Mitä on kalustonhallinta – elinkaariajattelun 6 perusperiaatetta

  • Blogi
  • Mitä on kalustonhallinta – elinkaariajattelun 6 perusperiaatetta
09.08.2021

Mitä on kalustonhallinta – elinkaariajattelun 6 perusperiaatetta

Kalustonhallinta tarkoittaa jatkuvaa prosessia yrityksen irtaimen omaisuuden – tai käyttöomaisuuden – elinkaaren optimoimiseksi. Tässä kirjoituksessa kuvataan tarkemmin, mitkä ovat kalustonhallinnan keskeiset näkökulmat, ja miten niitä on mahdollista soveltaa omassa organisaatiossa.

Kalustonhallinta ei ole ainoastaan tiettyjen toimialojen tai tietyn kokoisten organisaatioiden työväline. Nyrkkisääntönä voi pitää, että jos sinulla on vaikeuksia listata päässäsi yrityksesi irtain omaisuus, tehdyt huollot tai milloin kalusto on hankittu, kannattaa tutustua kalustonhallintaan. Tuloksena tästä panostuksesta voit odottaa kustannussäästöjä sekä aiempaa vastuullisempaa yrityskulttuuria.

Lue lisää kalustonhallinnan parhaista käytännöistä.

SISÄLLYSLUETTELO

Miksi kaluston elinkaaren hallinta on tärkeää?

Kuvittele seuraava tilanne mielessäsi: olet hankkinut uuden polkupyörän ja ajelet sillä ensimmäisen kesän iloisesti. Jätät fillarin talveksi lojumaan Suomen talven armoille. Keväällä, kun kelit taas sallivat, on uudesta hienosta pyörästä tullut vanha romu, ja huolto maksaa maltaita.

Keskittymällä kaluston elinkaareen, varmistat että kalusto tuottaa sinulle parhaalla mahdollisella tavalla koko elinkaarensa ajan. Jos olisit kiinnittänyt huomiota pyörän elinkaareen heti alusta alkaen, olisit vienyt sen talveksi sisälle ja varmistanut, että pyörä toimii yhtä iloisesti myös seuraavana kesänä.

Sama periaate pätee luonnollisesti myös yrityksen kalustoon. Kun irtaimiston käyttöön tuodaan elinkaariajattelu, voidaan varmistua siitä että:

  • Kaluston tuotto (ROI) on paras mahdollinen
  • Kalustoa vaatii uusimista harvemmin
  • Kalustohävikki pienenee
  • Kaluston elinkaari pitenee
  • Kaluston huoltokustannukset pysyvät aisoissa
  • Kaluston vakuutusarvojen määrittäminen ja hallinta helpottuu
  • Yritys toimii vastuullisesti ja kestävän kehityksen periaatteiden mukaisesti myös kalustohankinnoissaan

Kaluston tuottavuuden lisäksi elinkaariajatteluun sisältyy ajatus kaluston elinkaaren jälkeisestä käsittelystä. Kun kalusto ei ole minun yritykselleni enää tarpeellista, voisinko myydä sen jälkimarkkinoille? Miten kierrätän kaluston? Elinkaaren jälkeiset valinnat kytkeytyvät vahvasti kiertotalouteen ja resurssiviisaaseen toimintaan, mikä puolestaan auttaa toimimaan kestävän kehityksen periaatteiden mukaisesti.

Yrityksissä luonnollisesti on muutakin kalustoa kuin yksi polkupyörä. Siksi vaatimukset kalustonhallinnallekin ovat suuremmat. Ensimmäinen askel tietenkin olisi tietää, mitä kalustoa yritys oikein omistaa ja hallitsee.

Erilaisia kalustonhallinnan vaihtoehtoisia tapoja

Kalustonhallinta on tärkeää. Se tuo yrityksellesi varmuuden siitä, mitä kalustoa on omistuksessa, se auttaa maksimoimaan kaluston tuottavuuden, ja tekee toiminnasta vastuullisempaa.

Kalustonhallintaan on kuitenkin erilaisia tapoja. Ja kuten elämässä yleensäkin, kaikki tavat eivät sovellu kaikille. Tässä yleisimmät tavat hallita yrityksen kalustoa:

  • Työntekijöiden muisti
  • Kynä ja paperi
  • Excel tai vastaava taulukkolaskentaohjelma
  • Kunnossapidon järjestelmä
  • Kalustonhallintajärjestelmä
  • Toiminnanohjausjärjestelmä

Arvaatkin jo varmasti, että kaksi ensimmäistä tapaa ovat ne yleisimmät. Ne sopivat esimerkiksi pieniin alkuvaiheen yrityksiin, kun kalustoa ei ole nimeksikään. Toimintaan tarvittavat muutamat läppärit ja pakettiauto on vielä helppo muistaa.

Kasvavassa yrityksessä jo huomataan, että muistiin perustuva järjestelmä tai irrallisiin papereihin koottu tieto ei ole millään tasolla turvallinen ratkaisu. Mitä tapahtuu, kun työntekijä lopettaa? Kenellä sen jälkeen on ymmärrys kalustosta?

Taulukkolaskentaohjelmiston listat ovat tietenkin jo kehittyneempi ratkaisu kaluston listaamiseen. Osaavimmat käyttävät taulukkolaskentaohjelmaa myös huoltojen hallintaan ja laitteiden varausten hallintaan. Pienemmissä yrityksissä tämä voikin olla varsin riittävä ratkaisu.

Ongelma näissä listoissa kuitenkin on se, että ne ovat jäykkiä ja alttiita konfliktidokumenteille. Käyttöliittymä ei ole kovinkaan mukava, ja siitä syystä niiden ylläpito usein unohtuu.

Kunnossapidon järjestelmiä on yleensä käytössä yrityksissä, joissa kaluston toimintakunto on ensiarvoisen tärkeää. Ne auttavatkin hallinnoimaan huoltopyyntöjä ja huoltosuunnitelmia tehokkaasti. Kunnossapidon järjestelmät eivät kuitenkaan sisällä kalustonhallinnan muita keskeisiä toiminnallisuuksia, kuten inventaarioita, investointisuunnittelua ja kalustovarauksia.

Kalustonhallintajärjestelmä on sähköinen työkalu kaluston elinkaarenhallintaan. Huoltotoiminnallisuuksien lisäksi kalustonhallintajärjestelmä sisältää kaikki tarvittavat toiminnallisuudet kaluston tuottavuuden maksimoimiseen. Näitä toiminnallisuuksia ovat kalustorekisteri, kaluston merkitseminen yksilöivin tunnistein, kalustovarausten ja lainojen hallinta, inventointi sekä investointisuunnittelu.

Kalustonhallintajärjestelmällä kaikenlaisen käyttöomaisuuden seuranta on helppoa

Hyvät kalustonhallintaan tarkoitetut ohjelmistot myös tekevät yrityksen kalustotiedosta läpinäkyvää kaikille niille, joilla pitääkin olla ymmärrys kaluston elinkaaren tilasta. Palataan kalustonhallintaohjelmistoihin tarkemmin vielä myöhemmin tässä kirjoituksessa.

Toiminnanohjausjärjestelmä on käytössä useimmissa vakiintuneissa yrityksissä. Siihen usein on liitetty myös kalustonhallintaan liittyviä toiminnallisuuksia, kuten kaluston huollot, kaluston varaaminen, inventaariot jne. Nämä ovat usein kuitenkin vain rajatusti yrityksen henkilöstön käytettävissä ja ovat varsin vaativia käyttää. Toiminnanohjausjärjestelmien lisenssimaksut ovat suuria ja muokkaukset palveluun kalliita.

Monesti toiminnanohjausjärjestelmän lisäksi käytetään kalustonhallintajärjestelmää helppokäyttöisenä käyttöliittymänä kalustolle tehtävien toimenpiteiden ja kaluston elinkaaren hallintaan. Kannattaakin varmistaa, että rajapinnat ovat molemmissa järjestelmissä avoimet, jotta integraatiot on helppo toteuttaa.

Mikä on kalustonhallinnan ja käyttöomaisuuskirjanpidon ero?

Yrityksen talousosastolla on usein paras käsitys yrityksen käyttöomaisuudesta. Jos siis ymmärrämme ”parhaan käsityksen” erittäin laajasti. Jos muilla on vain hyviä arvauksia (tai edes arvauksia), on talousosastolla sentään käytössä käyttöomaisuuskirjanpito. Nyt tosin täytyy tuottaa pettymys teille, hyvät talousosaajat. Käyttöomaisuuskirjanpito ei riitä. Ja tekin varmasti tiedätte sen.

Miksi käyttöomaisuuskirjanpito ei riitä? Tärkein syy on se, että se ei ole riittävän ajantasainen antaakseen luotettavan kuvan yrityksen käyttöomaisuuden tilasta. Toinen tärkeä syy on se, että tieto ei ole läpinäkyvää. Se on vain harvojen (tyypillisesti talousosaston henkilökunnan) saatavilla.

Käyttöomaisuuskirjanpito antaa käytännössä vastauksen siihen, mitä kalustoa yritykseen on ostettu. Ja millä kalustolla on vielä kirjanpitoarvoa jäljellä. Tällä taas ei ole mitään tekemistä yrityksessä aktiivisesti käytössä olevan kaluston kanssa.

Käyttöomaisuuskirjanpito ei kerro esimerkiksi sitä, mitä kalustoa on hävinnyt tai rikkoutunut. Inventaario on ainoa keino selvittää mitä käyttöomaisuutta löytyy. Inventaario on tyypillisesti työläs toteuttaa mikäli laitemerkinöihin ei ole vielä investoitu. Perinteinen inventaariokin kertoo vain sen, mitä käyttöomaisuutta löytyi. Eli ei sitä, mitä on hävinnyt ja miksi.

Lisäksi monella laitteella (hyvänä esimerkkinä vaikkapa esitystekniikka) tekninen käyttöikä on moninkertainen verrattuna kirjanpidolliseen poistoikään. Turvautumalla pelkkään käyttöomaisuuskirjanpitoon, jää nämä laitteet kokonaan huomiotta. Esimerkiksi tulevia hankintoja tulisi suunnitella kaluston teknisen käyttöiän päättymisen, ei kirjanpidollisen poistoajan perusteella.

Laitteen todellinen käyttöikä voi olla merkittävästi kirjanpidollista käyttöikää pidempi

Käyttöomaisuuskirjanpitoa tarvitaan tietenkin, sanoohan sen jo lakikin. Mutta yksinään se ei riitä. Tehokkaat kalustonhallinnan prosessit auttavat yritystä maksimoimaan kaluston elinkaaren ja kaluston tuoton.

Menemättä sen tarkemmin muihin erottaviin tekijöihin, tässä ovat merkittävimmät erot käyttöomaisuuskirjanpidon ja kalustonhallinnan välillä:

  • Käyttöomaisuuskirjanpito käytännössä kertoo, mitä yritykseen on hankittu ja mitä ei ole vielä kirjanpidollisesti poistettu. Kalustonhallinta antaa kuvan kaikesta yrityksen omistamasta kalustosta
  • Käyttöomaisuuskirjanpito on vain harvojen työntekijöiden saatavilla. Kalustonhallinnan periaatteisiin kuuluu, että kalustotieto on läpinäkyvää halki organisaation
  • Käyttöomaisuuskirjanpito ei auta hallitsemaan kalustoon liittyviä huoltoja, varauksia, investointisuunnittelua tai kaluston siirtoja yrityksen tilojen välillä
  • Käyttöomaisuuskirjanpidossa usein on käytössä euromääräiset rajat seurattavalle käyttöomaisuudelle (esimerkiksi 2000€ tai 10000€), jolloin näitä halvempi käyttöomaisuus ei välttämättä ole missään seurannassa.
  • Kalustonhallinnan tarkoituksena on ulottaa kaluston elinkaaren hallinta kaikkeen yrityksen toiminnan kannalta arvokkaaseen kalustoon
  • Käyttöomaisuuskirjanpidosta ei löydy tietoja hävinneestä kalustosta, häviämisen syystä tai häviämisajankohdasta. Kalustonhallintajärjestelmään nämä tiedot pystytään kirjaamaan.

Kalustonhallintajärjestelmän käyttöönotto ja käyttö

Kalustonhallinta ilman kalustonhallintajärjestelmää on tuskallista. Mutta miten pääset alkuun kalustonhallintajärjestelmän käytössä? Kaikessa yksinkertaisuudessaan käyttöönoton vaiheet ovat:

  • Kalustonhallintajärjestelmän valinta
  • Vastuuhenkilön ja ensimmäisten avainkäyttäjien nimeäminen
  • Sopivan merkintätavan (RFID, NFC, QR-koodi tai näiden yhdistelmät) valitseminen
  • Alkuinventaarion tekeminen
  • Kaluston merkitseminen tunnisteilla
  • Kalustonhallintaohjelmiston jatkuva käyttö

Ensimmäinen askel on tietenkin sopivan kalustonhallintajärjestelmän valitseminen. Listaa kalustonhallintaan liittyvät haasteesi, tarpeesi ja toiveesi, jotta löydät sopivimman järjestelmän käyttöösi.

Ohjelmistoa kannattaa ilman muuta testata ennen sen hankintapäätöksen tekemistä. Samalla alkavat muotoutua yrityksenne sisäiset kalustonhallinnan prosessit ja kulttuuri.

Jo järjestelmän hankintavaiheessa kannattaa nimetä yksi tai kaksi vastuuhenkilöä (superuser). Heidän vastuullaan on yrityksenne kalustonhallinta sekä kalustonhallintajärjestelmän pääkäyttäjinä toimiminen.

Järjestelmän käyttöönottovaiheessa kannattaa nimetä näiden admin-käyttäjien lisäksi myös muutama avainkäyttäjä, joiden vastuulla on järjestelmän ja prosessien jalkauttaminen heidän omalla osastollaan.

Sopiva merkintätapa valitaan ennen ohjelmiston käyttöönottoa. Yleisimmät merkintätavat ovat QR-koodi tai viivakoodi, RFID, NFC ja näiden yhdistelmät. Niiden käyttötavat poikkeavat hieman toisistaan.

Kalusto merkitään soveltuvilla RFID-, NFC-, QR-koodi- tai viivakooditunnisteilla

Toki merkintätapojen laajentaminen on myöhemmin mahdollista järjestelmän käytön ja käyttötarkoitusten laajentuessa. Mutta ainakin ensimmäisessä vaiheessa käytettävä merkintätapa valitaan jo hyvissä ajoin. Palaamme merkintätapoihin tarkemmin hieman myöhemmin.

Alkuinventaario on työläin ja tärkein osa tehokkaan kalustonhallintajärjestelmän käyttöönotossa. Alkuinventaariossa sinä, kollegasi tai alaisesi luetteloivat järjestelmään syötettävän kaluston, joka sitten viedään hallintaohjelmaan.

Inventaarioon kerätyn datan laatuun kannattaa kiinnittää erityistä huomiota, sillä huonolla datalla et tee mitään. Tässä toki ammattilaiset osaavat myös auttaa neuvomalla, miten kalustonhallintajärjestelmän datamalli toimii. Jos kaiken kaluston inventointi vaikuttaa ylitsepääsemättömältä, voi hyvin aloittaa vaikka yhdestä osastosta, rakennuksesta tai sijainnista.

Kun alkuinventaarion tekee huolella, pääsee jatkossa laitetiedon ylläpidossa helpommalla.

Kun alkuinventaario on tehty ja laitetieto löytyy kalustonhallintajärjestelmästä, on aika merkitä kalusto valituilla tunnisteilla. Edistyneemmät kalustonhallintajärjestelmät tarjoavat mahdollisuuden tulostaa itse tunnisteet, jolloin merkintää voi tehdä helposti omien aikataulujen mukaan. Tähänkin vaiheeseen kannattaa kuitenkin kohdentaa henkilöresursseja riittävästi, jotta saatte merkinnän tehtyä nopeasti.

Tunnisteilla merkitään kaikki seurattavat laitteet ja kalusto

Kun kalustonhallintajärjestelmä on perustettu ja kalusto merkitty, on aika siirtyä jatkuvan käytön vaiheeseen. Nyt henkilöstönne pystyy hallinnoimaan kalustonne elinkaarta tehokkaasti, vastuullisesti ja helposti. Samalla yrityksenne päätöksentekijöille kertyy dataa kalustosta investointisuunnittelun ja toiminnan suunnittelun tueksi.

Kaluston seuranta ja merkintätavat

Kaluston seuranta on jatkuva prosessi yrityksen irtaimen omaisuuden elinkaaren ja fyysisen sijainnin ylläpitämiseksi. Moni meistä on työssä tai kotonaan turhautuneena etsinyt jotain tiettyä laitetta. Miten helpottavaa olisikaan, kun saisin tiedon sen sijainnista helposti yhdestä järjestelmästä!

Kaluston seuranta voidaan jakaa karkeasti kahteen tapaan:

  • Passiivinen seuranta (RFID, NFC, QR-koodi, viivakoodi)
  • Aktiivinen paikannus (GPS-seuranta)

Kaluston passiivinen seuranta on kustannustehokas tapa kaluston merkitsemiseen ja hallintaan. Passiiviset tunnistetavat RFID, NFC, QR-koodi ja viivakoodi yhdistävät fyysisen esineen sen digitaaliseen laitekorttiin kalustonhallintajärjestelmässä.

Passiiviset tunnisteet eivät vaadi sisäistä virtalähdettä toimiakseen ja siksi ne ovat elinkaareltaan pitkiä ja sijoituksena kustannustehokkaita.

Passiivinen seuranta ei automaattisesti ylläpidä laitteen sijaintitietoa. Kalustonhallintajärjestelmä kuitenkin sisältää tiedon laitteen alkuperäisestä sijainnista, joka voidaan vahvistaa inventaarioilla. Lisäksi kaluston varaustoiminnallisuuksilla voidaan seurata sellaista kalustoa, jota käytetään erilaisissa projekteissa tai yrityksen henkilöstö (tai oppilaitoksen opiskelijat ym.) voivat varata käyttöönsä. Tällöin tiedetään jatkuvasti, mitä kalustoa on kenenkin käytössä.

Lue lisää RFID, NFC, viiva- ja QR-kooditunnisteista kalustonhallinnassa.

RFID-tunnisteet vaativat toimiakseen erillisen lukijan. Lukijan avulla UHF (Ultra High Frequency) RFID-tunnisteita voidaan lukea jopa 10 metrin etäisyydeltä. Tämän takia UHF RFID-tunnisteet sopivat erinomaisesti inventointiin. RFID-tunnisteissa kannattaa kuitenkin varmistaa, että niihin voidaan lisätä QR-koodi tai muu mobiililaitteella luettava tunnistustapa mukaan, jotta kalustotieto on saatavilla myös ilman erillisiä lukijoita.

NFC, viivakoodi- ja QR-kooditunnisteet ovat luettavissa mobiililaitteilla ilman erillisiä lukijoita. Nämä merkintätavat auttavat käyttäjiä pääsemään käsiksi kalustotietoon ja tekemään toimenpiteitä myös ns. kentällä, eli silloin kun tietokonetta ei ole lähettyvillä.

Kalustomerkintä auttaa tuomaan kalustotiedon vaivattomasti käyttäjälle

Aktiivinen GPS-seuranta on tällä hetkellä vielä varsin kallis tapa seurata kalustoa. Siksi se kannattaakin suosiolla jättää arvokkaan ja liikkuvan kaluston, kuten ajoneuvojen seurantaan. Kalliin GPS-paikannuksesta tekee näiden seurantalaitteiden hinta (kymmenistä euroista satoihin euroihin) sekä jokaiselle seurantalaitteelle tarvittava oma datayhteys, joka yleensä on muutamia euroja kuukaudessa jokaista GPS-seurantalaitetta kohti.

GPS-paikantimet vaativat myös virtaa toimiakseen. Tällöin niitä pitää ladata tasaisin väliajoin, mikä jo itsessään luo yhden jatkuvan toimenpiteen lisää yrityksen normaaliin arkeen.

Käyttöomaisuuden inventointi

Inventaario – emme osaa elää sen kanssa emmekä ilman sitä. Se on valitettavan työläs, mutta yrityksen taloudellisen ja ympäristövastuun näkökulmasta erittäin tärkeä toimenpide.

Vaihto-omaisuus on tietenkin inventoitava tilinpäätöstä varten, mutta käyttöomaisuuttakaan (koneet, laitteet, ajoneuvot, irtaimisto) ei sovi unohtaa. Käyttöomaisuuden ajantasainen inventaario auttaa sinua suunnittelemaan investoinnit paremmin ja välttämään turhia hankintoja. Lisäksi pystyt määrittelemään vakuutusarvot tarkemmin.

Käyttöomaisuusinventaario jätetään usein tekemättä, koska se vie henkilöresursseja. Joulun välipäivät eivät monessa yrityksessä millään riitä inventoinnin tekemiseen. Lisäksi osa käyttöomaisuudesta saattaa roikkua esimerkiksi auditorion katossa usean metrin korkeudessa. Minkälaisia keinoja sellaisen kaluston tarkistamiseen löytyy?

Entäpä jos käyttöomaisuusinventaarion pystyisikin tekemään jopa 70% nopeammin? Esittelimmme aiemmin UHF RFID -tunnisteet. Ne on mahdollista lukea jopa 10 metrin etäisyydeltä ilman suoraa näköyhteyttä varsinaiseen tunnisteeseen. Näin esimerkiksi kalusteiden pohjaan tai näyttöjen taakse kiinnitetyt tunnisteet voidaan skannata ilman, että jokaista laitetta pitää käydä erikseen tutkimassa tai siirtämässä.

Tämä mahdollistaa sen, että inventaarion voi tehdä vain kulkemalla tilojen läpi skannerin kanssa. Lukijaan yhteensopiva mobiililaite ja siinä pyörivä kalustonhallintajärjestelmä huolehtivat skannerin havaitsemien tunnisteiden kirjaamisesta kalustorekisteriin.

RFID-inventaariot ovat jo arkipäivää ja mahdollistavat jatkuvien käyttöomaisuusinventaarioiden tekemisen luotettavasti ja nopeammin kuin koskaan aiemmin.

Yhteenveto

Mitä on kalustonhallinta? Se tarkoittaa sinulle, yrityksellesi tai organisaatiollesi parempaa kykyä hallita ja optimoida yrityksesi kaluston eli käyttöomaisuuden elinkaarta aina investointisuunnittelusta sen kierrätykseen. Hallitsemalla kalustoasi ja tuomalla elinkaariajattelun osaksi käyttöomaisuuden ylläpitoa parannat kaluston tuottavuutta ja toimit vastuullisemmin. 2020-luvulla vastuullinen yritys ei enää hanki kalustoa kertakäyttömielessä vaan varmistaa, että kalusto kestää pitkään ja on kierrätettävissä sen jälkeen, kun sen tehokas käyttö yrityksessä loppuu.

Kalustonhallinta ei tarkoita ainoastaan tunnisteiden kiinnittämistä yrityksen laitteisiin ja esineisiin, vaan se sisältää myös kaluston kunnossapidon, varausten hallinnan, investointisuunnittelun ja inventaariot. Lisäksi se tarkoittaa kulttuurin muutosta yrityksessäsi: kalustonhallintaprosessit on luotava ja vastuuhenkilöt nimettävä.

Kaluston elinkaarenhallinta säästää resursseja. Se tarkoittaa taloudellisia säästöjä yrityksellesi ja luonnonvarojen tehokkaampaa käyttöä. Malliesimerkki siis tilanteesta, jossa kaikki voittaa.