Kalustonhallinnan parhaat käytännöt
Osa 1: Johda ja luo hyvää kalustonhallinnan kulttuuria
Arvoa luovan kalustonhallinnan perusta löytyy johtajuudesta. Omaisuuttaan tehokkaasti hallitsevilla yrityksillä on tyypillisesti nimettynä vähintään yksi henkilö, joka johtaa toimintaa ja jonka vastuulla kalusto viime kädessä on. Suuremmissa organisaatioissa kannattaa jokaiselle osastolle tai yksikölle nimetä myös omat avainhenkilöt, jotka toimivat yhteistyössä koko organisaation kalustonhallinnasta vastaavien henkilöiden kanssa.
Nimetyn henkilön tehtävänä on ensisijaisesti hallinnoida kalustoa. Kalustoaan tehokkaasti hallitsevissa yrityksissä tämä henkilö myös luo yrityskulttuuria, jossa kaikki ovat sitoutuneet kalustonhallinnan tavoitteisiin ja ymmärtävät kalustosta huolehtimisen tärkeyden. Usein aluksi kalustonhallinta nimittäin kasvattaa työmäärää kunnes hetkellinen investointi alkaa maksaa itseään takaisin ajassa sekä rahassa. Jos henkilöstö ei ymmärrä tämän lisätyön merkitystä ja arvoa, ei heiltä voi odottaa myöskään siihen sitoutumista.
On siis suositeltavaa kertoa avoimesti koko organisaatiolle, miksi kalustonhallinta on tärkeää ja miksi siihen jatkossa kiinnitetään huomiota. Erinomainen keino on määritellä euromääräisesti, minkä arvoista kalusto on, ja kuinka paljon siihen investoidaan vuodessa. Kun ihmiset näkevät suuruusluokan, he ymmärtävät, että kaikki kalustonhallinnalla säästetyt eurot luovat hyötyä koko organisaatiolle.
Käyttöomaisuuden hallinta ei siis missään nimessä ole vain talousosaston vastuulla ja sivujuonteena tilinpäätöksessä. Eniten kustannussäästöjä syntyy, kun siihen on sitoutunut koko organisaatio.
SEURAAVAKSI: