Yleisimmät kalustonhallinnan tavat
Koita tehdä mielessäsi lista kaikesta yrityksesi kalustosta. Ei taida olla aivan helppo homma, eikö vain? Tästä syystä kalustonhallintaan on alettu kiinnittää kasvavassa määrin huomiota kaiken kokoisissa yrityksissä viime vuosina. Lisäksi vastuullisuusvaatimukset ja elinkaariajattelun lisääntyminen on lisännyt tarvetta myös yrityksen irtaimiston kestävälle hallinnalle.
Tässä blogitekstissä esittelen kuusi yleisintä kalustonhallinnan menetelmää:
- Työntekijöiden muisti
- Excel-taulukot
- Kunnossapitojärjestelmä
- Kaluston vuokra- ja varausjärjestelmät
- Kalustonhallintajärjestelmä
- Toiminnanohjausjärjestelmä
Lataa "Kalustonhallinnan perusperiaatteet" opas
Työntekijöiden muisti
Moni tekee kalustonhallintaa tiedostamattakin. Jos listasit mielessäsi yrityksesi irtaimiston, kuten tuossa blogin alussa ehdotin, olet jo päässyt hyvään alkuun.
Pienissä yrityksissä irtaimen käyttöomaisuuden hallintaan voi riittää pelkkä työntekijöiden muisti. Jos tiimissä on vain muutamia läppäreitä tai muutama auto ja kourallinen työkaluja, ei niitä ole tarpeen sen kummemmin mihinkään listata. Kysyt vain kaverilta, jos et itse muista.
Kannattaa kuitenkin huomioida, että yhteisessä käytössä olevan kaluston osalta on sovittu esimerkiksi varaamisen pelisäännöistä. Tässä apuna voi olla aivan hyvin sähköinen kalenteri tai vaikka vain toimistossa oleva varauslista. Tärkeintä on huolehtia siitä, että kaikki tietävät, kuka kalustoa milloinkin käyttää, jotta työaikaa ei tuhlata turhaan etsimiseen.
Excel-taulukot
Työntekijöiden muistilla on kuitenkin rajansa. Kalustomäärän, tai siihen liittyvien toimintojen, kuten huoltojen ja varausten lisääntyessä ei enää muisti riitä.
Excel-taulukko onkin hyvä ensimmäinen vaihe hieman isomman kalustomäärän hallinnassa. Exceliä yrityksesi käyttää jo muutenkin, joten siitä ei aiheudu ylimääräisiä kustannuksia. Lisäksi se on muokattavissa omiin tarpeisiisi ja poistaa tarpeen muistella asioita.
Taulukkoon pystyt luomaan inventaariota ja laitelistauksia, lisäämään laitteiden perustietoja, kuten hankinta-aikoja ja sarjanumeroita sekä pitämään tätä tietoa yllä. Voit hyvin myös ylläpitää tietoja viimeisimmistä huolloista ja varauksista.
Valitettavasti Excel ei ole kaikkivoipa. Sen suurimmat puutteet liittyvät sen jäykkyyteen ja automaation puutteeseen. Se vaatii manuaalista työtä, mistä syystä tiedot jäävät usein päivittämättä ja kalustotieto ei pysy ajan tasalla. Excel ei myöskään muistuta tulevista toimenpiteistä kuten huolloista. Kalusto- ja/tai henkilöstömäärän kasvaessa syntyy tarve joustavammalle järjestelmälle.
Kunnossapitojärjestelmä
Osa laitteistanne on varmasti liiketoimintakriittisiä ja niiden täytyy toimia jatkuvasti. Tällaisen kaluston kunnossapitoon olette varmasti löytäneetkin jonkinlaisia ratkaisuja. Jos tällaista kalustoa on paljon, on kunnossapitojärjestelmä tarpeen.
Kunnossapitojärjestelmä tai kunnossapito-ohjelmisto (CMMS, Computerised Maintenance Management System) auttaa varmistamaan huoltojen asianmukaisen toteuttamisen. Järjestelmä yleensä tarjoaa työkalut vikailmoitusten ja toistuvien huoltosuunnitelmien hallintaan. Lisäksi järjestelmä lähettää näistä muistutuksia vastuuhenkilöille, jotta huoltotoimenpiteet eivät varmasti jää tekemättä ja kalusto pysyy toimintakuntoisena mahdollisimman suuren osan elinkaarestaan.
Kunnossapitojärjestelmiä verratessa kannattaa kiinnittää huomiota myös mobiilikäyttöön. Suurin osa toimenpiteistä tehdään ns. kentällä, jolloin älypuhelin tai tabletti on huomattavasti läppäriä kätevämpi työkalu.
Kalustonhallinta on kuitenkin pelkkää kunnossapitoa laajempi kaluston elinkaarenhallinnan prosessi. Kannattaa pitää mielessä, että kunnossapitojärjestelmä harvoin tarjoaa mahdollisuuksia ylläpitää ajantasaisia inventaarioita, seurata kalustovarauksia, tehdä investointisuunnitelmia tai merkitä kalustoa yrityksellesi räätälöidyillä fyysisillä tunnisteilla.
Kaluston vuokra- ja varausjärjestelmät
Monissa organisaatioissa kalustoa varataan organisaation sisällä tai vuokrataan asiakkaille. Hyvinä esimerkkeinä vaikkapa esittävän taiteen laitokset, oppilaitokset tai konevuokraamot. Monella muullakin alalla kuitenkin on yhteisessä käytössä olevaa kalustoa, jolloin sujuville varauskäytännöille on tarve.
Etenkin kaluston vuokraamiseen on löytyy paljonkin erilaisia ohjelmistoja. Ne auttavat seuraamaan ja suunnittelemaan kalustovuokria, varmistamaan kaluston riittävyyden sekä tekemään tarjouksia ja seuraamaan myynnin tiloja. Monessa järjestelmässä on mukana myös toiminnallisuuksia lisätä henkilöstöä ja muita palveluita osaksi vuokria.
Kaluston varaamiseen ja vuokraamiseen tarkoitetut ohjelmistot ovat usein kuitenkin kaluston elinkaarenhallinnan näkökulmasta puutteellisia. Kuten kunnossapitojärjestelmä ei tarjoa työkaluja varauksiin, eivät vuokraus- tai varausjärjestelmät tarjoa mahdollisuuksia kaluston huoltojen hallintaan. Näin ne usein ratkaisevat vain tarkkaan määritellyn osan yrityksen kalustonhallinnan tarpeista.
Kalustonhallintajärjestelmä
Kalustonhallintajärjestelmä tai kalustonhallintaohjelmisto on työkalu kaluston koko elinkaaren hallintaan. Sen tarkoituksena on tuoda kalustotieto kaikkien asiaankuuluvien henkilöiden saataville helposti ja tehostaa kalustoon liittyvien toimenpiteiden tekemistä. Kun kalustoa ja/tai henkilöstöä on paljon, syntyy tarve hallita kalustoon liittyvää tietoa ja toimintoja yhdellä järjestelmällä. Näin tieto on kaikkien asiaankuuluvien henkilöiden saatavilla ajasta ja paikasta riippumatta.
Kalustonhallintajärjestelmän etu muihin tässä esittelemiini ratkaisuihin verrattuna tulee sen monipuolisuudesta. Tehokas kalustonhallintajärjestelmä tarjoaa kaikki tarvittavat toiminnallisuudet yhdessä helppokäyttöisessä paketissa.
Kalustonhallintajärjestelmää valitessa kannattaakin kiinnittää huomiota siihen, että se tarjoaa kaikki sinulle tarpeelliset toiminnallisuudet. Lisäksi se tulisi olla muokattavissa siten, että käytössäsi on vain ne työkalut, joita yrityksesi todellisuudessa tarvitsee. Keskeisimmät kalustonhallintajärjestelmän toiminnallisuudet ovat:
- Kalustorekisteri
- Huoltojen ja vikailmoitusten hallinta
- Kalustovarausten ja -lainojen hallinta
- Inventaariot
- Kaluston merkitseminen QR-koodi, RFID tai NFC -tunnisteilla
- Mobiilikäyttö
- Kalustohankintojen ja investointien suunnittelu
Lisäksi kannattaa varmistaa, että järjestelmän lisenssimalli soveltuu yrityksellesi. Esimerkiksi laitemäärään perustuva hinnoittelu on skaalaava hinnoittelumalli, jonka avulla on edullista lähteä liikkeelle.
Toiminnanohjausjärjestelmä
Varsinkin isommissa yrityksissä toiminnanohjausjärjestelmä ohjaa nimensä mukaisesti kaikkea toimintaa. Usein myös yrityksen kalusto, varsinkin liiketoiminnan kannalta kriittinen kalusto on tavalla tai toisella hallinnassa toiminnanohjausjärjestelmässä.
Hyvä puoli toiminnanohjausjärjestelmissä onkin niiden monipuolisuus. Ne tarjoavat työkalut paljon kalustonhallintaa laajempaan toiminnan ohjaamiseen ja ovat korvaamaton osa yrityksen toimintaa.
Jos kuitenkin tarkastellaan pelkkää kalustonhallinnan näkökulmaa, ovat ERP-järjestelmät usein varsin raskaita. Niiden käyttö vaatii perehtyneisyyttä, eli henkilöstö täytyy kouluttaa niiden käyttöön. ERP-järjestelmien lisenssit ovat myös lähtökohtaisesti kalliita, jolloin käyttäjien lisääminen järjestelmään voi maksaa paljon. Se puolestaan rajoittaa kalustotiedon läpinäkyvyyttä organisaatiossa.
Käytännössä hyvä tapa onkin integroida kalustonhallintajärjestelmä ja toiminnanohjausjärjestelmä keskenään. Tällöin kaluston elinkaarenhallinta huoltoineen, inventaarioineen, varauksineen ym. tapahtuu helppokäyttöisessä kalustonhallintajärjestelmässä, josta tarpeelliset tiedot voidaan siirtää rajapintojen yli automaattisesti toiminnanohjausjärjestelmään. Samalla kalustonhallintajärjestelmä tarjoaa kaikille asiaankuuluville henkilöille näkyvyyden kalustotietoon, eikä kalliita ERP-lisenssejä tai ERP-koulutusta tarvita.
Yhteenveto
Kaikenkokoisissa- ja ikäisissä yrityksissä on olemassa kalustonhallinnan prosessi. Oli se tiedostamatonta tai tiedostettua. Tarve toimia vastuullisesti kasvaa jatkuvasti ja elinkaariajattelu laajentuu koskemaan kaikkia yrityksen toimintoja. Näin myös kaluston elinkaarenhallinnan rooli korostuu. Siksi kiinnostus erilaisia kalustonhallinnan ratkaisuja kohtaan on kasvanut viime vuosina.
Keskeistä sinun yrityksesi kannalta onkin valita se soveltuvin tapa. Mikä näistä esitellyistä tavoista olisi sinun yrityksellesi sopivin?
Jos haluat keskustella kalustonhallinnasta enemmän ja kuulla esimerkiksi parhaita käytäntöjä, ole yhteydessä!