Aina on hyvä aika ottaa digitaalinen järjestelmä käyttöön, jotta arvokkaan käyttöomaisuuden hallinta helpottuu. Silti kesä on otollisinta aikaa, ja tässä blogissa kerron lyhyesti kolme syytä sille, miksi näin on.
1. Kesä antaa aikaa keskittyä uuteen projektiin
Kesän ja lomien lähestyessä on meistä monella paineita saada kaikki hommat valmiiksi ja päättää avoimet projektit. Moni jää lomalle ja toiminta rauhoittuu hetkeksi. Tämä on paras hetki tarttua uuteen projektiin ja valmistella se ennen syksyn tuloa. Myös kaluston näkökulmasta on tämä usein vapaana ja käyttämättä, jolloin sen hahmottaminen ja listaaminen on helpompaa. Kaluston vastuuhenkilöllä on näin myös selkeä aikataulu ja tavoite, sekä apukäsiä on usein paremmin tarjolla.
2. Kesäapulaiset ja harjoittelijat voi sitouttaa mukaan inventaarioon
Kun oma irtaimisto halutaan digitalisoida, on ensimmäinen askel aina saada kokonaiskuva omasta omaisuudesta. Inventaarion luominen on välttämätöntä ennen kuin päästään eteenpäin. Jos sellaista ei vielä ole, kannattaa siihen nimetä vastuuhenkilö, joka tuntee irtaimiston. Näin voimme olla varmoja, että kalusto on järkevästi nimetty ja järjestelmän käyttö on myöhemmin selkeää ja helppoa. Kesätyöntekijät, harjoittelijat ja muut apukädet on hyvä sitouttaa mukaan inventaarioon, jolloin se sujuu huomattavasti nopeammin ja he pääsevät mukaan uuteen projektiin. Jos et tiedä mistä aloittaa, ota käyttöön meidän oma inventointipohjamme, jonka avulla viemme laitetiedot teidän ympäristöönne. Jos teidän organisaatiossanne on jo inventaario olemassa, voitte siirtää tiedot samaiseen pohjaan ja siirtyä tämän jälkeen suoraan tunnisteiden kiinnittämiseen.
3. Syksyllä päästään starttaamaan uusin toimintatavoin
Kun kesällä on saatu inventaario luotua, me olemme vieneet laitetiedon järjestelmään ja tunnisteet on kiinnitetty, on aika siirtyä käyttöönottopalaveriin ja pääkäyttäjien koulutukseen meidän tukitiimimme avulla. Näin varmistamme, että kaikki valmistelut on tehty, ympäristö on helppokäyttöinen ja pääkäyttäjät pääsevät hyvin mukaan. Pääkäyttäjät ovat tässä avainasemassa ja vastuussa siitä, että jalkauttavat oppimansa muuhun organisaatioon. Suosittelemme tiedon jakamista muutamissa sisäisissä koulutustilaisuuksissa, ja selkeiden käytäntöjen ja prosessien luomista. Kun koko organisaatiolla on tiedossa, kuka vastaa tietojen päivityksestä ja miten laitteet nimetään, on käyttö jatkossakin yksinkertaista ja nopeaa.
Annamme mielellämme lisätietoja ja tukea helppoon käyttöönottoprosessiin!