Kalustonhallinnan parhaat käytännöt
Osa 7: Organisoitu kalustotieto päätöksenteon tukena
Yleisin syy siihen, että huonosti toteutettu kalustonhallinta tuottaa enemmän harmaita hiuksia kuin kustannussäästöjä on kalustorekisterin sekavuus. Tähän yleensä päädytään, kun saman laitemallin laitteille on annettu toisistaan poikkeavia nimiä. Esimerkkinä vaikkapa tilanne, jossa yhdessä yrityksen osastossa auton malliksi on annettu Toyota Land Rover ja toisessa samalle autolle “Lantikka”. Jos nyt halutaan selvittää, montako Land Roveria yrityksellä on käytössä, on edessä haasteita.
Olipa kalustosi sitten listattuna taulukkolaskentaohjelmistoon tai pilvipohjaiseen kalustonhallintajärjestelmään, varmista, että tieto on kerätty järkevästi, systemaattisesti ja yhtenäisten raamien mukaisesti.
Ratkaisun avaimet löytyvät usein antamalla vastuu kalustonhallinnasta yhden tai muutaman avainhenkilön käsiin. Näin on hallittavissa muuttumaton raamitus ja järjestelmän tieto on hyvälaatuista.
Hyödynnä kertyvää dataa päätöksenteossa
Kun kaikki parhaat käytännöt ovat hallussa, alkaa kalustosta kertyä laadukasta tietoa. Varaustiedot kertovat, mitä kalustoa todellisuudessa käytetään paljon. Huoltohistoria puolestaan paljastaa esimerkiksi ongelmallisia laitemalleja tai puutteita niiden käytössä. Inventaarioista näkyy esimerkiksi se, mistä tiloista kalustoa katoaa jatkuvasti. Kaikki tämä tieto kannattaa ehdottomasti ottaa käyttöön.
Kalustonhallinnasta saavat hyötyä eniten irti ne yritykset, jotka osaavat hyödyntää kalustosta keräämäänsä dataa päätöksenteossa. Tarkka tilastotieto kalustosta luo vahvan pohjan aiempaa paremmille investointipäätöksille. Hyvä käytännön esimerkki löytyy huoltotietojen kautta. Jos jonkin tietyn valmistajan laitteet ovat huollossa muita enemmän, ei tämän valmistajan laitteita enää jatkossa kannata hankkia.