Tämä blogiteksti on tarkoitettu sinulle, joka huolehdit organisaatiosi omistaman kaluston lainaamisesta erilaisiin tarkoituksiin. Olipa kyseessä oppilaitos, yritys, kunnan nuorisotoimi tai mikä tahansa organisaatio, tästä blogitekstistä löydät parhaat keinot tehostaa lainattavan kaluston hallintaa.
Miksi kalustolainojen seuranta on tärkeää?
Harvemmin organisaation arvokasta kalustoa luovutetaan kenenkään käyttöön ilman seurantaa. Onkin erittäin tärkeää pitää kirjaa siitä, mitä kalustoa on luovutettu käyttöön, jotta se voidaan saada täysimääräisenä takaisin.
Kalustolainojen tarkka seuranta tuokin useita selkeitä hyötyjä:
- Hävikin pieneneminen
- Työajan säästö
- Päällekkäisten varausten väheneminen
- Kaluston käyttöasteen paraneminen
Selkein kalustolainojen hallinnalla saavutettava etu on hävikin pieneneminen. Kun tiedetään, mitä kenellekin on luovutettu ja milloin kaluston pitäisi palautua, vähenee lainojen yhteydessä katoavan kaluston määrä.
Lainojen ja varausten hallintaan soveltuvan järjestelmän avulla pystytään vähentämään myös kalustolainoihin liittyvää työmäärää. Kun tiedot ovat saatavilla yhdessä järjestelmässä, ei aikaa kulu tiedon etsimiseen. Lisäksi varaukset ja luovutukset voidaan tehdä hyvin nopeasti ja silti varmistaa, että tiedot varauksista tallentuvat järjestelmään.
Usein ongelmana on myös se, että samalla kalustolla olisi yhtä aikaa useampia käyttäjiä. Kun luodaan mahdollisuus varata kalustoa etukäteen, säästytään päällekkäisiltä varauksilta ja niiden selvittämisen aiheuttamalta lisätyöltä.
Lainattava kalusto on myös hankittu käyttöä varten. Laitteisto, joka kerää pölyä paikoillaan ei ole hankintahintansa arvoinen. Siksi lainausten tehokkaalla hallinnalla pystytään myös luomaan paremmat edellytykset kaluston käyttöasteen parantumiselle.
Avoin tiedonkulku on avain tehokkaaseen lainojen hallintaan
Avoin tiedonjako on perusedellytys kalustolainojen ja -varausten hallinnalle. Tiedot saatavilla olevasta kalustosta antaa käyttäjille mahdollisuuden ylipäänsä suunnitella tulevia kalustolainoja ja varauksia.
Kun käyttäjillä on tieto varattavissa olevasta kalustosta, kaluston käyttöaste kasvaa. Ilman avointa tietoa kalustoa ei myöskään osata varata käyttöön ja kalliit laitteet jäävät turhan vähälle käytölle.
Avoimen tiedonjaon ei tule rajoittua vain tietoon varattavasta kalustosta. Vastuuhenkilöiden pitää pystyä seuraamaan varaustilannetta sekä tarkastelemaan menneiden, nykyisten ja tulevien varausten tietoja.
Ilman helposti saatavilla olevaa tietoa varauksista, ongelmatilanteiden selvittäminen vie liian paljon työaikaa. Vastuuhenkilöiden pitää pystyä selvittämään nopeasti, mitä kalustoa on varattuna kenellekin ja palautuiko varattu kalusto täysimääräisesti takaisin.
Varaustiedon avoimuudella saadaan näin vähennettyä hävikkiä ja ongelmatilanteiden selvittämiseen käytettyä työaikaa.
Luo varausten tekemiseen selkeä malli ja tiedota se varaajille
Helposti saatavilla olevan tiedon lisäksi henkilöillä pitää olla mahdollisuus tehdä varauksia lainattavalle kalustolle. Jos kalustolainoista vastaa nimetty henkilö, niin varauksen voi toki tehdä ottamalla yhteyttä kyseiseen henkilöön vaikkapa sähköpostitse.
Parempi tapa tietenkin olisi pystyä tekemään varaus samassa paikassa, missä ovat myös tiedot kalustosta. Näin käyttäjien ei tarvitse kirjoitella tietoja useisiin eri viesteihin tai lomakkeisiin. Parhaimmillaan heillä on heti saatavilla tieto kaluston saatavuudesta toivottuna ajankohtana.
Tärkeintä kuitenkin on, että varaajilla on tiedossaan selkeästi:
- Mitä kalustoa he voivat varata
- Miten varaus tehdään
- Miten varattu kalusto saadaan käyttöön
- Miten varattu kalusto palautetaan
Kaluston varaamisen malli täytyy siis viestiä selkeästi kalustoa varaaville henkilöille.
Ota käyttöön kaluston varausjärjestelmä
Monesti lainattavan kaluston seurantaa yritetään tehdä kynä-ja-paperi -mallilla tai excel-taulukoilla. Valitettavasti nämä aiheuttavat varaustenhallintaan enemmän ongelmia kuin ratkaisevat.
Excelien ja paperiratkaisujen käyttö tuhlaa työaikaa eikä niiden sisältämä tieto ole jaettavissa tai pysy ajan tasalla. Ongelmatilanteiden selvittäminen ei suju helposti, kun tieto pitää kaivaa papereista (jotka ovat aina väärässä paikassa) tai hajanaisista exceleistä (jotka on kuitenkin unohdettu päivittää).
Tehokkaimmillaan varaustoiminta onkin silloin, kun muistin varassa toimiminen poistetaan kokonaan. Optimaalisessa tilanteessa vastuuhenkilöt ja varaajat saavat ilmoituksia myöhästyneistä varauksista, jolloin ongelmatilanteisiin voidaan puuttua nopeasti.
Paras tapa tehostaa kalustolainojen ja varausten hallintaa onkin ottaa käyttöön sähköinen kalustonhallintajärjestelmä. Kehittyneet kalustonhallintajärjestelmät sisältävät tehokkaat toiminnallisuudet kalustovarausten ja -lainojen hallintaan.
Yhteenveto
Budjetit ovat tiukkoja eikä niissä ole liikaa löysää turhien irtaimistohankintojen tekemiseen. Organisaation lainattava kalusto tuleekin pitää tarkasti hallussa, jotta tehottomasta lainojen hallinnasta ei aiheudu turhaa hävikkiä.
Kalustovarausten ja -lainojen hallinta voi myös pahimmillaan viedä paljon työaikaa. Ongelmatilanteiden selvittäminen on työlästä, jos tietoja joutuu hakemaan useista eri vihoista tai exceleistä.
Lainojen ja varausten tehokkaalla hallinnalla voidaan siis saavuttaa merkittäviä kustannussäästöjä. Hallitaksesi organisaatiosi lainoja tehokkaasti, kannattaakin turvautua näihin parhaisiin käytäntöihin:
- Varmista avoin tiedonkulku varattavasta kalustosta ja kalustovarauksista
- Luo varausten tekemiseen selkeä malli ja tiedota se varaajille
- Ota käyttöön kaluston varausjärjestelmä
Suomalainen Trail Kalustonhallinta on käytössä useissa oppilaitoksissa, julkisella sektorilla ja yrityksissä etenkin kalustovarausten hallintajärjestelmänä. Jos haluat kuulla lisää sen käytöstä, varaa ilmainen demo.