Miten valita oikea järjestelmä kalustonhallintaan?
Harkitsetko sijoittamista järjestelmään, joka helpottaa käyttöomaisuuden ja irtaimen omaisuuden hallintaa? Tiedätkö jo mitä kaikkea järjestelmän valinnassa tulisi ottaa huomioon? Listasimme kalustonhallintajärjestelmän tärkeimmät ominaisuudet helpottamaan vaihtoehtojen vertailua.
Kaluston yksilötason seuranta
Jotta koko kalustosta kertyy kattava ymmärrys ja sitä voidaan operoida tehokkaasti, tietoa kannattaa kerätä kalustoyksilötasolla. Ylätason tieto on yleensä riittämätön ja sen lisäksi vaikeammin ylläpidettävissä. Kun tieto on jyvitetty yksilötasolle, niin pystytään laitekohtaisesti tarkistamaan tilaan, toimintakuntoon ja sijaintiin liittyvät seikat koko kaluston osalta. Yksilötason seuranta mahdollistaa myös yksittäiseen irtaimeen liittyvien toimenpiteiden kirjaamisen.
Helppo ja nopea inventaario
Kalustonhallinnan suunnitelussa kannattaa ottaa huomioon, että järjestelmä tukee inventaariolistausten tuottamista. Irtaimen hallinnassa inventaarionopeus on suoraan verrannollinen kaluston kustannuksiin, joten on sekä kallista että turhauttavaa, jos järjestelmä ei tue inventaariolistausten tekemistä. RFID-tunnisteet ja niiden etälukumahdollisuus tarjoaa erittäin tehokkaan inventaariomahdollisuuden.
Vikailmoitukset
Irtaimeen käyttöomaisuuteen liittyy kiinteästi sen käyttökunto. Jos irtain rikkoutuu, on tärkeää, että vikailmoitus on mahdollista tehdä sähköisesti ja että irtain huolletaan asianmukaisesti takaisin käyttökuntoon. On yhtä lailla tärkeää, että tieto rikkoutumisesta on kaikkien saatavilla, jotta toiminnan suunnittelussa voidaan ottaa huomioon rikkoutumisen vaikutus. Jotta käyttöomaisuutta voi hallita kokonaisuutena, näiden tietojen on hyvä kulkea yksilöllisen kaluston mukana, jotta kaikki oleellinen tieto löytyy keskitettynä ja ajantasaisena.
Huoltosuunnittelu
Huoltojen suunnittelu on erittäin tärkeä osa kalustonhallintaratkaisua. Jos ratkaisu tarjoaa huoltosuunnitelmien tekemisen, on mahdollista järjestelmän avulla seurata standardimuotoisten huoltojen toteuttamista. Tämän toiminnallisuuden avulla onnistuu myös lakisääteiset huollot ja niiden dokumentointi. On ensiarvoisen tärkeää, että siellä missä seurataan irtainta, seurataan myös siihen liittyviä huoltotoimenpiteitä.
Mobiilikäyttöliittymä
Enenevästi kaikkea työtä tehdään mobiililaitteilla ja sitä kautta on hyvä tarkistaa, että järjestelmä ja palvelu tarjotaan myös mobiilikäyttöön.
Käyttäjäoikeuksien hallinta
Tiedon turvallisuuden varmistamiseksi ja väärinkäyttöjen estämiseksi käyttäjäoikeuksien hallinta on tärkeä osa mitä tahansa digitaalista järjestelmää. On hyvä varmistaa, että käyttäjäoikeuksien hallinta on valittavassa järjestelmässä ratkaistu järkevästi.
Historiatieto
Käyttöomaisuuteen liittyvä historiatieto on usein vajaata, jos tietoa ylläpidetään omin voimin manuaalisesti, esimerkiksi taulukkolaskentaohjelman avulla. Modernin digitaalisen järjestelmän avulla kaluston kaikki historiatieto kertyy ja on helposti saatavilla aina, kun sitä tarvitaan.
Oikea ratkaisu
Trail tarjoaa ratkaisun, jossa kaikki yllä mainitut elementit ovat otettu huomioon ja kehitetty asiakkaan tarpeita kuunnellen. Trail soveltuu kalustonhallintaan toimialasta ja kalustosta riippumatta ja auttaa tuomaan kalustonhallinnan parhaat käytännöt osaksi arkea.