistä. Vuosittain Riveriassa opiskelee 17000 opiskelijaa, ja kuntayhtymä tarjoaa suoritettavaksi yli 130 erilaista tutkintoa. Media- ja viestintäalan yksikössä opiskelijat käyttävät päivittäin oppilaitoksen omistamaa AV-kalustoa erilaisissa projekteissa.

Ensimmäisenä Riveriassa Trailin otti käyttöön äänituotannon yksikkö. Aikaisemmin kaluston varaukseen käytettiin paperilomakkeeseen perustuvaa varausjärjestelmää, joka ei ollut toimintavarma, eikä pysynyt ajan tasalla.

AssetOps parantaa seurantaa ja säästää työaikaa

Trailin mahdollistaman AssetOps-kulttuurin myötä äänituotannon yksikössä kaluston elinkaarta alettiin seurata tarkemmin. Trail-varausominaisuuden ansiosta opiskelijat voivat varata laitteita käyttöönsä ajasta ja paikasta riippumatta verkkopohjaisen käyttöliittymän kautta. Varaustilanne päivittyy näin jatkuvasti ja kokonaiskuva kaluston käytöstä on helppo muodostaa.

Riveria pystyy Trail-järjestelmän avulla varmistamaan, että kalusto palautuu paikoilleen opiskelijan varauksen päätyttyä. Kun tiedot varaushistoriasta on helposti saatavilla, on kaluston löytäminen myös varmempaa. Kalustoa ei ole hävinnyt lainkaan Trail-käyttöönoton jälkeen, ja laitteiden etsimiseen käytetty aika on huomattavasti lyhentynyt.

Äänituotannon yksikön hyvien kokemusten pohjalta Trail-palvelun käyttö Riverialla on laajentunut. Nykyään myös radio- ja TV-koulutusyksiköt, sekä valokuvaus- ja graafinen suunnittelu -koulutusyksiköt hallitsevat kalustoaan Trail-ratkaisun avulla.

Saavutetut hyödyt:

• Kaluston etsimiseen käytetyn ajan väheneminen

• Kalustohävikin väheneminen merkittävästi

• Laitteiden helppo löydettävyys

• Laitteiden varausten ja palautusten seuranta