Miten seurata irtaimistoa?
Nykyään irtaimistoa voi seurata digitaalisesti, kun ennen käytössä saattoi olla kynä ja paperia. Tässä blogitekstissä jaamme parhaita käytäntöjä siitä, miten seurata kalustoa helposti ja vaivattomasti.
Miksi seurata kalustoa?
Vastuullisuus on yksi tärkeimmistä arvoista organisaatioissa ja mainio syy siirtyä digitaaliseen kalustonhallintaan. Seuraamalla kalustoa ja sen elinkaarta digitaalisesti tuet kestävää kehitystä ja kannat vastuuta ympäristöstä.
Download whitepaper: Guide to Sustainable Equipment Management
Kalustonhallintajärjestelmä antaa kokonaiskuvan organisaatiolle irtaimesta omaisuudesta. Sen tiedon avulla on helppo laskea kuluja ja tehostaa toimintaa. Kalustotieto tekee investointisuunnittelusta ja hankintojen optimoinnista helppoa. Kun olet saanut kontrollin omasta irtaimesta, pystyt pidentämään kaluston elinkaarta ja varmistamaan laitteiden kunnon kaikkina aikoina.
Vaihtoehtoisia tapoja kalustonseurantaan
Ensimmäiseksi on tärkeää tietää mitä omistaa. Inventaario on kaiken alku ja juuri. Kaikenlaista irtaimistoa on mahdollista seurata kuten IT-laitteita, esitystekniikkaa, ajoneuvoja, varaosia ja työkaluja, teollisuuskoneita, kalusteita, mediatarvikkeita ja jopa lisenssejä.
Lataa tästä itsellesi maksuton inventaariopohja
Paras hetki aloittaa on heti – muutoin suosittelemme käyttöönottoa muutoksen yhteydessä kuten muuton tai isojen hankintojen aikana. Silloin on helpointa listata ja merkitä uusi kalusto heti sen saapuessa, ilman ylimääräistä aikaa. Myös kesätauot, vuodenvaihde tai muu rauhallinen aika kannattaa hyödyntää kalustolistauksen valmisteluun.
Kun inventaario on kasattu, voi yksittäiset tavarat ja laitteet merkitä erilaisin tunnistein. Nämä tunnisteet voi lukea joko tietokoneella lukija avuin tai suoraan mobiililaitteella. Käytännössä organisaatiot käyttävät kolmea eri tunnistetapaa – QR-, viivakoodia tai RFID-tunnisteita.
Lyhyt video kaluston seurannasta
Suosituin ja yleisin tunniste on ehdottomasti QR-koodi. Se on helppo ja nopea lukea myös mobiilisti. Tunnisteet saa tuotettua edullisesti lämpösiirtotulostimella ja niistä voidaan luoda erilaisia kokoja ja malleja eri tiedoilla – kustomointi onnistuu myös logolla. Viivakoodit ovat sinulle varmasti myös tuttuja – ne toimivat samantyyppisesti mutta eivät ole yhtä helppoja käytännössä. Koko viivakoodin pitää näkyä skannerissa, jotta se voidaan lukea ja tunnisteen koon pitää olla riittävän iso, jotta koodi on luettavissa. Tämän takia suosittelemme ehdottomasti QR-koodien käyttämistä.
NFC on teknologia, joka on monelle tuttu elektronisesta maksamisesta kuten ApplePaysta. Siinä luetaan mikrosiru 2–3 cm etäisyydeltä mobiilisti. Tämä on hyvä vaihtoehto, kun et halua mitään näkyvää tietoa tunnisteeseen tai kun sen ulkokuori peittyy likaan, lumeen tai vastaavaan. NFC-tunnisteen voi sisällyttää myös mainiosti esimerkiksi kankaan sisään.
RFID-teknologia toimii samantyyppisesti kuin NFC ja pohjautuu radiofrekvensseihin. Suuri ero on etäluettavuudessa, ja UHF RFID mahdollistaakin jopa 12 metrin etäluettavuuden siihen tarkoitetun lukijalaitteen ja mobiilin avulla. Tämä teknologia mahdollistaa usean tunnisteen luvun samanaikaisesti, ja huomattavasti nopeammat inventaariot – jopa 70%!
Kun yhdistät tunnisteen sitä vastaavaan yksilöön, luot sille digitaalisen kaksosen. Tunnisteen kautta voit tarkastella yksilöllistä laitetietoa, päivittää sijaintia tai vaikka tehdä varauksen kyseiselle laitteelle. Tämä nopeuttaa operointia kentällä, kun muun muassa huoltotoimenpiteitä varten ei tarvitse palata tietokoneen ääreen ja tietoon pääsee käsiksi mistä vain.
Erilaisten tunnistevaihtoehtojen yhdistäminen on toki myös mahdollista ja jopa suositeltavaa. Erilaiselle irtaimistolle sopivat erilaiset tunnisteet. Lue aiheesta lisää täältä ja ole meihin yhteydessä niin konsultoimme auditin avulla parhaat vaihtoehdot teidän orgnaisaatiolle.