Yksi kestävän omaisuudenhallinnan työläimmistä osa-alueista on kalustotiedon kokoaminen. Se on kuitenkin myös eräs tärkeimpiä osa-alueita.
Luotettava yksilötason tieto omistetusta irtaimistosta on pohja, jonka päälle rakentuu koko kestävän omaisuudenhallinnan kulttuuri ja siitä saatavat hyödyt. Siksi kalustotiedon kokoaminen kannattaa tehdä huolella.
Hyvä uutinen on se, että kalustotiedon kokoaminen on hankalinta alkuvaiheessa. Myöhemmin uuden kaluston lisääminen on paljon vaivattomampaa.
Helpottaaksemme kalustotiedon kokoamista, päätimme koota avuksesi nämä seitsemän vinkkiä, joilla pystyt merkittävästi vähentämään omaa työmäärääsi kaluston lisäämisessä.
1. Hyödynnä taloushallinnon järjestelmät ja muut lähteet
Missä muualla kuin kalustonhallintajärjestelmässä voisi olla tietoa hankitusta kalustosta? Luonnollinen suunta etsiä tietoa hankinnoista on tietenkin taloushallinto, josta usein löytyykin tiedot hankinnoista.
Kannattaakin pohtia, onko organisaatiossa muita järjestelmiä, josta saisi koottua vaivatta edes osan kalustotiedosta.
Pidä kuitenkin huolta, että saatu kalustotieto on luotettavaa. Esimerkiksi taloushallinnon järjestelmissä usein on tieto hankitusta omaisuudesta, mutta ei tietoa siitä, onko tämä kalusto edelleen käytössä tai edes olemassa.
Suositeltavaa onkin ottaa tällaisesta järjestelmästä suhteellisen tuoreet tiedot, kuten edellisen kahden tai kolmen vuoden aikana tehdyt hankinnat.
2. Lisää laitteet massana excel-vientitaulukolla
Etenkin olemassa oleva kalusto on helpointa listata ensiksi Exceliin. Tällöin jokaisen laitteen kohdalla ei tarvitse avata erillistä laitteen lisäysnäkymää Trailissa.
Kaluston massalisäystä varten on saatavilla Trailin vientitaulukkopohja. Se sisältää keskeiset tietokentät, jolloin laitetiedot on nopea lisätä. Excel voidaan ajaa Trail kalustonhallintajärjestelmään massana, jolloin sinun ei tarvitse syöttää laitetietoja yksi kerrallaan.
Lataa Trailin vientitaulukkopohja täältä: Trail Excel -vientitaulukko
Tukemme neuvoo vientitaulukon täyttämisessä. Mikäli taulukosta puuttuu jotain oleellisia tietokenttiä, ole yhteydessä tukeemme osoitteessa support@trail.fi
3. Edellytä tavarantoimittajaa lähettämään toimituslistat luettavassa muodossa
Varsinkin isompien kalustotilausten kohdalla tehokas tapa on pyytää tavarantoimittajaa lähettämään toimituslistat excel-muodossa. Näin ne voidaan yleensä viedä sangen vähällä vaivalla Trailiin.
Voit myös pyytää listat suoraan Trailin vientitaulukkoon. Kun Helsingin Musiikkitalo avautui vuonna 2011, Musiikkitalon henkilökunta toimi juuri näin. Näin alkutiedot kestävän kalustonhallinnan pohjaksi saatiin luotua vaivatta.
4. Automatisoi laitetietojen vienti
Laitetietojen perustamista voidaan myös automatisoida. Luomalla integraatio esimerkiksi taloushallinnon järjestelmään, voi Trail hakea tiedot hankitusta kalustosta automaattisesti.
Myös tavarantoimittajien kanssa voidaan luoda tapoja automatisoida tietojen luomista. Jos tilaatte samalta tavarantoimittajalta jatkuvasti kalustoa, voidaan luoda prosessi, jossa Trail saa tavarantoimittajalta suoraan tiedot uusista laitteista ja perustaa ne automaattisesti järjestelmään.
5. Kloonaa identtisiä laitteita
Trail mahdollistaa laitetiedon kloonaamisen. Se auttaa luomaan kerralla useita identtisiä laitteita, joilla on yhtenevät tiedot.
Laitteiden kloonaaminen onkin mainio apuväline, kun olet hankkinut vaikkapa useita samanlaisia läppäreitä, mikrofoneja, tuoleja tai mitä vain. Kun olet luonut yhden, voit luoda loput klooneina helposti parilla klikkauksella.
Kloonaaminen rajoittuu yleisiin tietoihin, eikä Trail kloonaa esimerkiksi sarjanumeroa tai muita yksilöiviä tietoja.
6. Ota työkaverit avuksi
Kestävän omaisuudenhallinnan kulttuuri ja varsinkin kalustotiedon kokoaminen kannattaa levittää mahdollisimman laajalle organisaatiossa. Vain sillä tavoin voidaan saada paras mahdollinen käsitys omistetun kaluston elinkaaresta.
Trailin vientitaulukkopohjan ansiosta kuka tahansa työntekijä voi koota oman osastonsa kalustotietoa varsin helposti.
Työkaverit saat avuksesi muutamalla helpolla kikalla:
- Pyydä avoimesti apua
- Jaa Trail-vientitaulukkopohja
- Kerro laitetietojen kokoamisen pääperiaatteet
- miten heidän tulee nimetä kalusto, mille osastolle he lisäävät laitteet, millä tarkkuudella he määrittävät sijainnin, miten kategoriat tulisi määritellä ja mitkä ovat pakolliset muut tiedot
- Motivoi!
Työkavereita voi motivoida vaikkapa kertomalla, että mitä paremmin kalustotieto on hallussa, sitä vähemmän teette turhia hankintoja ja sitä enemmän teillä on määrärahoja käytössä oikeasti tarpeellisiin hankintoihin.
7. Käytä kausiapulaisia ja luo uutta työtä
Onneksi kalustotiedon kokoaminen on sangen helposti ohjeistettavissa ja vastuutettavissa muille. Hyvä apu kalustotiedon kokoamisessa ovatkin kausiapulaiset, kesätyöntekijät tai muu väliaikainen työvoima.
Täydellinen win-win-tilanne onkin palkata esimerkiksi nuoria tekemään inventaariota. Näin te säästätte resursseja ja luontoa kestävän omaisuudenhallinnan avulla, sinä säästät omaa työaikaasi, ja samalla nuoret saavat arvokasta työkokemusta.
Yritysvastuun näkökulmasta siis varsinainen kunnari!
Yhteenveto
Kestävän omaisuudenhallinnan kulttuuri perustuu irtaimen omaisuuden yksilötason elinkaarenhallintaan. Kun tiedät, mitä omistat, pysyt pidentämään kaluston elinkaarta, vähentämään turhia hankintoja ja kierrättämään kalustoa tehokkaasti. Näin pystyt luomaan organisaatiollesi täysin uuden tavan toimia vastuullisemmin ja kustannustehokkaammin.
Kalustotiedon kokoaminen on äärimmäisen tärkeä osa kalustonhallinnan ja kestävän omaisuudenhallinnan kulttuuria. Se on työläintä alussa, helpottuu sen jälkeen, ja jatkuu osana päivittäistä työtä tulevaisuudessa.
Yllä mainituilla vinkeillä pystyt vähentämään omaa työtäsi merkittävästi ja varmistumaan siitä, että teidän yrityksessänne omaisuutta hallitaan kestävästi.
Mikäli sinulla heräsi kysymyksiä tai haluat lisätietoja esimerkiksi automaatioiden luomisesta, ota rohkeasti yhteyttä