Onnistuneen kalustonhallinnan 4 kulmakiveä – näin vältyt ikäviltä yllätyksiltä
Vastoin yleistä käsitystä, koneiden ja laitteiden sekä muun käyttöomaisuuden hallinta ei ole ajanhukkaa tai pakollinen paha. Asia on itseasiassa päinvastoin: Menestyvät yritykset kääntävät kestävän käyttöomaisuudenhallinnan taloushallinnon voimavaraksi, joka tuo merkittäviä etuja talouden suunnitteluun.
Katso webinaaritallenne: Keinot laitekannan hallintaan - näin vältyt ikäviltä yllätyksiltä
Me Traililla olemme ratkoneet käyttöomaisuuden- ja kalustonhallinnan haasteita yhdessä asiakkaidemme kanssa jo yli vuosikymmenen ajan. Tässä blogikirjoituksessa avaankin tarkemmin tunnistamiamme huonon laitekannan hallinnan syitä ja seurauksia sekä niitä neljää kulmakiveä, joiden avulla mikä tahansa organisaatio voi tehdä kestävästä omaisuudenhallinnasta itselleen kilpailuedun.
Mistä hallinnan puute johtuu?
Puutteellinen laitekannan hallinta johtuu kaikessa yksinkertaisuudessaan tiedon puutteesta. Et voi hallita sitä, mistä et mitään tiedä.
Tietoahan hankituista ja omistetuista laitteista on, mutta tämä tieto on miltei aina todella hajanaista. Sitä löytyy useista eri tietojärjestelmistä ja jopa työntekijöiden exceleistä, vihoista ja post-it-lapuista. Ajantasaista kokonaiskuvaa ei kuitenkaan löydy mistään.
Tiedon puute ja hajanaisuus puolestaan johtuu kulttuurin puutteesta. Harvoissa organisaatioissa kaluston kestävään hankintaan tai käyttöön kannustetaan. Tällöin kalustosta tulee kertakäyttötavaraa, jonka elinkaaren maksimointi ja seuranta ei myöskään ketään kiinnosta.
Vähenevien resurssien maailmassa heikko laitehallinta on siis erittäin vastuutonta. Kokonaiskuvan ja kulttuurin puute johtavat turhiin hankintoihin, jotka tuhlaavat luonnonvaroja ja määrärahoja.
Vältä ikävät yllätykset kestävällä kalustonhallinnalla
Yksinkertaistaen voidaan todeta, että heikko laitekannan hallinta johtaa turhiin kustannuksiin ja työajan tuhlaamiseen. Taloushallinnon näkökulmasta kattavan tiedon puute johtaa myös ikäviin yllätyksiin: kun täydellinen kuva puuttuu, riski ennakoimattomille ja kiireellisille hankinnoille kasvaa.
Nämä yllätykset käyvät kalliiksi. Esimerkkinä vaikkapa elinkaarensa päähän tulleet työkalut, joiden uusiminen isommassa yrityksessä tarkoittaa nopeasti satojen tuhansien eurojen kustannusta. Jos tieto näistä ei ole ennakkoon saatavilla, joudutaan yllättävään tarpeeseen reagoimaan nopeasti ja kalliisti.
Mitä pidempään tieto laitekannasta on hajallaan, sitä enemmän kalustoa joutuu hukkaan, ja sitä enemmän aikaa ja rahaa kuluu tilanteen selvittämiseen.
Lisäksi ongelmat myös laajenevat hoitamattomina. Mitä pidempään tieto laitekannasta on hajallaan, sitä enemmän kalustoa joutuu hukkaan, ja sitä enemmän aikaa ja rahaa kuluu tilanteen selvittämiseen.
Varo valheellista hallinnan tunnetta
Moni lukija varmasti miettii, että ”tilanne on meillä täysin hallinnassa, sillä järjestelmiä on käytössä”. Parhaimmassa tapauksessa näin onkin.
Valitettavan usein kyseessä kuitenkin on valheellinen turvallisuuden tunne. Varsinkin suuremmissa organisaatioissa tuntemattomia laitteita on valtavasti, jolloin samaa kalustoa hankitaan turhaan lisää tai niiden uusimistarve tulee yllätyksenä.
Tee kysely: Mikä on yrityksesi omaisuudenhallinnan tilanne
Kaikki tieto harvoin nimittäin on yhdessä paikassa kaikkien saatavilla. Kirjanpidossa sitä ei ole, sillä kirjanpidollinen poistoaika ei ole sama kuin tekninen käyttöikä. Käyttöomaisuusrekisterikään ei auta, siitä puuttuvat etenkin aktivointirajojen alle jäävät hankinnat.
Kannattaa siis selvittää nykytilanne huolellisesti ja varmistaa, että tieto pysyy ajan tasalla. Näin siirryt luulemisesta tietämiseen.
Kestävän laitekannan hallinnan 4 kulmakiveä
Tutustutaanpa seuraavaksi jo otsikossa mainitsemiini neljään kestävän laitekannan hallinnan kulmakiveen. Näiden avulla varmistat, että saat luotua ja ylläpidettyä täydellisen ja ajantasaisen laitetiedon talouden suunnittelun ja päätöksenteon tueksi:
- Kestävän omaisuudenhallinnan kulttuuri
- Nimetyt vastuuhenkilöt
- Riittävät resurssit
- Oikeat työkalut
1. Rakenna kestävän omaisuudenhallinnan kulttuuria
Kestävä omaisuudenhallinta ei voi olla organisaatiossa vain yksittäisten henkilöiden vastuulla. Se vaatii koko organisaation sitoutumista, mikä puolestaan vaatii oikeanlaista kulttuuria.
Koko organisaation tulee noudattaa yhteisiä pelisääntöjä. Toimintatapojen tulee ohjata jokaista työntekijää suhtautumaan vastuullisesti omassa toiminnassa käyttämäänsä kalustoon sekä sen hankintaan, ja niitä voivat olla esimerkiksi
- Ohjeet olemassa olevan kaluston selvittämisestä ennen hankinnan tekemistä
- Ohjeet kaluston yhteiskäytöstä osastojen kesken
- Ohjeet hankintojen rekisteröinnistä ja merkitsemisestä
- Ohjeet kaluston huoltamisesta ja kunnossapidosta
Kulttuurin muutos vaatii kuitenkin aikaa ja työtä. Se on kuitenkin kannattava investointi, sillä ilman kulttuurinmuutosta ei voida odottaa nykytilan muuttuvan pysyvästi.
2. Nimeä vastuuhenkilöt
Vaikka kestävä omaisuudenhallinta on koko organisaation vastuulla, pitää kokonaisuudella olla vastuuhenkilö. Me olemme kutsuneet näitä nimellä 'Asset Management Champion'. Yksi ihminen harvoin riittää, joten suositeltavaa on nimetä useita vastuuhenkilöitä, tai ainakin yksi vastuuhenkilö ja hänelle apulaisia.
Asset Management Championin vastuulla ei ole tehdä jatkuvaa inventointia eri puolilla organisaatiota, vaan varmistaa kestävän omaisuudenhallinnan kulttuurin jalkautus. Heidän tehtävänään on siis luoda prosesseja ja toimintatapoja sekä kouluttaa näitä muulle organisaatiolle.
Luonnollisesti näillä henkilöillä tulee myös olla viimekäden vastuu kalustosta. Suurissa organisaatioissa tämä tarkoittaa, että heillä pitää olla myös valtuudet kulttuurin luomiseen, levittämiseen ja valvomiseen koko organisaatiossa.
3. Anna riittävät resurssit
Vastuuhenkilöillä ja muulla organisaatiolla pitää olla riittävät resurssit laitekannan hallitsemiseen kestävästi. Mitään ei tapahdu, jos kalustonhallinta vastuutetaan jollekulle oman toiminnan ohessa tehtäväksi ilman sen kummempaa tukea.
Etenkin Asset Management Championit tarvitsevat aikaa. Heidän ei tarvitse käyttää 100% työajastaan kalustonhallintaan, mutta varsinkin isommissa yrityksissä tämä on suotavaa. Kun puutteellisen kalustonhallinnan kustannukset lasketaan vuositasolla sadoissa tuhansissa tai miljoonissa euroissa, on muutaman henkilön palkkaaminen varsin maltillinen kustannus.
Kun puutteellisen kalustonhallinnan kustannukset lasketaan vuositasolla sadoissa tuhansissa tai miljoonissa euroissa, on muutaman henkilön palkkaaminen varsin maltillinen kustannus.
Ajan lisäksi henkilöstölle kannattaa tarjota soveltuvaa koulutusta. Vähintäänkin vastuuhenkilöiden tulisi kouluttautua, jotta he pystyvät luomaan aiemmin mainitut prosessit. Heidän on tarkoitus myös kouluttaa muuta henkilöstöä osana kestävän omaisuudenhallinnan kulttuurin luontia ja ylläpitoa.
4. Oikeat kalustonhallinnan työkalut käyttöön
Alussa tulin jo maininneeksi, että hallinnan puute on tiedon puutetta. Jotta tieto on saatavilla, pitää käytössä olla toimivat työkalut tiedon kokoamiseen, käsittelyyn, jakamiseen ja rikastamiseen.
Ajan, valtuuksien ja koulutuksen lisäksi organisaation tärkein laitekannan hallinnan resurssi onkin toimiva kalustonhallintajärjestelmä. Se takaa, että tieto on saatavilla päätöksenteon tueksi.
Järjestelmän tulee sisältää kaikki kestävän omaisuudenhallinnan kannalta oleelliset toiminnot, jotta sitä käytetään osana operatiivista toimintaa. Näitä toimintoja ovat etenkin
- Kaikille avoin laiterekisteri
- Yksilölliset RFID-,NFC- tai QR-kooditunnisteet
- Laitevaraukset
- Huollot ja vikailmoitukset
- Inventaariot
- Investointisuunnittelu
Kun nämä toiminnallisuudet löytyvät, voivat työntekijät korvata ne hajanaiset excel-listat, vihot ja post-it laput toimivalla järjestelmällä.
Järjestelmän integrointimahdollisuuksiin tulee kiinnittää huomiota. Kaiken data kokoamiseksi kalustonhallintajärjestelmän tulee pystyä hakemaan tietoa myös muista järjestelmistä, joissa tietoa laitteista jo on.
Kattava kalustonhallintajärjestelmä on siis ensiarvoisen tärkeä täydellisen laitetiedon kokoamiseen ja ylläpitämiseen.
Lue lisää: Digitaalisten laiterekisterien vertailu
Yhteenveto
Puutteellisen ja hajanaisen laitehallinnan riskit ovat kalliita. Ilman luotettavaa tietoa kaikesta irtaimesta omaisuudesta, organisaatio tekee turhia hankintoja ja kohtaa kalliita ennakoimattomia investointitarpeita.
Laitekannan kestävä hallinta on koko organisaation vastuulla, jolloin tarvitaan kulttuurinmuutos. Tämän muutoksen ajamiseen kannattaa nimetä vastuuhenkilöt, joille pitää tarjota riittävät resurssit. Tärkeimpiä käytössä olevia resursseja onkin monipuolinen kalustonhallintajärjestelmä, jonka tulee tarjota toimivat työkalut hajanaisten vihkojen korvaamiseen sekä pystyä kokoamaan tietoja muista järjestelmistä täydellisen kokonaiskuvan muodostamiseksi.
Jos olet kiinnostunut keskustelemaan tarkemmin siitä, miten näitä kulmakiviä pitäisi sinun organisaatiossasi alkaa luomaan, ota yhteyttä! Keskustellaan tapaamisessa tarkemmin tarpeistanne.