Avaintyöväline eri kanavista hankittavaan irtaimistoon
Irtaimistoa voi hankkia toiminnan tueksi lukuisilla eri tavoilla. Myös irtaimistohankintojen rahoitus voidaan hoitaa usealla eri menetelmällä ja samalla usean toimijan kautta. Suuria määriä irtaimistoa hankitaan esimerkiksi usein ostamisen sijasta leasing-rahoituksella. Näin monissa organisaatioissa on käytössä kalustoa, jonka omistajuus on jakautunut.
Tähän erinomaisen ja joustavan ratkaisun tarjoaa toiminnallinen kalustonhallintajärjestelmä, joka ei välitä siitä mitä kautta irtaimisto on hankittu tai miten hankinnan rahoitus on järjestetty. Kalustonhallintajärjestelmä keskittyy käytössä olevaan irtaimistoon, sen elinkaareen ja käyttötietoihin.
Järkevä irtaimiston hallinta tuottaa toimintaan tehokkuuden lisäksi kustannussäästöjä ja järkevämpiä investointeja. Toiminnallinen järjestelmä varmistaa, että tarpeettomasta kalustosta ja siihen liittyvistä kustannuksista voidaan luopua. Myös se kalusto, joka organisaatiolla on käytössä, voidaan järjestelmän avulla hyödyntää tehokkaasti.
Saavutettavat edut:
- Kustannussäästöt
- Järkevämmät investoinnit
- Irtaimiston tehokkuus
- Turhasta irtaimistosta luopuminen
- Kattava kokonaiskuva irtaimistosta
Kalustonhallinnan merkitys usean omistajan kalustolle
Kalustonhallintajärjestelmä tarjoaa työkalun, joka ei välitä siitä, miten tai mistä kalusto on hankittu. Kalustonhallinta keskittyy kaluston elinkaareen ja sen käyttöiän ja tuottavuuden optimointiin riippumatta esimerkiksi siitä mistä irtaimistosta on kyse tai miten se on hankittu. Kalustonhallintajärjestelmä mahdollistaa myös kaluston vapaan lisäämisen ja poistamisen, jotta jatkuvasti irtaimiston tilannekuva vastaa todellisuutta.
Syy miksi on ehdotonta, että myös rahoituksella hankitun kaluston elinkaarta seurataan toiminnallisen järjestelmän avulla, on se, että ainoastaan aktiivisen seurannan avulla on mahdollista todentaa kaluston todellinen käyttö ja sitä kautta todellinen tarve.
Kun järjestelmällä seurataan kalustoa, sen käyttöä, varauksia, palautuksia, rikkoutumisia ja huoltoja, tiedetään hyvin missä käyttökunnossa kalusto on ja myös kuinka paljon kyseistä kalustoa käytetään. Seuraamisen kautta on mahdollista tunnistaa toiminnassa pullonkauloja, sekä huomata mikäli joku kalusto jää kokonaan käyttämättä ja osoittautuu tarpeelliseksi. Näin on mahdollista optimoida myös tulevaisuuteen rahoituksen tarvetta ja kohteita.
Järjestelmä tarjoaa mahdollisuuden seurata myös kaluston elinkaarikustannuksia ja verrata esimerkiksi omistuksen ja rahoituksen kokonaiskustannuksia elinkaaren yli. Tämä tekee päätöksentekijöille elämän helpommaksi, koska tulevaisuudessa on mahdollista tehdä päätöksiä järjestelmän datan pohjalta.
Usean laiterekisterin haaste
Kun organisaatiolla on sekä omistettua että rahoitettua kalustoa, on mahdollista, että laiterekistereitä on käytössä useita. Tällöin haasteeksi muodostuu se, että kokonaiskuvaa on vaikea ylläpitää ajantasaisena. Usein rekisterit pitävät sisällään myös enemmän tai vähemmän staattisen näkymän, mutta mikäli tavoitellaan ajantasaista todellisuutta vastaavaa näkymää, on varmistettava, että myös muutokset heijastuvat rekisteriin.
Kuvatussa tilanteessa ainoa järkevä ratkaisu on toiminnallinen laiterekisteri, johon kaikki irtaimistoon liittyvät muutokset kirjataan jo muutoksen yhteydessä. Moderneissa laiterekistereissä on myös avoimet rajapinnat, joten useista irrallisista laitelistauksista on mahdollista tuoda laitetietoja keskitetysti yhteen toiminnalliseen järjestelmään.
Kalustorekisteri on usein käytännössä lista kaikesta kalustosta. Riippumatta siitä kuinka kattava se on, on se kuitenkin lopulta pelkkä lista. Ratkaiseva ero toiminnalliseen järjestelmään syntyy kaluston operoinnista ja sen elinkaaritietojen keräämisestä. Elinkaaritietojen kerääminen tapahtuu järkevästi tunnistemerkintöjen ja mobiililaitteiden avulla. Näin voidaan varmistaa, että elinkaaritieto tallentuu jo heti tiedon syntyessä ja on ajantasaisesti kaikkien käytettävissä.
Mitä asioita on tärkeää huomioida, kun hankkii irtaimistoa useasta eri kanavasta?
Kun hankinnan ja omistuksen keinoja on monia, on erityisen tärkeää, että päätöksentekijöillä säilyy hyvä näkyvyys ja kontrolli kaikkeen kalustoon hankintakanavasta riippumatta.
Tästä syystä toiminnallinen kalustorekisteri on päätöksentekijälle avaintyökalu. Kalustorekisteri, joka helpottaa irtaimiston käyttöä ja kokoaa kaiken kalustotiedon yhteen paikkaan tarjoaa ajantasaisen näkymän päätöksenteon pohjaksi.
Minkälaisia asioita toiminnallisella laiterekisterillä voi tehdä?
- Vikailmoitukset laitteen tai irtaimiston rikkoutuessa, jotta se voidaan huoltaa viivytyksettä
- Laitehuollot joko oman tai kolmannen osapuolen toimesta siten, että huoltotoimenpiteistä jää tiedot järjestelmään
- Irtaimiston varaaminen tulevaan käyttöön ja tarpeeseen, sekä palautuksista muistuttaminen
- Irtaimiston sijaintitietojen päivittäminen ja tarkastaminen
- Laitteiden lisääminen ja poistaminen käytöstä
- Kalustoinventaariot
- Leasing-tietojen tarkastelu ja seuranta
- Kaluston elinkaarikustannusten seuranta
- Laitteiden käyttöasteen ja vikaantumisten seuranta
Miten voi varmistua siitä, että paras mahdollinen järjestelmä on käytössä?
Useat toimittajat sekä rahoittajat tarjoavat nykyään jo laiterekisteripalvelua osana hankintakokonaisuutta, joten toimittajalta on hyvä kysyä Trail kalustonhallinnasta jo hankintaneuvottelun yhteydessä. Palvelu on myös itsenäisesti otettavissa käyttöön jo ennen hankintoja, jolloin on suositeltavaa ottaa yhteyttä suoraan kalustonhallintapalvelun tarjoajaan.