Virheiltä ei voi välttyä. Mutta kun tietää edes muutaman virheen etukäteen, voi niihin varautua. Siksi päätin listata kymmenen kalustonhallinnan katastrofaalisinta virhettä, joihin olemme Traililla törmänneet vuosien saatossa.
Tässä blogitekstissä esittelen kalustonhallinnan pahimmat virheet sekä keinot niiden välttämiseen.
1. Tee asiat monimutkaisiksi
Ensimmäinen fataali virhe on se tärkein: tee asiat monimutkaisesti. Omassa tiimissä tai osastolla on ehkä muodostunut vuosien saatossa tietyt toimintamallit, nimeämiskäytännöt ja prosessit, jotka ovat selviä vain pienelle sisäpiirille. Niistä pitää hankkiutua eroon.
Kalustonhallintaan pätee sama kultainen sääntö kuin niin moneen muuhunkin elämän osa-alueeseen: Keep it simple – pidä asiat yksinkertaisina. Yksinkertaiset prosessit ja tomintatavat helpottavat päivittäistä työtä, mahdollistavat standardoinnin ja nopeuttavat uusien työntekijöiden sopeutumista.
Älä siis turhaan mieti monimutkaisia hierarkioita ja monitasoisia sijaintipuuratkaisuja. Lähde liikkeelle mahdollisimman yksinkertaisesti.
Muista myös tarkastella kalustonhallintajärjestelmääsi kriittisesti aika-ajoin. Jos sinne on pesiytynyt turhaa monimutkaisuutta, on aika pitää yksinkertaistamistalkoot.
2. Kehitä oma kalustonhallintajärjestelmä
Me olemme kehittäneet Trailia vuodesta 2010 ja tiedämme erittäin hyvin, mitä kalustonhallintajärjestelmän kehittäminen ja ylläpitäminen vaatii. Fataali virhe onkin luottaa siihen, että ”joku meidän kesäharkkareista kyllä koodaa tällaisen järjestelmän”. Ei muuten koodaa. Ja vaikka koodaisikin, niin ei varmasti ylläpidä tai jatkokehitä, varsinkaan lähdettyään toisiin tehtäviin.
Jos kuitenkin päätät tehdä oman kalustonhallintajärjestelmän, niin suosittelen palkkaamaan ainakin 1-2 täysipäiväistä ohjelmistokehittäjää sitä ylläpitämään. Joten halvemmaksi tulee hankkia se olemassa oleva softa.
3. Käytä useita erilaisia järjestelmiä eri tarkoituksiin tai eri osastoilla
Kaikkeen toimintaan löytyy varmasti oma ohjelmistonsa. Kunnossapitoon omansa, varauksille omansa, laiterekisterille omansa jne.
Tietenkin myös eri osastot haluavat käyttää itselleen tutuimpia sovelluksia. Jolloin järjestelmien määrä kasvaa entisestään.
Useiden eri järjestelmien kanssa touhutessa kokonaiskuva katoaa eivätkä eri osastot pysty tekemään tehokkaasti yhteistyötä. Onkin tärkeää löytää toimivin mahdollinen järjestelmä kalustonhallintaan. Sellainen, joka on ominaisuuksiltaan kylliksi monipuolinen palvelemaan erilaisia tarpeita.
4. Rajaa kalustotieto vain harvojen saataville
Jos kalustotieto on vain harvojen saatavilla, ei kalustoa tai kalustotietoa pystytä hyödyntämään tehokkaasti. Tuloksena on turhia hankintoja sekä tiedon ja kaluston etsimiseen turhaan tuhlattuja työtunteja.
Yhden järjestelmän taktiikan ansiosta kalustotieto voidaan myös jakaa tehokkaasti kaikkien asiaankuuluvien kesken. Olisi itseasiassa tärkeää antaa kaikille organisaation jäsenille mahdollisuus päästä helposti käsiksi kalustotietoon.
Kun tähän lisää vielä mahdollisuuden esimerkiksi vikailmoitusten tekemiseen, saadaan tiedot vikatilanteista vastuuhenkilöille paljon aiempaa nopeammin.
5. Älä nimeä vastuuhenkilöitä
Miksi turhaan vastuuttaa kalustonhallintaa kenellekään? Kyllähän se tieto kalustonhallintajärjestelmässä pysyy.
Tieto pysyykin tallessa, mutta se tuskin pysyy ajan tasalla. Mikäli vastuuhenkilöä tai mieluiten kahta ei ole nimetty, jää järjestelmän käyttö usein varsin vähäiseksi. Etenkin käyttöönottovaiheessa on tärkeää, että se on jonkun nimetyn henkilön vastuulla.
Vastuuhenkilöiden ensisijainen tehtävä onkin esimerkillään luoda tervettä kalustonhallinnan kulttuuria organisaatiossaan. He varmistavat, että vaaditut prosessit on luotu ja henkilöstö tietää, miten kaluston elinkaarta tulee hallita.
Vaikka vastuuhenkilö olisikin nimetty, niin fataaleja virheitä voi silti tehdä. Yksi hyvä tapa on vaihtaa vastuuhenkilöt sen jälkeen, kun heille on koulutettu kalustonhallinnan perusteet ja esimerkiksi kalustonhallintajärjestelmän käyttö. Näin uudella poloisella vastuuhenkilöllä ei ole mitään mahdollisuutta onnistua.
6. Anna liian laajat käyttäjäoikeudet
Vastuuhenkilöiden nimeämiseen liittyy myös vastuuhenkilöiden määrän rajaaminen. Jos liian monella on liian laajat oikeudet kalustonhallintajärjestelmään, on tuloksena katastrofi.
Kalustonhallinnan näkökulmasta käyttäjille usein on tärkeää vain päästä tarkastelemaan kalustotietoa ja tehdä tärkeimpiä toimenpiteitä helposti. Näitä ovat esimerkiksi vikailmoitukset, huoltojen sulkemiset ja kalustovaraukset.
Esimerkiksi laitetietojen muokkaaminen, uusien laitteiden lisääminen ja laitteiden poistaminen kannattaa yleensä antaa vain harvojen vastuulle. Näin varmistetaan kalustotiedon luotettavuus ja pysyvyys.
7. Nimeä kalusto kalustonhallintajärjestelmässä miten sattuu
Tässä kolme oivallista tapaa mokata kalustonhallinnassa:
- Anna identtisille laitteille eri nimet
- Anna erilaisille laitteille sama nimi
- Toista sama fyysisten sijaintien ja laiteryhmien nimissä
Helpoin tapa tunaroida kalustorekisterin luonnissa ja ylläpidossa on nimetä kalusto väärin. Tähän yleensä vaikuttaa se, että liian monella on liian laajat oikeudet kalustotiedon muokkaamiseen, tai sitten nimeämistandardeja ei ole sovittu.
Jos identtisille laitteille on annettu erilaisia nimiä, on kokonaiskuvan muodostaminen kaluston määrästä laitetasolla todella hankalaa. Kysymykseen ”Kuinka monta laitetta X meillä on?” ei saada nopeasti vastausta, koska laite X onkin nimetty myös laitteeksi Y, Z ja B.
Sama pätee, mikäli on käytetty liian ylimalkaisia nimiä. Tällöin todellisuudessa toisistaan poikkeavat laitteet on nimetty samalla nimellä. Jos kaikki eri malliset kamerat on nimetty vain nimellä ”Kamera”, on varsin hankalaa pystyä esimerkiksi varaamaan juuri oikeanmallisia kameroita.
Varmista siis, että
- nimeämiskäytännöt on luotu
- nimeämiskäytännöt tunnetaan
- nimeämiskäytäntöjä käytetään.
Sama pätee myös muihinkin kalustonhallintajärjestelmän objekteihin, kuten sijainteihin ja laiteryhmiin.
8. Älä varaa riittävästi resursseja
Valitettavasti tietojärjestelmät eivät vielä pysty toimimaan täysin autonomisesti. Manuaalista työtä tarvitaan vielä monessa kohtaa.
Eräs hyvä esimerkki on kalustonhallintajärjestelmään syötettävä kalustotieto. Se täytyy pääsääntöisesti kerätä inventoimalla kalusto joko suoraan järjestelmään tai excel-listaan.
Toki olemassa olevista järjestelmistä voidaan moderneihin kalustonhallintajärjestelmiin siirtää tietoa rajapintojen yli. Se tietenkin vaatii, että lähdejärjestelmässä ovat tiedot ajan tasalla.
Tämä tarkoittaakin ennen kaikkea sitä, että kalustonhallintaan täytyy varata työaikaa. Nykyaikaiset järjestelmät toki tallentavat kaluston elinkaaritietoa automaattisesti, kun käyttäjä käyttävät järjestelmää. Lisäksi ne lähettävät muistutuksia huolloista ja myöhästyneistä varauksista.
Käyttäjien kuitenkin täytyy ylläpitää tietoa esimerkiksi tekemällä inventaarioita ja kirjaamalla huollot järjestelmään. Lisäksi kalusto kannattaa merkitä yksilöllisin tunnistein, mikä myös vaatii työaikaa.
Onneksi monet näistä manuaalisista tehtävistä tarvitsee tehdä vain kerran järjestelmän käyttöönottovaiheessa. Kannattaa kuitenkin varmistaa heti alusta alkaen, että kalustonhallinta on jalkautettu osaksi päivittäistä työskentelyä.
9. Merkitse kalusto tarkoitukseen soveltumattomilla tunnisteilla
Kalusto kannattaa lähtökohtaisesti merkitä yksilöllisillä tunnisteilla. Yleisimmät tunnisteteknologiat ovat QR-koodi, viivakoodi, RFID ja NFC. Näistäkin jokaisesta on saatavilla vielä useita erilaisia vaihtoehtoja.
Lue lisää: RFID-, NFC-, QR-koodi- ja viivakooditunnisteiden vertailu
Ei siis ole helppoa valita oikeanlaista tunnistetta. Ja minulla on lisää huonoja uutisia. Vääränlainen tunniste aiheuttaa varmasti ongelmia.
Kalustonhallintajärjestelmän käyttöönottovaiheessa kannattaakin tutustua erilaisiin tunnistetyyppeihin. Omien tarpeiden tunnistaminen onkin ratkaisu oikeanlaisten tunnisteiden valintaan. Tarpeidesi kautta voit ammattilaisten kanssa valita oikeanlaiset tunnisteet.
Kannattaakin siis varmistaa, että kalustonhallintajärjestelmä tukee kaikkia mahdollisia tunnisteteknologioita.
10. Osta halvin järjestelmä
Halvin järjestelmä ei aina ole paras. Se voi olla, mutta yleensä siitä puuttuu jotain, mitä et ostovaiheessa tajunnut ottaa huomioon ja mitä jatkossa varmasti tarvitset.
Hinta ei ole ratkaisevat tekijä ohjelmistoja valittaessa. Tärkeää on etsiä järjestelmä, joka vastaa parhaalla mahdollisella tavalla organisaatiosi tarpeisiin.
Kannattaa kiinnittää huomiota myös käytettävyyteen. Monipuoliset ominaisuudet yleensä lisäävät kompleksisuutta, mutta hyvien järjestelmien kehitystyössä on myös panostettu käyttöliittymään.
Kaikkea ei tosiaan välttämättä osaa ottaa huomioon hankintavaiheessa. Siksi kannattaakin varmistaa, että järjestelmää jatkokehitetään ja sitä voidaan tarvittaessa räätälöitävissä.
Yhteenveto
Jos ei joskus mokaa, tuskin mitään oppiikaan. Virheitä sattuu kaikille, eikä niitä kannata liikaa pelätä.
Moderni kalustonhallinnan kulttuuri on vielä varsin uusi asia, jota ei ole sisäistetty yrityksissä vielä kovinkaan laajasti. Uusien mallien opetteleminen vie aikaa ja vaatii resursseja. Virheitä tapahtuu.
Kalustonhallinnassa suurimmat virheet tehdään yleensä alkuvaiheessa. Siis silloin kun yrityksessä siirrytään kohti kestävän kalustonhallinnan kulttuuria. Alkuvaiheessa kannattaakin kiinnittää huomiota siihen, että tukena on toimiva kalustonhallintajärjestelmä sekä mahdollisuus pyytää apua alan ammattilaisilta.