Miksi kalustonhallinta on tärkeää?
Kuulostaako tutulta: laitteita on hukassa, turhia hankintoja tehdään, aikaa tuhlataan kaluston ja tiedon etsimiseen eikä kenelläkään ole kokonaiskuvaa laitteisiin ja kalustoon. Älä huoli, et ole yksin. Valitettavasti tämä on arkipäivää useimmissa yrityksissä.
Lataa whitepaper: Mitä on kalustonhallinta
Nämä ongelmat johtavat nopeasti isompiin ongelmiin, kuten kannattavuuden heikkenemiseen ja kestämättömään kulutukseen. Etenkin nykyisen taloudellisen epävarmuuden ja kasvavien ympäristöongelmien aikakaudella onkin oleellista parantaa koneiden, laitteiden ja muun kaluston hallintaa.
Tässä blogitekstissä pureudummekin tarkemmin neljään keskeiseen syyhyn, jotka tekevät kalustonhallinnasta oleellisen osan minkä tahansa organisaation toimintaa.
1. Ympäristöystävällisyys ja kustannussäästöt
Moderneissa organisaatioissa ympäristövastuu on keskeinen osa toimintaa. Se ei suinkaan ole ylimääräinen kustannus, vaan strateginen painopistealue, joka vähentää kustannuksia ja luo positiivisia mielikuvia. Tärkein askel kohti kestävämpää toimintaa on vähentää tarpeetonta kulutusta ja päästöjä.
Kalustonhallinta parantaa merkittävästi mahdollisuuksia toimia ympäristön kannalta vastuullisesti. Ajankohtainen ja helposti saatavilla oleva tieto kalustosta ja sen käytöstä auttavat tekemään sekä ympäristön että kannattavuuden kannalta järkeviä päätöksiä.
Tämän tiedon pohjalta pystytään esimerkiksi vähentämään turhia hankintoja ja tehostamaan kaluston käyttöä. Tietoon pohjautuva kalustohankintojen suunnittelu ja uudelleenkäyttö pienentävät materiaalin käyttöä, päästöjä kuin kustannuksiakin. Lisäksi ennakoimattomat ja kalliit yllätysinvestoinnit vähenevät.
2. Tehokkuus ja hallinnan parantaminen
Ajantasaiseen tietoon perustuva hankintasuunnittelu näkyy suoraan kannattavuudessa. Sen lisäksi vastuullisen kalustonhallinnan kulttuuri tekee työn tekemisestä tehokkaampaa.
Kukaan ei halua tuhlata aikaa etsimällä hukassa olevaa kalustoa tai käyttää päiväkausia inventaarioihin. Digitaalinen laiterekisteri tuo luotettavan kalustotiedon helposti kaikkien saataville, jolloin aikaa ei kulu tiedon tai laitteiden etsimiseen.
Hallinnan parantuminen puolestaan tarkoittaa sitä, että organisaatiolla on kyky hyödyntää ja rikastaa tätä laitetietoa esimerkiksi digitaalisilla ja mobiilikäyttöisillä huolto-, varaus- ja inventaariotyökaluilla. Parempi hallinta johtaa parempaan tehokkuuteen, pienenevään hävikkiin ja kykyyn suunnitella kalustoon liittyviä toimenpiteitä aiempaa paremmin.
3. Laiteyksilökohtainen elinkaaritieto ja tunnistaminen
Kestävään kalustonhallintaan kuuluvat oleellisena osana laitekohtaiset QR-koodi-, RFID- tai NFC-tunnisteet. Niiden avulla jokainen laiteyksilö on helposti tunnistettavissa, jolloin yksilötason tietoa pystytään keräämään suunnittelun tueksi.
Katsopa vaikka ympärillesi. Kuinka helposti pystyt selvittämään, milloin vaikkapa näyttösi/työpöytäsi/toimiston modeemi/neukkarin videotykki on hankittu tai milloin se pitää uusia? Uskallan väittää, että et kovin helposti.
Lataa whitepaper: Tutustuminen tunnistemerkintöihin
Laitekohtaiset yksilölliset tunnisteet yhdistävät fyysisen laitteen sen digitaaliseen kaksoseen, eli digitaalinen laitekorttiin. Digitaalinen kaksonen kokoaa kyseisen laiteyksilön elinkaaritiedon yhteen ja mahdollistaa tietojen tarkastelun lisäksi vaikkapa vikailmoitusten tekemisen ja juoksevat inventaariot. Koska kyseessä on luettava tunniste, on näihin tietoihin helppo päästä käsiksi esimerkiksi mobiililaitteella.
Kaikkien laitteiden yksilöllisistä tiedoista puolestaan muodostuu kokonaiskuva koko irtaimiston elinkaaresta, mihin puolestaan perustuvat hallinta ja talouden ennakoiva suunnittelu.
4. Vastuullisuuden kulttuuri vahvistuu
Suhtautumisemme kulutukseen määrittelee suurelta osin suhtautumistamme muuhunkin vastuullisuuteen. Vastuullisuudella tässä tapauksessa tarkoitan niin vastuuta ympäristöstä kuin taloudellista vastuuta.
Jos organisaation kulttuuri ei korosta vastuullisuutta kaikessa toiminnassa, on sitä vaikea edellyttää missään toiminnassa. Mikäli kaikki irtain omaisuus on vain kertakäyttöistä eikä sen elinkaaren maksimointiin kiinnitetä huomiota, tuskin henkilöstö juurikaan kiinnostuu näkemään vaivaa päästöjen pienentämiseen tai kulukuriin muuallakaan.
Luomalla vastuullisen kalustonhallinnan kulttuuria organisaation jokaiselle tasolle luodaan kestävä pohja aidosti vastuulliselle toiminnalle. Kaikille pitää olla selvää, että käytössä olevat laitteet ovat kaikkea muuta kuin kevyin perustein korvattavissa. Niiden elinkaari halutaan maksimoida hallinnoimalla niitä kestävästi ja pitämällä niistä ajantasaista digitaalista laiterekisteriä.
Tällöin kulutusta saadaan pienennettyä ja turhia hankintoja vähennettyä. Samalla vastuullinen kulttuuri tulee osaksi organisaation DNA:ta, mitä puolestaan arvostavat asiakkaat ja muut sidosryhmät.
Yhteenveto
Taloudellisen epävarmuuden aikoina ja ympäristöongelmien korostuessa organisaatioiden toimintaympäristössä on uudenlainen ajattelu tarpeen. Kulutuksen pienentäminen ja olemassa olevan omaisuuden täysimääräinen hyödyntäminen ovat oleellisia keinoja vastata näihin haasteisiin.
Vastuullinen kalustonhallinta on keskeinen keino parantaa organisaation taloudellista ja ympäristövastuuta. Se perustuu ajantasaiseen ja luotettavaan tietoon omaisuudesta sekä kykyyn maksimoida olemassa olevan kaluston käyttö ja elinkaari.
Jotta kalustonhallinta voidaan tuoda osaksi organisaation toimintaa, tarvitaan toimiva digitaalinen laiterekisteri ja muut työkalut kaluston elinkaarenhallintaan. Niiden pohjalle voidaan ryhtyä rakentamaan aiempaa parempaan hallintaan ja ennakointiin perustuvaa kulttuuria. Tämä puolestaan näkyy sekä viivan alla että ympäristövaikutuksissa.
Olemme auttaneet yrityksiä jo vuodesta 2010 rakentamaan kestävämmän omaisuudehallinnan kulttuuria. Jos olet kiinnostunut ottamaan seuraavan askeleen kohti vastuullista kalustonhallintaa, ota yhteyttä.