Varautuminen vahinkotilanteeseen
Yritystoiminnassa on tärkeää vakuuttaa kaikki irtaimisto, jotta poikkeustilanteissa kuten tulipalon tai vesivahingon sattuessa palautuminen on mahdollista ja mahdollisimman nopeaa. Tämän lisäksi taloudellisista syistä on tärkeää, ettei kalustoa ole ylivakuutettu, eikä vakuutusmaksuja makseta enemmän kuin olisi tarpeen. On myös hyvä olla olemassa suunnitelma siihen, miten irtaimiston osalta toimitaan mahdollisessa vahinkotilanteessa.
Miten optimoida irtaimiston vakuutusarvo?
On siis monestakin syystä tärkeää, että kaikki irtaimisto on juuri oikeaan arvoon vakuutettu. Samalla on kuitenkin tärkeää huolehtia, ettei kalustoa ole myöskään alivakuutettu, jolloin kattavuus ei vahingon sattuessa riitä.
Mitä tarkalleen vaaditaan, että käyttöomaisuuden vakuutusarvo on juuri oikea – ei liikaa eikä liian vähän? Tärkeintä on, että käyttöomaisuudesta on riittävästi tietoa saatavilla. On tärkeää tietää ja kyetä todentamaan tarkalleen mitä kalustoa on hankittu, milloin ja millä hinnalla. Kalustonhallintajärjestelmän avulla ajantasainen tieto irtaimistosta (käyttökunnosta, huolloista, lainoista, arvosta ja jäljellä olevasta elinkaaresta) on kaikki samassa paikassa.
Kalusto vakuutetaan tyypillisesti erillisellä irtaimistovakuutuksella – yleensä joko tietystä vakuutusmäärästä tai vakuutusyhtiön määrittelemästä täydestä arvosta. Hyvin hoidetulla kalustonhallintajärjestelmällä on helppo määrittää todellinen vakuutusarvo kalustolle, jolloin mahdollinen yli- tai alivakuuttamisen riski pienenee ja vakuutusmaksu saadaan optimoitua. Jos organisaatio tekee suuria hankintoja tai luopuu suuresta osasta kalustoa, voidaan kalustonhallintajärjestelmällä helposti seurata todellista ja ajantasaista vakuutusarvoa.
Merkittävä ero kalustonhallinnassa verrattuna muihin tapoihin listata laitteistoa, on tiedon ajantasaisuus. Kalustonhallintajärjestelmä on tukena käyttöomaisuuden operoinnissa, jolloin tieto käytettävästä kalustosta kertyy jatkuvasti sen käytön ja kunnossapidon myötä. Kun tietoa päivitetään aktiivisesti, voidaan varmistua, että myös vakuutuksia varten tieto on ajantasaisena saatavilla.
Kalustonhallinnan merkitys tulipalon tai vesivahingon tapahtuessa?
Vahingon sattuessa vakuutusyhtiö yleensä vaatii listan vahingoittuneesta tai varastetusta irtaimistosta. Hyvin ylläpidetyssä kalustonhallintajärjestelmässä on laitteelle annettu hankintapäivä sekä ostohinta. Tällöin voit muutamalla klikkauksella toimittaa vakuutusyhtiölle yksityiskohtaisen listan, jossa on kaikki tarvittavat tiedot vahingoittuneesta irtaimistosta korvauksen hakemista varten.
Kalustonhallintajärjestelmä on myös erittäin tärkeässä roolissa, jos vahinko sattuu, sillä päivitetystä rekisteristä on helposti saatavilla esimerkiksi yhden tietyn kerroksen kaikki kalustotiedot listattuna, jolloin tiedetään tarkalleen mitä irtaimistoa vahinko on todellisuudess koskenut. Samalla on mahdollista nähdä ne laitteet, jotka juuri vahinkohetkellä ovat toisessa sijainnissa esimerkiksi lainassa.
Miten varautua vahinkoon kaluston osalta?
- Huolehdi, että kalustolla on vakuutukset kunnossa
- Lisää vakuutusarvot järjestelmään, jotta voit koska tahansa tulostaa täyden listan/luettelon kalustosta hankintatietoineen (esim. vakuutusyhtiölle)
- Lisää järjestelmässä laitteille kustannustietoja; vähintään hankinta-aika ja hankintahinta
Mitä muita toimenpiteitä järjestelmässä on hyvä tehdä varautuessa vahinkoon?
- Lisää sijaintiedot kaikille laitteille, myös saldo- ja kulutustavaroille
- Pidä laina- ja varaustiedot ajan tasalla, jotta on tiedossa mitä laitteita vahinko on todellisuudessa koskettanut
Mitä apua kalustonhallinnasta on, jos vahinko tapahtuu?
- Pystyt nopeasti luomaan järjestelmästä listauksen sijaintiin merkitystä, mahdollisesti vahingoittuneesta kalustosta
- Voit nopeasti tarkistaa vahingoittuneen kaluston kustannustiedot (hankintahinta ja -aika)
- Pystyt helposti hallinnoimaan jatkotoimenpiteitä (esim. otsonointi) järjestelmän avulla ja merkitsemään kaikki vahingoittuneet laitteet nopeasti huoltotilaan.
Järkevä ja järjestelmällinen tapa hallita irtaimistoa on paras tapa varautua vahinkotilanteeseen. Asioiden hoitaminen vahingon satuttua on sitä helpompaa mitä kattavammin tietoja on järjestelmässä kerätty ja päivitetty.