Kalustonhallinta tarkoittaa jatkuvaa prosessia yrityksen irtaimen omaisuuden – tai käyttöomaisuuden – elinkaaren optimoimiseksi. Tässä kirjoituksessa kuvataan tarkemmin, mitkä ovat kalustonhallinnan keskeiset näkökulmat, ja miten niitä on mahdollista soveltaa omassa organisaatiossa.
Kalustonhallinta ei ole ainoastaan tiettyjen toimialojen tai tietyn kokoisten organisaatioiden työväline. Nyrkkisääntönä voi pitää, että jos sinulla on vaikeuksia listata päässäsi yrityksesi irtain omaisuus, tehdyt huollot tai milloin kalusto on hankittu, kannattaa tutustua kalustonhallintaan. Tuloksena tästä panostuksesta voit odottaa kustannussäästöjä sekä aiempaa vastuullisempaa yrityskulttuuria.
Lataa whitepaper: Mitä on kalustonhallinta?
SISÄLLYSLUETTELO
- Miksi kaluston elinkaaren hallinta on tärkeää?
- Mitä toimenpiteitä kalustonhallintaan kuuluu
- Erilaisia tapoja kalustonhallintaan
- Mikä on kalustonhallinnan ja käyttöomaisuuskirjanpidon ero?
- Kalustonhallintajärjestelmän käyttöönotto ja käyttö
- Kaluston seuranta ja merkintätavat
- Käyttöomaisuuden inventointi
- Kulttuurin rakentaminen
- Vastuullisuus ja kestävä kehitys
- Kaluston jakaminen ja yhteiskäyttö
- Yhteenveto
1. Miksi kaluston elinkaaren hallinta on tärkeää?
Kuvittele seuraava tilanne mielessäsi: olet hankkinut uuden polkupyörän ja ajelet sillä ensimmäisen kesän iloisesti. Jätät fillarin talveksi lojumaan Suomen talven armoille. Keväällä hienosta pyörästä on tullut romua, ja huolto maksaa maltaita.
Keskittymällä kaluston elinkaareen, varmistat että kalusto tuottaa parhaalla mahdollisella tavalla koko elinkaarensa ajan. Jos olisit kiinnittänyt huomiota pyörän elinkaareen heti alusta alkaen, olisit vienyt sen talveksi sisälle ja varmistanut, että fillari toimii yhtä iloisesti myös seuraavana kesänä.
Sama periaate pätee luonnollisesti myös yrityksen kalustoon. Kun irtaimiston käyttöön tuodaan elinkaariajattelu, voidaan varmistua siitä että:
- Kaluston tuotto (ROI) on paras mahdollinen
- Kalustoa tarvitsee uusia harvemmin
- Kalustohävikki pienenee
- Kaluston elinkaari pitenee
- Kaluston huoltokustannukset pysyvät aisoissa
- Kaluston vakuutusarvojen määrittäminen ja hallinta helpottuu
- Yritys toimii vastuullisesti ja kestävän kehityksen periaatteiden mukaisesti myös kalustohankinnoissaan
Yrityksissä luonnollisesti on muutakin kalustoa kuin yksi polkupyörä. Siksi vaatimukset kalustonhallinnallekin ovat suuremmat ja kestävään kalustonhallintaan kuuluu useita eri osa-alueita.
2. Mitä toimenpiteitä kalustonhallintaan kuuluu?
Kuten tekstin alussa mainitsin, on kalustonhallinnan tarkoituksena optimoida kaluston elinkaari. Mutta mitä irtaimen omaisuuden elinkaaren optimointi vaatii?
Käytännössä kalustonhallinta muodostuu seuraavista osa-alueista:
- Ajantasaisen kalustorekisterin ylläpito ja inventaariot
- Kaluston ennakoiva huoltosuunnittelu, kunnossapito ja vikailmoitukset
- Kaluston uusimisen ja hankintojen suunnittelu
- Kaluston käytön hallinta ja varaustoiminnallisuudet
Varmistamalla, että yrityksessänne on prosessit luotuna näille osa-alueille, olette jo hyvässä vauhdissa kalustonhallinnan suhteen. Monipuolisella kalustonhallintajärjestelmällä tehostat toimintaa ja luot kalustonhallinnasta osan päivittäistä toimintaa.
3. Erilaisia tapoja kalustonhallintaan
On erilaisia tapoja hallita kalustoa. Kuten elämässä yleensäkin, kaikki tavat eivät sovellu kaikille. Tässä yleisimmät tavat hallita yrityksen kalustoa:
- Työntekijöiden muisti
- Kynä ja paperi
- Excel tai vastaava taulukkolaskentaohjelma
- Kunnossapidon järjestelmä
- Kalustonhallintajärjestelmä
- Toiminnanohjausjärjestelmä
Arvaatkin jo varmasti, että kaksi ensimmäistä tapaa ovat ne yleisimmät. Ne sopivat esimerkiksi pieniin alkuvaiheen yrityksiin, kun kalustoa ei ole nimeksikään. Toimintaan tarvittavat muutamat läppärit ja pakettiauto on vielä helppo muistaa.
Kasvavassa yrityksessä jo huomataan, että muistiin perustuva järjestelmä tai irrallisiin papereihin koottu tieto ei ole millään tasolla turvallinen tai tehokas ratkaisu. Mitä tapahtuu, kun työntekijä lopettaa? Kenellä sen jälkeen on ymmärrys kalustosta?
Taulukkolaskentaohjelma
Taulukkolaskentaohjelmaan luodut listat ovat tietenkin jo kehittyneempi ratkaisu kaluston listaamiseen. Osaavimmat käyttävät taulukkolaskentaohjelmaa myös huoltojen hallintaan ja laitteiden varausten hallintaan. Pienemmissä yrityksissä tämä voikin olla varsin riittävä ratkaisu.
Ongelma näissä listoissa kuitenkin on se, että ne ovat jäykkiä ja alttiita konfliktidokumenteille. Käyttöliittymä ei ole kovinkaan mukava, ja siitä syystä niiden ylläpito usein unohtuu.
Kunnossapitojärjestelmä
Kunnossapidon järjestelmiä on yleensä käytössä yrityksissä, joissa kaluston toimintakunto on ensiarvoisen tärkeää. Ne auttavatkin hallinnoimaan huoltopyyntöjä ja huoltosuunnitelmia tehokkaasti.
Kunnossapidon järjestelmät eivät kuitenkaan sisällä kalustonhallinnan muita keskeisiä toiminnallisuuksia, kuten inventaarioita, investointisuunnittelua ja kalustovarauksia.
Kalustonhallintajärjestelmä
Kalustonhallintajärjestelmä on sähköinen työkalu kaluston elinkaarenhallintaan. Huoltotoiminnallisuuksien lisäksi kalustonhallintajärjestelmä sisältää kaikki tarvittavat toiminnallisuudet kaluston kestävään elinkaarenhallintaan.
Näitä toiminnallisuuksia ovat kalustorekisteri, kaluston merkitseminen yksilöivin tunnistein, kalustovarausten ja lainojen hallinta, inventointi sekä investointisuunnittelu.
Hyvät kalustonhallintaan tarkoitetut ohjelmistot tekevät yrityksen kalustotiedosta läpinäkyvää kaikille niille, joilla pitääkin olla ymmärrys kaluston elinkaaren tilasta.
Toiminnanohjausjärjestelmä
Toiminnanohjausjärjestelmä on käytössä useimmissa vakiintuneissa yrityksissä. Siihen usein on liitetty myös kalustonhallintaan liittyviä toiminnallisuuksia, kuten kaluston huollot, kaluston varaaminen, inventaariot jne.
Järjestelmät ovat usein kuitenkin vain rajatusti yrityksen henkilöstön käytettävissä ja ovat varsin vaativia käyttää. Lisäksi toiminnanohjausjärjestelmien lisenssimaksut ovat suuria ja muokkaukset palveluun kalliita.
Monesti toiminnanohjausjärjestelmän lisäksi käytetään kalustonhallintajärjestelmää helppokäyttöisenä käyttöliittymänä kalustolle tehtävien toimenpiteiden ja kaluston elinkaaren hallintaan. Kannattaakin varmistaa, että rajapinnat ovat molemmissa järjestelmissä avoimet, jotta integraatiot on helppo toteuttaa.
4. Mikä on kalustonhallinnan ja käyttöomaisuuskirjanpidon ero?
Kirjanpitojärjestelmät sisältävät pääsääntöisesti käyttöomaisuuskirjanpidon. Sen myötä paras paras käsitys yrityksen käyttöomaisuudesta onkin talousosastolla.
Nyt tosin täytyy tuottaa pettymys teille, hyvät talousosaajat. Valitettavasti käyttöomaisuuskirjanpito ei riitä älykkääseen omaisuudenhallintaan.
Tärkein syy tähän on se, että kirjanpidon käyttöomaisuusrekisteri ei ole riittävän ajantasainen antaakseen luotettavan kuvan yrityksen käyttöomaisuuden tilasta. Toinen tärkeä syy on se, että tieto ei ole läpinäkyvää. Se on vain harvojen (tyypillisesti talousosaston henkilökunnan) saatavilla.
Käyttöomaisuuskirjanpito antaa käytännössä vastauksen siihen, mitä kalustoa yritykseen on ostettu ja millä kalustolla on vielä kirjanpitoarvoa jäljellä. Tällä taas ei ole välttämättä mitään tekemistä yrityksessä aktiivisesti käytössä olevan kaluston kanssa.
Käyttöomaisuuskirjanpito ei kerro esimerkiksi sitä, mitä kalustoa on hävinnyt tai rikkoutunut. Inventaario onkin ainoa luotettava keino selvittää mitä käyttöomaisuutta löytyy.
Inventaario on tyypillisesti työläs toteuttaa mikäli käytössä ei ole inventointia helpottavia laitetunnisteita ja kalustonhallintajärjestelmää. Yksittäinen inventaariokin kertoo vain sen, mitä käyttöomaisuutta löytyi. Eli ei sitä, mitä on hävinnyt ja miksi.
Lisäksi monella laitteella (hyvänä esimerkkinä vaikkapa esitystekniikka) tekninen käyttöikä on moninkertainen verrattuna kirjanpidolliseen poistoikään. Turvautumalla pelkkään käyttöomaisuuskirjanpitoon, jäävät nämä laitteet kokonaan huomiotta.
Tulevat hankinnat tulisi suunnitella kaluston teknisen käyttöiän päättymisen, ei kirjanpidollisen poistoajan perusteella. Siksi kirjanpidosta jo poistetutkin laitteet tulisi löytyä jonkinlaisesta rekisteristä.
Käyttöomaisuuskirjanpitoa tarvitaan tietenkin, sanoohan sen jo lakikin. Mutta yksinään se ei riitä. Tehokkaat kalustonhallinnan prosessit auttavat yritystä maksimoimaan kaluston elinkaaren ja kaluston tuoton.
Menemättä sen tarkemmin muihin erottaviin tekijöihin, tässä ovat merkittävimmät erot käyttöomaisuuskirjanpidon ja kalustonhallinnan välillä:
- Käyttöomaisuuskirjanpito käytännössä kertoo, mitä yritykseen on hankittu ja mitä ei ole vielä kirjanpidollisesti poistettu. Kalustonhallinta antaa kuvan kaikesta yrityksen omistamasta kalustosta
- Käyttöomaisuuskirjanpito on vain harvojen työntekijöiden saatavilla. Kalustonhallinnan periaatteisiin kuuluu, että kalustotieto on läpinäkyvää halki organisaation
- Käyttöomaisuuskirjanpito ei auta hallitsemaan kalustoon liittyviä huoltoja, varauksia, investointisuunnittelua tai kaluston siirtoja yrityksen tilojen välillä
- Käyttöomaisuuskirjanpidossa usein on käytössä euromääräiset rajat seurattavalle käyttöomaisuudelle (esimerkiksi 2000€ tai 10000€), jolloin näitä halvempi käyttöomaisuus ei välttämättä ole missään seurannassa.
- Kalustonhallinnan tarkoituksena on ulottaa kaluston elinkaaren hallinta kaikkeen yrityksen toiminnan kannalta arvokkaaseen kalustoon
- Käyttöomaisuuskirjanpidosta ei löydy tietoja hävinneestä kalustosta, häviämisen syystä tai häviämisajankohdasta. Kalustonhallintajärjestelmään nämä tiedot pystytään kirjaamaan.
5. Kalustonhallintajärjestelmän käyttöönotto ja käyttö
Kalustonhallinta ilman kalustonhallintajärjestelmää on tuskallista. Mutta miten pääset alkuun kalustonhallintajärjestelmän käytössä?
Kaikessa yksinkertaisuudessaan käyttöönoton vaiheet ovat:
- Kalustonhallintajärjestelmän valinta
- Vastuuhenkilön ja ensimmäisten avainkäyttäjien nimeäminen
- Sopivan merkintätavan (RFID, NFC, QR-koodi tai näiden yhdistelmät) valitseminen
- Alkuinventaarion tekeminen
- Kaluston merkitseminen tunnisteilla
- Kalustonhallintaohjelmiston jatkuva käyttö
Ensimmäinen askel on tietenkin sopivan kalustonhallintajärjestelmän valitseminen. Listaa kalustonhallintaan liittyvät haasteesi, tarpeesi ja toiveesi, jotta löydät sopivimman järjestelmän käyttöösi.
Jo järjestelmän hankintavaiheessa kannattaa nimetä yksi tai kaksi vastuuhenkilöä (superuser). Heidän vastuullaan on yrityksenne kalustonhallinta sekä kalustonhallintajärjestelmän pääkäyttäjinä toimiminen.
Järjestelmän käyttöönottovaiheessa kannattaa nimetä näiden admin-käyttäjien lisäksi myös muutama avainkäyttäjä, joiden vastuulla on järjestelmän ja prosessien jalkauttaminen heidän omalla osastollaan.
Sopiva merkintätapa valitaan ennen ohjelmiston käyttöönottoa. Yleisimmät merkintätavat ovat QR-koodi tai viivakoodi, RFID, NFC ja näiden yhdistelmät. Niiden käyttötavat poikkeavat hieman toisistaan.
Lue lisää: RFID-, NFC- ja QR-koodien vertailu - Mikä tunnistetapa sopii yrityksellesi?
Toki merkintätapojen laajentaminen on myöhemmin mahdollista järjestelmän käytön ja käyttötarkoitusten laajentuessa. Mutta ainakin ensimmäisessä vaiheessa käytettävä merkintätapa kannattaa valita hyvissä ajoin.
Alkuinventaario on työläin ja tärkein osa tehokkaan kalustonhallintajärjestelmän käyttöönotossa. Alkuinventaariossa sinä, kollegasi tai alaisesi luetteloivat järjestelmään syötettävän kaluston, joka sitten viedään hallintaohjelmaan.
Inventaarioon kerätyn datan laatuun kannattaa kiinnittää erityistä huomiota, sillä huonolla datalla et tee mitään. Tässä toki ammattilaiset osaavat myös auttaa neuvomalla, miten kalustonhallintajärjestelmän datamalli toimii.
Jos kaiken kaluston inventointi vaikuttaa alkuun ylitsepääsemättömältä, kannattaa aloittaa rajatusta kokonaisuudesta. Hyväksi todettu tapa onkin aloittaa esimerkiksi yhden osaston tai tilan kaluston inventoinnista.
Kun alkuinventaarion tekee huolella, pääsee jatkossa laitetiedon ylläpidossa helpommalla.
Kun laitetieto on viety kalustonhallintajärjestelmään, on aika merkitä kalusto valituilla tunnisteilla. Edistyneemmät kalustonhallintajärjestelmät tarjoavat mahdollisuuden tulostaa itse tunnisteet, jolloin merkintää voi tehdä helposti omien aikataulujen mukaan. Tähänkin vaiheeseen kannattaa kohdentaa henkilöresursseja riittävästi, jotta saatte merkinnän tehtyä nopeasti.
Kalustonhallintajärjestelmän perustamisenn ja kalusto merkitsemisen jälkeen alkaa jatkuvan käytön vaihe. Nyt henkilöstönne pystyy hallinnoimaan kalustonne elinkaarta tehokkaasti, vastuullisesti ja helposti. Samalla yrityksenne päätöksentekijöille kertyy dataa kalustosta investointisuunnittelun ja toiminnan suunnittelun tueksi.
6. Kaluston seuranta ja merkintätavat
Kaluston seuranta on jatkuva prosessi yrityksen irtaimen omaisuuden elinkaaren ja fyysisen sijainnin ylläpitämiseksi. Se voidaan jakaa karkeasti kahteen tapaan:
- Passiivinen seuranta (RFID, NFC, QR-koodi, viivakoodi)
- Aktiivinen paikannus (GPS-seuranta)
Kaluston passiivinen seuranta on kustannustehokas tapa kaluston merkitsemiseen ja hallintaan. Passiiviset tunnistetavat RFID, NFC, QR-koodi ja viivakoodi yhdistävät fyysisen esineen sen digitaaliseen kaksoseen kalustonhallintajärjestelmässä.
Passiiviset laitetunnisteet
Passiiviset tunnisteet eivät vaadi sisäistä virtalähdettä toimiakseen ja siksi ne ovat elinkaareltaan pitkiä ja sijoituksena kustannustehokkaita.
Passiivinen seuranta ei automaattisesti ylläpidä laitteen sijaintitietoa. Kalustonhallintajärjestelmä kuitenkin sisältää tiedon laitteen alkuperäisestä sijainnista, joka voidaan päivittää sijainnin muuttuessa ja vahvistaa inventaarioilla.
Lisäksi laitetunnisteisiin perustuvalla kaluston varausjärjestelmällä pystytään tehostamaan varattavan ja lainattavan kaluston seurantaa. Tämä on avuksi etenkin, kun yrityksen henkilöstö (tai oppilaitoksen opiskelijat ym.) käyttävät kalustoa erilaisissa projekteissa.
RFID-tunnisteiden lukeminen vaatii erillisen lukijalaitteen. Lukijan avulla UHF (Ultra High Frequency) RFID-tunnisteita voidaan lukea jopa 10 metrin etäisyydeltä. Tämän takia UHF RFID-tunnisteet sopivat erinomaisesti inventointiin.
RFID-tunnisteissa kannattaa kuitenkin varmistaa, että niihin voidaan lisätä QR-koodi tai muu mobiililaitteella luettava tunnistustapa mukaan. Näin kalustotieto on saavutettavissa myös pelkällä mobiililaitteella.
NFC, viivakoodi- ja QR-kooditunnisteet ovat luettavissa mobiililaitteilla ilman erillisiä lukijoita. Nämä merkintätavat auttavat käyttäjiä pääsemään käsiksi kalustotietoon ja tekemään toimenpiteitä myös ns. kentällä, eli silloin kun tietokonetta ei ole lähettyvillä.
Aktiiviset laitetunnisteet
Aktiivinen GPS-seuranta on tällä hetkellä vielä varsin kallis tapa seurata kalustoa. Siksi se kannattaakin suosiolla jättää arvokkaan ja liikkuvan kaluston, kuten ajoneuvojen seurantaan.
Kalliin GPS-paikannuksesta tekee näiden seurantalaitteiden hinta (kymmenistä euroista satoihin euroihin) sekä jokaiselle seurantalaitteelle tarvittava oma datayhteys. Datayhteyden kustannukset ovat kymmenistä senteistä muutamiin euroihin kuukaudessa jokaista GPS-seurantalaitetta kohti.
GPS-paikantimet vaativat myös virtaa toimiakseen. Tällöin niitä pitää ladata tasaisin väliajoin, mikä jo itsessään luo yhden jatkuvan toimenpiteen lisää yrityksen normaaliin arkeen.
7. Käyttöomaisuuden inventointi
Inventaario on valitettavan työläs, mutta yrityksen taloudellisen ja ympäristövastuun näkökulmasta erittäin tärkeä toimenpide.
Käyttöomaisuuden (koneet, laitteet, ajoneuvot, irtaimisto) ajantasainen inventaario auttaa sinua suunnittelemaan investoinnit paremmin ja välttämään turhia hankintoja. Lisäksi pystyt määrittelemään vakuutusarvot tarkemmin.
Käyttöomaisuusinventaario jätetään usein tekemättä, koska se vie liikaa henkilöresursseja. Joulun välipäivät eivät monessa yrityksessä millään riitä inventoinnin tekemiseen.
Lisäksi osa käyttöomaisuudesta saattaa roikkua esimerkiksi auditorion katossa usean metrin korkeudessa. Minkälaisia keinoja sellaisen kaluston tarkistamiseen löytyy?
Entäpä jos käyttöomaisuusinventaarion pystyisikin tekemään jopa 70% nopeammin? Kuten edellä mainitsin, voidaan UHF RFID -tunnisteet lukea jopa 10 metrin etäisyydeltä ilman suoraa näköyhteyttä varsinaiseen tunnisteeseen.
Näin esimerkiksi kalusteiden pohjaan tai näyttöjen taakse kiinnitetyt tunnisteet voidaan skannata ilman, että jokaista laitetta pitää käydä erikseen tutkimassa tai siirtämässä.
Tämä mahdollistaa sen, että inventaarion voi tehdä vain kulkemalla tilojen läpi skannerin kanssa. Lukijaan yhteensopiva mobiililaite ja siinä pyörivä kalustonhallintajärjestelmä huolehtivat skannerin havaitsemien tunnisteiden kirjaamisesta kalustorekisteriin.
RFID-inventaariot ovat jo arkipäivää ja mahdollistavat jatkuvien käyttöomaisuusinventaarioiden tekemisen luotettavasti ja nopeammin kuin koskaan aiemmin.
8. Kulttuurin rakentaminen
Kestävä omaisuudenhallinta vaatii toimivien työkalujen lisäksi myös vahvaa kulttuuria. On ensiarvoisen tärkeää kiinnittää huomiota kulttuurin rakentamiseen, mikäli haluat viedä yrityksesi omaisuudenhallinnassa 2020-luvulle.
Kulttuurin muuttaminen ei koskaan ole mikään läpihuutojuttu. Oleelliset tekijät sen onnistumisessa ovatkin sitoutuneet avainhenkilöt, riittävät resurssit, kommunikointi, motivointi ja aika.
Nimetyt avainhenkilöt ovat vastuussa yrityksen sisäisten kalustonhallinnan prosessien luomisesta ja kouluttamisesta muille työntekijöille. Samalla heidän tulee omalla esimerkillään varmistaa, että uudet toimintatavat vakiintuvat.
Tämä vaatii luonnollisesti aikaa ja resursseja. Avainhenkilöille pitää siis taata tarpeeksi työaikaa ja valtaa toimintamallien kehittämiseen ja jalkauttamiseen.
Tärkeää on myös motivoida henkilökuntaa sopeutumaan uuteen kulttuuriin. Motivoinnin apuna voi esimerkiksi käyttää kalustonhallinnan tuomia kustannussäästöjä ja positiivisia ympäristövaikutuksia. Luulisi kaikkia kiinnostavan, että määrärahat voidaan käyttää aiempaa järkevämmin, kun hävikki ja turhat hankinnat vähenevät.
9. Vastuullisuus ja kestävä kehitys
Luonnon kantokyvyn mureneminen asettaa kiihtyvällä vauhdilla vaatimuksia yritystoiminnalle. Yritysten tuleekin pystyä punomaan vastuullisuus osaksi yrityksensä toimintaa. Tässä epäonnistuminen on kohtalokasta, sillä asiakkaat ja rahoittajat vaativat jatkuvasti vastuullisempaa toimintaa.
Älykäs omaisuudenhallinta auttaa yritystä tuomaan kestävän kehityksen osaksi kaikkea toimintaansa. Sen myötä yrityksessä kiinnitetään huomiota kaiken irtaimistoon, koneisiin ja laitteisiin. Tällöin yrityksissä tiedetään, mitä omistetaan, omaisuudesta pidetään huolta, eikä turhia hankintoja tehdä.
Tässäkin kirjoituksessa olen korostanut sitä, miten kaluston elinkaarenhallinnan kantava ajatus on kaluston elinkaaren maksimointi. Pidentämällä omistamasi irtaimiston elinkaarta, vältät turhia hankintoja, mikä säästää luonnonvaroja ja pienentää yrityksen hiilijalanjälkeä.
Elinkaarenhallinnan avulla myös kaluston tuottavuus paranee. Vastuu irtaimistosta ei siis missään nimessä ole kustannus, vaan itsensä nopeasti takaisin maksava investointi.
Lataa whitepaper: Vastuullisen kalustonhallinnan opas
10. Kaluston jakaminen ja yhteiskäyttö
Resurssien viisas käyttö on nousemassa keskeiseksi vastuullisuustrendiksi. Miksi maantieteellisesti lähekkäin sijaitsevat yhteistyökumppanit omistaisivat samaa kalustoa, kun he voisivat hyödyntää toistensa laitteita?
Esimerkiksi yritykset ja yliopistot voisivat yhteiskäyttää tutkimuslaitteistoa, tai esittävän taiteen toimijat jakaa lavasteita ja rekivisiittaa. Tätä kehitystä on hidastanut sopivien järjestelmien puuttuminen.
Kaluston elinkaarenhallinnan seuraava suuri askel onkin kaluston jakaminen ja yhteiskäyttö. Jakamisen myötä yritykset voivat hyödyntää toistensa kalustoa ja näin tehostaa resurssiviisasta toimintaa.
Luotettava kaluston jakaminen vaatii toimivat järjestelmät avuksi. Tieto saatavilla olevasta kalustosta pitää löytyä helposti, ja sen varaamisen pitää onnistua ilman ylimääräisiä puhelinsoittoja tai sähköposteja.
Kehittynyt kalustonhallintajärjestelmä onkin tarpeen, jotta yritykset voivat jakaa tietoa yhteiskäyttöisestä kalustosta toistensa kanssa.
Kaluston yhteiskäytössä luottamus ja kontrolli ovat avainasemassa. Onkin järkevää aloittaa yhteiskäyttö esimerkiksi omien läheisten yhteistyökumppanien kesken, jolloin kaluston jakaminen on paremmin kontrollissa.
11. Yhteenveto
Mitä on kalustonhallinta? Se tarkoittaa sinulle, yrityksellesi tai organisaatiollesi parempaa kykyä hallita ja optimoida yrityksesi kaluston eli käyttöomaisuuden elinkaarta aina investointisuunnittelusta sen kierrätykseen. Hallitsemalla kalustoasi ja tuomalla elinkaariajattelun osaksi käyttöomaisuuden ylläpitoa parannat kaluston tuottavuutta ja toimit vastuullisemmin.
2020-luvulla vastuullinen yritys ei enää hanki kalustoa kertakäyttömielessä vaan varmistaa, että kalusto kestää pitkään ja on kierrätettävissä elinkaarensa päättyessä. Tulevaisuudessa korostuu myös kaluston yhteiskäyttö erilaisten organisaatioiden välillä.
Kalustonhallinta ei tarkoita ainoastaan tunnisteiden kiinnittämistä yrityksen laitteisiin ja esineisiin, vaan se sisältää myös kaluston kunnossapidon, varausten hallinnan, investointisuunnittelun ja inventaariot. Lisäksi se tarkoittaa kulttuurin muutosta yrityksessäsi: kalustonhallintaprosessit on luotava ja vastuuhenkilöt nimettävä.
Kaluston elinkaarenhallinta säästää resursseja. Se tarkoittaa taloudellisia säästöjä yrityksellesi ja luonnonvarojen tehokkaampaa käyttöä. Malliesimerkki siis tilanteesta, jossa kaikki voittavat.
Lataa whitepaper: Mitä on kalustonhallinta?