Työntekijöiden henkilökohtaisten varusteiden, työasujen ja työkalujen hallinta voi aiheuttaa päänvaivaa. Jo suhteellisen pienelläkin varuste- tai työkalumäärällä kokonaiskuva katoaa helposti. Työntekijöille luovutetuista varusteista on usein hankala pitää tarkasti kirjaa, varsinkin silloin, kun käytössä ei ole järjestelmää luovutusten ja palautusten seurantaan.
Varaa aika varusteiden luovutussovelluksen demoon
Hallinta on kuitenkin tarpeen. Sillä jos kokonaisuus ei ole hallussa, uusia varusteita hankitaan liian usein, hankinnat voivat kohdistua vääriin varusteisiin ja ongelmatilanteiden selvittelyyn kuluu aikaa.
Henkilökohtaisten varusteiden, työasujen ja työkalujen hallinnan ei kuitenkaan tarvitse olla vaikeaa. Siihen kannattaakin kiinnittää huomiota kaiken kokoisissa yrityksissä, joissa henkilökunnalle luovutetaan yrityksen kalustoa tai varusteita henkilökohtaiseen käyttöön.
Keski-Suomen Pelastuslaitoksella on seurattu varusteiden ja työvaatteiden luovutuksia ja palautuksia tarkoitukseen soveltuvalla Trail-järjestelmällä. Keskustelimme Keski-Suomen Pelastuslaitoksen palomestari Jaakko Heinosen kanssa siitä, millaisia etuja varusteiden luovutusten hallintaan suunniteltu järjestelmä tuo mukanaan.
1. Työajan säästö
Varusteiden, työvaatteiden ja työkalujen luovuttaminen ja palauttaminen täytyy olla ennen kaikkea helppoa ja nopeaa. Varusteita voi olla vaihtamassa tai hakemassa monta työntekijää yhtä aikaa, jolloin toiminnan pitää olla ripeää.
Paperilappujen tai excelien täyttöön kuluu paljon aikaa yksinkertaisenkin luovutuksen yhteydessä. Lisäksi ongelmatilanteissa näiden selaaminen vaatii paljon aikaa, jolloin ongelma vain kasvaa.
Keski-Suomen Pelastuslaitoksella varustevaraston hallintaa varten otettiin käyttöön Trailin varusteiden luovutussovellus. ”Sovelluksen avulla pystymme luovuttamaan varusteita työntekijöille helposti skannaamalla varusteiden tunnisteet samaan tapaan kuin kaupan kassalla.” kertoo Jaakko Heinonen.
”Varusteiden luovuttaminen ja vaihtaminen ei montaa sekuntia yhden työntekijän kohdalla vaadi.” Heinonen jatkaa.
Ongelmatilanteetkin on helppo selvittää, kun kaikesta jää lokitieto järjestelmään. ”Näemme suoraan järjestelmässä, mitä varusteita työntekijöille on luovutettu ja mitä he ovat palauttaneet. Tietoja ei tarvitse kaivaa työntekijöiden muistista tai hajanaisista papereista.”
2. Turhien hankintojen väheneminen
Työntekijöille luovutettavien varusteiden, työvaatteiden ja työkalujen tehokkaan hallinnan ehdottomasti tärkeimpiä etuja ovat kustannussäästöt. Työajan säästön lisäksi kustannussäästöjä muodostuu turhien hankintojen vähenemisestä.
”Hallintajärjestelmän ansiosta näemme jo luovutustilanteessa, mitä varusteita työntekijällä jo on. Näin pystymme välttämään useiden samanlaisten varusteiden luovuttamista samoille henkilöille.” kertoo Jaakko Heinonen.
Ylimääräisten luovutusten vähenemisen myötä varusteita kuluu hitaammin ja hankintoja tarvitsee tehdä harvemmin.
3. Data ja raportointi parantavat päätöksentekoa
Seuraamalla luovutuksia, palautuksia ja poistoja saat arvokasta dataa päätöksenteon tueksi. Data täytyy kuitenkin olla sellaisessa muodossa, että sitä on helppo tulkita.
”Trail Varustevarastosovelluksen raportointiosio antaa hyödyllisiä kuvaajia luovutusten, palautusten ja poistojen määristä eri ajanjaksoilla. Se helpottaa toiminnan suunnittelua. Lisäksi tietenkin tiedot poistojen syistä antavat mahdollisuuden selvittää näitä syitä ja mahdollisesti vähentää turhia poistoja” kuvaa Heinonen.
Luotettavaan dataan perustuva raportointi auttaa tunnistamaan ilmiöitä, jotka muuten saattaisivat jäädä huomaamatta. Onko esimerkiksi luovutusten ja palautusten määrissä epäsuhtaa? Mitkä ovat yleisimmät syyt varusteiden poistamisille? Onko eri kuukausien välillä suuria poikkeamia, joita ei osattu odottaa?
Kaikki tämä tieto helpottaa varautumista. Varautumalla hyvin vältät yllätykset, jotka yleensä ovat kalliita.
Yhteenveto
Monissa erilaisissa organisaatioissa luovutetaan työntekijöille varusteita, työkaluja, työasuja ja muuta kalustoa henkilökohtaiseen käyttöön epämääräisen pitkäksi ajaksi. Ilman luovutusten ja palautusten seurantaa riskinä on, että varusteita alkaa kadota ja kustannuksia kertyä.
Tehokas varusteluovutusten hallinta antaa mahdollisuuden säästää työaikaa ja kustannuksia sekä pitää ajantasainen kokonaiskuva työntekijöillä olevista varusteista helposti saatavilla.
Helpoimmillaan luovutuksia ja palautuksia pystyy tekemään jopa sekunneissa. Näin työaikaa ei kulu luovutusten rekisteröintiin tai ongelmatilanteiden selvittämiseen, mutta luotettava tieto on silti helposti saatavilla.
Trail Kalustonhallintajärjestelmän varusteiden luovutussovellus on äärimmäisen yksinkertainen tapa luovuttaa, palauttaa ja vaihtaa varusteita. Se sisältää myös kattavat raportointitoiminnallisuudet ja kokoaa dataa päätöksenteon tueksi.
Jos kiinnostuit, niin varaa ilmainen demo. Demoamme mielellämme Trailin helppokäyttöistä varusteiden luovutussovellusta.