Digitaalisten laiterekisterien vertailu
Digitaalisten laiterekisterien vertailu on työlästä ja monimutkaista. Digitaaliset laiterekisteripalvelut ovat toiminnallisuuksiltaan hyvin erilaisia ja siksi onkin hyvä aloittaa vertailu miettimällä tarkasti, että mihin tarpeeseen laiterekisteriä mietitään.
Pohdinnan tueksi alta löytyy muutamia avainkysymyksiä:
- Onko tarve saada kaikki omaisuus ja siihen liittyvä tieto keskitettyä ja digitaaliseen muotoon?
- Onko tarve rekisteröidä digitaalisesti huoltotoimenpiteet tai rikkoutumiset?
- Onko tarvetta arvioida vakuutusmaksujen suuruus laitteistolle?
- Onko tarve ylläpitää rekisteriä, jotta vahingon sattuessa tieto omaisuudesta löytyy sijaintikohtaisesti?
- Onko tarvetta hallita laitteiston liikkumista eri työntekijöiden käytössä?
- Onko tarvetta tuoda laiterekisteriin tietoa muualta tai viedä laitteistotietoa johonkin toiseen järjestelmään?
- Onko tiedossa toistuvia laitteisiin liittyviä raportointitarpeita?
Parhaan mahdollisen päätöksen tekemiseksi vertailua on tehtävä ainakin seuraavista osa-alueista:
- Toiminnallisuudet
- Integroitavuus
- Tietoturva
- Hinta
- Käytettävyys ja käyttäjänhallinta
- Laitteiden seurattavuus
Toiminnallisuudet
Laiterekisterin yksi tärkeimmistä toiminnallisuuksista on hakumahdollisuudet. Laajastakin laiterekisteristä täytyy pystyä löytämään nopeasti juuri oikea laiteyksilö. Hakutoimintojen lisäksi tyypillisimmät toiminnallisuudet, joita laiterekisterit tarjoavat, liittyvät laitteiden käyttöön. Laitteelle tehtävien huoltojen suunnittelu ja hallinta on yksi hyvä esimerkki. Toinen liittyy laitteiden varaamiseen ennalta määrätylle ajalle, jotta vältytään harmittavilta tuplabuukkauksilta.
Toiminnallisuuksista yksi tärkeä vertailtava elementti on tiedon ajantasaisuus ja keinot ylläpitää sitä. Onko mahdollisesti järjestelmässä keino nopeasti uuden tiedon syntyessä rekisteröidä tieto järjestelmään (esimerkiksi voiko rikkoontumisen yhteydessä heti tehdä vikailmoituksen, joka lähettää tiedon kaikille asianomaisille)? Vai onko tiedon päivittäminen tehtävä rajatun ja nimetyn joukon voimin, joilla on järjestelmään pääsy ja käyttämisen osaaminen.
Tarpeelliset toiminnallisuudet riippuvat ennen kaikkea toimintaympäristöstä ja laiterekisterin merkityksestä juuri siinä toimintaympäristöstä. Ensin kannattaa pohtia mitkä ovat kriittiset toiminnallisuudet ja vasta sen jälkeen tehdä vertailua juuri näiden toiminnallisuuksien näkökulmasta.
Integroitavuus
Tänä päivänä helppo integroitavuus on avainasia järjestelmässä kuin järjestelmässä. Tärkeiden tietojen on kuljettava sujuvasti järjestelmien välillä, jotta samoja tietoja ei päivitetä useaan otteeseen vaarantaen joka kerralla tiedon eheyttä.
Avoimet rajapinnat tarjoavat mahdollisuuden joustavaan integrointiin järjestelmien välillä. Saatavilla olevien rajapintakuvausten avulla on mahdollista arvioida järjestelmän integroitavuutta.
Tietoturva
Tietoturva on erittäin oleellinen osa järjestelmän arviointia ja valintaa. On suositeltavaa selvittää onko järjestelmää kehittävä yritys ottanut tietoturvan perusteellisesti huomioon järjestelmän arkkitehtuurissa, sekä yrityksen muussa toiminnassa.
Hinta
Hinta on hyvin tärkeä vertailuperuste järjestelmän valinnassa. Laiterekisterin hinnoittelu saattaa olla kiinteä, se saattaa perustua toiminnallisuuksiin, käyttäjien lukumäärään, laitteiden lukumäärään tai näiden yhdistelmään. Hinta saattaa näin ollen myös asettaa rajoitteita järjestelmän käyttöön, esimerkiksi käyttäjäperusteisen hinnoittelun kautta. Tällaisessa tapauksessa tiedon päivittämistä pääsee tekemään vain rajatut käyttäjät, jolloin tiedon ajantasaisuudesta on vaikeampi pitää hyvää huolta.
Tyypillisesti alhainen hinta houkuttelee valintakriteerinä, mutta on erittäin tärkeää arvioida, että saako sillä hinnalla tarpeelliset toiminnallisuudet omaan toimintaan. Yllättävät kustannukset käytön myötä ovat aina ikäviä yllätyksiä, joilta on helppo välttyä vertailemalla järjestelmähankintoja etupainotteisesti.
Asiakaspalvelu ja käytön tuki on usein järjestelmien käytössä osa-alue, jota ei osata kattavasti arvioida hinnan yhteydessä. Kannattaakin kysyä toimittajalta kattaako jatkuva kuukausimaksu asiakaspalvelun omalla kielellä.
Hinnan sijasta yksi mahdollinen vertailutapa on arvioida järjestelmän takaisinmaksua. Järjestelmähankinnalla tyypillisesti tähdätään joko ajan- tai kustannusten säästämiseen ajan myötä. Näillä säästöillä on joku arvo, joten on hyvä arvioida kuinka nopeasti hankittava järjestelmä maksaa investointinsa takaisin.
Käytettävyys ja käyttäjänhallinta
Loppukäyttäjän näkökulmasta tärkein vertailu järjestelmävalinnassa on käytettävyystestaus. Mitä järjestelmä mahdollistaa, onko se helppokäyttöinen, löytyykö kaikki tarvittava vaivattomasti, tukeeko järjestelmä käytössä olevia käyttöliittymiä, kielisyyksiä, jne. Mikäli järjestelmästä on mahdollista saada demoympäristö testattavaksi omilla tiedoilla, on tämä paras tapa testata järjestelmän selkeyttä ja käyttökokemusta.
Käyttäjänhallinta on toinen käytettävyyteen suoraan vaikuttava seikka. Laitteisiin liittyvää tietoa voi syntyä missä tahansa ja koska tahansa, erityisesti jos kyseessä on liikuteltavaa laitteistoa. Rikkoutuminen voi tapahtua tai se voidaan havaita usean henkilön toimesta. On erittäin tärkeää, että uusi tieto päivitetään heti, jotta kaikki järjestelmän käyttäjät voivat luottaa tiedon ajantasaisuuteen. Tämä tarkoittaa, että järjestelmän pitäisi sallia suuri määrä käyttäjiä, mutta rajatuilla oikeuksilla. On siis tärkeää, että käyttäjähallinta toimii joustavasti ja tarjoaa eri käyttöoikeustasoja.
Järjestelmän helppokäyttöisyyttä on myös hyvä arvioida. Mikäli järjestelmä ei ole intuitiivinen, on erityisen tärkeää tarkistaa, että käyttöohjeistus on kattava ja selkeä.
Laitteiden seurattavuus
Järjestelmä ei tarjoa operatiivista tukea mikäli laitteilla ei ole minkäänlaista seurantaa. Jotta fyysinen maailma ja järjestelmä toimivat yhteen, laiterekisterissä seurattavia laitteita on jollain tapaa seurattava. Seuranta voi olla jotain niin yksinkertaista, kuin sarjanumero, tai jotain edistyksellisempää, kuten aktiivista signaalia lähettävät tunnisteet. Kustannustehokkaan seurannan tarjoaa passiiviset tunnistemerkinnät, kuten laitteeseen yhdistettävä viiva- tai QR-kooditunniste.
Lopuksi
Laiterekisteri yksinkertaisimmillaan tarjoaa käyttäjälle näkyvyyden kaikkiin laitteisiin ja niiden yksityiskohtaisiin tietoihin. Laiterekisteri saattaa toisaalta olla myös käyttäjän operatiivinen työkalu kaikkien laitteisiin liittyvän toiminnan rekisteröimiseksi ja seuraamiseksi. Joskus laiterekisteriä käytetään laskutuksen tukena, toisaalta taas huoltotöiden seurantaan.
Haluamme osaltamme tehdä järjestelmien vertailemisen helpoksi ja siksi löydätkin täältä ilmaisen ladattavan vertailutaulukon laiterekisterien vertailuun. Sen avulla on helppo valmistautua esimerkiksi laiterekisteriä tarjoavan palvelun demotapaamiseen.
Trail on jo yli vuosikymmenen keskittynyt rakentamaan suomalaista innovaatiota kalustonhallinnan maailmaan. Kerromme mielellämme lisää Trail-laiterekisterin käytöstä ja sen avulla saavutettavasta tehokkuudesta. Voit varata demotapaamisen suoraan täältä.