Useat asiakkaamme omistavat merkittäviä taidekokoelmia. Onkin varsin hyvä idea hyödyntää Trail Kalustonhallintaa myös taideteosten rekisterinä ja hallintajärjestelmänä. Samoja periaatteita, mitä koneiden, laitteiden ja kalusteiden hallinnassa käytetään, voi soveltaa myös taideteosten hallintaan.
Miksi kannattaa hallinnoida taideteoksia kalustonhallintajärjestelmässä?
Taidekokoelmat sitovat merkittävästi pääomia. Samalla niiden hallinta vaatii työaikaa ja tarkkuutta, varsinkin ongelmatilanteissa. Ylläpitämällä ajantasaista rekisteriä pystyt selvittämään nopeasti esimerkiksi:
- Taidekokoelman kokonaisarvon
- Yksittäisten taideteosten vakuutusarvot
- Taideteosten sijainnit
- Osto- ja myyntiajat sekä hinnat
Perustietojen listaamiseen toki riittää vaikkapa excel-taulukko. Mutta jos haluat hallita taideteosten koko elinkaarta ja vähentää rekisterin ylläpitoon ja tietojen etsintään käyttämääsi työaikaa, kannattaa ehdottomasti hyödyntää kalustonhallintajärjestelmää.
Kalustonhallintajärjestelmän avulla tuot älykkään omaisuudenhallinnan työkalut osaksi taideteosten hallintaa. Näitä työkaluja ovat esimerkiksi:
- Muistutukset restaurointi- ja kunnostustarpeista
- Kunnostushistorian tallentuminen ja helppo saatavuus
- Huomaamattomiin RFID-tunnisteisiin perustuva nopea etä-inventointimahdollisuus
Etenkin Trail Kalustonhallintaa jo käyttävissä organisaatioissa taideteosten rekisteri kannattaa ilman muuta viedä Trailiin. Näin saadaan kokonaiskuva kaikesta arvokkaasta omaisuudesta yhdestä järjestelmästä.
Miten taidetta käytännössä trailataan?
Ennen taideteosten tietojen lisäämistä Trailiin, pyydä Trailin teknistä tukea (support@trail.fi), perustamaan Trailiinne uusi laitetyyppi ”Taide”. Kerro samalla, millaisia tietokenttiä haluat taideteosten sivuilla näkyvän (esimerkiksi: mitat, tyylisuunta, tekniikka jne.)
Pyydä myös Trail-pääkäyttäjäänne luomaan taideteoksille oma kategoria. Voitte luoda myös alakategorioita tarpeidenne mukaan.
Mikäli taideteokset saavat olla Trail Kalustonhallinnassa vain tiettyjen käyttäjien nähtävillä, pyydä Trail-pääkäyttäjäänne luomaan taidekokoelmalle erillinen osasto.
Taideteosten tietoja voit tuoda Trailiin massana Trailin excel-inventointitaulukolla tai luoda ne yksitellen järjestelmässä.
Kannattaa myös huomioida seuraavat seikat taideteoksia trailattaessa:
- Taideteoksen tekijä kannattaa kirjoittaa ’Valmistaja/Manufacturer’ -kenttään ja teoksen nimi ’Malli/Model’-kenttään.
- Ostohinnalle, toimittajalle ja valmistumisvuodelle Trailista löytyvätkin kentät automaattisesti.
- Kuvan voit liittää taideteokselle Trailin selainsovelluksessa kohdassa ’Lisää malliin liite’ – Mobiilisovelluksessa voit lisätä kuvan avaamalla taideteoksen sivun ja ottamalla kuvan taideteoksesta
Taiteen merkitseminen luettavilla tunnisteilla
Harva haluaa kiinnittää taideteoksiin minkäänlaisia lappuja tai tarroja. Pahimmillaan ne vahingoittavat teosta. Skannattavilla tunnisteilla - kuten RFID, NFC tai QR-koodi – pystytään kuitenkin tehostamaan taideteosten elinkaarenhallintaa.
Luettavat tunnisteet nimittäin mahdollistavat taideteosten tietojen nopean saatavuuden mobiilisovelluksessa sekä luotettavien ja nopeiden inventaarioiden tekemisen. Kun taideteokset on merkitty tunnisteella, on esimerkiksi puhdistus- tai restaurointitietojen syöttäminen nopeaa.
Taideteosten herkkyydestä johtuen tunniste kannattaa valita huolella. Eräs hyväksi havaittu keino ovat nippusidemalliset RFID-tunnisteet. Näitä on sekä lähiluettavia että etäluettavia, ja ne voidan kiinnittää huomaamattomasti esimerkiksi taulun taakse taulua vahingoittamatta.
Etäluettavien tunnisteiden etu on se, että taideteokset voidaan inventoida soveltuvalla lukijalla jopa 10 metrin etäisyydeltä. Tällöin inventaariot voidaan tehdä varsin nopeasti.
Tarkistusten, puhdistusten ja restaurointien rekisteröinti
Määräajoin toistuvat tarkistukset ja huollot ovat olleet Trailin perustoiminallisuuksia jo vuosia. Niitä kannattaa hyödyntää myös taidekokoelman hallinnassa.
Huoltosuunnitelmat auttavat vamistamaan, että taideteosten puhdistukset ja tarkistukset tehdään ajallaan eivätkä unohdu. Tiedot tulevista tarkistuksista ja huolloista näkyvät taideteoksen sivulla Trailissa. Sivu myös kokoaa historiatiedot tehdyistä restauroinneista.
Koska tarkistuksia, restaurointeja ja muita huoltoja tehdään taideteoksille verraten harvoin, on niistä saatavat ennakkoilmoitukset varsin hyvä apu. Niistä kirjoitimme tarkemmin tässä blogitekstissä: Ennakkoilmoitus tulevista huolloista
Ohjeet huoltosuunnitelmien luomiselle löydät käyttöohjeestamme: Määräajoin toistuvat huoltosuunnitelmat
Yhteenveto
Taidekokoelman tietojen kokoaminen sähköiseen rekisteriin kannattaa. Tässä Trail Kalustonhallinta on suureksi avuksi.
Trail on suunniteltu kestävän omaisuudenhallinnan kulttuurin apuvälineeksi. Tästä syystä se tarjoaa myös taideteosten hallintaan sellaisia työkaluja, jotka auttavat varmistamaan taideteosten helpon ja luotettavan ylläpidon.
Ota yhteyttä! Autamme mielellämme sinut alkuun taiteen trailaamisessa!